Сутність проекту та проектної діяльності

Розділ 1 ЗАГАЛЬНІ ЗАСАДИ управління проектами

Зміст та завдання проектного менеджменту

Сутність проекту та проектної діяльності

В країнах колишнього Радянського Союзу управління проектами не вважалось якоюсь особливою, відокремленою сферою професійної діяльності, незважаючи на накопичений значний досвід управління здійсненням багатьох проектів. Тепер в процесі інтеграції України в світову економіку ситуація швидко змінюється. У багатьох розвинутих країнах світу управління проектами визнане важливою методологією і інструмнентом планування, контролю і координації здійснення проектів.

Разом з бурхливими змінами в економічному житті нашої країни змінюються і наші звичні поняття та традиційні уявлення. Так, якщо раніше слово "проект" тривалий час монопольно використовувалось інженерами і було пов'язане з уявленнями про комплект технічної і кошторисної документації для будівництва чи нових технічних розробок, то тепер поняття "проект" застосовують і економісти, фінансисти, політики, учені, підприємці, які задумують і втілюють у життя наміри з наперед визначеними цілями, вимогами до термінів, вартості, ризиків і якості очікуваних результатів. Це і є проекти.

Стосовно терміна "проект" у сучасній методології управління проектами існує цілий ряд визначень. Кожне таке визначення має право на існування залежно від конкретних завдань, які стоять перед спеціалістами.

Проект (англ. - project) - це те, що якимось чином замислюється або планується: наприклад, підприємство (тлумачний словник Webster).

Проект - якась задача з певними вихідними даними і очікуваними результатами (цілями), що обумовлюють спосіб її розв'язання ("Кодекс знань про управління проектами", Інститут управління проектами, США).

Російська Асоціація управління проектами СОВНЕТ пропонує таке визначення: проект - це обмежена у часі і цілеспрямована зміна окремої системи з встановленими вимогами до якості результатів, можливими рамками витрати коштів та ресурсів і специфічною організацією. У даному випадку словосполучення "окрема система" вказує не тільки на цілісність проекту і його розмежування з іншою діяльністю, але і підкреслює одиничність проекту (на відміну від серійного виробництва), а отже - його неповторність і новизну.

Фахівці компанії "Консалтінг ПРІМ" вважають, що проект - це комплекс взаємопов'язаних заходів, призначених для досягнення визначеної мети протягом заданого періоду часу і в межах виділеного бюджету.

Московське відділення Асоціації управління проектами Project Management Institute (PMI, Інститут Управління Проектами) наводить таке визначення: проект - це тимчасове підприємство, призначене для створення унікальних продуктів або послуг. Слово "тимчасове" вказує, що у будь-якого проекту є початок і обов'язково настає завершення, коли досягаються поставлені цілі або виникає усвідомлення того, що ці цілі не можуть бути досягнуті. "Унікальних" означає, що створювані продукти або послуги суттєво відрізняються від інших аналогічних продуктів чи послуг.

Будівництво будинку, розробка нового обладнання, розробка або впровадження програмних засобів, проведення рекламної компанії або виборів, підготовка спектаклю, введення нової податкової системи, політ на Місяць - все це приклади заходів, які мають характер проекту.

Узагальнюючи наведені визначення, методологія управління проектами дозволяє сформулювати наступне комплексне визначення поняття "проект".

Проект - цілеспрямована, орієнтована у часі послідовність, як правило, одноразових, комплексних і нерегулярно повторюваних дій (заходів або робіт) з такими характерними ознаками:

- одноразовість і комплексність структури;

- складність структури;

- специфічність змістовних і фінансових результатів;

- заданість термінів початку й закінчення і звідси - заданість часової мети;

- нерегулярність здійснення.

Наведемо найбільш широке визначення проекту.

Проект - це одноразова сукупність дій і завдань з такими відмінними ознаками:

· спрямованість на досягнення конкретної мети;

· базування на координованому виконанні пов'язаних між собою дій;

· обмеженість у часі виконання, визначеність певної дати початку і закінчення;

· наявність певного бюджету (фінансового, матеріального тощо);

· певною мірою неповторність, унікальність.

Ці характерні п'ять ознак відрізняють проекти від інших заходів, планів, програм, ініціатив. Кожній з перелічених характеристик притаманний важливий внутрішній зміст, а тому розглянемо їх детальніше.

Спрямованість на досягнення мети. Проекти завжди зорієнтовані на досягнення конкретних результатів (мети), і саме ця мета є рушійною силою проекту, а всі зусилля, які докладаються в процесі планування і реалізації, спрямовані на досягнення мети.

