Архив президента республики казахстан
АРХИВ ПРЕЗИДЕНТА РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН
Памятка по составлению
Описей дел, научно-справочного аппарата к ним,
Акта о выделении к уничтожению дел,
Не подлежащих хранению
(рабочий вариант)
Составители:
Онгарбекова Р. У., начальник
Управления информационно-поисковых систем
Абдукадырова Д. Ю., начальник
Управления комплектования и документации
Одобрена
протоколом ЭПМК Архива Президента
Республики Казахстан
от 29 июля 2011 г. № 17
Алматы, 2011
Составление описей дел
Описи дел составляются на прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с установленными требованиями документы постоянного и долговременного хранения. Описи составляются в структурных подразделениях учреждения в процессе делопроизводства и в ведомственном архиве.
Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.
Опись дел одновременно является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск документов. Таким образом, опись является учетным документом и справочником по содержанию дел.
Годовые разделы описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются по установленной форме (приложения 1–3).
Совокупность элементов описания каждого дела в описи называется описательной статьей. Описательная статья описи дел должна включать в себя следующие элементы:
порядковый номер дела (тома, части) по описи;
заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;
дату дела (тома, части);
количество листов в деле (томе, части);
примечание.
Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. При наличии нескольких томов (частей) каждый из них также имеет свой порядковый номер, в заголовке на последнем томе указывается «последний». При оформлении описи заголовки дел (томов, частей дел) нумеруются в валовом порядке.
Заголовок дела состоит из элементов, каждый из которых отвечает на определенный вопрос:
– что? (вид документа: приказ, план, отчет, письмо, справка и т. д.);
– кто? (автор документа: учреждение, должностное лицо, коллегиальный орган);
– кому? (адресат документа: учреждение, должностное лицо, коллегиальный орган);
– о чем? (содержание документа).
В отдельных случаях элементы заголовка отвечают на вопросы:
– где? (указывается место нахождения адресата, место события);
– когда? (указывается время события).
Например:
Информация акимата Северо-Казахстанской области Отделу внутренней политики Администрации Президента РК о ходе выполнения мероприятий по празднованию 20-летия суверенного Казахстана за 2011 год.
Многие заголовки содержат только часть указанных элементов.
План работы Музея Первого Президента РК на 2011 год.
Систематизация заголовков в описи дел постоянного хранения определяется хронологическим, структурным (функциональным) и номинальным классификационными признаками: заголовки дел группируются по году заведения (завершения) в делопроизводстве, внутри каждого года – по структурным подразделениям (направлениям деятельности) организации, внутри последних – по важности дел. Систематизация заголовков дел закрепляется номенклатурой. При ее отсутствии или неполноте рекомендуется применять следующий примерный порядок расположения заголовков дел:
1) законы Республики Казахстан (конституционные законы; кодексы; законы);
2) акты Президента Республики Казахстан;
3) постановления Парламента Республики Казахстан и его палат;
4) постановления Правительства Республики Казахстан и распоряжения Премьер-Министра Республики Казахстан;
5) постановления Конституционного Совета Республики Казахстан, Верховного Суда Республики Казахстан и Центральной избирательной комиссии Республики Казахстан;
6) нормативные приказы министров Республики Казахстан и иных руководителей центральных государственных органов;
7) нормативные постановления центральных государственных органов;
8) акты местных представительных и исполнительных органов;
9) запросы депутатов Парламента Республики Казахстан, местных представительных органов и ответы на них;
10) акты прокурорского реагирования;
11) документы вышестоящего органа, направленные для руководства или сведения;
12) учредительные документы, положения о структурных подразделениях, регламенты работы коллегиальных органов;
13) распорядительные документы;
14) протоколы, стенограммы заседаний коллегиальных органов и документы к ним;
15) правила, положения, инструкции, методические указания и рекомендации, разработанные организацией или направленные ей для применения в работе;
16) плановая документация;
17) сметы расходов, штатные расписания;
18) отчетная документация;
19) разработанные организацией справки, обзоры, заключения и др.
20) документы по основной деятельности организации (структурного подразделения);
21) обращения граждан и документы по их исполнению;
22) переписка;
23) регистрационные учетные формы, списки, книги, журналы учета и т.д.;
24) номенклатура дел.Дело, включающее документы за ряд лет, вносится в опись по году заведения в делопроизводстве. За последующие годы указывается его заголовок без закрепления за делом порядкового номера. В графе «Номер дела» – «б/н». В графе «Примечание» – отметка «Смотри дело №», (т. е. заполняется три элемента описательной статьи: номер дела, заголовок дела и примечание).
