Требования к подготовке и защите Портфолио на квалификационный экзамен
Введение
Производственная практика проходила на базе ________________________
______.
Рабочее место находилось в отделе__________________________________.
Рабочий день длился с ____ до ____ ч.
На производственной практике удалось применить накопленные знания и умения в реальных условиях производства, поработать в коллективе вместе с профессионалами, узнать некоторые важные нюансы профессии, осознать важность будущей профессии.
Цель практики: формирование профессиональных умений и приобретение практического опыта по профессии _______делопроизводитель, с целью освоения профессионального модуля (далее - ПМ) 01. Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации и ПМ. 04. Выполнение работ по профессии 034700.03 Делопроизводитель.
Для прохождения производственной практики были поставлены следующие задачи:
1. Пройти инструктаж по технике безопасности на рабочем месте.
2. Ознакомиться с предприятием (структура, направление деятельности, правила внутреннего трудового распорядка, по возможности - штатное расписание, должностные инструкции сотрудников отдела) и нарисовать его организационную структуру.
3. Ознакомиться с рабочим местом, начертить его схему либо приложить к отчету его фотографии (1-2) и кратко описать его оснащение, а также, по возможности, дать рекомендации по улучшению условий труда работников подразделения.
4. Изучить организацию работы с документами на предприятии на основе анализа инструкции по делопроизводству, а также собственных наблюдений.
5. Проанализировать качество бланков (с точки зрения правильности оформления и соответствия официально-деловому стилю) и организацию работы с ними, соответствие их требованиям ГОСТ Р 6.30 - 2003 и Инструкции по делопроизводству; приложить к отчету 1-2 образца распорядительных и 1-2 - информационно-справочных документов;
6. Выявить, используются ли в данном учреждении трафаретные бланки, тексты, разработанные его сотрудниками; разработать собственный шаблон на любой вид документа, уместный для использования в данном учреждении (образец смотрите в приложении 1) и приложить его к отчету; в шаблоне обязательно должны разделяться постоянная и переменная информация либо, как обычно, путем оставления пустой подчеркнутой строки (с пояснением под ней или без пояснения), либо, особенно если документ электронный, путем оставления пустых полей для записей (как в приложенном образце) или полей со списком;
7. Составить в форме таблицы или графика оперограмму на любой вид документа данной организации и приложить ее к отчету; в оперограмме обязательно отразить этапы прохождения документа (т.е. порядок работы с ним, например, поступление, регистрация, вынесение резолюции и т.п.), от кого и кому он передается (должности или структурные подразделения); по возможности ознакомиться с графиками, диаграммами, таблицами, демонстрирующими итоги подсчета объема документооборота и расчета численности персонала;
В зависимости от специфики места прохождения практики (служба ДОУ либо архив) выполнить оба задания (№ 8 и 9) одного из предложенных вариантов:
- для службы ДОУ (иного подразделения, выполняющего функции, не касающиеся архивного хранения документов):
8. Описать, как проходит процедура регистрации различных групп и видов документов, в т. ч. описать формы регистрации (приложите к отчету образец регистрационной карточки либо ксерокопию страниц журнала регистрации) и состав регистрационного номера; описать печати и используемые при регистрации штампы; выяснить, на каких документах они проставляются, а на каких – нет, и каким документом регламентируется такой порядок; по возможности приложить к отчету конверт (или его фрагмент) с оттисками франкировальной машины и почтовыми отметками;
9. Описать организацию процедуры контроля за исполнением документов, в т.ч. какие документы ставятся на контроль, кем он осуществляется, его формы (по возможности приложите к отчету образцы контрольных карточек), периодичность (этапы), виды, методы; выяснить, существует ли в данном учреждении обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов, и если да – то в какой форме он осуществляется;
