Знаковая составляющая Документа IV

Согласно характеристике Документа IV его знаковая состав­ляющая отличается тем, что это — запись информации. Запись информации всегда выполняют способом, изобретенным чело­веком, и такими знаками, которые соответствуют тому или иному способу.

Фиксация информации на материальном носителе — это и есть создание документа, или документирование. Иногда этот процесс называют "документирование информации". Отсюда происходит выражение "документированная информация", ко­торым называют информацию, зафиксированную в документе. В последнее время осуществляется пересмотр терминосистемы документоведения, специалисты стремятся избавиться от мно­гозначности (полисемии) отдельных выражений. В частности, "документирование" может означать еще и подтверждение оп­ределенной информации документами, а "документированная информация", соответственно, — информацию, подтвержден­ную документами. Ю.Н. Столяров предлагает оставить за тер­мином "документирование" именно последнее значение, а про­цесс создания документа называть "документаризация"¹. Соответственно, информация, зафиксированная в документе, должна называться "документарной" или документаризован-ной. Соглашаясь с тем, что нужно искать и употреблять разные термины для обозначения разных понятий, мы все же вынуж­дены пользоваться одновременно старым и новым терминами, чтобы показать их синонимичность.

Итак, запись информации — это метод доку ментирова-ния (или документаризации).

Различают такие способы записи информации:

1) ручной, или рукотворный (осуществляемый рукой чело­века без применения технических устройств);

2) механический (осуществляется с помощью применения технических устройств: печатной машинки, полиграфическо­го станка, специальных устройств для фонозаписи на грам­пластинках, перфорации бумажных карт или лент);

3) магнитный (фонозапись или запись машино-ориентиро-ванной информации для ЭВМ на магнитных пленках, дисках и дискетах);

4) оптический — запись информации с помощью света при фотографировании, репрографии (ксерокопировании), в кино­фильмах, голограммах. В том числе запись с помощью лазер­ного луча (на оптических дисках, в голограммах);

5) магнитооптический — означает одновременное исполь­зование магнитного носителя и лазерного луча (когда создает­ся магнитооптический диск).

В соответствии со способом записи различают:

— системы, записи информации (ручная, механическая, магнитная, оптическая, в том числе фотографическая, элект­ростатическая, магнитооптическая);

— системы воспроизведения информации (механические, магнитные, оптические).

Для каждого способа записи информации разработаны спе­циальные знаковые системы, которыми фиксируют инфор­мацию.

Ручной способ записи информации (документирования или документаризации) — это преимущественно запись ес­тественного языка знаковой системой письма. Письмо — это знаковая система фиксации языка (слов), позволяющая с по­мощью начертательных (графических) элементов "закреп­лять" речь на материальном носителе с целью ее передачи во времени и пространстве. Как правило, письмо отражает вер­бальный (словесный) текст. Знаки, отражающие слова, прина­длежат к первой знаковой системе — вербальной (или сло­весной, текстовой).

Основные типы, письма:

1) идеографическое (идеограмма — условное изображение, соответствующее целому слову или его части; создаваемые зна­ки называют иероглифами);

2) словесно-составное (идеографически-ребусное); исполь­зуемые знаки тоже называют иероглифами;

3) силлабическое (составное, где один знак соответствует соединению согласного и гласного звуков, то есть слогу);

4) буквенно-звуковое (фонетическое) — где буква (один знак) или соединение букв (знаков) соответствует одному зву­ку или их соединению — фонеме;

5) особый тип письма: нотное письмо — система графичес­ких знаков для записи музыки. Ноты — это вторая знако­вая система, после словесной (вербальной).

Все знаки письма, с помощью которых записываются язык и музыка, являются символическими (то есть знак не подобен тому, что изображается).

Третья знаковая система — изобразительная. Ручной способ документирования (документаризации) используется при выполнении разнообразных изображений: рисунков ка­рандашом, красками, создании картин, чертежей, схем. Чаще всего изображения — это произведения изобразительного ис­кусства, но могут быть и научные изображения, и технические. Знаки-изображения, как правило, являются иконическими, то есть подобными тому, что изображается.

Четвертая знаковая система — картография. Картогра­фические изображения являются особым видом изображений: это условные изображения поверхности Земли и других астро­номических объектов с помощью специально разработанных средств и знаков. Картографические изображения являются преимущественно символическими, но иногда они дополняют­ся иконическими знаками.

Документы, созданные ручным способом, доступны для не­посредственного восприятия их информации человеком. Они не требуют использования никаких технических устройств, если не считать такими очки, необходимые некоторым лю­дям.

Способ восприятия информации из таких документов — ви­зуальный.

Механический способ записи информации (документиро­вания, или документаризации) чаще всего характеризуется техническим воспроизведением той или иной знаковой систе­мы записи информации, разработанной ручным способом.

Например, знаковая система письма воспроизводится пе­чатной машинкой или разнообразными полиграфическими средствами (прежде всего, печатным станком — полиграфи­ческой машиной). Так же воспроизводятся нотное письмо, про­изведения изобразительного искусства и картографические изображения.

Тиражирование документов — характерный признак меха­нического способа документирования. Однако существуют и специальные знаковые системы, используемые при механи­ческом способе записи информации. Например, письмо шриф­том Брайля. Шрифт Брайля — это рельефно-точечный шрифт, разработанный для слепых, для чтения пальцами че­рез прикосновение.

Еще один вариант механической записи — это фонозапись путем изменения поверхности носителя информации (при со­здании фоноваликов и грампластинок).