В опись дел по личному составу включаются заголовки приказов (распоряжений) руководителя организации по личному составу, списков работников, карточек по учету личного состава, личных дел, лицевых счетов работников, списков физических лиц и платежных поручений на перечисление обязательных пенсионных взносов в накопительные пенсионные фонды, индивидуальных трудовых договоров, невостребованных подлинных личных документов работников, актов о несчастных случаях на производстве и других дел, касающихся реализации прав и законных интересов граждан.
Карточки по учету личного состава и личные дела (при объеме свыше 20 за год) вносятся в самостоятельную опись дел. Например, «Опись № 3 л/д личных дел за 2000–2005 гг.». Их заголовки группируются по году завершения дел в делопроизводстве, внутри года – в алфавитном порядке фамилий работников. Личные дела руководителей организаций включаются в опись дел постоянного хранения
Описательная статья «дата дела» заполняется не во всех случаях. Хронологическая принадлежность планов и отчётов указывается в заголовках.
Количество листов в деле не должно превышать 250 листов.
В графе «Примечание»дается информация, которую сложно отразить в других элементах описательной статьи. Например, указание на наличие документов, не отраженных в заголовке дела или отсылка к другому делу.
Описи дел и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляются отдельно по каждому архивному фонду, в пределах которого им присваиваются самостоятельные порядковые номера.
Опись дел завершается по достижении количества включенных заголовков 9999 (девяти тысяч девятисот девяноста девяти). Последующей описи дел присваивается очередной порядковый номер.
Заголовки дополнительно обнаруженных дел вносятся в соответствующую опись под литерными номерами. При количестве свыше 10 дел составляется дополнительная опись с самостоятельной нумерацией их заголовков.
К описям дел
К описям дел постоянного хранения и дел по личному составу составляются:
титульный лист;
оглавление;
предисловие;
список сокращенных слов;
указатели;
Итоговая запись.
Титульный лист – первая страница описи – содержит информацию, определяющую принадлежность документов, внесенных в опись, к конкретному фонду, к определенному периоду времени, а также поисковые (адресные) данные, способствующие нахождению описи в архиве. На титульном листе проставляются (приложение 4):
официальное наименование государственного архива: Архив Президента Республики Казахстан;
номер, название и изменения в названии архивного фонда;
номер и название описи дел,
крайние даты включенных заголовков дел,
местои год составления описи.
Номер архивного фонда присваивается Архивом Президента РК.
После названия фонда и перечислений изменений в нём указываются даты периода, в которое учреждение так называлось, и место его нахождения.
Номер описи определяется в процессе организации документов в архивный фонд и также согласовывается с Архивом. На документы одного фондообразователя за один хронологический период составляются несколько описей. Документы организуются в описи, исходя из сроков хранения. Каждая опись нумеруется отдельно и имеет своё название. Например, опись № 1 дел постоянного хранения; опись № 2 л/с по личному составу; опись № 3 л/д личных дел.
Крайние даты определяются по описательной статье «дата дел». Иногда в опись попадают единичные документы, выходящие за хронологические рамки годового или годовых разделов. Их наличие также оговаривается на титульном листе.
Оглавление – это указатель разделов и подразделов описи, а также справочного аппарата к ней. Оглавление располагается в описи после титульного листа. В оглавлении перечисляются названия разделов и подразделов описи в соответствии со схемой систематизации фонда. В оглавлении следует указать те наименования отделов и секторов, которые указаны в структуре аппарата руководящего органа, приведенной в предисловии к описи. В оглавлении перечисляются элементы справочного аппарата к описи, названия разделов, подразделов и тематических групп документов, включенных в опись. Против каждого названия ставятся номера соответствующих листов описи (приложение 5).
В предисловии за период, охватывающий крайние даты включенных дел, излагаются сведения об образовании, реорганизации (ликвидации), задачах, функциях, структуре организации и изменениях в них со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты, распорядительные документы и поисковые (адресные) данные архивных документов (фонд, опись, дело, лист); информационном содержании дел, особенностях их формирования и систематизации; физическом состоянии и месте хранения описанных дел.
В список сокращенных слов вносятся все официальные и общепринятые сокращения слов, которые применялись при описании документов в тексте описей. Список сокращенных слов приводится после предисловия к описи. Сокращение в списке помещается слева, а затем через тире следует его расшифровка. Сокращения и аббревиатуры располагаются в алфавитном порядке по первым четырем буквам. При работе по составлению списка сокращений рекомендуется применять «Словарь сокращений русского языка», энциклопедические словари и различные справочные пособия, «Краткий справочник по написанию различных наименований, использованию терминов и словосочетаний при подготовке документов» (приложение 6).
