Проверканаличияисостояниядокументовгосударственногоархиваиметодикарозыскаотсутствующихдел.
Проверканаличияисостоянияархивныхдокументовпроводитсявцеляхустановленияфактическогоналичиянаходящихсянахраненииархивныхдокументовивыявленияотсутствующихархивныхдокументовдляорганизацииихрозыска; выявленияиустранениянедостатковвучетеархивныхдокументов; выявленияиучетаархивныхдокументов, требующихреставрационной, консервационно-профилактическойитехническойобработки.
Проверкиналичияисостоянияархивныхдокументовпроводятсявплановомпорядке, атакжеединовременно(внеочередные).
Вгосударственномархиве, музее, библиотеке, архивеРоссийскойакадемиинаукплановаяцикличнаяпроверканаличияисостоянияпроводится:
• уникальныхдокументов- ежегодно;
особоценныхдокументовнабумажнойоснове- одинразв10 лет(вгосударственнойбиблиотеке- одинразв5 лет);
аудиовизуальныхиэлектронныхдокументов- одинразв5 лет;
кинодокументовнанитрооснове- одинразв2 года.
Цикличностьпроверкиналичияостальныхархивныхдокументовопределяетсянаоснованиирешенияэкспертно-методическойкомиссии(илидругогосовещательногооргана) архивавзависимостиотинтенсивностииспользованияисостоянияучетаархивныхдокументов, нонеменееодногоразав25 лет(вгосударственнойбиблиотеке- одинразв15 лет).
Проверканаличияисостояниясекретныхархивныхдокументовосуществляетсявпорядке, установленномдлясекретныхархивныхдокументов.
Вмуниципальномархиве, музее, библиотеке, плановаяцикличнаяпроверканаличияархивныхдокументовпроводится1 разв10 лет.
Вслучаестихийныхбедствий, массовыхперемещенийидругихобстоятельств, врезультатекоторыхмогутбытьутраченыилиповрежденыархивныедокументы, атакжеприсменезаведующихархивохранилищамипроводитсявнеочереднаяединовременнаяпроверканаличияисостояниявсехдокументовархиваилиихотдельныхчастей(групп).
Вначалепроверкиналичияисостоянияархивныхдокументовпроводитсявыверкаучетныхдокументов, котораявключает: установлениеполнотыучетныхдокументовнапроверяемыеархивныефондыиархивныедокументы, сверкуихсопоставимыхпоказателей, уточнениепорядканумерацииединицхраненияпоописидел, документов(книгеучетаиописания) ипроверкуправильностисоставленияихитоговыхзаписей. Выверкаучетнойдокументацииипроверкаееналичияможетпроводитьсяикаксамостоятельныйвидработы.
Проверкуналичияисостоянияархивныхдокументоввгосударственномархивепроводят, какправило, дваработника.
Припроверкеналичияединицхранения, архивныедокументыкоторыхучтеныповнутреннимописям, проводитсясверканаличияархивныхдокументовсвнутреннейописью, атакжесверканаличиялистоввединицаххранения, подлежащиххранениювнесброшюрованном(безподшивки) виде. Единицыхранениясуникальнымидокументамиобязательнопроверяютсяполистно.
Архивныедокументы, выданныевчитальныйзалирабочиепомещенияархива, проверяютсянаобщихоснованиях, ихшифрыустанавливаютсяпокартам-заместителямикнигамвыдачиархивныхдокументовизархивохранилищ. Архивныедокументы, выданныевовременноепользование, проверяютсяпокнигамиактамвыдачиисчитаютсяимеющимисявналичии.
Припроверкеналичияисостоянияархивныхдокументовнеобходимо:
• сохранятьпорядокрасположенияархивныхдокументовнастеллажахивпервичныхсредстваххранения;
подкладыватьнасвоиместаобнаруженныевовремяпроверкинеправильноподложенныеединицыхраненияданногоархивногофонда;
изыматьизпроверяемогоархивногофонда(комплексаархивныхдокументов) ипередаватьхранителюнеправильноподложенныеединицыхранениядругихархивныхфондов;
изыматьединицыхранения, зараженныеплесеньюилидругимибиологическимивредителями, длянемедленнойихизоляции;
изыматьединицыхранения, невнесенныевописьдел, документов(книгуучетаиописания), ипомещатьихвконецархивногофонда(комплексаархивныхдокументов) дляпоследующейобработкииописаниявсроки, установленныеруководствомархива.
Входепроверкиналичияисостоянияархивныхдокументовнедопускается:
• вноситьвописьдел, документов(книгуучетаиописания) неучтенныеединицыхранения;
делатькакие-либопометы, исправленияилизаписивописяхдел, документовидругихучетныхдокументах.
Результатыпроверкиналичияисостоянияархивныхдокументовиобнаруженныевееходенедостаткификсируютсявлистепроверкиналичияисостоянияархивныхдокументовивактепроверкиналичияисостоянияархивныхдокументов.
