Повторение, отмена и возврат изменений

Большинство выполненных команд и действий можно повторить, нажав клавишу F4, использовав сочетание клавиш Ctrl+Y или же выполнив команду Правка > Повторить операционного меню. Если, например, с помощью сочетания клавиш Ctrl+Delete удалено слово справа от текущего положения текстового курсора, то нажатие клавиши F4 или использование сочетания Ctrl+Y сразу же после выполнения удаления приведет к удалению еще одного слова. Допускается многократное повторение последнего выполненного действия.

Большинство выполненных команд и действий может быть отменено. Отмену выполненного действия, то есть отмену самого последнего изменения документа и возврат к его предыдущему состоянию, принято называть откатом назадили просто откатом.

Исходное состояние:Название файла

Последнее изменение:Назание файла

Состояние после отката:Название файла

Рис. 12.19.Выполнение отката

Пример выполнения отката приведен на рис. 12.19. Допустим, редактируемый текст в исходном состоянии содержал слова «Название файла». Во время редактирования была случайно удалена буква «в». В результате текст приобрел вид «Назание файла».

Для исправления ошибки необязательно перемещаться к местоположению ошибки и вставлять букву «в». Можно просто выполнить откат, то есть отменить последнее выполненное действие.

Необходимость в выполнении отката чаще всего возникает в том случае, если пользователя не устраивает результат выполнения последнего действия по изменению текста. Иногда в результате выполнения какого-либо действия оказывается утерянной нужная часть текста или какая-нибудь другая информация, и тогда также может возникнуть необходимость в выполнении отката.

В редакторе MS Word предусмотрены следующие способы выполнения отката:

§ нажатие кнопку Отменить в панели инструментов Стандартная (рис. 12.20 слева, кнопка со стрелкой, изогнутой влево);

§ использование сочетания клавиш Ctrl+Z или Alt+Backspace;

§ выполнение команды Правка > Отменить операционного меню.

Рис. 12.20.Элементы управления откатом и накатом в панели Стандартная

Редактор запоминает сто последних действий пользователя. Поэтому после отмены последнего действия можно сразу же отменить предпоследнее, затем отменить действие, которое было выполнено перед предпоследним, и т. д. до ста отмен. Вместо последовательной отмены нескольких последних действий рассмотренными только что способами можно отменить сразу группу действий. Для этого нужно нажать кнопку развертывания списка, которая расположена справа от кнопки Отменить.

В результате развернется изображенный на рис. 12.20 (справа) список из нескольких последних изменений, в котором нужно выделить группу отменяемых действий. Выделение группы может производиться с помощью клавиш направлений ↑ ↓ и последующего нажатия клавиши Enter или же буксировкой с помощью мыши (от первой строки списка к последней) границы области выделения. В ситуации, изображенной на рис. 12.20, в группу отменяемых действий включено четыре последних действия. Об этом говорит цветовое выделение группы и текст Отменить 4 действия (й), размещенный под списком. После нажатия клавиши Enter или в момент окончания буксировки редактор выполнит отмену указанного количества действий.

Во время выполнения отката, особенно отмены нескольких действий, может возникнуть необходимость вернуть назад изменения, отмененные откатом. Это действие называют возвратом, откатом вперед, или накатом. Количество возможных возвратов в точности равно количеству выполненных перед этим откатов. Выполнение возврата может быть осуществлено следующими способами:

§ щелчком клавишей мыши на кнопке Вернуть в панели инструментов Стандартная (рис. 12.20 слева, кнопка со стрелкой, изогнутой вправо);

§ использованием сочетания клавиш Ctrl+Y;

§ выполнением команды Правка > Вернуть операционного меню.

§ Для возврата группы действий следует нажать кнопку развертывания списка всех отмененных действий. Эта кнопка находится справа от кнопки Вернуть панели инструментов Стандартная.

ВНИМАНИЕ

Необходимо четко понимать, что все способы выполнения возврата доступны только в том случае, если был выполнен хотя бы один откат, в то время как выполнение отката возможно практически всегда (если во время работы с документом было выполнено хотя бы одно действие). Количество возможных откатов не превышает ста последних действий, а количество возможных возвратов не может превышать количество выполненных откатов.