Указателикак элемент справочного аппарата к описи составляются для ускорения поиска информации по аспектам, не совпадающим с группировкой основного текста справочника. Ссылочные данные указателя к описи даются на порядковые номера дел (приложения 7–9).
Основным указателем является предметный. Его разновидности – именной, географический. Для указателей описей дел наиболее распространённый подход к группировке понятий – алфавитный.
1. Предметный – может быть общим, включающий предметные понятия различного характера и специальным, состоящим из однородных предметных понятий (указатель видов документов; авторский и учреждений; структурный, отраслевой и т. д.). В состав рубрик предметного указателя входят обозначения научных понятий, исторических фактов, событий, явлений, названий государственных органов, учреждений, организаций, предприятий. Наименование рубрик и подрубрик даётся в именительном падеже. По форме общий предметный указатель составляется только глухим.
2. Географический указатель. Предметами рубрик в географическом указателе являются наименования государств, административно-территориальных единиц, морей, рек и других географических названий. Если тот или иной географический пункт был переименован и в тексте он проходит под старым и новым названием, за основное принимается обозначение, являющееся хронологически последним. Старое название в таком случае указывается рядом с новым, в скобках. Оно также вносится в указатель в соответствующей алфавитной последовательности со ссылкой на новое название:
Астана (Акмола), г.
Акколь (Алексеевка), г.
Наименование обобщающих географических или административно-территориальных единиц включаются в указатель без конкретизации, в том виде в каком они названы в тексте:
Сибирь
Юго-Восточная Азия
3. Именной указатель включает фамилии, имена, псевдонимы лиц, встречающихся в заголовках дел описи. Он может быть глухим (см. приложение) или аннотированным кратким.
Приложение 1
Образец описи дел постоянного хранения
| Утверждена Протоколом ЭПМК Архива Президента Республики Казахстан от ________________2011 г. № ____ | Утверждаю Председатель Агентства Республики Казахстан по регулированию естественных монополий и защите конкуренции ________________Д. Кенжеханов ________________2011 г. |
Архивный фонд № 30-Н
Согласована
протоколом ЭК Агентства Республики Казахстан по регулированию естественных монополий и защите конкуренции
от 8 января 2011 г. № 1
Приложение 2
Образец описи дел по личному составу
| Утверждена Протоколом ЭПМК Архива Президента Республики Казахстан от ________________2011 г. № ____ | Утверждаю Председатель Агентства Республики Казахстан по регулированию естественных монополий и защите конкуренции _________________Д. Кенжеханов _________________ 2011 г. |
Архивный фонд № 30-Н
Согласована
протоколом ЭК Агентства Республики Казахстан по регулированию естественных монополий и защите конкуренции
от 8 января 2011 г. № 1
Приложение 3
Образец описи личных дел уволенных сотрудников
| Утверждена Протоколом ЭПМК Архива Президента Республики Казахстан от ________________2011 г. № ____ | Утверждаю Председатель Агентства Республики Казахстан по регулированию естественных монополий и защите конкуренции _________________Д. Кенжеханов _________________ 2011 г. |
Архивный фонд № 30-Н
Личных дел сотрудников,
Уволенных в 2010 г.
| № п/п | Наименование структурных подразделений, заголовок дела | Крайние даты документов | Кол-во листов | Примечание |
| 1. | Абдикалыков Биржан Нурахынович | 23 декабря 2004 г. 27 июля 2010 г. | ||
| 2. | Бочарова Любовь Николаевна | 23 марта 2002 г. 19 сентября 2010 г. | ||
| 3. | Гатауллина Галия Камильевна | 10 июня 1994 г. 17 января 2010 г. | ||
| 4. | Каримова Айжан Арыстановна | 16 ноября 1998 г. 20 мая 2010 г. | ||
| 5. | Кангужиева Шолпан Уразовна | 22 июня 1993 г. 30 сентября 2010 г. | ||
| 6. | Керимкулова Шынаркул Тургановна | 23 мая 2001 г. 14 марта 2010 г. | ||
| 7. | Курмангалиева Гулфайруз Рахметоллаевна | 1 июня 2005 г. 19 сентября 2010 г. | ||
| 8. | Литвинчук Сергей Анатольевич | 17 января 2005 г. 19 сентября 2010 г. |
В данный раздел описи внесено 12 (двенадцать) дел за 2010 г. с № 69 по № 80
В том числе:
литерных номеров: – нет;
пропущенных номеров: – нет.