К вариантам механической записи информации принадле­жит также перфорация, то есть запись информации на перфо­картах и перфолентах путем пробивания отверстий.

Большинство документов, созданных механическим спосо­бом, доступны для непосредственного восприятия их информа­ции человеком. Это — печатные тексты, ноты, воспроизведе­ния рисунков, эскизов, чертежей, картин, картографических изображений. Тексты, записанные шрифтом Брайля, тоже вос­принимаются человеком без вспомогательных средств, непо­средственно через прикосновение.

Способы восприятия текстовой и графической информации, созданной механическим способом записи информации, — ви­зуальный или тактильный.

Для восприятия фонозаписи из грампластинок человеку ну­жен специальный аппарат — проигрыватель. Способ воспри­ятия информации из такой записи — аудиальный (то есть про­слушивание).

Перфорированные документы — перфокарты, перфоленты — предназначаются преимущественно для обработки инфор­мации специальной машиной, чаще — ЭВМ. В результате раз­вития электронно-вычислительной техники способ перфора­ции устарел и сейчас почти не используется. Но перфокарты и перфоленты остаются первыми образцами технического коди­рования информации для считывания ЭВМ.

Магнитная запись осуществляется с помощью специаль­ных устройств путем изменения магнитного поля носителя ин­формации. Таким способом создаются фонодокументы, то есть документы с записью звука. Способ восприятия их информации — аудиальный (прослушивание), с помощью специальных устройств — магнитофонов.

Кроме того, магнитный способ записи информации исполь­зуется для записи матричной (технически кодированной) ин­формации, предназначенной для считывания ЭВМ (компьюте­ром). Таким способом осуществляется запись впостоянной памяти компьютера (на винчестере), гибких магнитных дис­ках (дискетах, флоппи-дисках). Как для записи, так и для вос­приятия такой информации нужны компьютеры. Способ вос­приятия информации человеком — визуальный, через экран монитора. Следует отметить, что на экране мы видим не новый документ, а отражение (или воспроизведение) информации, содержащейся в документе, записанном на дискете, компакт-диске или во внутренней памяти ЭВМ (на диске-винчестере).

Оптическая запись — запись информации с помощью света — тоже возможна только при использовании специальной тех­ники. В частности, это — запись способом фотографирования на чувствительном слое фотопленки и фотобумаги или фото­пластинки с применением фотографической съемки, химико-фотографической обработки и печати. Различают фотографи­ческий негатив (фотопленки, фотопластинки) и позитив (фотокарточки, слайды).

Документы, созданные способом фотографирования, счита­ются особенно точными относительно воспроизведения объек­тивной действительности, достоверными. Это так, но не всегда. Фотоизображение зависит от способа фотосъемки, избранного ракурса, способа обработки фотонегатива, способа печатания, следовательно, в конечном итоге, от цели, которую стремится достичь коммуникант, и его мастерства.

Способ фотографирования используют также при создании микрокопий документов путем микрофильмирования (таким путем создаются микрофильмы, микрокарты, микрофиши).

Последующее развитие светокопировальной техники приве­ло к созданию ксерокопирования как способа записи информа­ции, при котором создаются ксерокопии бумажных документов на бумажной основе (или "репродуцированные документы").

Оптическую запись информации применяют также при со­здании кинофильмов на кинопленке и видеозаписей на видео

кассетах. При этом записывается и воспроизводится не только изображение, но и звук, сопровождающий кинокадры.

Оптической является также запись лазерным лучом тек­стовой, изобразительной и звуковой информации на оптичес­ких дисках. Такая запись информации дает возможность фик­сировать и воспроизводить как визуальную, так и аудиальную информацию, а также матричную информацию, предназна­ченную для считывания ЭВМ.

Оптическая запись осуществляется с помощью специаль­ных устройств, а способ прочтения информации зависит от того, какой документ создается. Например, фотопозитив до­ступен для непосредственного восприятия информации, а для чтения микрофильма необходимо специальное устройство, так же, как и для просмотра (прослушивания) кинофильмов и оп­тических дисков.

Магнитооптическая запись — это одновременное исполь­зование магнитного и оптического способов записи информа­ции. Таким способом создается магнитооптический диск.

Различают также форму записи информации.

Если запись осуществляется последовательно в одну строку — это одномерная (линейная) запись. Одномерная запись мо­жет продолжаться на следующих строчках или листах, может разделяться на отдельные части, например в виде карточек. Ее характеристика при этом остается неизменной. Одномерной является также запись на лентах или дисках.

Двухмерная (плоскостная) запись осуществляется одно­временно в двух измерениях — по длине и ширине. Таким спо­собом выполняются рисунки, картины, карты, схемы, фото­изображения, кинокадры.

Трехмерная (объемная) запись в данное время не харак­терна для большинства документов. Таким способом является голография (от гр. nolo — весь, полный; grapho — пишу, ри­сую) — это способ получения объемного изображения записы­ванием и последующим воссозданием рассеянных световых волн. Голограммы записываются с помощью лазерного луча одновременно в трех измерениях.

В целом запись информации связана с изменениями не толь­ко поверхности, но и структуры физической (вещественной) основы документа (при перфорации, тиснении; изменении фи­зико-химической основы документа). Цель совершенствова­ния способов записи информации — обеспечить большую ем­кость записи (чтобы подавать в небольшом объеме большее количество информации), увеличить скорость записи, повы­сить качество воспроизведения информации, долговечность записи.