Ведення особової документації 1 страница

Профспілковий комітет інформаційного агентства «Ру­бін» на своєму засіданні 15 травня 2009 року розглянув пода-ні Вами документи щодо перебування на робочому місті в нетверезому стані працівника Кравченка В. О. і дійшов зго­ди на його звільнення.

Додаток: Витяг із засідання профспілкового комітету від 15 травня 2009 року №21.

Голова комітету І. П. Савченко

(підпис)
Секретар ______ ________ Н. О. Леміш

(підпис)

Перелік змістових модулів:

4.1. Ведення трудових книжок 4.2 Ведення особових справ І 4.3. Ведення особових карток та журналів обліку.

Ведення трудових книжок

Кию питань: іщорін м.іютьічсчйнн пщу<)ощ\ кшпкок та осо- -їюьих і)ик\мчітіа чиющроиш всіснич тр\(Ьви\ мипкоь, ,іі-. повненім мруіових книжок, ін^ю/шіґіііія 0\бт ат\ ніруічвш кіш «ш/; м'ерсжснпя труо\іои\ юшмпк та і\ обпк

Історія впровадження трудових книжок та особовихдокументів

Суспільство завжди було зацікавлене в тому, щоб знати якість
трудових ресурсів і рівень його використання. Одним із засобів
такого обліку і контролю й стали трудові книжки та особові кар­
тки, спочатку як їх нинішні прототипи, а згодом й такі, які фун­
кціонують нині. ,<■. і ? к

Основною формою обліку особового складу чиновників будь-якої адміністративної установи в Російській імперії (до складу якої частково входила й Україна), що існувала із середини XVIII ст., був формулярний (послужний) список— документ, який містив відомості про проходження особою державної або вій­ськової служби (нинішня всім відома особова картка форми П-2 чи П-2-ДС).

Використання формулярного саиску давало можливість мати вичерпну інформацію про чиновника, починаючи від дати та міс­ця його народження, сімейного стану, попередніх заслуг чи про-рахунків по службі й закінчуючи його майновим становищем та віросповіданням. Зазначений документ мав форму таблиці, що складалася з граф, кількість яких змінювалася протягом першої половини XIX ст. — від десяти до п'ятнадцяти [210].

У 1827 р. було введено нову форму формулярного списку, від­повідно до якої уточнювалась інформація стосовно виду майна чиновника: графа, що раніше відображала інформацію про наяв­ність у чиновника кріпаків чи нерухомого майна, була поділена на чотири частини, що мали відображати не тільки його власний статок чи його батьків, а також «родовое и благоприобретенное» майно дружини. Поділ названої графи, очевидно, був виклика­ний не тільки причиною щодо отримання якомога ширших відо­мостей стосовно чиновницького складу, що працював в установі, а й тим, що рівень матеріального становища чиновників не міг не впливати на їхнє подальше просування по службі. Таким чином, формулярний список було збільшено до 13 граф.

Протягом 30 — 40-х років XIX ст. відбувалося подальше вдос­коналення формуляра зазначеного виду документа. У 1835 р. за ініціативи Синоду до формулярних списків як обов'язкова вно­силася помітка про віросповідання чиновника. Зміни щодо за­повнення названої графи було внесено у 1839 р. циркулярним «предписанием» Міністерства внутрішніх справ. Причини змін пояснюються повним переведенням вірних з греко-уніатської церкви до православної — «в графе, показьгаающей вероиспове-дание, в которой доселе означалось: греко-униатское, должно бить отмечаемо: православного вероисповедания» [223].

Наступна зміна формулярного списку відбулася у 1849 р. Він став містити 15 граф, що фіксували майже ту ж інформацію, але в дещо іншій послідовності. Формулярний список, з метою запобігання

неточностей чи помилок при його складанні, мав підписуватися тим чиновником, на якого він був складений.

В 70-х—80-х роках XVIII ст. в документування державної і вій­ськової служби були внесенені деякі уточнення.Так, за Сенат­ським указом від 15 березня 1798 року цей документ повинен був стати більш інформативним і виглядав, наприклад, як це зобра­жено на рис 4.1.

Усі відомості, що фіксувалися у формулярних списках, мали базуватися на документах, що були підтвердженням їх достовір­ності. Так, підтвердженням чину особи був патент на чин — сві­доцтво про чин, сан, військове звання або науковий ступінь, ви­готовлений на пергаменті й художньо оформлений. Формуляр патента на чин наведено на рис 4.2.