Печать документов

Конечной целью подготовки большинства документов является получение одного или нескольких экземпляров документа на бумаге, то есть выполнение печати (распечатка) документа. Перед выводом на печать рекомендуется перейти в режим предварительного просмотра для получения более точного представления о внешнем виде и общей структуре документа. Именно в режиме предварительного просмотра документ отображается на экране точно в таком виде, в каком он будет перенесен на бумагу. Для перехода в этот режим нужно нажать кнопку на панели инструментов Стандартная или же выполнить команду Файл > Предварительный просмотр операционного меню редактора. После этого окно редактора принимает представленный на рис. 12.21 вид. Особенностью этого окна являются специальная панель инструментов и возможность одновременного просмотра внешнего вида нескольких страниц сразу. Элементы управления, расположенные на панели инструментов окна предварительного просмотра, имеют следующее назначение (слева направо):

§ кнопка вывода на печать;

§ кнопка переключения между режимами увеличения и уменьшения изображения;

§ кнопка включения режима изображения одной страницы;

§ кнопка включения режима изображения нескольких страниц (от 1 до 6);

§ поле ввода масштаба изображения страницы;

§ кнопка развертывания списка стандартных масштабов;

§ кнопка включения режима вывода горизонтальной и вертикальной линеек;

§ кнопка точной подгонки страниц;

§ кнопка перехода к полноэкранному окну предварительного просмотра;

§ кнопка Закрыть, служащая для возврата в предыдущий режим работы с документом;

§ кнопка вызова контекстно-зависимой справки.

Рис.12.21. Документ в режиме предварительного просмотра

Для обеспечения большего удобства перемещения по документу в правом нижнем углу окна под вертикальной полосой прокрутки находятся две кнопки с двумя треугольниками на каждой. Щелчок клавишей мыши на кнопке с треугольниками, вершины которых ориентированы вверх, приводит к выводу на экран предыдущей страницы документа либо группы страниц с номерами, меньшими на единицу. Так, например, если на экране находились страницы 5, б, 7, 8, 9 и 10, то после щелчка на экране будут изображены страницы 4, 5, 6, 7, 8 и 9. Аналогично щелчок на кнопке с треугольниками, ориентированными вершинами вниз, приводит к выводу либо следующей страницы, либо группы страниц с номерами, увеличенными на единицу.

Если результаты предварительного просмотра удовлетворительны, то можно приступить к печати документа. Для этого достаточно нажать кнопку вывода на печать. В противном случае с помощью кнопки Закрыть нужно вернуться в предыдущий режим просмотра и продолжить редактирование документа.

После завершения подготовки к печати документа следует подготовить к работе печатающее устройство. В силу огромного разнообразия находящихся в эксплуатации принтеров давать подробные инструкции по этому вопросу не имеет смысла. С другой стороны, если операционная система Windows настроена правильно, то все хлопоты по управлению принтером берет на себя подсистема печати (см. главу 10), и пользователю необходимо только включить печатающее устройство и вставить в него бумагу соответствующего формата.

Рис. 12.22.Диалоговое окно Печать

Для запуска печати можно нажать кнопку , которая находится на панели инструментов Стандартная, использовать сочетание клавиш Ctrl+P или же выполнить команду Файл > Печать.... При использовании кнопки или сочетания клавиш сразу же начинается осуществляемый в стандартном или ранее установленном режиме процесс вывода на печать. В последнем случае, при запуске печати из операционного меню, будет вызвано диалоговое окно Печать (рис. 12.22), позволяющее установить нужный режим печати.

В развертывающемся списке имя: этого окна указан принтер, на который по умолчанию направляется документ. В ситуации, изображенной на рис. 12.22, верхняя строка списка содержит название Epson LX-300. Если операционная система Windows обеспечивает доступ к нескольким печатающим устройствам, то с помощью этого списка можно выбрать принтер, на который следует направить документ.

Наиболее часто используемым на практике элементом управления рассматриваемого окна можно считать группу переключателей Страницы, с помощью которых пользователь может отобрать и напечатать только действительно нужные страницы документа. Можно напечатать:

§ все страницы документа, включив переключатель все;

§ только текущую страницу, то есть страницу, на которой позиционирован текстовый курсор, включив переключатель текущая;

§ произвольно отобранные страницы документа, включив переключатель номера:. Его включение разблокирует расположенное правее поле, и в нем через запятую нужно перечислить номера или диапазоны страниц, которые должны быть напечатаны. Например, список 1, 3, 5-12 означает, что должны быть напечатаны страницы 1, 3, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12. Эта подсказка постоянно находится в окне Печать под полем ввода номеров страниц;

§ любой фрагмент документа, включив переключатель выделенный фрагмент. Этот переключатель оказывается доступным только в случае, когда перед вызовом диалогового окна Печать в документе был выделен какой-либо фрагмент.