Листпроверкиналичияисостоянияархивныхдокументовсоставляетсянепосредственновходепроверки, какправило, накаждуюописьдел, документовотдельно. Припроверкенебольшихпообъемуархивныхфондовдопускаетсясоставлениеодноголистапроверкинавсеописидел, документов. Вслучаеобнаружениявходепроверкиналичияисостоянияархивныхдокументовнедостатков, непредусмотренныхграфамилистапроверки, атакжеприполистнойпроверкедел, влиствводятсяуточненияидополнительныереквизиты. Листыпроверкинумеруютсявваловомпорядкевпределахархивногофондапокаждойпроверкеиподписываютсяисполнителями.
Наоснованиилиста(листов) проверкисоставляетсяактпроверкиналичияисостоянияархивныхдокументов. Одновременносактомпроверкиналичияисостоянияархивныхдокументовпринеобходимостисоставляютсяактотехническихошибкахвучетныхдокументах; актобобнаруженииархивныхдокументов; актонеисправимыхповрежденияхдокументов(приложение№1) идругиеакты.
Поокончаниипроверкиналичияисостоянияархивныхдокументоввконцеописидел, документов(книгиучетаиописания) проставляетсяштамп"проверено", дата, должностьиподписьлица, производившегопроверку.
Вслучаеобнаружениявитоговойзаписиописидел, документов(книгиучетаиописания) неучтенныхлитерныхипропущенныхпорядковыхномеров, выбывшихвсоответствиисустановленнымпорядкомединицхранения, итоговаязаписьпересоставляется.
Навсеотсутствующиевходепроверкиналичияисостоянияархивныхдокументовединицыхранениясоставляютсякарточкиучетанеобнаруженныхархивныхдокументов. Ведениекартотекинеобнаруженныхархивныхдокументовосуществляетсяцентрализованнонабумажномносителеиливавтоматизированномрежимевсоответствиисреквизитамикарточкиучетанеобнаруженныхархивныхдокументов.
Результатыпроверкифизическогосостоянияархивныхдокументовзаносятсявкартотеку(книгу) учетафизического(технического) состоянияархивныхдокументов.
Проверканаличияисостоянияархивныхдокументовсчитаетсязавершеннойпослевнесенияизмененийвовсеучетныедокументы.
Послепроверкиналичияисостоянияархивныхдокументовкоробкисархивнымидокументамиопечатываются.
Розыскархивныхдокументов, необнаруженныхвходепроверкиналичияисостояния, организуетсясмоментавыявленияихотсутствия, ипроводитсявтечениеодногогодакакнепосредственновархиве, такивдругихорганизациях. Руководствоархивавправепродлитьсрокрозысканаоснованиидокладнойзапискируководителясоответствующегоструктурногоподразделенияархива.
Архивныедокументы, обнаруженныевходерозыска, передаютсяхранителю, которыйподкладываетихнаместо. Влистепроверкивграфе"Примечание" вкартотекенеобнаруженныхархивныхдокументовделаетсяотметкаобобнаруженииархивныхдокументов, котораязаверяетсяподписьюзаведующегоархивохранилищем(муниципальнымархивом).
Архивныедокументы, причиныотсутствиякоторыхподтвержденыдокументально, снимаютсясучетавустановленномпорядке.
Наархивныедокументы, необнаруженныевходерозыска, составляетсяактонеобнаружениидокументов, путирозыскакоторыхисчерпаны(приложение№2), иподробнаясправкаопроведениирозыска, которыевместесактомпроверкиналичияисостоянияархивныхдокументовпредставляютсяввышестоящийуполномоченныйорганисполнительнойвластивсфереархивногоделадляпринятияокончательногорешенияоснятиисучетатакихархивныхдокументов.
Решениеоснятииархивныхдокументовсучетаоформляетсяприказомруководителяархиванаоснованииписьменногоразрешениясоответствующегоуполномоченногоорганаисполнительнойвластивсфереархивногодела.
СнятиесучетадокументовАрхивногофондаРоссийскойФедерации, одновременновходящихвсоставМузейногофондаРоссийскойФедерации, осуществляетсявсоответствииснастоящимиПравиламиипорядком, установленнымспециальноуполномоченнымфедеральныморганомисполнительнойвластидляМузейногофондаРоссийскойФедерации.
СнятиесучетадокументовАрхивногофондаРоссийскойФедерации, одновременновходящихвсоставбиблиотечныхфондов, осуществляетсявсоответствииснастоящимиПравиламиипорядком, установленнымспециальноуполномоченнымфедеральныморганомисполнительнойвластидлябиблиотечныхфондовРоссийскойФедерации.
Вкартотекенеобнаруженныхархивныхдокументовделаетсяотметкаоснятииархивныхдокументовсучета.
Всроки, установленныеруководствомархива, систематическипроводятсяполныеиливыборочныепроверкиналичияисостоянияархивныхдокументов, выдававшихсяизархивохранилищвтечениегода. Результатыуказаннойпроверкиоформляются:
• приподтвержденииналичиядел- ввидедокладнойзапискиработника, ответственногозаорганизациюпроверкиналичия;
приотсутствиикаких-либоделбездокументированногообоснования- вустановленномпорядке.
Привыявлениинеобоснованногоотсутствияархивныхдокументовосуществляетсяихоперативныйрозыск. Вслучаебезрезультатностирозыскаотсутствующиеархивныедокументывключаютсявкартотекунеобнаруженныхдокументовдлядальнейшегоихрозыска.