- для архива:
8. Проанализировать номенклатуру дел организации, соответствие количества дел в ее разделах количеству реально образующихся в практике дел, правильность определения сроков хранения дел; к отчету приложите схему построения номенклатуры дел (образец смотрите в приложении 2) и 1-2 страницы номенклатуры; если необходимо, дать свои рекомендации по совершенствованию составления номенклатуры дел;
9. Проанализировать правильность формирования дел и оформления их обложек (можно приложить к отчету ксерокопию обложки дела);
10. Подготовить отчетную документацию для защиты практики:
· аттестационный лист по производственной практике;
· отчет с образцами изученных на практике документов (в печатном виде);
Структура организации
(Обозначить форму собственности и направление деятельности организации и нарисовать ее структуру; описать, чем занимается структурное подразделение, в котором вы проходите практику)
Рис.1 – Структура организации
Оснащение рабочего места
(Начертить схему рабочего места в графическом редакторе либо представить 1-2 фотографии)
Рис.2 – Схема рабочего места
Рабочее место оснащено следующим образом:
- перечисляются предметы мебели и дается их краткое описание, по возможности, с собственными рекомендациями. Например: «Имеется стол удобной П-образной формы, цвет – абрикосовый, на наш взгляд, подобран очень удачно, т.к. не напрягает зрение и хорошо гармонирует с общей цветовой гаммой офиса; стул обычный, без регулировки высоты сиденья, что довольно неудобно в работе секретаря, хотя выдержан в той же цветовой гамме, что и стол; …»
- перечисляются средства документирования, т.е. канцтовары и оргтехника с наименованием марок. Например: «Средствами документирования выступают авторучки, карандаши и организационная техника, в т.ч. черно-белый лазерный принтер HP, сканер Mustek, компьютер, оснащенный системным блоком, монитором, мышью и клавиатурой. Копировальные аппараты Xerox находятся в отдельном помещении, но сотрудники описываемого отдела часто пользуются ими. На рабочем месте есть также телефонный и факсимильный аппараты, необходимые в повседневной работе».
На рабочем месте установлено следующее программное обеспечение для работы по документационному обеспечению управления:
· Пакет Microsoft Office 2007 (Word – для работы с текстом, Excel – для работы с таблицами, Access – для работы с базами данных, Outlook – для работы с почтой, …)
· Система электронного документооборотаLotus Notes / 1C: Зарплата и кадры 7.7 / …
· Специализированные программы «Консультант+» - для поиска нормативно-правовых актов, «Abbyy Finereader 10» – для распознавания отсканированного текста, «Мини-кадры» - для работы с кадровыми документами, «Производственный календарь» - для расчета рабочих и нерабочих дней, «Дубль ГИС» - электронная карта для поиска места нахождения организаций, «WinRar» - для архивирования данных, …
· Также есть выход в Интернет, компания имеет собственный сайт и e-mail: [email protected]
3 Ознакомление с инструкцией по делопроизводству
Вариант 1
Организация имеет собственную инструкцию по делопроизводству, утвержденную в ______ году. Она завизирована начальником отдела кадров, юрисконсультом, начальником службы ДОУ и утверждена / подписана директором предприятия.
В инструкции представлены следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Общие требования к оформлению бланков и реквизитов документов.
3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов (приказов, распоряжений, протоколов, актов, докладных записок, телеграмм, телефонограмм, электронных документов).
4. Организация документооборота (прием и первичная обработка документов, предварительное рассмотрение документов, регистрация, порядок рассмотрения и доведения до исполнителей, контроль за исполнением, работа исполнителей с документами, организация работы с отправляемыми документами, учет и анализ объема документооборота, формирование дел и их текущее хранение, подготовка дел к передаче на хранение в архив, уничтожение документов с истекшими сроками хранения).
5. Изготовление, учет, использование и хранение печатей и штампов.
6. Приложения с формами бланков и перечнем нерегистрируемой документации.
