Общие требования к оформлению документов
Независимо от вида деятельности, наименования или места составления документа существуют общие нормы и правила по их оформлению. К числу таких норм относятся размеры бумаги, используемой для документирования информации; размеры полей; оформление дат и сокращение слов. Остановимся на этом подробнее.
Размеры бумаги
Все виды документов оформляются на бумаге определенных размеров – форматов, данные требования относительно деловых документов оговорены в ГОСТ Р 6.30-2003.
Размеры бумаги для документов
| Формат | Размер, мм | Применение |
| А3 | 297х420 | Для больших таблиц, схем, диаграмм, приложений |
| А4 А5 | 210х297 148х210 | Приказы, письма и другие организационно-распорядительные документы |
| А6 | 105х148 | Разного рода справки |
Применение стандартных форматов в делопроизводстве дает возможность использовать средства механизации и автоматизации при составлении и обработке документов.
Размеры полей
Согласно указанному ГОСТу для приказов, управленческих документов и деловых писем используются поля следующих размеров:
левое – 20 – 35 мм;
правое – 10 мм и более;
верхнее – 15 мм и более;
нижнее – 20 мм и более.
Нумерация страниц
В соответствии со сложившейся практикой устанавливается следующий порядок нумерации страниц для многостраничных документов:
– все страницы, кроме первой, нумеруются;
– если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные – четными;
– номер страницы наносится на верхнем поле листа посередине, на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края;
– номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания, без указания слова «стр.» и знаков «тире».
Оформление дат
В делопроизводстве применяются два способа оформления дат: цифровой и словесно-цифровой.
Цифровой – наиболее экономичный способ, поскольку сокращает длину написания даты. Пишется арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов, в такой последовательности: число, месяц, год.
Например: 01.09.2004
Словесно-цифровой– имеет несколько разновидностей.
- На документах со сведениями финансового характера пишут 01 сентября 2004 года или 01 сентября 2004 г.
- Обозначение некалендарных сроков, начинающихся в одном году и заканчивающихся в другом: в отчетном 2004/2005 году.
- Ссылка на длительный период времени делается следующим образом 2000 – 2005 гг.
- Если обозначение времени в тексте состоит из указания только года, то слово «год» пишется полностью: в 2004 году. Если указывается месяц, то год пишется сокращенно: в январе 2005 г.
Сокращение слов
В документах допускаются общепринятые сокращения, а также сокращения, оговоренные нормативными документами.
Примеры для наиболее распространенных случаев:
- город – г.; село – с., поселок – п. и т. д.;
- перед указанием городов Москва и С- Петербург буква «г» на ставится;
- также «г» не ставится перед городами, в названиях которых имеется слово «город» (Новгород, Волгоград и др.).
Слова при фамилиях:
господин – г-н;
профессор – проф.;
доцент – доц.;
начальник – нач. и т. д.
Слова при цифрах:
пункт 3 – п. 3;
подпункт 1.1. – подп. 1.1.;
рисунок 5 – рис. 5;
раздел 2 – разд.2;
Слова, сокращение которых пишется через дефис:
министерство – м-во;
производство – пр-во;
количество – кол-во.
Допускаются сокращения: так далее – т. д., тому подобное – т. п, другие – др. Не допускаются сокращения: например – напр., текущего года – т. г., сего года- с. г., так называемый – т. н., таким образом – т. о.
Помимо этого возможно использование сокращений, принятых только в данном документе. При этом в скобках указывается принятый вариант сокращения или аббревиатуры непосредственно после первого упоминания полного написания слова или сочетания слов. Однако сокращать одно и то же слово или словосочетание по-разному или писать их в одном месте полностью, а в другом – сокращенно не допускается.