Правила составления деловых документов

автобиография

автобиография– это документ, представляющий человека. В автобиографии кратко перечисляются основные события жизни человека в их временной последовательности.

Слово автобиография пишется в верхней части листа посередине.

Обычно в автобиографии указываются:

· фамилия, имя, отчество (полностью); начинается автобиография так: Я, Иванова Нина Петровна, …

· дата и точное место рождения;

· образование (где учился, когда и какое учебное заведение окончил);

· трудовая деятельность, включая службу в армии;

· краткие сведения о родителях, братьях, сестрах;

· краткие сведения о семейном положении (женат, холост; замужем, не замужем; муж, дети);

· дата;

· подпись.

Автобиография пишется от руки в одном экземпляре; она не заверяется никаким должностным лицом.

характеристика

характеристика дает общее представление о человеке и содержит отзыв о чьей-либо учебной, трудовой, общественной деятельности.

В “шапке” характеристики указываются фамилия, имя, отчество, должность, место работы или учебы характеризуемого. Следует помнить, что литературной норме соответствует родительный падеж: «характеристика кого».

Дальнейшее содержание зависит от цели ее составления. Если характеристика нужна для перевода сотрудника на руководящую должность, то оцениваются его организаторские способности, уровень профессиональной подготовки. Если, например, характеристика дается для поступления в аспирантуру, то в ней следует отметить исследовательские интересы характеризуемого, оценить его научную работу. Если это характеристика для милиции, то, в первую очередь, следует отметить продолжительность работы на одном месте, поощрения на работе (кем, за что), взыскания (кем, за что), отношение к работе, участие в общественной жизни, какими сведениями располагает предприятие о поведении в быту и т.д.

В конце характеристики указывается цель выдачи характеристики, например: Характеристика выдана для предоставления в райвоенкомат.

В отличие от автобиографии характеристика печатается и заверяется руководителем учреждения. На его подпись ставится печать.

заявление

Заявление – это документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу. Заявление пишется обычно от руки в одном экземпляре. Правда, всегда лучше оставлять себе копию заявления, чтобы помнить, когда, о чем и кого вы просили.

Наименование адресата помещается традиционно в правой трети листа. Если адресат – должностное лицо, то следует указать его должность, фамилию и инициалы в дательном падеже (Директору…). Если адресат – учреждение, то по нормам литературного языка его наименование необходимо написать в винительном падеже с предлогом “в”: В бухгалтерию… Однако в канцелярской практике встречается и именительный падеж.

Под наименованием адресата помещается наименование заявителя в форме родительного падежа без предлога с указанием должности, фамилии, имени, отчества полностью (Сергеева Ивана Андреевича).

Если заявитель – постороннее лицо для данной организации, то вместо должности указывается его домашний адрес (…проживающий по адресу…).

После наименования адресата и заявителя перед словом заявление не ставится никаких знаков.

Слово заявление пишется посередине страницы со строчной буквы и после него ставится точка.

Текст просьбы пишется с красной строки. Существует два варианта построения основного текста: а) прямое изложение просьбы плюс ее обоснование (Прошу Вас разрешить мне… в связи с…); б) обоснование просьбы плюс изложение просьбы (В связи с… прошу разрешить мне…). Если к заявлению прилагаются документы, они перечисляются в тексте отдельным абзацем (К заявлению прилагаются…).

В конце заявления указываются дата подачи заявления (слева) и подпись заявителя (справа).

Образец заявления.

Директору МОУ «Борисоглебская

СОШ № 3» Соловьевой Е.Е.

учителя истории

Кирсановой Ольги Сергеевны

заявление.

Прошу разрешить мне перенести занятия в 9 и 10 классах с 15 апреля 2010 г. на 12 апреля 2010 г. в связи с моим отъездом на лечение в санаторий.

9 апреля 2010г. О.В. Кирсанова

докладная записка

докладная записка представляет собой обращение сотрудника (студента, школьника и т.п.) к руководителю учреждения, организации с целью сообщить (предложить) что-либо.

Оформление докладной записки такое же, как и заявления. Однако вместо слова заявление пишутся слова докладная записка. Докладная записка обычно начинается со слов: Довожу до Вашего сведения…

Помимо информационной части докладная записка может содержать заключительную часть с высказыванием предложения, просьбы.

объяснительна записка

под объяснительной запиской понимают несколько деловых писем разного вида. Во-первых, объяснительной запиской называют документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта). Однако чаще объяснительной запиской называют сообщение, представляемое вышестоящему должностному лицу, поясняющее какое либо действие, факт, происшествие и т.п. помимо “шапки”, названия документа, даты и подписи объяснительная записка содержит как бы две части: сообщение о факте, происшествии и т.п. и объяснение причин происшедшего. Указанные части связываются при помощи слов и выражений: в связи с тем, что…, в связи с …, так как…, потому что…, поскольку…, по причине…

доверенность

Доверенность – это документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя (получение денег или других материальных ценностей, ведение дела и др.). В доверенности указывается:

1. Кто доверяет (фамилия, имя, отчество в именительном падеже).

2. Кому доверяет (фамилия, имя, отчество в дательном падеже).

3. Что доверяет (например, получить заработную плату, за какой период и где).

4. Дата выдачи.

5. Подпись выдавшего доверенность.

6. Заверение подписи ответственным лицом учреждения.

7. Печать учреждения.

На практике, особенно если речь идет о получении крупной суммы денег, требуют указать также серию и номер паспорта получателя; это указывается после его фамилии, имени, отчества (паспорт серия … № …).