У 1831 році була встановлена вимога при вступі на службу по­давати свідоцтво з метричних книг про час народження, й на ос­нові цього документа робити точний запис у формулярний спи­сок числа, місяця і року народження.

Засвідченням права на отримання посади відповідно до рівня освіти був атестат, виданий навчальним закладом, що мав право підготовки на загальну державну службу з класними чинами. Та­кими навчальними закладами, згідно з «З&тавом о службе граж-данской» ІЄСІІ), визнавались університети, духовні училища, лі­цеї, училища вищих наук.

Особлива увага зверталась на останній документ. Адже стає зрозумілим, що цілісне існування держави цілковито залежить від успішного керування адміністративними органами всієї імпе­рії, а особливо порубіжними, окраїнними територіями та її місце­вими органами управління, що представляли імперську владу.

Підтвердженням служби у державних установах був атестат служби — документ (прообраз трудової книжки), що містив відо­мості про проходження служби, й видавався працівнику при пе­реході на іншу посаду чи при звільненні. Зазначений документ оформлювався на гербовому папері, засвідчувався сургучевою печаткою та підписом губернатора чи генерал-губернатора, за­лежно від місця служби чиновника.

Склад перелічених документів варіювався залежно від рівня посади. Наприклад, зарахування на найнижчі посади не вимага­ло певного рангу, а отже не потребувало наявності у чиновника патенту на чин. Такий порядок отримання чину та відповідної

Тїослужиой список

1 Имя и сЬамилия_ 2-.#озраст

ЗЛІроисхожЗение_________________________

4. Наличие Ьо кладений душ ( Ь каком селений, уезЗе)

5. Кш)а 6>ступил на службу____________________

6. Наличие оуш ( по селениям и уез<)ам)

7. "^ступил на службу_____________________

& Наличие отлиЛИмх по служ<5е 'денний и нзпрас)

3. ^ьіл ли & похоЗах против Иеприятеля и когйз

10.Ьь\а ли Ь штрафах и пос) судом

11. І£сли <5ьіл, чем закоичилось Зело _

І^Лостоин или нет к проЗолжеиито статской служ<5ьі или нет 13. Тліл ли Ь отста&ке с изгрзжскиием чина или &з оного

^ожией милостию, Мьі, АлексанЗрТкр&ьій, Император и Самодержец $серосийский, и проч. и проч. и проч.

Из&естНо и 6>еЗомо За <$ус)ет каждому, что Мьі (имя и фамидия), которьій Нзм Киллежским Со&етником служил, зз окзззную его Ь служ<5е Нашей ре&ность и прилежность, Ь Паши Ізйньїе Со&етиики такого-то ГоЗз, месяцз и числа ■рсемилости&ейше пожало&зли и учреЗили, якого же Мьі сим жзлуем и ут&ержс)зем,ТЬ&еле&ая'#сем Нашим поЗЗанИьім онаго (имя и фамилия) з^а 'Гайного Со&етиика изЗлежашим образом признавать и почитзть, и Мьі наЗеемся, что он Ь сем, ему от Нзс #семилости&ейше ТТожзлло&аном чине так чесно и прилежно поступать бчдгт, как то верному поганому наЗлежит. #о с&иЗетельст&о чего Мьі сие Т1рзВ>ительстВ>уюш.ему Сензту поЗписать и Госуйарст&ениою нзшею печатькі укрепить по&елели.

Лан Ь Санкт - Петер<5урге Ь «___ І Зеиь такого то числа, месяіла и

их)з. ^^!'

ТіоЗписи сеиаторо& (по чинам)______________________

Герольдмейстер

.Лата______________________ •

МИ

1Нг. Семейное положение

15. Наличие Зетей (бюзраст и хЬс нахоЗятся)

Рис 2. Форма патента на чин

"Почнись чиновника_________________

Дата

Рис 1. Форма послужного списку 292

посади існував до 1834 р., коли було внесено певні зміни до «По­ложення о производстве в чиньї по гражданской службе», за яким більше пільг надавалося тим, хто мав вищу освіту. Але в 1856 р. питання про надання чинів знову було переглянуто.

Аналіз справ чиновників, що працювали в адміністративних установах Чернігівської губернії в першій половині XIX ст., про­ведений українським дослідником Н.О. Леміш [233] показав, що процесу документування особового складу, правилам організації такого процесу приділялася значна увага.

