Електронні документи та електронний документообіг

Важливим кроком у розширенні використання електронних за­собів зв'язку і, зокрема, Інтернет стало прийняття у травні 2003 р. Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг"²⁸⁷ та "Про електронний цифровий підпис"²⁸⁸.

Закон України "Про електронні документи та електронний доку­ментообіг" дав єдине визначення електронного документа, визначив єдині вимоги до реквізитів електронного документа, надав йому юри­дичної сили.

Закон дає поняття електронного документообігу (ст. 9), як "су­купність процесів створення, оброблення, відправлення, передаван­ня, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких до­кументів".

Завданням державного регулювання у сфері електронного доку­ментообігу, відповідно до цього Закону (ст. 4), є:

- реалізація єдиної державної політики електронного докумен­тообігу;

- забезпечення прав і законних інтересів суб'єктів електронно­го документообігу;

- нормативно-правове забезпечення технології оброблення, ство­рення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів.

Одним із реквізитів електронного документа є електронний під­пис. Згідно зі ст. 1 Закону України "Про електронний цифровий під­пис", електронний цифровий підпис - це вид електронного підпису, отриманий за результатом криптографічного перетворення набо­ру електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та іденти­фікувати підписувача.

Електронний цифровий підпис накладається за допомогою особис­того ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа.

Особистий ключ - це параметр криптографічного алгоритму фор­мування електронного цифрового підпису, доступний тільки підпи-сувачу.

Відкритий ключ - параметр криптографічного алгоритму перевір­ки електронного цифрового підпису, доступний суб'єктам відносин у сфері використання електронного цифрового підпису.

Чинність і належність відкритого ключа підписувачу засвідчуєть­ся за допомогою сертифікату відкритого ключа, який є документом, що розповсюджується в електронній формі або на папері та викорис­товується для ідентифікації особи підписувача.

Законодавство виділяє два види сертифікатів ключів - прості й посилені. Останні мають право видавати лише акредитовані центри сертифікації ключів, засвідчувальні центри органів виконавчої влади та центральний засвідчувальний орган за умови повної відповіднос­ті параметрів криптографічного алгоритму формування та перевірки електронного цифрового підпису вимогам законодавства.

Електронний цифровий підпис, після необхідної перевірки за пра­вовим статусом прирівнюється до власноручного підпису (печатки).

Функціонування системи електронного документообігу забезпе­чується комплексом спеціальних установ та організацій, до яких за­конодавство відносить:

Контролюючий орган (його функції виконує Адміністрація Дер­жавної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України), що здійснює перевірку дотримання вимог законодавства централь­ним засвідчувальним органом, засвідчувальними центрами та цен­трами сертифікації ключів;

Центральний засвідчувальний орган, який створюється Кабіне­том Міністрів України та забезпечує в межах своїх повноважень ство­рення умов для функціонування засвідчувальних центрів органів ви­конавчої влади або інших державних органів та центрів сертифікації ключів. Основними завданнями центрального засвідчувального орга­ну є обслуговування посилених сертифікатів відкритих ключів цен­трів, а також їх акредитація.

Засвідчувальні центри органів виконавчої влади, Центри сертифі­кації ключів, Акредитовані центри сертифікації ключів⁰ надають послуги, пов'язані з наданням особистих ключів для електронного циф­рового підпису, їх сертифікатів, засвідчення їх чинності.

Особливі правила застосування електронного цифрового підпису встановлено для органів державної влади, органів місцевого самовря­дування, підприємств, установ та організацій державної форми влас­ності²⁹¹. Так зазначеним вище установам дозволяється застосовувати електронний цифровий підпис лише за умови використання надійних засобів електронного цифрового підпису.

Така надійність засобів електронного цифрового підпису має бути підтверджена сертифікатом відповідності або позитивним ви­сновком за результатами державної експертизи у сфері криптогра­фічного захисту інформації, отриманим на ці засоби від адміністра­ції Держспецзв'язку.

Застосування електронного цифрового підпису для вчинення пра-вочинів за участю інших юридичних та фізичних осіб можливе лише за наявності у них посилених сертифікатів відкритих ключів.

Застосування електронного цифрового підпису забороняється:

- для складання електронних документів, які не можуть бути оригіналами у випадках, передбачених законодавством;

- для вчинення правочинів на суму, що перевищує 1 млн. гри­вень.

Сучасна система електронного документообігу в Україні лише по­чинає формуватися, але вже існує досвід її застосування, в тому чис­лі і у сфері діяльності органів виконавчої влади.