Протокол, витяг з протоколу, резолюція

Протокол— це один з найпоширеніших документів ко­легіальних органів. У ньому фіксують хід і результати прове­дення зборів, конференцій, засідань, нарад. У протоколах відбиваються всі виступи з питань, що розглядаються, і рі­шення, ухвалені в результаті обговорення.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа. Протоколи загальних зборів (нарад) підписують го­лова й секретар, а протоколи засідань комісій — усі члени президії.

За обсягом фіксованих даних протоколи поділяють на:

стислі, в яких записано лише ухвалу або поширену резо­люцію, а також зазначено номер, дату, назву організації, кіль-* *сість присутніх, порядок денний. Під рубрикою «Слуха­ли» — назва питання, хто висловився;

повні, в яких записуються виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань. У докладний протокол за­носять також запитання доповідачеві та конспективний за­пис виступів під час обговорення;

стенографічні, де всі виступи, репліки, запитання й від­повіді записуються дослівно.

Протокол має такі реквізити:

1. Назва виду документа, яку пишуть посередині рядка.

2. Порядковий номер протоколу.

3. Назва зборів, конференції, засідання, наради із зазна­ченням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, роз­ширена нарада).

4. Назва установи, підприємства чи організації, де від­булися збори, конференція.

5. Дату проведення зборів, засідання, наради, яку пишуть нижче від назви організації з лівого боку. У цьому ж рядку з правого боку пишуть місце проведення (назву міста).

6. Кількісний склад учасників, який пишуть з нового ряд­ка. При великій кількості присутніх на засіданні їх список складають окремо й додають, а в протоколі зазначають лише загальну кількість. Якщо кількість учасників сягає 10—12 осіб, то вказують усіх присутніх.

7. Посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конфе­ренції, наради (голови, секретаря, членів президії).

8. Порядок денний, тобто питання, що їх розглядають на зборах, нараді або конференції. Питання у порядку денному формулюють у називному відмінку.

9. Текст.

10. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кіль­кості сторінок;

11. Підписи керівників зборів, засідання, конференції (го­лови й секретаря).

Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ міс­тить: «Слухали», «Виступили», «Ухвалили».

Слово «Слухали» друкується великими літерами, після нього ставиться двокрапка. У наступному рядку з абзацу вказують ініціали та прізвище доповідача (у називному від­мінку), тему доповіді. Далі викладається основний зміст до­повіді або вказується, що текст додається.

Так само оформляється розділ «Виступили».

У розділі «Ухвалили» повністю записується прийняте рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або з констатуючої частини й резолюції.

Якщо на зборах проводяться вибори таємним голосуван­ням, результати оформляються окремими протоколами лі­чильної комісії: в одному зазначається склад комісії, а в дру­гому — результати голосування.

Результати голосування з кожної кандидатури запису­ються так:

1. За Василишина І. Г. — 50 голосів, проти — 0, утри­мався — 1.

Протоколи групуються у хронологічному порядку і за номерами, документи, що стосуються одного протоколу, — за порядком денним.

Текст протоколу має бути точним, лаконічним, складеним на основі виступів, повинен усебічно характеризувати обго­ворюване питання з додержанням змісту й форми викладу, позиції учасників сторін.

Крім повного протоколу, є ще коротка форма — витяг з протоколу. У витягу вказують прізвища та ініціали тих, хто виступив (без викладу виступів), а також зміст прийнятих рішень. Витяг із протоколу підписують голова й секретар засідання. У протоколі роблять помітку про зроблений витяг, а також зазначають, кому його вручено чи надіслано.

Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців і організацій, що належать до сфери управління установи, через надсилання їм рішень.

Рішення колегій установ впроваджуються в життя нака­зами керівника установи.

в Зразок протоколу:

ПРОТОКОЛ № З \ загальних зборів учнів профтехучилища № 17

12.11.2003

Голова зборів: Совенко В. А.

Секретар: Каніщенко Т. Б.