Архивист Г. Ахметова
Согласована
протоколом ЭК Агентства Республики Казахстан по регулированию естественных монополий и защите конкуренции
от 8 января 2011 г. № 1
Приложение 4
Образец титульного листа
| АРХИВ ПРЕЗИДЕНТА РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН |
| ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН ПО ПОДДЕРЖКЕ НОВЫХ ЭКОНОМИЧЕСКИХ СТРУКТУР И ОГРАНИЧЕНИЮ МОНОПОЛИСТИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ (АНТИМОНОПОЛЬНЫЙ КОМИТЕТ) |
| 10 декабря 1991 г. – 11 января 1993 г. г. Алма-Ата |
| с января 1993 г. – г. Алматы |
| ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН ПО АНТИМОНОПОЛЬНОЙ ПОЛИТИКЕ |
| 11 января 1993 г. – 15 июля 1997 г. г. Алматы |
| АГЕНТСТВО РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН ПО РЕГУЛИРОВАНИЮ ЕСТЕСТВЕННЫХ МОНОПОЛИЙ И ЗАЩИТЕ КОНКУРЕНЦИИ (АНТИМОНОПОЛЬНЫЙ КОМИТЕТ) |
| 15 июля 1997 г. – г. Астана |
Архивный фонд № 30-Н
Дел постоянного хранения
За 2010 г.
Астана, 2011
Приложение 5
Образец оглавления
ОГЛАВЛЕНИЕ
| Содержание | Номера дел | Страницы |
| Предисловие | 3–14 | |
| Список сокращенных слов | 15–16 | |
| 1997 год | 1–68 | 17–24 |
| 1998 год | 69–249 | 24–43 |
| 1999 год | 250–414 | 43–60 |
| 2000 год | 415–651 | 60–88 |
| 2001 год | 652–805 | 88–105 |
| 2002 год | 806–963 | 105–124 |
| Предметный указатель | 125–126 | |
| Географический указатель | 126–127 | |
| Именной указатель | 128-130 |
Приложение 6
Образец списка сокращенных слов
Список сокращенных слов
ДКБ – Договор о коллективной безопасности
ЕврАзЭС – Евразийское экономическое сообщество
ЗАО –акционерное общество закрытого типа
КИМЭП – Казахстанский институт менеджмента, экономики и прогнозирования
НАТО – Организация Северо-Атлантического договора
ННК – Национальная нефтяная компания
НПО – научно-производственное объединение
НПФ – накопительный пенсионный фонд
ОАО – открытое акционерное общество
ОБСЕ – Организация по безопасности и сотрудничеству в Европе
ООН – Организация Объединенных Наций
ОЭС – Организация экономического сотрудничества
РГП – Республиканское государственное предприятие
РГКП – Республиканское государственное коммунальное предприятие
РК – Республика Казахстан
РПП «Отан» – Республиканская политическая партия «Отан»
СВМДА – Совещание по взаимодействию и мерам доверия в Азии
СКБ – Совет коллективной безопасности
СМИ – средства массовой информации
СНГ – Содружество Независимых Государств
СПИД – синдром приобретенного иммунодефицита
США– Соединенные Штаты Америки
ТОО – товарищество с ограниченной ответственностью
ТЮСИАД – Общество промышленников и предпринимателей Турции
ЦАЭС – Центрально-Азиатское экономическое сообщество
Примечание к приложению № 6
К общепринятым сокращениям, не требующим специальных разъяснений (не включаются в список сокращенных слов) и могущим быть примененными в любых изданиях и документах, относятся следующие:
т.е. – то есть
и т. д. – и так далее
и т. п. – и тому подобное
и др. – и другие
и пр. – и прочие
см. – смотри
ср. – сравни
напр. – например
в. –век
вв. – века
г. – год
гг. – годы
т. – том
тт. – томы
н. ст. – новый стиль
ст. ст. – старый стиль
н. э. – нашей эры
г. – город
обл. – область
р. – река
оз. – озеро
о. – остров
гр.– гражданин
стр.– страница
акад. – академик
доц. – доцент
проф. – профессор
ж.д. – железная дорога
ж.-д. – железнодорожный
им. – имени
При сокращении слов нельзя сокращать на гласную, если она не начальная в слове, и на ь; так, слово карельский может быть сокращено: к., кар., карельск., а не в виде «ка», «каре.», «карель.», но: о. Сахалин.