В любом из рассмотренных случаев пользователь может дополнительно выбрать один из трех вариантов: печатать все страницы, печатать только четные или только нечетные страницы указанного диапазона. Выбор желаемого варианта можно произвести с помощью развертывающегося списка вывести на печать:, который находится ниже области переключателей Страницы. По умолчанию установлен режим печати всех страниц выбранного диапазона.

В области окна Копии находится настраиваемое поле число копий:, в котором можно указать количество печатаемых копий. По умолчанию печатается одна копия. Нужное количество копий может быть указано прямым вводом с клавиатуры, а также увеличением или уменьшением на единицу указанного в поле значения с помощью щелчков клавишей мыши на расположенных правее поля кнопках: с треугольником вверх — для увеличения на единицу и с треугольником вниз — для уменьшения. Если печатается несколько копий документа, то с помощью флажка разобрать по копиям можно организовать специальный порядок печати страниц, когда печатаются не сразу же все копии одной и той же страницы. Сначала печатается полная первая копия всех страниц документа, затем полная вторая копия всех страниц и т. д. для всех заказанных копий.

Для установки режимов печати графики следует нажать кнопку Свойства окна Печать. В результате на экране появится окно Свойства: выбранного принтера (рис. 12.23). В этом окне на странице Графика обычно расположены следующие элементы управления:

§ развертывающийся список Разрешение:, с помощью которого выбирается желаемое качество печати;

§ группа переключателей Передача полутонов, в которой выбирается тот или иной способ передачи полутонов;

§ регулятор Интенсивность, действующий как бегунок полосы прокрутки. С его помощью устанавливается подходящая интенсивность графики в печатаемом документе.

Необходимо иметь в виду, что не все принтеры допускают такую регулировку своей работы.

Рис. 12.23.Окно установки режимов работы принтера

Рис. 12.24. Страница Печать диалогового окна Параметры

Общие режимы выполнения печати устанавливаются на странице Печать диалогового окна Параметры (рис. 12.24). Эта страница может быть вызвана и из окна Печать с помощью кнопки Параметры.... Рассмотрим некоторые размещенные на этой странице элементы управления процессом печати.

Включение флажка черновой служит для установки режима печати документа с минимальным форматированием. Объем форматирования зависит от выбранного принтера. Например, принтер Hewlett-Packard LaserJet печатает форматированный текст, но не печатает графику, а принтер PostScript печатает и форматированный текст, и графику.

Включение флажка в обратном порядке задает режим печати заданных в окне Печать страниц в обратном порядке. Не следует включать этот флажок при печати конвертов.

Включение флажка фоновая печать позволяет продолжать работу в редакторе MS Word во время печати документа. Для выполнения фоновой печати редактор использует дисковую память, поэтому если требуется ускорить выполнение печати, нужно выключить этот флажок.

Как было уже отмечено, в окне Печать чаще всего приходится устанавливать диапазон печатаемых страниц. Остальные возможности используются гораздо реже. Если во время выполнения печати возникают какие-либо нестандартные ситуации и принтер почему-то не начинает или перестает печатать документ, прежде всего следует проверить:

§ подключение принтера к электрической сети;

§ подсоединение принтера к компьютеру;

§ положение выключателя принтера;

§ установку переключателей режима работы компьютера — автономный (offline), пауза (pause) или рабочий (online);

§ наличие в принтере бумаги.

Форматирование документов

Выше уже отмечалось, что под форматированием понимается оформление текста документа или его участка по определенным правилам. Основными объектами форматирования являются:

§ символы;

§ абзацы;

§ страницы.

Однако отформатировать можно и произвольный фрагмент текста, и весь документ целиком. Форматирование осуществляется с помощью установки, указания значений специальных величин — параметров форматирования, каждый из которых отвечает за определенный аспект оформления текста.

ВНИМАНИЕ

Конкретный набор параметров форматирования называют форматом текста или его фрагмента.

В редакторе MS Word можно выполнять форматирование одним из двух примерно равноценных способов:

§ вначале устанавливаются все необходимые параметры форматирования, а затем вводится текст. Таким образом, документ получается сразу же в том оформлении, которое требуется;

§ текст вводится с параметрами форматирования, установленными в редакторе по умолчанию. А затем выделяются отдельные фрагменты или весь документ целиком и переустанавливаются те или иные параметры форматирования.

Как правило, пользователи не сразу могут выбрать точные значения параметров форматирования для всего документа. Поэтому на практике чаще применяется смешанная тактика. Вначале устанавливаются основные параметры форматирования и вводится весь текст, а тонкая доводка оформления производится потом, в период редактирования и подготовки текста к печати.