Присутні: директор училища Кучер Л. Д., викладачі: Куценко А. А., Грицюта Ф. С«, Севастюк Б. №, Кличко Л. С, учні,

Порядок денний:

1. Підготовка учнів до виробничої практики.

2. Робота з озеленення й опорядження навколишньої те­риторії.

1. СЛУХАЛИ:

Куценко А. А. Інформація керівника виробничої практики.

ВИСТУПИЛИ:

Севастюк Б, М. вніс пропозицію поділити студентів на підгрупи, чітко визначити кожному завдання й години роботи на ділянці.

Грицюта Ф. С. відзначив, що до початку практики треба підготувати комп'ютерні програми.

УХВАЛИЛИ:

1. Усім учням взяти участь у виробничій практиці.

2. Доручити керівникові практики скласти графік робіт.

3. Поділити учнів на групи й визначити час роботи на ділянці.

2. СЛУХАЛИ...

Голова зборів (підпис) В. А. Совенко

Секретар (підпис) Т. Б. Каніщенко

Ш Зразок витягу з протоколу:

Витяг з протоколу № 5 засідання кафедри української мови

18.01.2002

Присутні: завкафедри проф. Луценко А. А., доц. Коло-мієць Ф. С, доц. Марченко Ю. Ю., доц. Токарева А. М., ст. викл. Ткаченко Л. В., асист. Шумейко Л. Б., асист. Лепе­ха І. І„ аспірант Крикун С. В.

СЛУХАЛИ:

Крикун С. В. — затвердження теми кандидатської ди­сертації

УХВАЛИЛИ:

1. Затвердити тему кандидатської дисертації аспірантки Крикун Світлани Василівни у такому формулюванні «Тем-поративна синтаксема у структурі простого речення».

2. Призначити науковим керівником проф. Луценка Ана­толія Антоновича.

Завідувач кафедри (підпис) А. А. Луценко

Секретар (підпис) 1.1. Лепеха

Резолюція— це документ, який фіксує рішення, поста­нову. Найчастіше резолюцію приймають на зборах, з'їздах, конференціях; її вміщують у кінці протоколу або пишуть окремо й додають до нього.

Резолюція складається із вступної (констатуючої) і ди­рективної частин. У констатуючій частині спочатку-відзна­чають досягнення з питання, що розглядається, а потім ука­зують недоліки. У директивній (резолютивній) частині роб­лять узагальнені висновки, оцінюють роботу, визначають конкретні заходи з кожного питання, спрямовані на вико­нання поставлених завдань, усунення виявлених недоліків, зазначають відповідальних осіб.

3.10. Звіт, план

Звіт— це письмове повідомлення про виконання якоїсь роботи. Звіти бувають статистичні (цифрові) й текстові. Ста­тистичні звіти пишуться на спеціальних, виготовлених дру­карським способом бланках, текстові — на звичайному па­пері. Матеріал звіту охоплює точно визначений період часу.

Схема звіту така:

*.. У заголовку, крім слова Звіт, подаються відомості про те, яка організація чи установа звітує, за який період, за який вид роботи.

2. У вступній частині вказується коло завдань, які було поставлено перед організацією чи установою за звітний пе­ріод.

3. Наступна частина звіту має містити точний опис вико­наної роботи із зазначенням позитивних і негативних при­кладів.

4. У звіті мають бути висновки, пропозиції, перспективи на майбутнє.

5. Підпис відповідальної особи установи чи організації або службової особи, яка писала звіт.

6. Дата складання звіту.

7. Печатка установи (якщо це потрібно).

Звіт має характеризуватися чіткістю побудови, логічною послідовністю викладу матеріалу й містити вичерпні відпо­віді на всі запитання схеми, а також узагальнення і висновки.

Якщо звіт дуже великий за обсягом, частини його мати­муть заголовки, які повинні бути короткими й відповідати змістові.

