Розрахунки з замовниками та співвиконавцями за виконані науково-дослідні роботи (документи, рахунки бухгалтерського обліку, бухгалтерські проведення)
Порядок розрахунків наукових установ із замовниками визначається угодою на виконання НДР. Відповідно до неї оплата може здійснюватись одноразово по закінченні робіт, поетапно шляхом авансових платежів, в іншому порядку
1) Отримано аванси від замовника на виконання НДР Дт 313,323 Кт 351
2) Перераховано з поточного, спеціального реєстраційного рахунка для виконання робіт по НДР Дт 635 Кт 313, 323
3) Прийняті виконані роботи від співвиконавців по НДР Дт 823 Кт 635
4) На суму витрат, що були здійснені виконавцем не за цільовим призначенням і мають щодо НДР характер збитків Дт 811-813 Кт 823
5) Списано фактичну вартість НДР Дт 723 Кт 823
6) Здано замовникові НДР на підставі акта здачі-прийняття виконаної науково-технічної продукції Дт 634 Кт 723
7) Зараховано проведені замовником авансові платежі Дт 351 Кт 634
8) Отримано від замовника кошти в остаточний розрахунок
| Визначено результат від реалізації зданої НДР: | ||
| — на суму прибутку | ||
| — на суму збитку |
У разі поетапної авансової оплати НДР після підписання договору замовник перераховує науковій установі аванс (у межах, установлених договором у відсотках до загальної вартості НДР), який надалі враховується під час оплати виконаних робіт та під час остаточних розрахунків. Щодо робіт, термін виконання яких становить понад один рік, авансові платежі здійснюються раз на рік виходячи з обсягу робіт кожного року. Якщо етапи робіт визначено в межах кварталу, півріччя, авансові платежі здійснюються за цими термінами. Здача виконаного обсягу робіт здійснюється за актами прийняття-здачі робіт відповідно до технічних завдань, в яких відображається планова вартість робіт поетапно, та календарного плану. На підставі акта прийняття-здачі робіт і рахунка виконавця замовник здійснює перерахування необхідної суми коштів у порядку, передбаченому Постановою НБУ від 29.03.2001 № 135 «Про затвердження Інструкцій про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті».
Якщо у процесі виконання робіт з’ясовується неминучість отримання негативного результату чи недоцільність проведення подальших робіт, виконавець призупиняє дослідження й повідомляє про це замовника. Рішення щодо перспектив даного дослідження надалі приймають виконавець і замовник. Коли роботи закінчено, виконавець надає замовникові акт здачі-прийняття науково-технічної продукції разом із супровідною документацією: комплектом науково-технічної та іншої передбаченої технічним завданням та договором документації; протоколом комісії з приймання експериментальних зразків, склад якої затверджує замовник, якщо їх виготовлення передбачено договором; копією протоколу Ради науково-дослідної установи з висновком про відповідність виконаних робіт технічному завданню. Замовники у встановлені договором терміни мають прийняти акт чи мотивувати свою відмову прийняти закінчену НДР, повідомивши про це виконавця. При прийнятій виконавцем аргументованої відмови у прийнятті робіт укладається двосторонній акт на доопрацювання НДР із зазначенням термінів виконання робіт. Прийняття акта на виконану НДР замовником супроводжується проведенням остаточних розрахунків з виконавцем з урахуванням здійснених проміжних платежів і авансів.
Якщо у процесі виконання робіт за темою відбулося перевищення фактичних витрат над договірною вартістю, проводиться аналіз причин, що викликали відхилення. Перегляд договірної вартості можливий за умов, якщо до такого перевищення призвели обставини, що не залежать від виконавця. У разі встановлення факту нецільового використання авансових платежів виконавцем замовник має право відмовитись від прийняття відповідних витрат, які надалі покриваються за рахунок коштів спеціального фонду науково-дослідної установи.
За потреби науково-дослідні установи можуть залучати до виконання НДР сторонні організації, установи, підприємства, на умовах договору на підрядні роботи по НДР. У разі значної питомої ваги у вартості НДР робіт, що виконуються сторонніми організаціями, для здійснення безперебійних розрахунків науково-дослідної установи та субпідрядчика, у технічному завданні та договорі потрібно передбачити такі обсяги авансів, що дають змогу уникнути залучення коштів загального фонду до зазначених розрахунків.
Часові межі щодо дотримання термінів виконання робіт співвиконавцями контролює відповідний науковий підрозділ, фінансово-грошові розрахунки відповідно до договорів — планово-економічний (планово-виробничий) відділ науково-дослідної установи.
Для обліку розрахунків з виконанню НДР у системі плану рахунків передбачено такі субрахунки:
№ 351 «Розрахунки із замовниками з авансів на науково-дослідні роботи»;
№ 634 «Розрахунки з замовниками за науково-дослідні роботи, що підлягають оплаті»;
№ 635 «Розрахунки із залученими співвиконавцями для виконання роботи, що підлягає оплаті»;
№ 723 «Реалізація науково-дослідних робіт за договорами».
Аналітичний облік розрахунків із замовниками ведеться на картках за кожним договором окремо.