Форматирование символов

Форматирование символов включает в себя установку начертания, размеров, стиля и цвета символов, а также некоторых простейших эффектов для символов и расстояния между ними.

Установка начертания (гарнитуры, шрифта)символов подразумевает выбор для изображения символов одного из нескольких десятков шрифтов, доступных из редактора MS Word и операционной системы Windows. В стандартную поставку MS Word входит три шрифта, с помощью которых обычно готовят документы на русском языке: Arial, Times New Roman, Courier New. Примеры ввода текста различными шрифтами приведены на рис. 12.25. Все строки правой колонки этого рисунка начинаются одними и теми же словами: Этот текст набран шрифтом, а далее следует название шрифта, которым набрана строка.

Рис. 12.25.Примеры шрифтов редактора MS Word

В редакторе MS Word есть группа шрифтов, которые в списке доступных шрифтов обозначены символом . Это так называемые шрифты TrueType (true type — истинный шрифт, изображение). Они отличаются от остальных шрифтов тем, что на экране дисплея выглядят точно так же, как и в печатном документе. Кроме того, шрифты TrueType могут произвольным образом масштабироваться. Все указанные на рис. 12.25 шрифты относятся к TrueType.

Кроме выбора начертания символа пользователь имеет возможность указать устраивающий его размер (кегль)символов. Размер символов принято указывать в пунктах. Один пункт (1 пт.) равен 1/72 дюйма - это примерно 0,035 мм. В редакторе предусмотрен большой выбор стандартных размеров символов: 8,9, 10,11,12, 13,14,16,18,20,22,24,26,28,36,48 и 72 пт. Например, размер в 28 пт. соответствует примерно 1 см, а размер в 72 пт. - 1 дюйму (2,54 см). Кроме стандартных размеров, пользователь может указать любой целый размер символа, находящийся в диапазоне от 1 до 1638 пунктов (1638 пт. - это примерно 23 дюйма или почти 58 см). На рисунке 12.26 приведены примеры символов различных стандартных размеров.

Размер в пунктах	Пример текста
	Этот текст набран размером в 8 пт.
	Этот текст набран размером в 10 пт.
	Этот текст набран размером в 14 пт.
	Этот текст набран размером в 20 пт.
	Этот текст набран размером в 48 пт.

Рис. 12.26. Примеры размеров символов в редакторе MS Word

Еще одним параметром форматирования символов является стильсимвола. Основными стилями символов в редакторе MS Word являются: обычный, курсив, полужирный и полужирный курсив. Кроме того, к каждому из основных стилей можно применить любой из нескольких способов подчеркивания: обычный, только слова, двойной чертой, пунктирной чертой и т. д. На рисунке 12.27 приведены примеры различных стилей и подчеркиваний, которые могут быть использованы в редакторе MS Word.

Символы текста при его изображении в окне редактора могут иметь любой из восьми стандартных цветов. Цвет символов при выводе на печать существенно зависит от возможностей принтера. Обычные принтеры не обеспечивают цветную печать. Разные цвета символов в этом случае передаются разными градациями серого цвета от белого до черного.

Название стиля символов	Пример текста
Обычный	Пример текста
Курсив	Пример текста
Полужирный	Пример текста
Полужирный курсив	Пример текста
Обычное подчеркивание	Пример текста
Подчеркивание только слов	Пример текста
Двойная черта	Пример текста
Пунктирное подчеркивание	Пример текста
Полужирный курсив, обычное подчеркивание	Пример текста

Рис. 12.27. Примеры некоторых стилей символов редактора MS Word

Редактор MS Word обеспечивает некоторые эффекты форматирования символов, к которым относятся: зачеркивание, надстрочечный и подстрочечный вывод и некоторые другие. Ряд примеров символьных эффектов приведен на рис. 12.28.

Эффект	Пример текста
Зачеркивание	Пример зачеркнутого текста
Надстрочный символ	Пример надстрочных символов
Подстрочный символ	Пример подстрочных символов
Надстрочный зачеркнутый	Пример надстрочных зачеркнутых символов
Подстрочный зачеркнутый	Пример подстрочных зачеркнутый символов

Рис. 12.28.Примеры некоторых символьных эффектов

К форматированию символов относится также установка горизонтального расстояния между символами текста и установка их вертикального положения в строке. Можно выбрать любое из трех стандартных расстояний между символами: обычное, разреженное и уплотненное. В примерах на рис. 12.29 разреженное расстояние между символами равно 3 пт., а уплотненное — 1,75 пт. Можно установить любое нестандартное горизонтальное расстояние из диапазона от 0,25 до 14 пт.