Инструкция составлена в соответствии с требованиями и рекомендациями следующих НПА: ГОСТ Р 6.30 – 2003, ГСДОУ, …
Вариант 2
Организация на данный момент не имеет собственной инструкции по делопроизводству и организовывает работу по ДОУ в соответствии со следующими НПА:
1. Общие требования к оформлению бланков и реквизитов документов почерпнуты из: ГОСТ Р 6.30 – 2003, ГСДОУ, …
2. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов (приказов, распоряжений, протоколов, актов, докладных записок, телеграмм, телефонограмм, электронных документов) соответствуют описанным в _____________________________________________________
3. Организация документооборота (прием и первичная обработка документов, предварительное рассмотрение документов, регистрация, порядок рассмотрения и доведения до исполнителей, контроль за исполнением, работа исполнителей с документами, организация работы с отправляемыми документами, учет и анализ объема документооборота, формирование дел и их текущее хранение, подготовка дел к передаче на хранение в архив, уничтожение документов с истекшими сроками хранения) строится в соответствии с _________________________________
4. Изготовление, учет, использование и хранение печатей и штампов регулируется _____________________________________________________
5. Формы документов взяты из ______________________________________
4 Работа, проводимая практикантом
| Дата | Цель на день | Используемые ресурсы | Результат |
| Пройти инструктаж по технике безопасности на рабочем месте практики. Ознакомиться с предприятием и со своим рабочим местом. Ознакомить наставника со своим заданием на практику и проговорить с ним, как будет выстраиваться план вашего рабочего дня | · инструкции, положения по ТБ ·беседа с наставником ·сайт предприятия | подпись в журнале по ТБ (при наличии журнала) | |
| Ознакомиться с организационными документами предприятия (штатным расписанием, ПВТР, должностными инструкциями сотрудников вашего отдела) и нарисовать его оргструктуру. Нарисовать схему рабочего места либо сделать 1-2 его фотоснимка (с разрешения наставника) и описать его оснащение | ·организационные документы · сайт предприятия · нормы СанПиН и рекомендации по оснащению рабочих мест в профессиональной лит-ре | · оргструктура · схема или фотографии рабочего места и его описание | |
| Ознакомиться с инструкцией по делопроизводству данной организации | · инструкция по делопроизводству · НПА в области ДОУ | соответствующие записи в отчете | |
| Проанализировать качество бланков | · ГОСТ Р 6.30 – 2003 · инструкция по делопроизводству · пособия по русскому языку | 1-2 образца распорядительных и 1-2 - информационно-справочных документов; записи в отчете об их анализе | |
| Работа с трафаретными бланками и текстами (шаблоны) | · инструкция по делопроизводству · пособия по русскому языку | самостоятельно разработанный шаблон любого вида документа | |
| Составление оперограммы и ознакомление с системой подсчета объема документооборота и расчета численности персонала | ·пособия по ДОУ ·соответствующие отчеты (как бумажные, так и созданные с помощью СЭД) | · оперограмма · графики, диаграммы, таблицы с результатами подсчета объема документооборота | |
| Описание процедуры регистрации, печатей и штампов | · инструкция по делопроизводству · реквизиты на документах · НПА в области ДОУ | · записи в отчете · образец регистрационной карточки либо ксерокопия страниц журнала регистрации · конверт (или его фрагмент) с оттисками франкировальной машины и почтовыми отметками | |
| Описание процедуры контроля за исполнением | · инструкция по делопроизводству · реквизиты на документах | · записи в отчете · образцы контрольных карточек | |
| Анализ номенклатуры дел | · номенклатура дел · инструкция по делопроизводству · перечни дел со сроками хранения · профессиональная лит-ра | · записи в отчете об анализе номенклатуры дел · схема построения номенклатуры дел и 1-2 ее страницы | |
| Анализ правильности формирования дел | · инструкция по делопроизводству · номенклатура дел · НПА в области ДОУ | · записи в отчете об анализе процедуры формирования дел · ксерокопия обложки дела | |
| Подготовка отчетной документации по практике. Подготовка к защите портфолио | наработанные в ходе семестра и практики материалы | · аттестационный лист по производственной практике; · отчет с образцами изученных на практике документов |
Заключение
За время прохождения практики:
- были закреплены знания и умения, полученные в ходе изучения ПМ.01. Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации и ПМ.04. Выполнение работ по профессии 034700.03 Делопроизводитель;
- были освоены следующие профессиональные компетенции:
ПК 1.1. Координировать работу организации (приемной руководителя), вести прием посетителей – в полной мере / частично / с трудом, но нацеленностью на улучшение результата
ПК 1.2. Осуществлять работу по подготовке и проведению совещаний, деловых встреч, приемов и презентаций – в полной мере / частично / с трудом, но нацеленностью на улучшение результата
ПК 1.3. Осуществлять подготовку деловых поездок руководителя и других сотрудников организации – в полной мере / частично / с трудом, но нацеленностью на улучшение результата
ПК 1.4. Организовывать рабочее место секретаря и руководителя – в полной мере / частично / с трудом, но нацеленностью на улучшение результата
ПК 1.5. Оформлять и регистрировать организационно-распорядительные документы, контролировать сроки их исполнения – в полной мере / частично / с трудом, но нацеленностью на улучшение результата
ПК 1.6. Обрабатывать входящие и исходящие документы, систематизировать их, составлять номенклатуру дел и формировать документы в дела – в полной мере / частично / с трудом, но нацеленностью на улучшение результата
ПК 1.7. Самостоятельно работать с документами, содержащими конфиденциальную информацию, в том числе с документами по личному составу – в полной мере / частично / с трудом, но нацеленностью на улучшение результата
ПК 1.8. Осуществлять телефонное обслуживание, принимать и передавать факсы – в полной мере / частично / с трудом, но нацеленностью на улучшение результата
ПК 1.9. Осуществлять подготовку дел к передаче на архивное хранение – в полной мере / частично / с трудом, но нацеленностью на улучшение результата
ПК 1.10. Составлять описи дел, осуществлять подготовку дел к передаче в архив организации, государственные и муниципальные архивы – в полной мере / частично / с трудом, но нацеленностью на улучшение результата
ПК 1.11. Выдавать в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы – в полной мере / частично / с трудом, но нацеленностью на улучшение результата
- (для вариантов «частично / с трудом, но нацеленностью на улучшение результата») в период прохождения практики возникли следующие трудности, не позволившие в полной мере освоить вышеперечисленные профессиональные компетенции: __________________________________________________________
______
- осознана значимость наличия ряда перечисляемых далее общих компетенций и поставлена цель продолжать совершенствовать их:
ОК 1. Понимать сущность и социальную значимость своей будущей профессии, проявлять к ней устойчивый интерес.
ОК 2. Организовывать собственную деятельность, определять методы и способы выполнения профессиональных задач, оценивать их эффективность и качество.
ОК 3. Решать проблемы, оценивать риски и принимать решения в нестандартных ситуациях.
ОК 4. Осуществлять поиск, анализ и оценку информации, необходимой для постановки и решения профессиональных задач, профессионального и личностного развития.
ОК 5. Использовать информационно-коммуникационные технологии для совершенствования профессиональной деятельности.
ОК 6. Работать в коллективе и команде, обеспечивать ее сплочение, эффективно общаться с коллегами, руководством, потребителями.
ОК 7. Ставить цели, мотивировать деятельность подчиненных, организовывать и контролировать их работу с принятием на себя ответственности за результат выполнения заданий.
ОК 8. Самостоятельно определять задачи профессионального и личностного развития, заниматься самообразованием, осознанно планировать повышение квалификации.
ОК 9. Быть готовым к смене технологий в профессиональной деятельности.
В числе положительных сторон места прохождения производственной практики можно отметить следующие: ____________________________________
______
______.
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
ПРИЛОЖЕНИЕ 3
Требования к подготовке и защите Портфолио на квалификационный экзамен
Подготовка и защита Портфолио является необходимым условием для допуска студента к квалификационному экзамену по настоящему профессиональному модулю. Студентам, успешно (т.е. на оценку «удовлетворительно» и выше) выполнившим в течение второго семестра изучения МДК ДОУ, МДК Правовое регулирование управленческой деятельности и МДК Организация секретарского обслуживания 90 % практических и самостоятельных работ, предусмотренных КТП, а также сдавших отчет по итогам прохождения практики (на оценку «удовлетворительно» и выше), Портфолио может быть засчитано автоматически и оценено по среднему арифметическому показателю успеваемости.
Требования к структуре и содержанию Портфолио:
1. Титульный лист.
Титульный лист должен содержать ФИО студента, группу, специальность, а также сроки сбора материалов и документов.
2. Введение.
Данный раздел содержит краткую справку о выбранной или придуманной студентом фирме (кем, где, когда создана; чем занимается; форма собственности и т.п.).
3. Основная часть.
Содержит следующие самостоятельно проработанные пакеты документов, оформленные в соответствии с требованиями действующего законодательства (в первую очередь с требованиями ГОСТ Р 6.30 – 2003) от лица фирмы, выбранной или придуманной студентом:
1. Пакет организационной документации:
1.1 Организационная структура фирмы
1.2 Штатное расписание (заполненная унифицированная форма Т-3) данной фирмы
1.3 Положение о любом структурном подразделении фирмы, представленном в ее оргструктуре
1.4 Должностные инструкции работников:
- секретаря / офис-менеджера / делопроизводителя
- специалиста отдела кадров / инспектора отдела кадров
- архивариуса
2. Пакет распорядительной документации для фирмы:
2.1 Приказы по основной деятельности (2, на любую тематику)
2.2 Распоряжение / указание (на любую тематику)
2.3 Решение / постановление (на любую тематику)
3. Пакет информационно-справочной документации:
3.1 Акты:
- о нарушении трудовой дисциплины / об отказе сотрудника от дачи объяснений по поводу отсутствия на рабочем месте
- о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению
3.2 Протокол собрания (на любую тематику)
3.3 Докладная записка / служебная записка (на любую тематику)
3.4 Справка (на любую тематику)
4. Пакет кадровой документации (заполняется на любого вымышленного сотрудника фирмы либо на себя, за исключением резюме):
4.1 Резюме (только на себя)
4.2 Заявления:
- о приеме на работу
- об увольнении
4.3 Трудовая книжка, в которой есть записи о приеме на работу, переведении на другую должность, об изменении наименования фирмы, об увольнении, о поощрении; на обложке исправлена фамилия в связи с ее изменением; если имеются иные исправления, они должны быть выполнены в соответствии с требованиями законодательства
4.4. Личная карточка, в которой заполнены все разделы кроме сведений о воинском учете, аттестации, социальных льготах и дополнительных сведений. По выбору студента может не заполняться также один из следующих разделов: «Повышение квалификации» либо «Профессиональная переподготовка»
4.5 Приказы по личному составу (всего 6: о приеме на работу, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, о дисциплинарном взыскании, о поощрении, об увольнении).
