Экспертизаценностииприемдокументовнапостоянноехранениевгосударственномархиве.
Экспертизаценностидокументов–этоизучениедокументовнаоснованиикритериевихценностивцеляхопределениясроковхранениядокументовиотбораихнапостоянноехранение.
Экспертизаценностидокументовворганизациипроводится:
• В делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, впроцессеформированияделиприподготовкеделкпередачевархив;
• В архиве – в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отборуиподготовкекпередаченапостоянноехранениедокументовАрхивногофондаРоссийскойФедерациисоздаетсяэкспертнаякомиссия(ЭК).
Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения организации. Припроведенииэкспертизыценностидокументоввструктурныхподразделенияхосуществляетсяотборделпостоянногоивременного(свыше10 лет) хранениядляпередачивархив; отборделсвременнымисрокамихранения, подлежащиххранениювструктурныхподразделениях; выделениекуничтожениюделзапредыдущиегоды, срокихранениякоторыхистекли. Приэтомодновременнопроверяютсякачествоиполнотаноменклатурыделорганизации, правильностьопределениясроковхранениядел.
По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного(выше10 лет) храненияиполичномусоставу, атакжеактыовыделениикуничтожениюдел, неподлежащиехранению.
ЭПК архивного учреждения утверждает описи дел постоянного хранения и согласовывает дел по личному составу.
Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) организацииодновременно. ОдобренныеЦЭК(ЭК) актыиописиутверждаютсяруководителямиорганизациитолькопослеутвержденияЭПКархивногоучрежденияописейделпостоянногохранения; послеэтогоорганизацияимеетправоуничтожитьдела, включенныевданныеакты.
особоценныйдокумент–документАрхивногофондаРоссийскойФедерации, которыйимеетнепреходящуюкультурно-историческуюинаучнуюценность, особуюважностьдляобществаигосударстваивотношениикоторогоустановленособыйрежимучета, храненияииспользования (11,8 млн. ед. хр.)
уникальныйдокумент–особоценныйдокумент, неимеющийсебеподобныхпосодержащейсявнеминформациии(или) еговнешнимпризнакам, невосполнимыйприутратесточкизренияегозначенияи(или) автографичности
Задачиэкспертизыценностидокументов.Перваязадача—отборнаиболееценныхдокументовизведомственныхвгосударственныеархивынагосударственное(постоянное) хранениеиопределениепрофильноеTMдокументовтомуилииномугосударственномуархиву.
Втораязадача—определениесроковхранениядокументов, информациявкоторыхможетбытьиспользованавтечениекакого-топериодавремени. Взависимостиотустановленныхсроковхранениятакиедокументымогутбытьразделенынадвегруппы:
1) длядолговременногохранения(например, документыполичномусоставусосрокамихранения75 летили75 летминусвозрастлицанамоментзаведениядела);
2) длявременногохранения.
Третьязадача—обеспечениеполнотысоставаархивногофондапутемвосполненияутраченныхдокументов, чтоможносделатьзасчетидентичныхдокументовизфондоводнородныхучреждений, атакжевыше- илинижестоящихучреждений.
Четвертаязадача—отборнахранениенаиболееинформативноемкихдокументов.
Экспертизаценностидокументовпроводитсявтриэтапа: вделопроизводстве, введомственномигосударственномархивах.
Вделопроизводстверешаетсяпроблемаопределениясроковхранениядокументовужеприсоставленииноменклатурыдел, т.е. когдаделоеще«неродилось».
Введомственномархивепроисходитвыделениеиздокументальногофондаучрежденияделдляпостоянногохраненияиподготовкаихксдачевгосударственныйархив.
Есливучрежденииимеютсяюридическисамостоятельныеструктурныеподразделения, тоизценныхдокументовформируютнесколькоархивныхфондов.
Кромеэтогоотбираютдляуничтожениядокументывременногохранения, срокхранениякоторыхистек. Приэтомособоевниманиедолжнобытьуделенодокументам, срокхранениякоторых75 лет(поличномусоставу), ведьзакаждымизнихстоитсудьбачеловека. Всеэтиважныезадачирешаютсясовместноскомиссией, котораяпо-научномуможетназыватьсяцентральнойэкспертнойкомиссией(ЦЭК) илипростоэкспертнойкомиссией(ЭК).
Вгосударственномархиве, во-первых, проверяютрешениеэкспертныхоргановведомственныхархивовиутверждаютихи, во-вторых, проводятцелевуюкомплекснуюэкспертизуценностидокументовилиразборроссыпидокументов.