резюме

Резюме – краткое письменное изложение биографических данных, характеризующих образовательную подготовку, профессиональную деятельность и личные качества человека, претендующего на ту или иную работу, должность.

Резюме в чем-то схоже со служебной анкетой, но в отличие от заполнения граф анкеты, написание резюме является творческим процессом. Именно поэтому не существует единого стандарта или жестких форм для его написания. Главная задача при составлении резюме – как можно более выигрышно (и в то же время предельно объективно) представить себя и свою рабочую биографию.

Очень важно уметь выделить из собранной персональной информации ту, которая непосредственно относится к выбранной работе, – это касается и образования, и опыта работы, и личных качеств, и характеристики дополнительных навыков. Типовое резюме включает:

· наименование документа;

· персональные данные соискателя (фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, семейное положение);

· адреса и телефоны соискателя с указанием времени для контактов;

· наименование вакансии, на которую претендует автор резюме;

· основной текст, включающий в себя перечень мест работы и (или) учебы в хронологическом порядке, с указанием полных официальных наименований организаций, времени пребывания в них, наименование занимаемой должности (наименование учебной специальности);

· дополнительные сведения (опыт внештатной работы, общественная деятельность, профессиональная переподготовка);

· прочие сведения (сопутствующие знания и навыки: иностранные языки, заграничные поездки, владение компьютером, вождение автомобиля);

· интересы, склонности, имеющие отношение к предполагаемой профессиональной деятельности соискателя;

· рекомендации (сведения о рекомендациях);

· дата написания резюме;

· подпись соискателя.

Рекомендуемая литература

1. Большой толковый словарь русского языка / Гл. ред. А.С. Кузнецов. – СПб.: Норинт, 2003.

2. Большой словарь иностранных слов / Сост. А.Ю. Москвин. – М.: Русский язык, 2001.

3. Введенская Л.А., Павлова Л.П., Кашаева Е.Ю. Русский язык и культура речи: Учебное пособие для вузов. – Ростов-н/Д: Феникс, 2006.

4. Головин Б.Н. Основы культуры речи: Учебник для вузов. – М.: Высшая школа, 1988.

5. Голуб И.Б. Русский язык и культура речи: Учебное пособие. – М.: Логос, 2003.

6. Иванова Т.Ф. Новый орфоэпический словарь русского языка. Произношение, ударение, грамматические формы. Изд. 3-е, стереотипное. – М., 2006.

7. Колтунова М.В. Язык и деловое общение: Нормы, риторика, этикет. – М., 2000.

8. Крысин Л.П. Толковый словарь иноязычных слов. – М.: Эксмо, 2000.

9. Кузнецов И.Н. Современная деловая риторика. – М.: ГроссМедиа: РОСБУХ, 2007.

10. Культура устной и письменной речи делового человека: Справочник. Практикум / Н.С. Водина, А.Ю. Иванова, В.С. Клюев и др. – М.: Флинта: Наука, 2002 (и последующие издания).

11. Лобанов И.Б. Русский язык и культура речи: Учебное пособие для вузов. – М.: Академический Проект, 2007.

12. Нормы русского литературного языка: практический материал к урокам / О.В. Загоровская, О.В. Григоренко, Г.А. Заварзина и др.; под ред. О.В. Загоровской. – М.: Просвещение, 2006.

13. Ожегов С.И. Словарь русского языка / Под ред. Н.Ю. Шведовой. – М.: Русский язык, 1986.

14. Ожегов С.И., Шведова Н.Ю. Словарь русского языка. – М.: Русский язык, 2002.

15. Орфоэпический словарь русского языка. Произношение, ударение. Грамматические формы / под ред. Р.И. Аванесова. – М., 1997 (и последующие издания).

16. Орфоэпический словарь русского языка. Произношение. Ударение / И.Л. Резниченко. – М.: Астрель: АСТ, 2007.

17. Русский язык и культура речи: Учебник / Под ред. О.Я. Гойхмана. – М.: ИНФРА-М, 2006.

18. Русский язык и культура речи: Учебник для вузов /А.И. Дунаев, М.Я. Дымарский, А.Ю. Кожевников и др. Под ред. В.Д. Черняк. – М.: Высшая школа, 2003.

19. Русский язык и культура речи: Учебник / Под ред. поф. В.И. Максимова. – М.: Гайдарики, 2007.

20. Русский язык и культура речи: Практикум по курсу / Под ред. проф. В.И. Максимова.- М.: Гайдарики, 2007.

21. Сидорова М.Ю., Савельев В.С. Русский язык. Культура речи: Конспект лекций. – М.: Айрис-пресс, 2005.

22. Стернин И.А. Практическая риторика. – Воронеж, 1996.

23. Стернин И.А. Русский язык делового общения. – Воронеж: ВГУ, 1996.

24. Стернин И.А. Риторика в объяснениях и упражнениях. Пособие для студентов. – Борисоглебск: Борисоглебский государственный педагогический институт, 2003.

25. Стернин И.А. Деловое общение. – Воронеж: Родная речь, 2009.

содержание

Пояснительная записка…………………………………………………………..3

Теоретические основы курса «Культура речи»………………………………………………………………………………4

Нормы современного русского литературного языка…………………4

Функциональные стили литературного языка…………………………17

Деловой русский язык……………………………………………………19

Контрольная работа……………………………………………………………24

Методические рекомендации по выполнению заданий контрольной работы…………………………………………………………………………..35

Приложение. Правила составления деловых документов……………………36

Рекомендуемая литература……………………………………………………40

Методическое издание