Документация по трудоустройству, учету и работе с кадрами

включает приказы (распоряжения) по кадровым вопросам, трудо­вой договор (служебный контракт), личную карточку работника, личные дела персонала организации, трудовую книжку.

Формы приказов по кадровым вопросам закреплены в Альбо­ме унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденном Постановлением Госком­стата России от 5 января 2004 г. № 1.

¹ См.: Должностной регламент Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ. Ст. 47.

Приказы (распоряжения) оформляются на бланке приказа (распоряжения) или на общем бланке организации с указанием вида документа — ПРИКАЗ. В число обязательных реквизитов приказа входят:

— наименование организации (подразделения);

— название вида документа;

— дата и номер документа;

— заголовок;

— подпись.

Приказы по личному составу ведутся отдельно от приказов по основной деятельности. Как правило, в их тексте отсутствует кон­статирующая часть и ключевое слово ПРИКАЗЫВАЮ. Кадровые приказы начинаются со слов: ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕ­ВЕСТИ, УВОЛИТЬ, ИЗМЕНИТЬ (фамилию), ПРЕДОСТАВИТЬ (отпуск), КОМАНДИРОВАТЬ и т. д.

Среди документов по организации трудовых отношений меж­ду работодателем и работником важнейшее место отводится тру­довому договору.

В государственной гражданской службе права и обязанности сторон, в соответствии с гл. 5 Федерального закона «О государ­ственной гражданской службе Российской Федерации», устанав­ливаются служебным контрактом. Примерная форма служеб­ного контракта о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности госу­дарственной гражданской службы Российской Федерации ут­верждена Указом Президента Российской Федерации от 16 фев­раля 2005 г. № 159.

Личная карточкаработника — документ, обеспечивающий анализ состава и учета движения кадров. В нем содержатся необ­ходимые сведения о работнике. Личные карточки оформляются в кадровых службах на всех работников, принятых на постоянную, временную или сезонную работу.

Ведение личной карточки осуществляется в соответствии с Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденной Постановлением Госком­стата России от 5 января 2004 г. № 1.

Личная карточка (форма № Т-2) заполняется после подписа­ния руководителем организации приказа о приеме гражданина на работу. В условиях функционирования автоматизированных систем управления в качестве входной формы используется машин­но-ориентированный вариант этой карточки (форма № Т-2А).

Личная карточка заполняется работником кадровой службы в одном экземпляре. Все записи в личной карточке формулируются полностью, без сокращений. Основанием для записей являются соответствующие документы (паспорт, трудовая книжка, воен­ный билет, документы об образовании и др.). В личных карточках должны своевременно отражаться все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника.

Для государственных и муниципальных служащих личные карточки (№ Т-2ГС) имеют некоторые отличия от общеприня­тых форм.

Личные карточки хранятся в архиве отдельно от личных дел. Личное делопредставляет собой совокупность документов, подшиваемых в папку в хронологическом порядке, которые со­держат наиболее полные сведения о работнике и его трудовой де­ятельности. Оно оформляется кадровой службой после издания приказа о приеме на работу.

Состав и порядок ведения личного дела гражданского слу­жащего определен Положением о персональных данных госу­дарственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. № 609. В нем содержит­ся перечень документов, которые приобщаются к личному делу, а также устанавливаются сроки хранения личных дел гражданских служащих и обязанности кадровой службы государственного ор­гана, осуществляющей их ведение.

Наиболее важными документами личного дела работника яв­ляются личный листок по учету кадрови дополнение к личному листку. В некоторых организациях их заменяют оформляемые по стандартному варианту анкеты.

Поскольку личное дело имеет длительный срок хранения (в соответствии с Перечнем документов с указанием сроков хранения — 75 лет), вних не рекомендуется вносить документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет вклю­чительно) сроки хранения

Документы, поступающие в личное дело, как правило, рас­полагаются в хронологическом порядке. Личные дела хранятся в специальных сейфах (шкафах), и ответственность за их ведение и сохранность несет непосредственно руководитель отдела кадров (кадровой службы) или инспектор по кадрам (персоналу).

Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовая книжка.Форма, порядок веде­ния и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек устанавливаются Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках», а также Инструкцией по заполнению тру­довых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от19 октября 2003 г. № 69.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выпол­няемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении работника, а также основания прекращения трудово­го договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведе­ния о взысканиях в трудовую книжку вносятся лишь в том случае, если дисциплинарным взысканием является увольнение.