Звіт допомагає вивчити, перевірити й узагальнити чиюсь роботу, знайти в ній позитивне та негативне, зробити вис­новки, намітити перспективи.

@ Зразок звіту:

ЗВІТ

про виробничу практику з 10.02.2003 по 22.03.2003

учениці професійно-технічного училища № 18

Доценко А. С.

Педагогічну практику проходила на виробничому об'єд­нанні «Україна» м, Києва. В об'єднанні було створено всі умови для проходження практики. Всі працівники мають ве­ликий стаж роботи й високу фахову підготовку. Виробничі цехи об'єднання обладнані найновішим устаткуванням, упро­ваджено комп'ютерний підбір тканин для пошиття верхнього одягу. Протягом усього перебування в об'єднанні я мала змо­гу отримувати консультації як від майстрів і модельєрів, так і керівників практики.

Під час практики покроїла 3 жіночі костюми, один з них пошила. Практика на швейному об'єднанні допомогла ви­робити багато практичних умінь і навичок. Я навчилася:

1) підбирати тканини для костюмів, платтів;

2) кроїти тканини;

3) моделювати одяг;

4) самостійно шити жіночий одяг;

5) працювати з замовниками, консультувати їх. Під час практики особливих труднощів не було.

Висновки:

1. Виробнича практика поглибила, закріпила знання з фа­хових дисциплін, здобуті в профтехучилищі, та дала змогу застосувати їх на практиці.

2. Виробила вміння шити різні жіночі костюми.

3. Закріпила впевненість у правильності вибору професії й фаху, викликала прагнення вдосконалювати свої здібності, розширювати свою ерудицію.

4. Дала змогу протягом шести тижнів спостерігати за ви­робничим процесом, аналізувати його й робити висновки.

22.03.2003 (підпис)

План — це заздалегідь накреслена програма заходів, що передбачає порядок, обсяг і термін здійснення їх.

Слово план ще може означати порядок розміщення час­тин якого-небудь викладу, його композицію.

За терміном виконання плани поділяються на:

■Ф- перспективні (охоплюють декілька років);

-ф- річні (календарний, фінансовий, навчальний);

•Ф- піврічні (семестрові);

•ф- квартальні;

-ф- місячні;

-ф- тижневі;

-ф- щоденні.

Зміст плану викладається у формі тексту або таблиці. Кожний пункт плану складається з трьох обов'язкових час­ти "

♦ зміст роботи;

♦ термін виконання;

♦ відповідальні за виконання.

Плани підписуються особами, що відповідають за їх ви­конання, або керівником установи.

Затверджується план колегіальним органом або керівни­ком установи (структурного підрозділу). Затверджені плани групуються у справах окремо від проекту їх.

Реквізити плану такі:

Гриф затвердження.

2. Назва документа.

3. Назва установи чи структурного підрозділу.

4. Заголовок (вказується термін, на який складено план).

5. Текст (зміст плану).

6. Підпис(и),

7. Дата складання.

Ш Зразок плану:

ЗАТВЕРДЖЕНО Директор Інституту ядерних досліджень

______ І. М. Вишневський

ЗО вересня 2002 року

План роботи

Навчального центру з фізичного захисту, обліку

та контролю ядерного матеріалу на І півріччя 2002 року

и. тт о • Відпо- Відмітка

№ Дата Зміст . . „ .

, - відальшза про Примітки

п/п проведення роботи г г

^г виконання виконання

1~

2____________________________________________

_3_____________________________________________

І І І І

Завідувач навчального відділу В. І. Гаврилюк

Оголошення,

Повідомлення про захід

Оголошення— це повідомлення про час і зміст нарад, засідань; необхідність виконати якусь роботу; потребу в за­міщенні вакантної посади чи набір робочої сили та ін.

В оголошенні обов'язково вказується, хто й про що пові­домляє; дата виділяється іншим шрифтом; формулювання в тексті стислі.

