Министр юстиции Председатель Верховного Суда
Республики Беларусь Республики Беларусь
Подпись А. А. Ветров Подпись В. Г. Бондарь
14.06.2007 14.06.2007
При отсутствии места на документе оформляют лист согласования. На документе на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования, делается отметка:
Лист согласования
Прилагается
Подпись
Дата
Заполненный лист согласования прилагается к проекту документа (Приложение 5).
50. Визы (реквизит 26) — это реквизит оформления внутреннего согласования, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации-автора с его содержанием.
Реквизит «Визы» включает в себя наименование должности лица, визирующего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия) и дату. Слово «Виза» не входит в состав реквизита.
Пример:
Начальник отдела кадров
Подпись А. В.Смирнов
25.06.2007
Круг лиц, визирующих документ, и последовательность визирования устанавливаются нормативными правовыми актами организации и зависят от вида документа и его содержания.
Визированию подлежат как внутренние документы, так и исходящие. В исходящих документах визируются те экземпляры, которые остаются в делопроизводстве организации, внутренние визируются на первом экземпляре.
Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в документе не допускается.
При наличии замечаний и дополнений к документу они излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «Замечания прилагаются».
Пример:
Начальник отдела кадров
Подпись А. В.Смирнов
25.06.2007
С проектом не согласен
Замечания прилагаются
Проект документа может быть завизирован несколькими должностными лицами. В этом случае визы располагаются одна под другой в порядке визирования.
Пример:
Начальник отдела кадров
Подпись Н.Б.Скворцова
20.06.2007
Зав, отделом документоведения
Подпись АВ.Сидорцова
20.06.2007
Зав. отделом архивоведения
Подпись Т.И.Боброва
21.06.2007
Юрисконсульт
Подпись Н.С.Швец
22.06.2007
Главный бухгалтер
Подпись Л.М.Левентова
23.06.2007
Реквизит «Визы» используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом.
Виза ознакомления начинается словами: «С приказом (актом, протоколом, должностной инструкцией и т. д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату.
Пример:
С приказом ознакомлен Подпись О.Н.Петров
10.07.2007
При необходимости виза ознакомления может включать наименование должности работника.
Пример:
С приказом ознакомлены:
Начальник отдела кадров Подпись В.И.Гришина
20.07.2007
Экономист планового отдела Подпись А.Х.Маслова
21.07.2007
Менеджер отдела рекламы Подпись С.Н.Рязанов
22.07.2007
Визы располагают ниже реквизита «Подпись» или на отдельном листе.
51. Печать (реквизит 27). На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать.
В организации используются разные по назначению печати — гербовые и простые.
Право помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на печатях (гербовые печати) имеют только государственные органы и иные государственные организации в соответствии с Законом Республики Беларусь от 5 июля 2004 г. № 301-3 «О государственных символах Республики Беларусь».
В негосударственных организациях используются печати с собственным наименованием. Печати кроме наименования организации могут иметь изображения товарных знаков, эмблем, символов.
Тексты на печатях выполняются на белорусском и (или) русском языках.
Перечень документов, на которых проставляется печать, определяется организацией на основании действующих нормативных правовых актов.
Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения, перечень которых предусматривается нормативными правовыми актами: договорах, трудовых книжках, дипломах, финансовых документах и др., во всех случаях удостоверения прав физических и юридических лиц, а также на уставах (положениях) организаций, доверенностях, удостоверениях и др.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.
Оттиск печати ставится таким образом, чтобы она захватывала
часть наименования должности лица, подписавшего документ.
Пример: