Общая характеристика Префектуры ее кадрового состава
Префектура Северного административного округа города Москвы – это территориальный орган исполнительной власти города Москвы, подведомственный Правительству Москвы.
Статус, полномочия, порядок назначения и формирования, принципы и гарантии деятельности должностных лиц и органов исполнительной власти города Москвы определены:
- Уставом города Москвы (закон города Москвы «Устав города Москвы» от 28.06.1995);
- законами города Москвы: от 20.12.2006 № 65 «О Правительстве Москвы», от 15.07.2005 № 43 «О государственных должностях города Москвы», от 26.01.2005 № 3 «О государственной гражданской службе города Москвы»;
- постановлением Правительства Москвы от 24.02.2010 № 157-ПП «О полномочиях территориальных органов исполнительной власти города Москвы»;
- иными нормативными правовыми актами города Москвы.
Префектура в рамках, возложенных на нее полномочий:
- координирует деятельность;
- осуществляет контроль за деятельностью находящихся в ее ведении управ районов города Москвы, подведомственных префектуре государственных унитарных предприятий (государственных предприятий, казенных предприятий), государственных учреждений города Москвы.
Префектура осуществляет свою деятельность во взаимодействии с федеральными органами государственной власти, органами государственной власти города Москвы, органами местного самоуправления внутригородских муниципальных образований в городе Москве, юридическими и физическими лицами, общественными объединениями и иными негосударственными некоммерческими организациями.
Префектура во взаимоотношениях с федеральными органами государственной власти, органами исполнительной власти города Москвы, органами местного самоуправления представляет интересы Правительства Москвы в пределах своих полномочий.
Ответственность за правовое, организационно-методическое, документационное и информационное обеспечение деятельности префектуры возлагается на первого заместителя, заместителей префекта, руководителя аппарата префектуры.
Высшим должностным лицом, возглавляющим Префектуру, является префект Северного административного округа города Москвы. В подчинении у префекта находятся заместители префекта и отдельные структурные подразделения.
Организационная структура Префектуры представлена в приложении 1.
Данная организационная структура относится к линейно-функциональным организационным структурам. Линейно-функциональная организационная структура управления – ступенчатая иерархическая структура.
При ней линейные руководители являются единоначальниками, а им оказывают помощь функциональные органы. Линейные руководители низших ступеней административно не подчинены функциональным руководителям высших ступеней управления.
Многолетний опыт применения линейно-функциональных структур управления продемонстрировал, что они наиболее эффективны там, где аппарату управления приходится выполнять огромное количество рутинных, нередко повторяющихся процедур и операций при сравнительной стабильности управленческих задач и функций.
Итак, плюсы линейно-функциональной структуры:
- решения и планы подготавливаются более кропотливо и глубоко. Как следует, они имеют огромную эффективность. Планы при всем этом могут быть связаны кроме того и со специализацией отдельных служащих;
- линейные руководители освобождаются от решения ряда вопросов, что, так же, позволяет понизить нагрузку. Это вопросы, связанные с материально-техническим обеспечением, с финансовыми расчетами и их планированием, а также иные вопросы;
- присутствие некой взаимосвязи и четкой иерархической лестницы. Сотрудник подчиняется не нескольким руководителям, а исключительно одному.
Вмести с этим выявились и значительные недочеты, среди которых в первую очередь отмечают следующие:
- невосприимчивость к переменам, в особенности под воздействием технологического и научно-технического прогресса;
- закостенелость системы взаимоотношений между звеньями и сотрудниками аппарата управления, обязанными строго следовать правилам и процедурам.
Численность служащих Префектуры установлена на основе существующих положений о предельной численности подразделений и составляет 63 чел.
При этом эта численность растет: в 2014 г. она составляла 60 чел., в 2015 г. – 61 чел., в 2016 г. – 63 чел. (Рисунок 7).
Рисунок7. Численность служащих Префектуры за 2014-2016гг, чел.
С помощью табл. 1-2 осуществлен анализ структуры служащих Префектуры. Как отмечено выше, весьма важную роль в обеспечении результативной работы учреждения играет наличие квалифицированного персонала. Одним из основных показателей, отражающих квалификацию персонала, выступает уровень образования (табл. 1).
Кроме того, важно знать, соответствует ли уровень образования персонала занимаемым должностям. На основе результатов такого анализа можно сделать вывод, достаточно ли квалифицированные служащие работают в Префектуре, требуется ли им повышение квалификации или, например, переобучение.
Из табл. 1 видно, что показатели соотношения уровня образования в отчетном году по сравнению с базовым годом улучшились. При этом уровень образования всех служащих соответствует занимаемым ими должностям, что демонстрируют результаты систематически проводимой в учреждении аттестации.