При стечении двух одинаковых согласных сокращение следует делать после первой согласной, например: стен. календарь, грам. ошибка (а не «стенн.», «грамм.»). При стечении двух различных или нескольких согласных сокращение следует делать после последней согласной, например: народн. творчество (а не «народ.»), русск. язык (а не «рус.»), искусств. шелк (а не «искус.», или «искус.», или «искусст.»).
Приложение 7-9
Образцы указателей
Предметный указатель
| Предмет | Номера дел |
| А Агентства: – государственной службы – по делам здравоохранения – по миграции и демографии – по регулированию естественных монополий – по стратегическому планированию – по статистике – по управлению земельными ресурсами – финансовой полиции – чрезвычайным ситуациям | 2925, 2952, 3059, 3060 2900, 2913, 2923, 2924, 3411-3414 2893, 3012, 3998 3015, 3061 3418, 3419 3285, 3286, 3349, 3427, 3428 |
| Администрация Президента Республики Казахстан | 2635, 2636, 2638, 2639-2642, 2644, 2648-2653, 2761-2763, 2795, 2816, 2877-2882, 3000, 3007, 3020, 3039, 3042, 3154-3157, 3185, 3227, 3250-3254, 3266, 3270, 3276, 3290, 3305, 3306, 3346-3348, 3357, 3492-3494, 3516, 3517, 3532, 3536, 3545, 3547, 3576, 3650, 3657, 3665-3667, 3670, 3682, 3691-3693 |
| Академии: Национальная академия наук Республики Казахстан | 2892, 3471, 3472-3475, 3514 |
| Акиматы | 2918, 3018, 3066, 3071, 3066-3072, 3150, 3225, 3449-3451, 3470, 3480, 3486- 3488 |
| Ассамблеи | 2554, 2705, 3198, 3199, 3206, 3465-3467, 3491, 3500-3503 |
| Ассоциации: – Казахстанский Совет при Президенте РК по кумулятивным задержкам – производителей спирта и алкогольной продукции | 2946, 3443 |
| Б | |
| Банки: – Азиатский банк развития – Банк развития Казахстана – Евразийский банк – Национальный банк РК | 2557, 3668 2918, 2957 2773, 2880, 2908, 2909, 2910, 2916, 2921, 2936, 2937, 2943, 2945, 2954 |
Географический указатель
| Территория, населенный пункт | Номера дел |
| Акмолинская, обл. | 2603, 2989, 3006, 3023, 3037, 3078, 3079, 3080, 3081, 3099, 3167 |
| Аксу | |
| Актюбинская, обл. | 2604, 3024, 3082, 3099, 3168 |
| Актау, г. | 2699, 2700, 3352, 3368 |
| Алматы, г. | 2564, 2575, 2595-2602, 2633, 2664, 2666, 2673, 2674, 2676, 2683, 2685, 2696,2697, 2707, 2708, 2721, 2722, 2723, 2725, 2726, 2841, 2842, 2918, 2951, 3022, 3070, 3075, 3077, 3109, 3140-3144, 3160, 3161, 3331-3335, 3459, 3486, 3539, 3542, 3550, 3575, 3602, 3603 |
| Алматинская обл. | 2605, 2672, 3025, 3083, 3100, 3112, 3169,3363 |
| Аральское море | |
| Армения | 3562, 3612 |
| Астана, г. | 2564, 2575, 2589, 2590-2594, 2658, 2659-2661, 2663, 3665, 2667, 2668, 2669, 2677-2680, 2684, 2689, 2690, 2691, 2702, 2703, 2705, 2709, 2710, 2713, 2714, 2718, 2719, 2724, 2727, 2728, 2740, 2741, 2744-2747, 2878, 2886, 2918, 2951, 2969, 2970, 3005, 3008, 3009, 3016, 3021, 3057, 3067, 3075, 3076, 3109, 3140-3144, 3147, 3148, 3153, 3155, 3159, 3169, 3164, 3165, 3187, 3189, 3190-3191, 3206, 3372, 3383, 3486, 3493, 3516, 3517, 3539, 3542, 3551, 3690 |
| Атырау, г. | |
| Атырауская, обл. | 2606, 3026, 3113, 3114, 3170, 3449 |
| Афганистан | 2574, 2770 |
| Афины, г. | 2692, 2693 |
| Байконыр, г. | |
| Баку, г. | 3737, 2835, 3098 |
| Белоруссия (Республика Беларусь) | |
| Берлин, г. | |
| Бишкек, г. | 2633, 2695 |
| Великобритания (Соединенное Королевство Великобритании и Северной Ирландии) | |
| Вильнюс, г. | |
| Восточно-Казахстанская, обл. | 2607, 3027, 3101, 3102, 3115, 3171 |
| Германия (Федеративная Республика Германия) | 2556, 3563, 3619, 3620 |
