Работа с внутренними документами предприятия.

Внутренние документы - данные документы используются для организации работы предприятия.

Работа с внутренними документами предприятия включает следующие основные этапы:

1. Получение распоряжения на подготовку (разработку и оформление) документа;

2. Изучение материалов, относящихся к вопросу, освещаемому в документе;

3. Составление проекта (чернового и уточненного) документа (набор текста и печать);

4. Согласование проекта документа (при необходимости - корректировка по результатам согласования);

5. Представление документа на подпись (утверждение);

6. Передача на регистрацию (при необходимости - также на тиражирование);

7. Передача документа должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия для руководства в повседневной работе; 8. Помещение в дело.

ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

Устав

Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.

Уставы, общие для какой-либо сферы деятельности, утверждают высшие органы государственной власти и управления. Уставы общественных организаций принимают и утверждают на съездах этих организаций. Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются их вышестоящими органами управления или власти. Устав юридического лица утверждается его учредителями и подлежит обязательной регистрации в установленном порядке. Общие требования к порядку составления и оформления устава юридического лица регламентированы в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации.

Устав является обязательным документом, его содержание в соответствии с законодательством РФ (№14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" ст.12) должно включать:

- полное и сокращенное фирменное наименование общества;

- сведения о месте нахождения общества;

- сведения о составе и компетенции органов общества, в том числе о вопросах, составляющих исключительную компетенцию общего собрания участников общества, о порядке принятия органами общества решений, в том числе о вопросах, решения по которым принимаются единогласно или квалифицированным большинством голосов;

- сведения о размере уставного капитала общества;

- права и обязанности участников общества;

- сведения о порядке и последствиях выхода участника общества из общества, если право на выход из общества предусмотрено уставом общества;

- сведения о порядке перехода доли или части доли в уставном капитале общества к другому лицу;

- сведения о порядке хранения документов общества и о порядке предоставления обществом информации участникам общества и другим лицам;

Уставы унитарных предприятий утверждаются уполномоченными государственными органами Российской Федерации, государственными органами субъектов Российской Федерации или органами местного самоуправления, в соответствие с Федеральным законом от 14.11.2002г. №161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»

В соответствие со ст.9 ФЗ устав унитарного предприятия должен содержать:

- полное и сокращенное фирменные наименования унитарного предприятия;

- указание на место нахождения унитарного предприятия;

- цели, предмет, виды деятельности унитарного предприятия;

- сведения об органе или органах, осуществляющих полномочия собственника имущества унитарного предприятия;

- наименование органа унитарного предприятия (руководитель, директор, генеральный директор);

- порядок назначения на должность руководителя унитарного предприятия, а также порядок заключения с ним, изменения и прекращения трудового договора в соответствии с трудовым законодательством и иными содержащими нормы трудового права нормативными правовыми актами;

- перечень фондов, создаваемых унитарным предприятием, размеры, порядок формирования и использования этих фондов;

-иные предусмотренные настоящим Федеральным законом сведения.

Устав государственного или муниципального предприятия кроме сведений, указанных перечисленных выше, должен содержать:

- сведения о размере его уставного фонда, о порядке и об источниках его формирования, а также о направлениях использования прибыли.

Устав казенного предприятия кроме сведений, указанных в уставе унитарного предприятия должен содержать сведения:

- о порядке распределения и использования доходов казенного предприятия.

Приказом Министерства экономического развития и торговли Российской Федерации от 25 августа 2005 г. N 205 «Об утверждении примерного устава федерального государственного унитарного предприятия, основанного на праве хозяйственного ведения» утверждён Примерный устав федерального государственного унитарного предприятия, основанного на праве хозяйственного ведения.

Устав содержит следующие разделы:

- Наименование ООО и место нахождения предприятия

- Общие положения

- Цели, предмет и виды деятельности предприятия

- Имущество Предприятия

- Права и обязанности Предприятия

- Управление Предприятием

- Филиалы и представительства

- Реорганизация и ликвидация Предприятия

Положения

Положения — нормативные акты, имеющие сводный кодификаци­онный характер и определяющие порядок образования, компетенцию, организацию работы. Например: «Общее положение о министерст­вах», «Положение о государственной автомобильной инспекции». Положения могут регламентировать деятельность отдельных долж­ностных лиц. В управленческой практике создают положения, регу­лирующие совокупность организационных, трудовых отношений по конкретным вопросам. Например: «Положение о бухгалтерском уче­те и отчетности в Российской Федерации», «Положение о докумен­тах и документообороте в бухгалтерском учете».*

Наиболее распространенный вид положения — документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации дея­тельности организации или ее структурного подразделения. По­ложение об организации определяет ее статус, порядок ее созда­ния, место в системе управления, внутреннюю структуру, функ­ции, компетенцию, обязанности, порядок реорганизации и лик­видации. В практике администрирования организаций, имею­щих внутреннюю организационную структуру, положение явля­ется основным документом, предназначенным для закрепления и разграничения функций каждого структурного подразделения.

Структура текста положения и его формуляр унифицирова­ны в УСОРД (Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению. — М., 1982,.). Положение оформляют на общем бланке организации, т.е. этот документ должен содержать:

- наименование ор­ганизации,

- наименование структурного подразделения,

- наименование вида документа,

- дату место составления или издания документа,

- гриф утверждения.

