О роли организационных документов в упорядочении структур государственного учреждения

С целью обеспечения эффективности деятельности госучрежде­ния, тесного взаимодействия всех его звеньев, исключения паралле­лизма в работе структурных подразделений разрабатываются организа­ционно-распорядительные документы, регламентирующие деятель­ность и четко разграничивающие задачи, функции, права и обязанности самого госучреждения и каждого входящего в него подразделения, а также отдельных исполнителей с учетом специфиче­ских особенностей их деятельности.

Такими документами являются:

1) организационная структура госучреждения, утвержденная соот­ветствующим нормативным актом;

2) штатное расписание или штат госучреждения (далее — штат);

3) положения о самом госучреждении и о всех его структурных подразделениях;

4) должностные инструкции на все должности, предусмотренные штатом.

На основании организационной структуры разрабатываются штаты, самостоятельных структурных подразделений госучреждения, о этом случае штат госучреждения — это совокупность штатов само­стоятельных структурных подразделений госучреждения.

Штат (штатное расписание) — это нормативный документ, опре­деляющий организационную структуру подразделения, численность работников, количество техники, для обслуживания которой требуется штатная численность.

Штат предусматривает наименование подразделения и входящих в него структурных подразделений, наименование должностей работ­ников, техники, их количество, а также распределение функций меж­ду структурными подразделениями.

Штат должен стать единственным правовым документом для соз­дания подразделения, комплектования его работниками, обеспечения заработной платой и другими видами довольствия.

Для разработки штатов используются следующие документы:

— утвержденная организационная структура;

— перечни наименований штатных должностей работников;

— схемы должностных окладов и тарифно-квалификационные
справочники;

— нормативы численности работников;

— сборники наименований техники;

— предложения заинтересованных подразделений.

Итак, совокупность должностей, распределенная по подразделени­ям органа государственного управления, есть штатное расписание, штаты. Классифицировать должности и их носителей, должностных лиц — значит описать официальную структуру госоргана.

Положение о подразделении предназначено для нормативно-пра­вовой регламентации деятельности самого госучереждения, каждого самостоятельного и входящего структурного подразделения, отражает ^его роль и место в структуре госучреждения, показывает внутреннее Распределение работы в нем, при этом особо выделяются внештатные формирования и участки.

Рекомендуется следующая структура положения о подразделении:

1) общие положения;

2). задачи;

3) структура;

4) функции;

5) права;

6) взаимоотношения с другими подразделениями;

7) ответственность.

В разделе «Общие положения» указывается общее наименование Подразделения, степень самостоятельности при решении основных

функций, в чьем непосредственном подчинении находится данное подразделение. Здесь же необходимо дать перечень основных право., вых, директивных, нормативных и инструктивных материалов, кото­рыми подразделение руководствуется в своей деятельности.

Раздел «Задачи» содержит формулировку основных задач, для ре. шения которых создано данное подразделение, и что должно быть ос­новным содержанием его работы. Особое внимание при этом необхо­димо обращать на взаимную согласованность формулировок задач для взаимосвязанных подразделений.

В разделе «Структура» излагается характеристика внутренней структуры подразделения, дается перечисление всех внутренних звень­ев и решаемых ими задач.

Раздел «Функции» является основным разделом Положения. Он должен содержать развернутую в виде функций характеристику ука­занных выше задач. Функции должны быть четко сформулированы и обеспечивать оптимальное распределение всего объема работ между структурными звеньями. Желательно указывать степень самостоятель­ности подразделения в решении тех или иных вопросов.

Раздел «Права» должен содержать перечень прав, реализуемых ру­ководителем, другими должностными лицами подразделения, необхо­димых для реализации возложенных на подразделение функций. Осо­бо следует выделить специальные права подразделения, если оно на­делено ими в отличие от других аналогичных подразделений.

В разделе «Взаимоотношения с другими подразделениями» опре­деляются взаимосвязи подразделений в ходе служебной деятельности. При необходимости указываются наименования документов или дает­ся характеристика информации, которые данное подразделение долж­но передавать в другие подразделения или получать от них. Устанав­ливается периодичность обмена информацией.

В разделе «Ответственность» с учетом особенностей работы под­разделения отражается характеристика основных позиций, по кото­рым руководитель подразделения несет личную ответственность за выполнение возложенных на подразделение задач, за достоверность документации, подготавливаемой подразделением, за правильность применения тех или иных нормативных документов, за состояние дисциплины и работу с кадрами.

Исключить дублирование в выполнении конкретных функций, обеспечить взаимосвязь в работе специалистов, занимающих различ­ные должности, обеспечить разграничение обязанностей и прав межяУ работниками позволяют должностные инструкции. Они устанавливают для каждой должности квалификационные требования, дают возмож­ность определить потребность в кадрах по конкретным специально­стям и с точным учетом квалификации, позволяют осуществить объ­ективную оценку деятельности сотрудников, служат нормативной ос­новой для применения к ним мер воздействия.

Должностные инструкции содержат следующие разделы: }) общая часть;

2) основные должностные обязанности;

3) должен знать;

4) права и ответственность;

5) квалификационные требования.

Раздел «Общая часть» вводится в том случае, если необходимо оп­ределить подчиненность, порядок назначения и освобождения от должности или ввести какие-то другие регламентирующие положения.