Каждый символ строки выравнивается по вертикали относительно ее базовой линии. Базовая линия строки — это воображаемая горизонтальная линия, проходящая непосредственно под нижним срезом символов строки. В нормальном положении большинство символов своей нижней стороной касается базовой линии. Смещение «выше» соответствует поднятию символа на 3 пт. над базовой линией, а смещение «ниже» — опусканию символа на 3 пт. под базовую линию (рис. 12.29).

Расстояние и положение	Пример текста
Обычное	Пример нормального текста
Разреженное	Пример разреженнного текста
Уплотненное	Пример уплотненного текста
Выше	Пример выравнивания «выше»
Ниже	Пример выравнивания «ниже»

Рис. 12.29.Горизонтальное расстояние и вертикальное положение

Не нужно путать изменение положения относительно базовой линии с применением надстрочных и подстрочных символов, которые не только подняты или опущены относительно базовой линии, но и еще уменьшены в размерах. Сравните примеры рис. 12.29 с примерами рис. 12.28. Кроме того, вертикальное положение относительно базовой линии можно регулировать в достаточно широких пределах (от 0 до 63 пт,), а надстрочные и подстрочные символы всегда находятся на фиксированных расстояниях от базовой линии.

Все описанные выше возможности по форматированию символов сосредоточены в окне Шрифт, которое можно вызвать использованием сочетания клавиш Ctrl+D или же с помощью команды Формат > Шрифт.... Это окно имеет три страницы, из которых мы рассмотрим только страницы Шрифт (рис. 12.30) и Интервал (рис. 12.31).

Рис. 12.30.Страница Шрифт окна Шрифт

На первой странице Шрифт с помощью обычных списков Шрифт:, Начертание: и Размер: можно выбрать и установить нужный шрифт, стиль и размер символов. Нестандартное значение размера можно ввести в поле Размер:, совмещенное с одноименным списком стандартных размеров. Развертывающиеся списки Подчеркивание: и Цвет: позволяют выбрать способ подчеркивания и цвет символа. Символьные эффекты устанавливаются с помощью включения соответствующих флажков. Некоторые из них могут сочетаться друг с другом, например, зачеркивание и верхний индекс или зачеркивание и нижний индекс. В левом нижнем углу окна в секторе Образец обычно находится пример текста, который оформлен в соответствии с установленными в окне параметрами форматирования символов. При каждом изменении параметров форматирования текст примера принимает вид, соответствующий новым параметрам. Кроме того, в строке под сектором образца дается краткая характеристика выбранного шрифта.

На второй странице окна Интервал (рис. 12.31) с помощью развертывающихся списков Интервал: и Смещение: можно выбрать одно из трех стандартных горизонтальных расстояний и трех стандартных вертикальных смещений. В настраиваемых полях на:, которые расположены правее соответствующих развертывающихся списков, можно задать нестандартное значение расстояния или смещения.

Рис. 12.31.Страница Интервал окна Шрифт

Вызов окна Шрифт целесообразно осуществлять в том случае, если нужно одновременно установить несколько параметров форматирования символов. Если же требуется задать только один из них, то лучше использовать индивидуальные способы установки значений параметров форматирования символов: сочетания клавиш или же элементы управления, расположенные на панели инструментов Форматирование (рис. 12.32).

Установка шрифта

Для выбора и установки нужного шрифта можно использовать следующие способы:

§ выполнить щелчок клавишей мыши на поле ввода названия шрифта в панели инструментов Форматирование или же использовать сочетание клавиш Ctrl+Shift+F, затем ввести в этом поле название нужного шрифта;

§ развернуть список стандартных шрифтов в панели Форматирование и затем выбрать в нем название нужного шрифта.

Вообще говоря, ввод названия шрифта требует определенного времени, и велика вероятность совершения ошибки. Поэтому на практике предпочитают осуществлять выбор из списка шрифтов панели форматирования или окна Шрифт. Для выбора часто используемого шрифта Symbol, содержащего буквы греческого алфавита и большое количество специальных знаков, предусмотрено отдельное сочетание клавиш Ctrl+Shift+Q.

Установка размера символов

Для выбора и установки размера символов можно использовать следующие способы:

§ выполнить щелчок клавишей мыши на поле ввода размера шрифта в панели инструментов Форматирование или же использовать сочетание клавиш Ctrl+Shift+P, а затем ввести в это поле целое число, задающее нужный размер в пунктах;

§ развернуть список размеров в панели Форматирование и выбрать в нем один из стандартных размеров.

Рис. 12.32.Элементы управления панели Форматирования