Основна мета будь-якого проекту має систему ієрархічних цілей, які взаємопов'язані між собою і підпорядковані основній меті. Так, наприклад, проект, основна мета якого полягає у створенні сучасного тренажерного центру для підготовки інженерів-бурильників, включає також систему додаткових і проміжних цілей, які уточнюють, деталізують і доповнюють основну мету проекту. Такими цілями можуть бути підготовка приміщення для тренажерного центру, замовлення та монтаж устаткування, розробка необхідного програмного забезпечення, підготовка і сертифікація кадрів для роботи в тренажерному центрі тощо. Досягнення вказаних цілей в свою чергу може потребувати вирішення інших завдань, які відповідно формуватимуть нижчу за ієрархією систему підцілей. Наприклад, замовлення та монтаж устаткування потребуватимуть проведення ретельного аналізу існуючих виробників та постачальників необхідного обладнання, проведення тендерних торгів, розміщення замовлення на виготовлення обладнання, уточнення та деталізацію специфікації, остаточний вибір варіанту комплектації і т.д.

Зорієнтованість проектів на досягнення мети надає величезного внутріш-нього потенціалу для управління ними. Насамперед це передбачає необхідність точного та коректного визначення і формулювання цілей від вищого рівня до нижчого, від складних і найзагальніших завдань до найпростіших речей. Таким чином, проект можна розглядати як процес поетапного досягнення сукупності проміжних цілей на шляху до досягнення кінцевої мети.

В останні десятиліття спільними зусиллями науковців і практиків було розроблено методологію сприяння формулюванню та досягненню мети. Ця методологія отримала назву управління за цілями (management of objectives, MBO) і розроблялась вона паралельно і незалежно від загального розвитку теорії та практики управління проектами. Однак володіння проектним менеджером цією методологією сьогодні суттєво спрощує процес управління проектом.

Координування дій при управлінні проектами. Сама сутність проектів визначає складність їхнього втілення в життя. Адже проекти потребують виконання багаточисельних завдань, які пов'язані між собою. Самі взаємозв'язки між окремими завданнями можуть характеризуватися різною мірою жорсткості чи, навпаки, гнучкості. Зокрема виконання окремих завдань потребує обов'язкового виконання низки попередніх завдань, або ж окремі завдання між собою не пов'язані і можуть виконуватися паралельно. Процес виконання окремих завдань обов'язково має синхронізовуватись у часі, оскільки порушення послідовності чи термінів виконання окремих робіт загрожують можливості виконання проекту в цілому.

Звідси стає зрозумілим, що проекту притаманні характерні ознаки системи, яка складається із взаємоопов'язаних елементів, і ефективне функціонування системи потребує належного та зкоординованого функціонування її окремих елементів.

Зауважимо, що сучасна теорія менеджменту пропонує цілий ряд методичних підходів, націлених на ефективне управління роботою систем. В рамках системного підходу слід розглядати і саму проектну діяльність, до управління якою доцільно застосовувати системний аналіз.

Часові обмеження. Проекти виконуються протягом певного проміжку часу і мають більш-менш чітко окреслені початок і закінчення. Проект вважається завершеним, якщо досягнуті його основні цілі. В процесі реалізації проекту менеджерами докладаються значні зусилля саме на вчасне завершення проекту у заздалегідь визначені терміни. З цією метою складаються різноманітні графіки, де зазначається час початку і закінчення робіт, які передбачаються проектом.

Тут існує суттєва відмінність від традиційних циклів виробництва продукції у серійному виробництві, адже випуск товарів не є обмеженим у часі, а залежить значною мірою від наявності та рівня попиту. Саме тому звичні процеси виробництва продукції за своєю сутністю не можуть бути віднесені до проектів.

Наявність бюджету. Будь-яка проектна діяльність пов'язана з використанням ресурсів (людських, матеріальних, фінансових, інформаційних). Тому важливою характеристикою проекту є наявність бюджету, який передбачає його ресурсне забезпечення у відповідності до мети проекту, його сутності, масштабів та термінів виконання. Проектний бюджет є своєрідним регулятором і інструментом фінансового забезпечення виконання всього комплексу робіт, що передбачені проектом.