В разделе «Основные должностные обязанности» перечисляются именно основные должностные обязанности, т. е. те обязанности, для выполнения которых данная должность введена в штат, и которые безусловно вытекают из задач и функций подразделения. При необхо­димости расширения круга обязанностей после перечисления основ­ных вводится подраздел «Кроме того», в котором дается перечень до­полнительных обязанностей, как правило родственных по содержа­нию, равных по сложности или без выполнения которых невозможно нормальное функционирование подразделения.

Обязанности должны излагаться лаконично, конкретно, без разно­чтений.

В разделе «Должен знать» указывается перечень нормативных и других документов, которыми должен руководствоваться в своей ра­боте работник, занимающий данную должность. При необходимости регламентации практических действий работника, занимающего дан­ную должность, может вводиться подраздел «Должен уметь», в кото­ром перечисляются необходимые навыки и практические действия.

В разделе «Права и ответственность» должно содержаться описа­ние полномочий работника, необходимых для выполнения всех пред­писанных ему действий. Указываются такие права работника, как принятие решений, получение информации, необходимой в работе, требования выполнения другими лицами определенных действий, право визирования документов, осуществление контроля.

Формулируются содержание и форма ответственности должност­ного лица за результаты и последствия его деятельности, за неприня­тие своевременных мер, если они относятся к кругу его обязанностей, за невыполнение возложенных обязанностей, а также за неиспользо­вание предоставленных прав.

В разделе «Квалификационные требования» указывается мини­мально необходимый уровень образования для данной должности, ^а также указывается, какой стаж работы и на каких должностях дол­жен предшествовать назначению на данную должность.

Подбор и расстановка кадров должны осуществляться в соответст­вии с установленными по каждой должности специальными и квали­фикационными требованиями, на основе которых также должна про- водиться аттестация и осуществляться контроль на их соответствие специальности и квалификации конкретного работника.

Должностные инструкции составляются для всех должностей, пре­дусмотренных штатом подразделения. Исключение могут составлять начальники подразделений и руководители нештатных групп, так как их правовое положение может определяться в положениях, о соответ­ствующих подразделениях, в том числе и нештатных. Вместе с тем по должностям начальников подразделений необходимо понимать и чув­ствовать разницу между управлением и исполнением и при составле­нии должностных обязанностей уметь выбрать правильные пропорции между ними, так как от этого во многом зависит успех руководства подразделением.

Для оценки работоспособности документов при их разработке не­обходимо ответить на следующие вопросы:

1) учтены ли в документе все существенные задачи, функции, обязанности;

2) четко ли определен характер основных и обеспечивающих за­дач, функций, обязанностей;

3) отмечены ли уникальные или специфические особенности за­дач, функций, обязанностей;

4) достаточно ли исчерпывающе определены задачи, функции, обязанности, понятны ли они без дополнительных пояснений, рас­ставлены ли они по приоритетности;

5) как документ согласуется с аналогичными документами смеж­ных подразделений (должностей) и нет ли в нем дублирования;

6) достаточно ли понятны, кратки и содержательны примененные формулировки;

7) имеет ли подготовленный документ постоянный характер, рас­считан ли он на длительный срок;

8) достаточно ли Четко выражены связи с аналогичными документами верхнего (руководители) и нижнего (подчиненные) уровней?

Перечисленные документы являются обязательными и должны разрабатываться еще до создания подразделения. В процессе функ­ционирования подразделения именно эти документы лежат в основе процесса совершенствования организационной структуры подразделе­ния.

Естественный процесс изменения общественно-политической и экономической обстановки в государстве ведет к изменению, пре­образованию и дополнению задач, стоящих перед госучреждением, а следовательно, к необходимости корректировки организационной структуры. При проведении мероприятий по совершенствованию ор­ганизационной структуры госучреждения необходимо учитывать что:

1) положения о подразделениях, должностные инструкции и нор' мы нельзя рассматривать как что-то статическое, наоборот, они должны корректироваться под воздействием информации, поступающей по обратной связи. Суммирование этих корректировок должно приводить изменениям организационной структуры, кадровым изменениям;

2) только анализ в течение достаточно длительного периода может дать необходимую информацию о правильности распределения задач и функций, отсутствия или наличия дублирования в работе под­
разделений, правильности расстановки кадров, правильности приме­няемых нормативов, а следовательно, для выработки решений о необ­ходимости кадровых изменений, изменений организационной струк­туры;

3) при изменении основных задач учреждения, а следовательно, и его организационной структуры, вышеописанный процесс создания основополагающих документов необходимо повторить и привести весь
пакет в соответствие с этими изменениями, в согласование с принци­пами оптимизации организационной структуры, а именно:

— отражение всех подразделений на всех уровнях с учетом их специализации;

— обеспечение единства целей, направлений и метрдов функцио­нирования всех подразделений путем установления их связей как по вертикали (в пределах одной функции), так и по горизонтали (между разными функциями);

— преодоление чрезмерно узкой специализации подразделений и в то же время устранение дублирования в их работе;

— обеспечение оптимального сочетания централизации и децен­трализации в управлении госучреждением;

— всемерная экономия организационных звеньев.