За формою оголошення бувають: писані, мальовані, дру­ковані в газетах, журналах, на окремих аркушах. До них на­лежать афіші, що рекламують кінофільми, концерти, вистави тощо.

В оголошеннях, крім чіткої мови, важливості теми, ціка­вості змісту, велике значення має оформлення: написання слів більшими й меншими літерами, добір кольорів, симет­ричність розташування повідомлень, а по радіо й телеба­ченню — час повідомлень, чіткість вимови, оригінальність композиції тексту.

Оголошення бувають як окремих організацій, підпри­ємств, державних установ, навчальних закладів, так і при­ватних осіб.

Ш Зразки оголошень:

ОГОЛОШЕННЯ 11 грудня 2003 р. о 15.00 в актовій залі професійно-техніч­ного училища № 12 відбудеться літературний вечір, присвя­чений ... річниці з дня народження Григорія Сковороди.

ОГОЛОШЕННЯ Сім'я з двох осіб найме двокімнатну квартиру поліпшеного планування на Мінському масиві строком на 1 рік. Тел. 430-97-05.

ОГОЛОШЕННЯ

¹ Акціонерний банк «Бонус-банк»

пропонує:

відкриття і ведення рахунків юридичних осіб;

розрахунково-касове обслуговування клієнтів на вигідних умовах;

приймання депозитних вкладів від юридичних осіб на різні строки (мінімальна сума вкладу 100 грн, процентна ставка за домовленістю).

Просп. Возз'єднання, 15 (Дарницький район)

Тел. 550-23-40, 553-37-07

Повідомлення — це різновид службового листа, в якому зикладено запрошення взяти участь в якійсь нараді, кон­ференції, зборах.

У повідомленні повинні бути такі реквізити:

1. Дата й час засідання.

2. Місце засідання.

3. Його назва (тематика).

4. Порядок денний.

5. Прізвища доповідачів з кожного питання.

6. Прізвище й телефон відповідальної особи.

7. Спосіб проїзду до місця засідання. Повідомлення підписує голова колегіального органу або

керівник установи.

Ш Зразок повідомлення:

Шановний пане Ілле!

Запрошуємо Вас взяти участь у роботі науково-практичної конференції «Українська держава та українська армія».

Науково-практична конференція відбудеться в актовому залі Будинку офіцерів (вул. Грушевського, 30/1) 30—31 жовт­ня 1999 р.

Початок об 11.00.

Проїзд: тролейбус № 20 до зуп. «Будинок офіцерів»

Всеукраїнське товариство «Просвіта»

Міністерство оборони України

ПРАКТИЧНИЙ БЛОК

Вправа 1.Відредагуйте та виправте помилки в адресатах листа.

1. Ректор Українського державного аграрного універси­тету Кириленко В. І., професору.

2. Директор Київської загальноосвітньої школи № 1.

3. Голова Всеукраїнського акціонерного банку «ВАбанк».

4. Центральній науковій бібліотеці імені В. І. Вернад-ського Кузьминчуку С. В.

5. Телерадіокомпанії «Рудана» Гончар Володимир.

6. Харківській книжній фабриці «Літера». Відділ зв'язків з громадськістю.

Вправа 2.До слів, поданих у першій частині, доберіть сло­ва з частини другої, поставивши їх у кличному відмінку. Які з утворених словосполучень-звертань варто використовувати в службових листах?

І. Дорогий, шановний, всечесніший, високоповажний, рідний, вельмишановний, високодостойний, ваша високодо-стойносте, рідненький, милий, глибокошановний, високо-пре^одобний, блаженний.

П. Професор, президент, міністр, пан прем'єр, пані, па­нове, генерал, друг, лікар, магістр, доцент, отець, митро­полит, директор, добродій, брат.

Вправа 3.Продовжіть речення, якими можна було б ско­ристатися у листах-повідомленнях.

1. Повідомляємо Вам...

2. Цим листом повідомляємо, що...

3. На жаль, змушені повідомити Вам...