Унікальність проекту. Характерною особливістю проекту є його відмінність від традиційних і періодично повторюваних видів діяльності, якими, для прикладу, є виробництво телевізорів, випікання хліба у пекарні, друкування газет тощо. Однак рівень унікальності проекту - досить відносна категорія, яка може суттєво коливатися залежно від змісту самого проекту. Скажімо серійне виробництво автомобілів на заводах фірми "Mersedes" аж ніяк не можна назвати проектною діяльністю, однак розробку цією фірмою боліда формули-1 цілком обґрунтовано можна вважати проектом. Загалом проекту притаманні суттєві відмінності у порівнянні з традиційною діяльністю і слід розуміти, що в процесі реалізації проекту доводиться мати справу з речами і діями, які раніше не зустрічалися і не виконувалися. Саме цим і обумовлюється певний рівень унікальності проекту, а досвід попередніх розробок лише частково і в загальних рисах підказує як потрібно діяти.

Проект можна розглядати і як товар, який реалізується згідно з умовами і потребами замовника - майбутнього власника. Як відомо, у ринковій економіці замовник (власник) - окрема зацікавлена в реалізації проекту фізична або юридична особа, що вкладає в нього власні або позикові кошти і приймає рішення щодо термінів, вартості, контролю, якості і т. ін. Проект реалізується в певному середовищі і основне коло його учасників відображено на рисунку 1.1.

Рисунок 1.1 - Структура взаємодії учасників проекту

Мета проекту визначає майбутні обсяги робіт, значною мірою впливає на організацію виконання робіт, часові рамки втілення в життя результатів реалізації проекту, диктує вимоги щодо якості продукції (послуг), накладає обмеження по витратах ресурсів тобто визначає основні цілі проекту (рис. 1.2).

Рисунок 1.2 - Зв'язок між метою і цілями проекту

Проекти можуть здійснюватися в самих різноманітних галузях і сферах діяльності починаючи від охорони здоров'я чи культури і закінчуючи промисловістю. Самі проекти можуть суттєво відрізнятися один від одного за багатьма ознаками, зокрема масштабами, термінами реалізації, необхідними інвестиційними ресурсами, цільовим спрямуванням тощо. Таке різноманіття проектної діяльності потребує певної класифікації проектів, яку наведено у таблиці 1.1.

Невеликі за масштабами, прості, обмежені за обсягами (капіталовкладення до 10-15 млн.доларів і трудовитрати до 40-50 тис.люд.-днів) проекти відносять до розряду малих. Малі проекти допускають ряд спрощень у процедурах проектування, реалізації, формування проектної команди тощо.

Реалізація окремих масштабних цільових програм, які включають багато проектів, об'єднаних спільною метою, ресурсами, часовими параметрами здійснюється в рамках мегапроекту. Мегапроекти характеризуються високою вартістю (близько 1 млрд.доларів), трудомісткістю (15-20 млн. люд.-год.), тривалістю термінів реалізації (понад 5 років), необхідністю залучення багатьох учасників, потребою у застосуванні особливих форм фінансування (наприклад емісія акцій), впливом на соціально-економічне середовище регіону або навіть країни в цілому.

Стосовно масштабів та цільового спрямування розрізняють також, так звані, мультипроекти та монопроекти. Мультипроект - це комплекс взаємопов'язаних проектів. Монопроекти мають чітко окреслені ресурсні, часові та інші межі, реалізуються єдиною проектною командою і являють собою окремі інвестиційні, спеціальні та інші проекти.

Таблиця 1.1 - Класифікація проектів

№ з/п	Класифікаційні ознаки проекту	Види проектів
	За характером змін	Ø оперативні Ø стратегічні
	За масштабом (розміром)	Ø малі Ø середні Ø великі
	За тривалістю (строками реалізації)	Ø короткострокові Ø довгострокові Ø середньострокові
	За галузевою приналежністю	Ø промислові Ø будівельні Ø транспортні Ø освітні Ø у сфері торгівлі Ø у сфері культури Ø у сфері охорони здоров'я Ø комплексні
	За специфікою кінцевого продукту	Ø економічні Ø організаційні Ø технічні Ø соціальні Ø змішані
	За функціональним спрямуванням	Ø виробничі Ø технологічні Ø фінансові Ø дослідження і розвитку Ø маркетингові Ø з управління персоналу Ø комбіновані
	За характером залучених сторін	Ø міжнародні Ø національні Ø територіальні Ø місцеві
	За ступенем складності	Ø прості Ø складні Ø дуже складні (комплексні)
	За складом і структурою залучених організацій	Ø однофункціональні Ø багатофункціональні
	За вимогами до якості проекту	Ø стандартні Ø з надзвичайними вимогами