5. Пакет специальных систем документации (по снабжению и сбыту, финансово-расчетных, по внешнеэкономической деятельности и политических):
5.1. Документы в следующей логической последовательности:
- договор купли-продажи (на любую тематику);
- счет-фактура (на любые 5 наименований видов товара);
- акт о приемке товаров по форме № ТОРГ-1, в котором отразите, что либо упаковка товара была повреждена либо обнаружена недостача груза, а также что сроки доставки не соблюдены;
- претензия (например, об оплате неустойки за просрочку поставки продукции);
- исковое заявление (например, о взыскании стоимости недостающего груза).
4. Дополнительные материалы.
В данном разделе студент представляет документы и иные необходимые материалы, полученные в ходе прохождения практики, а также иные материалы, которые, на его взгляд, помогут лучше отразить организацию документационного обеспечения управления выбранной фирмы. Раздел может содержать следующие материалы:
- инструкцию по делопроизводству, составленную студентом или скорректированную им в ходе прохождения практики;
- оперограммы (схемы движения документов внутри организации);
- графики, диаграммы, таблицы, демонстрирующие итоги подсчета объема документооборота и расчета численности персонала;
- разработанные студентом и не вошедшие в основную часть формы и шаблоны документов;
- телефонограммы, конверты с оттисками франкировальной машины и почтовыми отметками;
- фотографии рабочего места специалиста ДОУ или архивариуса; перечни технических и программных средств, используемых в целях автоматизации рабочего места специалиста ДОУ или архивариуса;
- иные необходимые материалы.
5. Заключение.
В заключении студент делает выводы о качестве представленного им комплекса документов; намечает возможные пути дальнейшей работы по комплектованию Портфолио его фирмы новыми материалами и улучшению качества уже имеющихся; намечает возможные пути по совершенствованию собственных знаний, умений, профессиональных и общих компетенций; приводит список используемых в работе источников и литературы; осуществляет самооценку своей деятельности по пятибалльной шкале в соответствии со следующими критериями:
- самостоятельность при выполнении задания;
- оформление документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 и других действующих нормативных актов;
- комплектация Портфолио в соответствии с указанными требованиями к его структуре, содержанию, в частности, полнота и логическая связь между материалами;
- творческий подход к выполнению задания (в т.ч. наличие раздела «дополнительные материалы»).
Требования к презентации и защите Портфолио:
Портфолио может быть выполнено в электронной (в виде презентации MS Power Point) либо смешанной (бумажно-электронной) форме, в случае, если документы будут плохо читаться со слайда. Студент четко и ясно определяет ключевые позиции своего выступления, представляет материалы в соответствии со структурой Портфолио. Защита студентами Портфолио осуществляется в форме конференции. Студент выступает в роли представителя выбранной или придуманной им фирмы. Его цель – представить положительный опыт компании в области ДОУ, как можно более выгодно презентовав свое Портфолио.
Критерии оценки Портфолио:
- самостоятельность при выполнении задания;
- оформление документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 и других действующих нормативных актов;
- комплектация Портфолио в соответствии с указанными требованиями к его структуре, содержанию, в частности, полнота и логическая связь между материалами;
- творческий подход к выполнению задания (в т.ч. наличие раздела «дополнительные материалы»);
- убедительность, логичность, четкость и краткость выступления, готовность отвечать на вопросы по итогам защиты, демонстрация знания и понимания материала.