Управление внешней документацией

5.1. К внешней документации относятся: законодательные и обязательные требования, национальные и межгосударственные стандарты, методики поверки, руководства по эксплуатации, правила, рекомендации, методики выполнения измерений и т.п:

- Нормативно-правовые акты (федеральные законы, приказы, постановления и др. документы);

- НД в области международной и национальной стандартизации (технические регламенты, международные стандарты, национальные стандарты); межгосударственные стандарты, введенные в действие в Российской Федерации, правила ПР) стандартизации, нормы и рекомендации (Р) в области стандартизации; общероссийское классификакоры технико-экономической и социальной информации; строительные нормы и правила (СНиП), своды правил (СП), санитарные правила и нормы (СанПиН) и т.д);

- Нормативные документы органов государственного надзора и органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации (правила, положения, инструкции, методические указания и т.д.);

- Нормативные документы сторонних организаций и ведомст, распространяющиеся на деятельность ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР».

5.2. ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» обеспечены полным объемом внешней документации необходимым для проведения работ в утвержденной области аккредитации.

В ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» допускается формирование фондов внешних нормативных документов в бумажном и в электронном виде (справочно-правовые системы).

5.3. Под управлением внешней документацией ИЛЦ понимается:

- определение потребности структурных потребностей в приобретении внешней нормативной документации;

- приобретение;

- формирование фондов внешних нормативных документов;

- регистрация, учет и хранение;

- внесение изменений, актуализация;

- отмена и изъятие;

- архивирование и уничтожение.

5.3.1. Определение потребности в нормативном внешнем документе:

5.3.1.1. Потребность во внешних НД определяют руководители структурными подразделениями. Руководители структурных подразделений составляют служебную записку на имя заведующего отделением СиМ в которой перечисляют необходимые внешние НД.

5.3.1.2. Специалисты отделения СиМ проводят анализ внешних НД, находящихся в собственных фондах. Если запрашиваемый документ отсутствует в фондах, специалисты отделения СиМ связываются с разработчиками и распространителями НД для обсуждения возможности приобретения внешних НД в бумажном виде и с фирмами, обеспечивающими доступ к справочно-правым системам для обсуждения возможности приобретения внешних НД в электронном виде, в рамках ранее заключенных договоров. Определяют форму документа (бумажная или электронная) в которой он будет приобретен.

5.3.1.3. Заведующий отделением СиМ пишет служебную записку на имя главного врача ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» с указанием стоимости НД. После утвержденя главным врачом служебной записки специалисты СиМ приобретают внешний НД.

5.3.2. Приобретение:

Приобретение НД бывает плановым и внеплановым.

5.3.2.1. Плановое приобретение:

5.3.2.1.1. Ежемесячно в отделение СиМ поступают ИУСы и ИУНы, специалисты СиМ проводят анализ данных документов и составляют нформационные письма о новых изданиях, отмененных, замененных НД, внесении поправок в действующие НД. Данные письма подписываются главным врачом, регистрируются и электронной почтой направляются во все структурные подразделения ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР».

5.3.2.1.2. На основании данных информационных писем руководители структурных подразделений оформляют служебные записки на имя руководителя ИЛЦ, главного врача ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР». Служебная записка визируется руководителем структурнного подразделения, утверждается главным врачом и передается в СиМ для приобретения внешних НД.

5.3.2.2. Внеплановое приобретение:

5.3.2.2.1. При освоении новой методики проведения исследований, поставке нового оборудования. Руководители структурных подразделений составляют служебную записку на имя заведующего отделением СиМ в которой перечисляют необходимые внешние НД.

5.3.2.2.2. Специалисты отделения СиМ связываются с разработчиками и распространителями НД для обсуждения возможности приобретения внешних НД в бумажном виде и с фирмами, обеспечивающими доступ к справочно-правой системе для обсуждения возможности приобретения внешних НД в электронном виде. Определяют форму документа (бумажная или электронная) в которой он будет приобретен.

5.3.2.2.3. Заведующий отделением СиМ пишет служебную записку на имя руководителя ИЛЦ, главного врача ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» с указанием стоимости НД. После утвержденя главным врачом служебной записки специалисты СиМ приобретают внешний НД.

5.3.3. Формирование фондов внешних нормативных документов:

В ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» ведутся фонды внешних НД на бумажном носителе и в электронной форме.

5.3.3.1. Фонд на бумажном носителе:

5.3.3.1.1. В фонд контроляных внешних НД на бумажном носителе, входят типографские издания внешних НД, купленные у официальных разработчиков или распространителей. Фонд находящится в отделении СиМ.

5.3.3.1.2. Фонд включает НД в соответствии с областью аккредитации и пополняются нормативными документами при расширении области аккредитации.

5.3.3.1.3. Оригинал НД хранится в фонде отделения СиМ и маркируется штампом «Контрольный экземпляр».

5.3.3.1.4. В отделении СиМ ведется карточка учета каждого НД (Ф 12 ДП 02.01.01.2014).

5.3.3.2. Фонд в электронном виде:

5.3.3.2.1. ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» заключил договора с компанией ООО «Техэксперт», предоставляющими доступ по сети Интернет и базам данных, составляющих справочно-правовые системы.

