III. Создание форм для наполнения таблиц данными (записями)

Формы – это специальные средства для ввода данных в таблицы БД без доступа к самим таблицам и их отображение с использованием специальных средств оформления. Ввод данных через формы является наиболее удобным и безопасным с точки зрения сохранения структуры таблиц.

Для создания форм использован Мастер форм. Для этого выбирается вкладка Создание – группа Формы - Мастер форм. В окне Создание форм в качестве источника данных выбирается таблица, затем нужные поля из нее. При необходимости можно выбрать еще одну таблицу и нужные поля из нее. На следующих шагах задается внешний вид формы (например, в один столбец, ленточный), имя формы.

Созданная форма с подчиненной формой (для таблиц «Список студентов» и «Успеваемость») является сложной формой, она удобна для ввода данных в таблицы, связанные отношением один-ко-многим. Форма создана с помощью Мастера форм. На этапе задания вида представления данных по умолчанию помечен переключатель Подчиненные формы. Далее выбран внешний вид подчиненной формы (например, ленточный). На последнем шаге создания формы задаются имена форм (формы и подчиненной ей формы).

В режиме Конструктор форму можно редактировать, используя область заголовка, область данных и область примечаний.

Некоторые из созданных форм представлены ниже как в режиме Формы, так и в режиме Конструктор.

IV. Создание запросов

Запросы – специальные средства для отбора и анализа данных, служат для извлечения данных из таблиц, предоставления их в удобном для пользователя виде.

Создавать и редактировать запросы удобно в режиме Конструктор (вкладкаСоздание – группа Запросы - Конструктор запросов). Затем добавляются нужные для создания запроса таблицы, появляющиеся в верхней части бланка запроса, а потом из таблиц выбираются нужные для запроса поля (имена полей отображаются в нижней части бланка запроса). Далее в зависимости от задачи создаваемого запроса выполняются действия, соответствующие тому или иному типу запроса. В работе были созданы различные типы запросов.

Запрос на выборку

Запрос позволяет получить информацию из таблиц базы данных по заданному критерию.

Пример. Создать запрос. В результирующей таблице запроса вывести фамилии, группы, формы обучения студентов, имеющих по линейной алгебре оценки 4 и 5 .

После выбора таблиц и полей в строке Условие отбора для поля Предмет ввести условие: Линейная алгебра. В строке Условие отбора для поля Оценка ввести условие вида: >=4. Запрос работает послевыбора кнопки Выполнить в группе Результаты.

Созданный запрос в режиме Конструктор представлен ниже.

2. Запрос на выборку с параметром (параметрический)

Позволяет пользователю многократно запускать запрос, причем при запуске запроса можно каждый раз вводить новый критерий отбора данных. Критерий отбора вводится в специальное диалоговое окно для ввода параметров отбора, которое появляется после запуска запроса. Условий отбора может быть несколько. После запуска запроса будут последовательно появляться несколько диалоговых окон, в каждом из которых следует вводить нужный критерий отбора.

Пример. Создать запрос, дающий возможность получить информацию об успеваемости студентов по любому задаваемому предмету.

Запрос создается аналогично запросу на выборку. Строка Условие отбора для поля Предмет имеет вид: [Укажите предмет].

Созданный запрос в режиме Конструктор приведен ниже.

В квадратных скобках записывается произвольный текст, поясняющий критерий отбора. При запуске запроса появляется диалоговое окно с полем, где нужно вводить критерий отбора (например, информатика). Выше этого поля расположен поясняющий текст (например, Укажите предмет).

Итоговые запросы

Позволяют производить математические вычисления по заданному полю с выдачей результатов.

Пример 1. Создать запрос для подсчета среднего балла студентов.

Запрос создается подобно запросу на выборку.

Для выполнения вычислений выбирается кнопка Итоги в группе Показать или скрыть. В нижней части бланка запроса появляется новая строка Групповая операция. В этой строке для поля Оценка из раскрывающегося списка выбирается функция - Avg (среднее значение).

Для редактирования подписи поля, в котором были выполнены вычисления, точности вычислений используется Окно свойств (кнопка Страница свойств в группе Показать или скрыть). В этом окне во вкладке Общие задаются свойства Подпись (Средний балл), Формат поля (Фиксированный), Число десятичных знаков (например, 2).

Созданный запрос в режиме Конструктор приведен ниже.

Пример 2. Создать запрос для поиска лучшего студента.

Запрос создается на базе запроса, созданного в примере 1.

Для построения запроса из предыдущего запроса выбираются все поля. Для поиска максимального балла используется кнопка Итоги. Для поля Средний балл в строке Групповая операция выбирается функция Max, затем для этого поля выполняется сортировка По убыванию. Далее в группе Настройка запроса выбирается кнопка Возврат, в которой устанавливается значение 1.

Созданный запрос в режиме Конструктор приведен ниже.

4. Запрос на создание нового вычисляемого поля

Такие запросы позволяют создавать новые поля, выполняющие специальные вычисления в таблице на основании данных других полей.

Пример. Создать запрос для вычисления размера стипендии после повышения её на 25%. В таблице запроса должны быть поля: ФИО, Группа, Стипендия, новое поле «Стипендия после повышения».

Запрос создается подобно запросу на выборку. После выбора таблиц и полей в новом поле вводится вычисляемое выражение вида: [Стипендия]+0,25*[Стипендия]. Выражение вводится «вручную», а также может быть сформировано с помощью Построителя выражений (кнопка Построитель в группе Настройка запроса). Заголовок нового поля по умолчанию Выражение 1.

Созданный запрос в режиме Конструктор приведен ниже.

Запрос на обновление записи

Позволяет обновить информацию в группе записей. Запрос может быть построен на основании запроса на выборку или на основании запроса с параметром.

Пример. Студент переводится в другую учебную группу. Создать запрос на обновление группы.

Запрос создается подобно запросу на выборку с параметром. В строке Условие отбора для поля ФИО вводится строка вида: [Укажите фамилию]. В строке Условие отбора для поля Группа вводится строка вида: [Укажите группу]. Далее меняется тип запроса – Обновление (группа Тип запроса). В новой появившейся строке Обновление для поля Группа вводится строка вида: [Новая группа]. При запуске запроса после подтверждения обновления запись обновляется. Созданный запрос в режиме Конструктор приведен ниже.

Запрос на удаление записи

Позволяет удалить записи из таблиц базы данных. Запрос может быть построен на основании запроса на выборку или на основании запроса с параметром.

Пример. Студент отчисляется из ВУЗа. Создать запрос для удаления записей по этому студенту из таблиц базы данных.

Запрос создается подобно запросу на выборку. В строке Условие отбора для поля ФИО вводится строка вида: [Укажите ФИО]. В строке Условие отбора для поля «Группа» вводится строка вида: [Укажите группу]. Далее меняется тип запроса – Удаление (группа Тип запроса). В нижней части бланка запроса появляется строка Удаление с записью Условие. При запуске запроса запись после подтверждения удаления будет удалена. Созданный запрос в режиме Конструктор приведен ниже.