Тема № 7. Информационно-справочные документы

1. Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделенных в связи с особым способом передачи текста (пересылается по почте).

Письма оформляются на бланке для писем формата А4 или А5. Текст должен быть простым, т.е. охватывать 1 вопрос.

Текст письма состоит из:

- обращения (уважаемый Иван Иванович! Господин Иванов!)

- вступления, где излагаются мотивы, побудившие к составлению документа

- основной части, где излагаются просьбы, предложения, замечания, выводы. В зависимости от содержания основной части письма делятся на большое количество разновидностей

- заключительной части

АО «Луч» Директору АО «Свет»

ул. Свободы, д. 10, оф. 105 С.П. Соколову

г. Ярославль, 150000 ул. Советская, д. 47

Тел./ф (4852) 45-78-95 г. Калуга, 144785

05.10.2009 № 95

На № _______от_______

О предоставлении чертежей

Уважаемый Сергей Петрович!

Нам очень понравились конструкторские разработки Вашего сотрудника А.Б. Петрова. В связи с этим просим Вас выслать нам чертежи его разработок. Оплату гарантируем.

С уважением,

Директор АО Луч л.п. И.И. Иванов

Главный бухгалтер л.п. Ф.К. Федоров

Классификация служебных писем:

1. Письма, отправляемые из учреждения, делятся на 2 группы:
1. инициативные
2. ответные
2. По характеру информации:

- Сопроводительные – составляются при отправке каких-либо документов или материальных ценностей. Тексты таких писем короткие, составляются на А5, заголовка не имеют

- Письма-приглашения – адресуются отдельным лицам, коллективам, организациям, приглашают принять участие в каком-либо мероприятии, указываются характеристика мероприятия, сроки проведения, условия участия и т.д.

- Информационное письмо – с помощью таких писем пропагандируется деятельность организации, продукция и т.д. разновидность – рекламное письмо

- Письмо-извещение – такие письма являются ответными на запрос

- Письмо-подтверждение – такие письма являются обязательной частью деловых отношений. Содержит сообщение о получении каких-либо отправлений

- Письмо-напоминание – содержит указания о приближении или окончании срока каких-либо обстоятельств

- Гарантийное письмо – такие письма имеют повышенную правовую функцию и удостоверяются печатью. Они обеспечивают исполнение каких-либо обязательств, н-р, может гарантироваться оплата за выполняемую работу.

2. Справка – это документ, содержащий описание или подтверждение определенных фактов, событий.

Делятся на 2 группы:

- несут информацию служебного характера (завскладом сообщает о наличии материалов на складе)

- несут информацию личного характера, удостоверяют какой-либо юридический факт.

Оформляются на общем бланке формата А4 или А5. Подписывают справку лица, ее составляющие и несущие ответственность за предоставленную информацию, или руководитель организации. Если справка несет информацию финансового характера, то ее также подписывает главный бухгалтер, и она может удостоверяться печатью.

АО «Луч» Главному инженеру

СПРАВКА И.И. Иванову

11.12.2008 № 45

г. Ярославль

Об имеющихся на складе

стройматериалах

На 11.12.2008 на складе имеются…

Завскладом л.п. В.П. Петрова

Справка личного характера оформляется на общем бланке. Перед текстом заголовок отсутствует, текст начинается с ФИО. Такие слова как справка дана, настоящая, действительно учится, не указываются.

Университетский колледж АО «Луч»

СПРАВКА Бухгалтерия

04.12.2005 № 1

г. Ярославль

Иванова Анна Владимировна учится в колледже по специальности 080110 Экономика и бухгалтерский учет. Форма обучения дневная. Срок окончания до30.06.2007.

Директор л.п. Е.С. Петрова

3. Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, сообщающий о сложившейся ситуации, о выполнении работ, содержащий выводы и предложения составителя. Оформляется на общем бланке. Подписывает докладную записку составитель, если она адресована руководителю организации. Если записка адресована в вышестоящую организацию, то ее подписывает руководитель организации. Во вводной части текста излагаются факты, послужившие поводом для составления записки. В основной части содержатся выводы, предложения о конкретных действиях. По результатам рассмотрения записки на ней проставляется резолюция.

ООО «Ромашка» Директору фирмы

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Н.А. Кораблеву

07.04.2006 № 5

г. Ярославль

О дополнительном финансировании

заказа №113/7

В связи с ростом цен на полиграфические услуги во 2 квартале 2006 г. и изменением сметы затрат, прошу выделить дополнительную сумму в размере 1,5 (полтора) млн. руб. для завершения работ по заказу №113/7.

Начальник отдела л.п. Р.О. Логинов

В дело № 06-03

л.п.

12.04.2006

4. Объяснительная записка оформляется аналогично докладной. Делятся на 2 группы:

1. Носят служебный характер. Например, сопровождают какой-либо документ (план, отчет)

2. Личного характера по поводу каких-либо происшествий, поступков, поведения работников.