5.3.3.2.2. Правовые базы пополняются и обновляются еженедельно и доступны всем сотрудникам. Специалисты всех структурных подразделений могут работать с электронными версиями нормативных документов с монитора в электронном виде.

5.3.3.2.3. Специалисты отделения СиМ создают и ведут базы электронных документов в справочно-правовых системах. Данные базы включают НД в соответствии с областью аккредитации и пополняются нормативными документами при расширении области аккредитации.

5.3.3.2.4. Наличие базы позволяет своевременно отслеживать специалистам отделения стандартизации и метрологии изменения, отмену и замену НД.

5.3.3.2.5. Если специалисту необходим документ из справочной-правовой системы на бумажном носителе, то заведующий структурным подразделением пишет служебную записку на имя заведующего отделения стандартизации и метрологии о необходимости выдачи копий на бумажном носителе. Специалисты отделении стандартизации и метрологии распечатывают электронную версию нормативного документа из вышеуказанных баз. Маркирует штампом «Контрольный экземпляр» и заводит карточку учета НД (Ф 10 ДП 02.01.01.2014). Таким образом НД из электронной справочно-правой системы переводится на бумажный носитель. Далее НД проходит процедуру регистрации, учета и хранения в фонде контрольных экземпляров, и рассылается специалистам, как НД на бумажном носителе.

5.3.3.2.6. Специалисты отделения стандартизации и метрологии ведут ДП 02.01.01.2014 «Учет НД», в который вносят все НД, в соответствии с областью аккредитации ИЛЦ.

5.3.4. Регистрация, учет и хранение

5.3.4.1. Регистрация и выдача поступивших в ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» новых (вновь утвержденных) НМД системы госсанэпиднормирования осуществляются в журнале утвержденной формы (Ф № 395/у-93) ( ДП 02.01.01.2014). В графе 8 «Примечание» указываются дата и № приказа о внедрении, дата акта внедрения.

Поступившие прочие НМД (документы ранга ГОСТ, ПНД Ф, РД, МВИ и т.д.) регистрируются в журнале ДП 02.01.01.2014, после процедуры внедрения НМД вносится запись в журнал ФДП 02.01.01.2014. Выдача копий и/или рабочих экземпляров ГОСТов и прочих НМД осуществляется по «Журналу выдачи нормативно-методических документов» ( ДП 02.01.01.2014).

5.3.4.2. Копирование, выдача и учет копий НД осуществляется специалистом отделения стандартизации и метрологии. Рабочие экземпляры маркируются штампом «Рабочий экземпляр» или если экземпляр является ксерокопией оригинала, он маркируется штампом «Копия соответствует оригиналу», с указанием отделения стандартизации и метрологии ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР», даты, Ф. И. О. специалиста отделения стандартизации и метрологии, номера копии НД и записей о проведенных актуализациях документа.

5.3.4.3. Специалисты отделения СиМ, осуществляют копирование, выдачу НД и делают отметку в ДП 02.01.01.2014 «Карточка учета НД». Все копии выдаются под роспись заведующим структурным подразделениям или филиалов.

5.3.4.4. Ответственными за учет и хранение НД в структурных подразделениях является заведующий структурным подразделением.

5.4.5. Внесение изменений, актуализация:

5.4.5.1. Актуализация НД на бумажном носителе осуществляется на основании официальных сведений, опубликованных в периодических изданиях ИУС «Национальные стандарты», ИУН, указатели «Руководящие документы, рекомендации и правила» и др. Актуализация НД, находящихся в фондах справочно-правовых систем производится автоматически.

5.4.5.2. Специалисты СиМ вносят данные об актуализации НД, в контрольный экземпляр НД, в ДП 02.01.01.2014 «Карточка учета НД», и в копии документов, находящиеся в структурных подразделениях. Актуализация проводится по мере издания изменений и/или поправок.

5.4.5.3. Специалист отделения СиМ на титульном листе учтенного экзепляра НД:

- вносит запись о номере изменения и/или поправки;

- прикрепляет копию изменения и/или поправки к первому листу НД;

- копию изменения и/или поправки маркирует штампом «Копия соответствует оригиналу», на котором указано отделение стандартизации и метрологии ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР», дата, Ф. И. О. специалиста отделения стандартизации и метрологии.

5.4.5.4. Специалисты СиМ регулярно, не реже 1 раза в год проводят проверку документов с целью их актуализации, если даже документ не имел изменения. Делают запись на титульном листе НД: проверен, месяц, год и роспись.

5.4.6. Отмена и изъятия:

5.4.6.1. При получении информации от отмене внешних НД из официальных источников специалист СиМ:

- проводит изъятие данного НД с места хранения и с места использования учтенных копий НД;

- все отмененные внешние НД маркируются штампом «Устаревший» и ставится дата и подпись сделавшего запись;

- вносит сведения от отмене НД в журнал выдачи ГОСТов и прочих НМД ДП 02.01.01.2014;

5.4.5.5. В случае необходимости, экземпляр отмененного документа может быть оставлен в структурном подразделении для справочно-информационных целей. Отмененные документы хранятся в структурных подразделениях отдельно от действующих документов.