Текст положения включает следующие разделы:

• Общие положения.

• Цели и задачи.

• Функции.

• Права и обязанности.

• Руководство.

• Взаимоотношения (служебные связи).

В разделе «Общие положения» указываются точное наиме­нование структурного подразделения, степень его самостоя­тельности, подчиненность — орган управления (или должно­стное лицо), в распоряжении которого находится структурное подразделение. Дается перечень основных правовых, дирек­тивных, нормативных и инструктивных материалов, которыми руководствуется в своей деятельности данное структурное подразделение.

В разделе «Цели и задачи» в обобщенном виде формулирует­ся главная цель деятельности структурного подразделения и его основные задачи.

Раздел «Функции» — основной раздел положения, он дол­жен включать всестороннюю характеристику деятельности структурного подразделения, подробный перечень всех функ­ций, которые должны обеспечить решение основных задач.

В разделе «Права и обязанности» перечисляются права, кото­рыми наделяется подразделение для реализации возложенных на него задач. При изложении прав подчеркивается их соответствие действующему законодательству, нормативно-правовым докумен­там Правительства, вышестоящих органов управления и докумен­там, регламентирующим деятельность данной организации.

Раздел «Руководство» содержит наименование должности руководителя подразделения, требования к уровню образова­ния и стажу практической работы.

Должностные обязанности руководителя не регламентируются отдельным документом (дол­жностной инструкцией), поэтому в данном разделе обязанно­сти руководителя выделяют отдельно, в их числе, как пра­вило, указывают функцию координации деятельности струк­турного подразделения, планирование его работы, контроль за работой сотрудников, совершенствование организационной структуры, участие в разработке нормативно-методического обеспечения и др.

Для разграничения прав подразделения и его руководителя в разделе устанавливают персональные права ру­ководителя. В их числе обычно есть право устанавливать круг ответственности своих заместителей, утверждать определенные. документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, назначать и освобождать от занимаемых должностей работников подразделения (или представлять документы для этих процедур), применять меры поощрения и взыскания и т.д.

В разделе «Руководство» перечисляются основные позиции, по которым руководитель несет персональную ответственность за выполнение задач службы (структурного подразделения), за состояние документации, ее соответствие требованиям право­вых и нормативных документов, достоверность информации, ее утечку, организацию работы службы, работу с кадрами, а также за невыполнение задач, возложенных на руководителя данным Положением.

В разделе «Взаимоотношения с другими подразделениями» определяются взаимосвязи с другими подразделениями, возни­кающие в результате производственной, хозяйственной, управ­ленческой деятельности, фиксируются документные связи — наименования документов, периодичность их представления, сроки, устанавливаются взаимные обязательства, определяется состав документов, разрабатываемых структурным подразделе­нием совместно с другими структурными подразделениями.

Положения подписывают должностные лица, являющиеся их непосредственными разработчиками (например, начальники структурных подразделений, заместители первого руководителя и др.), визирует положение юридическая служба (юрискон­сульт), утверждает руководитель. Положение обретает юридиче­скую силу с момента утверждения.

Инструкция

Инструкция — это правовой акт, утверждаемый или изда­ваемый в целях установления правил, регулирующих организацион­ные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений и служб), должно­стных лиц и граждан.

Инструкции издаются также в целях разъяснения и опреде­ления порядка применения законодательных актов, распоряди­тельных документов, по заполнению и ведению форм докумен­тов (например, бухгалтерских, отчетных, учетных и др.).

В управленческой практике используются как типовые, так и индивидуальные инструкции. Типовые обычно издают органы власти или управления для системы однотипных организаций или учреждений.

Инструкция оформляется на общем бланке и должна содер­жать следующие реквизиты:

- наименование организации,

- наиме­нование вида документа,

- дату,

- место издания,

- заголовок к тек­сту,

- гриф утверждения,

- текст,

- подпись.

Заголовок должен четко определять те вопросы, объекты или круг лиц, на которые распространяется инструкция. Например, должностная инструкция «Секретаря-референта», Инструкция «По делопроизводству».

Как правило, первый раздел инструкции называется «Общие положения». В нем указывают цели издания, область распро­странения, порядок и обязательность использования, правовые, нормативные или распорядительные акты, послужившие осно­вой для разработки инструкции.

Инструкция — документ длительного действия. В «Общих по­ложениях» оговариваются сроки введения инструкции в дейст­вие или отмена ее введением ранее действующей.

Текст инструкции состоит из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами. Коли­чество разделов и их логическая взаимосвязь определяются раз­работчиками. По стилю изложения текст инструкции носит рас­порядительный характер («устанавливается», «не допускается», «запрещается» и др.) и излагается от третьего лица единствен­ного или множественного числа. Например: «Исполнитель обязан сдать законченные в делопроизводстве документы секретарю структурного подразделения». Или «Секретари структурных подразделений обязаны ежемесячно предоставлять в канцеля­рию данные об объеме документооборота».

Инструкцию подписывает руководитель того подразделе­ния, которое ее разработало. Инструкция может вводиться в действие после утверждения руководителем организации или после издания специального распорядительного документа. И в том и в другом случае на первой странице инструкции оформляется гриф утверждения с указанием должности и да­ты утверждения или ссылки на распорядительный документ, его дату и номер.