| Греция (Греческая Республика) | 3098, 3564, 3613 |
| Грузия | |
| Жамбылская, обл. | 2608, 3028, 3103, 3116 |
| Западно-Казахстанская, обл. | 2613, 3029, 3085, 3117, 3185, 3224 |
Именной указатель
| Ф. И. | Номера дел |
| Ага Хан Адамкус В. Акаев А. Аннан К. Асанов В. Асанов К. Аубакиров Т. Ахметов Д. Багаев А. Бапи Е. Берзиньш А. Бизаков И. Бирер Х. Гаваха А. Гагарин Ю. Дарибаевы Джандосов У. А. Джоанэ М. Д. Джонс Р. Джонс Э. Есенбаев М. Ибрагимов А. Изги О. Иоанн Павел Каримов И. Карлос Х. Касымов К. Кочарян Р. Кекильбаев А. Кенжи Т. Керенчук Г. Кучма Л. Лемьер Ж. Мирзоян Л. Миттал Л. | 2770 2582, 3643 2565 2702, 2744, 3645, 3646 2577, 3644 2566, 2715, 3647 2678, 2740 2740-2754 2571, 3642 |
Приложение 10
Образец акта о выделении к уничтожению
| Агентство по стратегическому планированию Республики Казахстан | Утверждаю Председатель Агентства по стратегическому планированию Республики Казахстан _______________С. Каирбеков _______________2010 г. |
АКТ № 1
Г. Астана
Г.
О выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
На основании «Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения» (Астана, 2009) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение дела и документы архивного фонда № 51-Н «Агентство по стратегическому планированию Республики Казахстан» за 2003–2004 гг.
| № п/п | Заголовок дела или групповой заголовок дел | Дата дела или крайние даты дел | Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи | Кол-во дел (томов, частей) | Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по Перечню | Примечание |
| 1. | Планы работ структурных подразделений Агентства | 2003– 2004 гг. | 01-11 | 3 года п. 94 (3) | ||
| 2. | Отчеты структурных подразделений Агентства о выполнении плана работ | 2003– 2004 гг. | 01-13 | 3 года п. 215 (4) | ||
| 3. | Приказы Агентства о предоставлении отпусков, командировках, по административно-хозяйственным вопросам | 2003– 2004 гг. | 01-07 | 5 лет п .6 (3) | ||
| 4. | Основания к приказам (заявления об отпуске, материальной помощи, представления к премированию) | 2003– 2004 гг. | 01-10 | 1 год п.7 | ||
| 5. | Переписка с министерствами, ведомствами и другими организациями по правовым вопросам | 2003– 2004 гг. | 02-06 | 3 года п. 63 | ||
| 6. | Переписка со структурными подразделениями по организационным вопросам деятельности Агентства | 2004 г. | 01-21 | 5 лет ЭПК п. 51 |
| 7. | Бухгалтерские документы кассового и мемориального порядка | 2003– 2004 гг. | 03-12 | 5 лет пп. 180, 186 | ||
| 8. | Реестр документов, отправляемых через фельдсвязь | 2003– 2004 гг. | 01-29 | 1 год п. 70 |
Приложение 11
Некоторые правила орфографии, наиболее часто нарушаемые при составлении описей и их технического оформления
Знаки, буквы, цифры.
В наборе не должно быть:
а) знаков, букв и цифр другой гарнитуры, начертания;
б) знаков, букв и цифр подмененных (0 вместо буквы О, перевернутая запятая вместо апострофа, апостроф вместо твердого знака и т. п.);
в) кавычек разного рисунка, кроме случаев, когда внутри текста, заключенного в кавычки, есть слова и предложения, в свою очередь заключенные в кавычки; в этих случаях весь текст заключают в кавычки основного для данного издания рисунка (например, в «елочки»), а слова и предложения внутри него – в кавычки другого рисунка (например, в „лапки“). Наиболее распространенный вариант:
«В сборнике документов „Движение Алаш“ опубликованы…»
АРХИВ ПРЕЗИДЕНТА РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН
Памятка по составлению