Таблица 1
Состав и структура численности служащих Префектуры по
уровню образования
| Показатели | 2014 г. | 2015 г. | 2016 г. | Отклонение (+\-), чел. | |||
| чел. | % | чел. | % | чел. | % | ||
| 1. Уровень образования: | |||||||
| среднее | 10,0 | 6,6 | 6,3 | -2 | |||
| среднее специальное | 28,3 | 26,2 | 27,0 | ||||
| неполное высшее | 3,3 | 1,6 | 1,6 | -1 | |||
| высшее | 58,3 | 65,6 | 65,1 | ||||
| Итого | 100,0 | 100,0 | 100,0 | ||||
| 2. Количество служащих, уровень образования которых соответствует занимаемой должности | 100,0 | 100,0 | 100,0 | ||||
| 3. Количество служащих, имеющих профильное образование, соответствующее должности | 91,7 | 93,4 | 92,1 |
Рисунок 8.Структура численности государственных служащих Префектуры
по уровню образования за 2014-2016 г., чел.
Рисунок 9. Количество служащих, уровень образования которых соответствует занимаемой должности, чел.
Рисунок 10. Количество служащих, имеющих профильное образование, соответствующее должности
Если в 2014 г. было 58,3% служащих с высшим образованием и 28,3% служащих со средним специальным образованием, то в 2016 г. ситуация изменилась и уже удельный вес служащих с высшим образованием существенно увеличился и составил 65,1%. Вместе с тем 34,9% всей численности персонала не имеют высшего образования.
Кроме того, 5 служащих (7,9% (100-92,1) в 2016 г.) имеют уровень образования, который соответствуют занимаемой должности, но у них отсутствует профильное образование.
Это является, в частности, косвенным подтверждением тому, что в анализируемом учреждении определенное внимание следует уделить повышению квалификации персонала, в частности, организации эффективной системы обучения.
Такой вывод сделан на основе признания факта, что отсутствие профильного образования, но наличия опыта работы в учреждении делает целесообразным мероприятия по повышению квалификации персонала, чтобы компенсировать имеющиеся пробелы в образовании, которые не позволяют в полной мере реализовать трудовой потенциал персонала.
В табл. 2 представлен анализ состава и структура служащих Префектуры по стажу работы. Данные сведения необходимы, чтобы сделать выводы относительно того, достаточно ли опытными являются служащие Префектуры, и имеется ли необходимость учитывать указанные особенности персонала при построении системы обучения персонала.
Таблица 2
Состав и структура численности служащих Префектуры
по стажу работы за 2014-2016 гг.
| Стаж | 2014 г. | 2015 г. | 2016 г. | Отклонение (+\-), чел. | |||
| чел. | % | чел. | % | чел. | % | ||
| менее 1 года | 10,0 | 8,2 | 7,9 | -1 | |||
| от 1 до 2 лет | 11,7 | 13,1 | 11,1 | ||||
| от 2 до 5 лет | 20,0 | 24,6 | 22,2 | ||||
| от 5 и более лет | 58,3 | 54,1 | 58,7 | ||||
| Итого | 100,0 | 100,0 | 100,0 |
Рисунок 11. Структура численности служащих Префектуры
по стажу работы за 2014-2016 гг., чел.
Из табл. 2 и рисунка 11 видно, что в Префектуре преобладает количество служащих, отработавших более 5-ти лет. В 2014 г. удельный вес служащих с таким стажем составлял 58,3%, в 2015 г. – 54,1% и в 2016 г. – 58,7%.
Безусловно, служащие с весьма значительным стажем работы накапливают за годы работы большой опыт. Однако наличие опыта отнюдь не гарантирует актуальность знаний персонала в условиях постоянно меняющейся внешней среды в связи с постоянными изменениями в законодательстве, автоматизаций предоставления государственных услуг и т.п.
Поэтому для служащих данной категории актуальными являются вопросы повышения квалификации с целью актуализации имеющихся знаний. Значительным также является удельный вес служащих Префектуры, чей стаж работы составляет менее 1-го года.
Служащие, только поступившие на работу, даже имеющие профильное образование, нуждаются в периоде адаптации на новом рабочем месте, ускорить который поможет, например, участие в проблемных семинарах, тематика которых связана с осуществляемыми на новом месте работы обязанностями.
Далее осуществлена оценка условий осуществления служащими трудовой деятельности в Префектуре.
Для этого использована анкета (приложение 2), которая призвана получить ответ на следующий вопрос: «Какие из следующих позитивных аспектов характерны для места Вашей службы, в котором Вы работаете, а какие не характерны?»