Целеваякомплекснаяэкспертиза—этоэкспертиза, котораяпроводитсявцеляхвыявлениядублетностисразупонесколькимфондам:
вышестоящихиподчиненныходномуведомствуучреждений;
однородныхучреждений, действовавшихнаоднойтерритории(школыодногорайона);
лиц, связанныхродственнымиилиличнымиотношениями.
Такойкомплексныйподходвозможноосуществитьтольковгосударственномархиве, кудапоступаютсотниитысячифондовразныхучреждений.
Врезультатеэкспертизыценностидокументоввыделяютсядвегруппыдел:
деладляпостоянногоидолговременного(75 лет) хранения; дела, предназначенныедляуничтожения.
На дела, подлежащиеуничтожению, составляетсяакт; деладля
постоянногоидолговременногохранениявдальнейшемзаносятсявописи.
Актыиописипредставляютсянарассмотрениесоответствующейэкспертнойкомиссии, илиэкспертно-проверочнойкомиссии, илицентральнойэкспертно-проверочнойкомиссии(ЦЭПК).
Критерииэкспертизыценностидокументов. Критерииэкспертизыценностидокументов—этосистеманаучнообоснованныхпризнаков, наосновекоторыхопределяетсяценностьдокументов.
Всекритериимогутбытьподразделенынатрибольшиегруппы: 1) критериипроисхождениядокументов;
2) критериисодержаниядокументов;
3) критериивнешнихособенностейдокументов.
Рассмотримкаждуюгруппукритериевиихиспользованиеприменительнокдокументамконкретныхфондов.
12.Система централизованного учета документов в государственном архиве.
ВседокументыгосударственнойинегосударственнойчастиАрхивногофондаРФнезависимоотместаиххраненияподлежатгосударственномуучету.
Учетархивныхдокументов–установлениеколичестваисоставаархивныхдокументоввединицахучетаификсацияпринадлежностикаждойединицыучетакопределенномукомплексуиобщемуихколичествувучетныхдокументах.
ВРоссииосуществляетсяцентрализованныйгосударственныйучетдокументовАрхивногофондаРФвмасштабевсейстраны, основанныйнаналичииворганахуправленияархивнымделомсведенийоколичестве, составеархивныхфондовиколичествеединицхранения.
ДержателидокументовгосударственнойчастиАрхивногофондаРФнесутответственностьзаполноту, достоверность, соблюдениесроковпредставлениясведенийпоучетудокументов, находящихсявгосударственныхиведомственныхархивах, государственныхмузеяхибиблиотеках. СобственникидокументовнегосударственнойчастиАрхивногофондаРФпредставляютсведенияосвоихфондахидокументахсцельюихгосударственногоучетапозапросаморгановиучрежденийРосархива. Восновегосударственногоцентрализованногоучетанаходитсяутвержденный11.03.97 РосархивомРегламентгосударственногоучетадокументовАрхивногофондаРФ.
Основойучетаархивныхдокументовявляетсяединаясистемарегистрацииархивныхфондовиединицхранения.
Средствоучета–присвоениеархивныхшифровединицамхранения.
Проведениеучетаоснованонапринципахцентрализации, унификации, динамичности, полнотыидостоверности.13. Режимразмещенияихранениядокументоввархивохранилище.
Первичнымидокументамиучетаявляютсяучетныедокументыархива–комплексдокументовустановленнойформы, фиксирующихпоступление, выбытие, количество, состав, состояниеархивныхдокументов. Внихучитываютсяотдельныедокументы, единицыхранения, фонды.
Обобщенныеданныеежегоднок1 январяпоступаютвРосархив, вкоторомидетучетпоархивамивсемуАрхивномуфондуРФ.
Учетуподлежатвсехранящиесявархивефондыиединицыхранения. Учетпроизводитсяпутемприсвоенияединицамхраненияучетныхномеров, являющихсячастьюархивныхшифров. Архивныйшифрвключаетномераархивногофонда, описи, единицыхранения, указываемыезааббревиатуройархива.
Учетдокументовдоипосле1917 годаведетсяраздельно.Документыифондыпосле1917 годаимеютиндексРиномерфонда. Учетныедокументыдоипосле1917 годаведутсяссамостоятельнойпорядковойнумерациейфондов. ПривключениивгосархивбывшихпартийныхархивовихфондыотмечаютсяиндексомПипорядковымномеромфонда. Перенумерацияфондовпроизводитсявкрайнихслучаяхсразрешениявышестоящихархивныхорганов. Одинразполученныйномерфондаостаетсязанимнавсегдаинеиспользуетсяповторнодажевслучаевыбытияфонда.