Пишутся от руки, подписываются составителем.

Университетский колледж Директору колледжа

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА В.И. Шумову

04.04.2006

О срыве занятий в группе №12

04.04.2006 в 09.00 на занятие по гражданской обороне пришли только трое учащихся из состава группы в 20 человек.

В результате этого занятие пришлось отменить.

Преподаватель ГО л.п. А.Ю. Климов

5. Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Проведению заседаний предшествует большая работа, в ходе которой составляется группа документов, сопровождающих протокол: повестка дня, списки участников, списки приглашенных, тезисы выступлений, справки по обсуждаемым вопросам, проекты решений по каждому вопросу. Документирование хода совещания возлагается на секретаря. Протокол оформляется на общем бланке. Заголовок протокола – это название мероприятия. Текст протокола состоит из 2-х частей:

1) вводная часть содержит постоянную информацию (ПРЕДСЕДАТЕЛЬ, СЕКРЕТАРЬ, ПРИСУТСТВОВАЛИ) и временную (ФИО присутствующих). В списках присутствующих обязательно указывается должность. Если присутствующих много, то составляется отдельный список, который прилагается к протоколу.

2) Текст основной части состоит из разделов, соответствующих повестке дня. Текст каждого раздела состоит из 3-х частей (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ).

Подписывает протокол председатель и секретарь. Существует 3 формы оформления протокола: полная, сокращенная и краткая.

ОАО «Мотор-класс»

ПРОТОКОЛ

09.09.2006 № 18

Москва

заседания совета директоров

Председатель: А.Р. Серов

Секретарь: О.С. Чернова

Присутствовали: О.О. Караваев, А.З. Керн, А.Р. Серов, О.С. Чернова, М.А. Яров

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Об организации филиала в г. Тверь – Докладчик М.А. Яров
2. ……………… – Докладчик А.З. Керн

1. СЛУШАЛИ:

М.А. Ярова – краткое изложение содержания выступления (текст прилагается)

ВЫСТУПИЛИ:

А.З. Керн – изложение содержания выступления или вопроса (текст прилагается)

А.Р. Серов – изложение содержания выступления или вопроса (текст прилагается)

РЕШИЛИ:

1.1. Подготовить необходимые документы для организации филиала предприятия до 15.09.2006 (отв. О.О. Караваев)

1.2. Доработать бизнес – план предприятия с учетом дополнений М.А. Ярова (отв. А.З. Керн)

2. СЛУШАЛИ:

А.З. Керна – краткое изложение содержания выступления (текст прилагается)

ВЫСТУПИЛИ:

О.О. Караваев – изложение содержания выступления или вопроса (текст прилагается)

РЕШИЛИ:

2.1.…………………………

Председатель л.п. А.Р. Серов

Секретарь л.п. О.С. Чернова

В дело № 454

л.п.

16.09.2006

В сокращенном протоколе после списка присутствующих указывают номер вопроса по повестке дня, и печатается заголовок к тексту доклада. Последняя строка подчеркивается, и под ней печатают фамилии докладчиков и выступающих в порядке их выступления в именительном падеже. Название каждого доклада заканчивается протокольным решением или постановлением.

ОАО «Мотор-класс»

ПРОТОКОЛ

09.09.2006 № 18

Москва

заседания совета директоров

Председатель: А.Р. Серов

Секретарь: О.С. Чернова

Присутствовали: О.О. Караваев, А.З. Керн, А.Р. Серов, О.С. Чернова, М.А. Яров

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Об организации филиала в г. Тверь

Доклад М.А. Ярова

(А.З. Керн, А.Р. Серов)

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Подготовить необходимые документы для организации филиала предприятия до 15.09.2006 (отв. О.О. Караваев)

1.2. Доработать бизнес – план предприятия с учетом дополнений М.А. Ярова (отв. А.З. Керн)

1. …………………………….

Доклад А.З. Керна

(О.О. Караваев)

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1. …………………………………

Председатель л.п. А.Р. Серов

Секретарь л.п. О.С. Чернова

В дело № 454

л.п.

16.09.2006

В протоколе краткой формы указывают только список присутствующих, рассмотренные вопросы и принятые решения.

ОАО «Мотор-класс»

ПРОТОКОЛ

09.09.2006 № 18

Москва

заседания совета директоров

Председатель: А.Р. Серов

Секретарь: О.С. Чернова

Присутствовали: О.О. Караваев, А.З. Керн, А.Р. Серов, О.С. Чернова, М.А. Яров

Рассмотренные вопросы:

1. …..
2. ….

Принятые решения:

1. ….
2. …..

Председатель л.п. А.Р. Серов

Секретарь л.п. О.С. Чернова

В дело № 454

л.п.

16.09.2006

В протоколе заседания совета директоров требуются подписи не только председателя и секретаря, но и подписи всех участников.

В протоколе может утверждаться какой-то документ. В этом случае он должен прилагаться к протоколу и иметь ссылку на номер и дату протокола.