Варианты ответов были сформулированы следующим образом:
1) приемлемая политика руководства в отношении персонала;
2) уровень заработной платы соответствует ожиданиям;
3) условия труда соответствуют нормам;
4) отношения с руководством улучшаются;
5) отношения с коллегами улучшаются;
6) контроль со стороны руководства адекватен выдаваемым заданиям;
7) качество выполняемой работы улучшается;
8) возможности продвижение по службе соответствуют ожиданиям;
9) одобрение руководством результатов работы соответствует достигнутым результатам;
10) система обучения персонала способствует повышению квалификации кадров и их эффективной работе;
11) возможность делового и творческого роста соответствует ожиданиям.
Таким образом, заполняя анкету, респондентам было предложено напротив каждого варианта сделать одну из отметок: «да», «нет», «не знаю».
Анкеты были заполнены 23-ми специалистами Префектуры. Респонденты должны были или определиться относительно предложенных вариантов ответов в зависимости от степени их важности, или не указывать вообще никаких вариантов, если предложенные ответы не характеризовали, по их мнению, ситуацию с управлением персоналом в Префектуре. Количество ответов принято за 100%. Результаты обработки анкет представлены в табл. 3.
Таблица 3
Результаты обработки анкет
| Номера ответов | Удельный вес специалистов, указавших на эффективность различных аспектов управления персоналом | |||||||
| в составе положительных аспектов | в составе негативных аспектов | |||||||
| по результатам обработки анкет специалистов | ||||||||
| Управления торговли и услуг | Управления развития социальной сферы | Управления делами | Отдела внутреннего финансового аудита и ведомственного контроля | Управления торговли и услуг | Управления развития социальной сферы | Управления делами | Отдела внутреннего финансового аудита и ведомственного контроля | |
| 4,5 | 4,5 | 4,4 | 5,7 | 4,9 | 4,3 | 4,6 | 4,3 | |
| 13,8 | 14,8 | 15,6 | 13,6 | 13,8 | 17,0 | 15,3 | 16,3 | |
| 8,9 | 9,3 | 10,2 | 8,9 | 9,3 | 8,3 | 9,2 | 9,8 | |
| 7,4 | 7,9 | 7,6 | 6,8 | 9,7 | 11,7 | 9,5 | 8,5 | |
| 9,6 | 9,3 | 9,2 | 7,8 | 9,9 | 8,7 | 11,0 | 8,2 | |
| 3,5 | 3,8 | 2,4 | 3,6 | 8,7 | 7,7 | 7,5 | 6,5 | |
| 16,4 | 14,9 | 16,2 | 15,6 | 6,4 | 5,7 | 5,4 | 6,0 | |
| 6,3 | 6,4 | 6,2 | 6,8 | 14,1 | 12,4 | 14,6 | 12,2 | |
| 15,6 | 16,8 | 17,0 | 18,3 | 6,8 | 6,3 | 7,1 | 8,0 | |
| 4,3 | 3,3 | 3,4 | 2,8 | 10,4 | 10,9 | 9,8 | 10,0 | |
| 9,2 | 8,1 | 7,4 | 9,5 | 2,5 | 2,5 | 1,7 | 2,7 |
В целом количество позитивных характеристик практически полностью совпадает с количеством негативных характеристик. По данному критерию эффективность системы управления персоналом является недостаточной.
Таким образом, предложенные варианты ответов прямо или косвенно раскрывают различные аспекты системы управления персоналом Управления.
Как видно из данных таблицы, в целом прослеживается корреляция по областям и совпадение пиков ответов. В частности, максимальные значения приходятся на варианты ответов:
№2 (т.е. специалистов Префектуры удовлетворяет размер заработной платы, поскольку в целом соответствует ожиданиям). Вместе с тем, отнюдь не все служащие удовлетворены зарплатой, об этом свидетельствует весьма существенный удельный вес негативных ответов по данному варианту;
№7 (качество выполняемой работы, по мнению специалистов Префектуры, улучшилось, что выражается в успешном выполнении возлагаемых обязанностей);
№9 (одобрение результатов работы руководством). Ответ относительно определения и одобрения результатов работы имеет наибольшее из всех существующих значение.
На наш взгляд, это можно трактовать как достаточно высокий уровень самооценки и необходимость его подтверждения руководством. На наш взгляд, необходимо поддерживать в государственных служащих достойное отношение к себе. Это будет способствовать творческому, эффективному и качественному выполнению поставленных задач.
Вместе с тем, весьма негативно персонал оценивает недостаточные карьерные перспективы (вопрос №8) и неэффективную организацию обучения или ее полное отсутствие (вопрос №10).