Стосовно роботи одного чиновника за час його служби в уста­нові формувалося кілька видів справ, залежно від змін у його службовому становищі, наприклад: зарахування на посаду («при-ема на службу»); переведення на іншу посаду; присвоєння чину (підвищення у чині); призначення певних пільг, допомоги, пенсії тощо; звільнення чиновника.

Окрема справа могла містити тільки формулярний список од­ного чиновника; велась також загальна справа, що містила фор­мулярні списки всіх чиновників установи.

Юридичне оформлення порядку проходження державної служби та документування цього виду діяльності припадає на 30-і роки XIX ст. — зі створенням «Свода законов Российской импе-рии», де вимоги до порядку документування прийому та проход­ження державної служби набули чіткішого впорядкування. Збільшується перелік документів, необхідних для прийняття на державну службу незалежно від рівня установи.

Відповідно до «Уставу о службе по определению от прави-тельства», такими документами було визнаної

♦ копії протоколів депутатських зборів щодо визначення дво­рянського походження, засвідчені губернськими предводи-телями дворянства;

♦ послужні списки або «увольнительньїе» батьків — для на­роджених від чиновників, що дослужили до чину, який на­дає статус наступності або власне дворянство;

♦ патенти на чин;

♦ атестати;

♦ метрики про законне народження та хрещення;

♦ свідоцтва губернського правління,

♦ документи, що засвідчують походження — для дітей канце­лярських службовців, науковців та художників, які не мають чинів тощо

Таке збільшення документів, інколи зайва деталізація інфор­мації щодо особи чиновника, як зазначає дослідник О.В. Єлпа-тьєвський, призвело до більшого ускладнення порядку проход­ження державної служби [210].

Документи, що формувались у справи, були неоднорідними, їх склад та кількість у зв'язку з реформуванням усієї галузі діловодс­тва протягом першої половини XIX ст. зазнавали змін. До почат­ку 40-х років справа, сформована, наприклад, з питання перемі­щення чиновника та зарахування його на іншу посаду, складалася з восьми документів, згідно з переліком наведеного на рис.4.3:

У 40-х роках XIX ст., з набуттям чинності «Общего наказа гражданским губернаторам» з метою «сократить настоящие фор-мьі делопроизводства» відбувається зменшення кількості доку­ментів у справах, що формувалися з питань зарахування чинов­ників на посади чи їхнього переміщення чиновників. Так, примі­ром, справи щодо зарахування на посаду колезького реєстратора до Канцелярії Чернігівського цивільного губернатора вже місти­ли 4 документи за переліком, поданим на рис.4. 4.

Кількісне скорочення, як видно, стосувалося не основних до­кументів справи — атестату (свідоцтва) та «прошенія» самого чи­новника щодо бажання виконувати «статскую службу», а листу­вання між установами — «предписаний», листів-прохань, лис-тів-відповідей та листів-підтверджень щодо вирішення питання зарахування чиновника на посаду.

Формулярні списки чиновників у зазначений період почали вилучати з інших видів справ: один формулярний список міг створювати окрему справу або в одну обкладинку скріплювалися формулярні списки всіх службових осіб установи і формувати са­мостійну справу.

З 1846 р. переміщення чиновників мали фіксуватися ще од­ним розпорядчим документом — «вьісочайшим приказом», який, за висновком того ж О.В. Єлпатьєвського [210], підтверджував ідею повного підпорядкування всього особового складу апарату управління цілям самодержавства

Лише з 1858 р. почала формуватися одна загальна особова спра­ва чиновника, що містила вичерпну інформацію за весь період його служби, а також відомості про походження, віросповідання, проходження служби, нагороди чиновників, їхній сімейний стан тощо.

Документи Зела коллежского регистрзтора Юрке&ича

і)Прошеиие служзшего при Зелах Канцелярии коллежского ретистратора Юрке&ича;

V) СЬйдетеАьстЬо о служіїе коллежского ретистраторз Юрке&ичз;

3)Прес)писзиие директора Департаментз 15иешией торго&ли о^ определении коллежского решстрзтора Юрке&ича секретарем при нзчзльнике Архангельського тзможениого округа,-

^ТІреЗписзиие ґенерал~іу<5ернаторз Черииґо&скому

Іу<5ернскому пра&лению про исключение Юрке&ичз из числа чино&нико&;

5)срормуляриьій список Юрке&ичз;

б)11рес)писание директора Департзмента ^нешней торго&ли о неизЗоности присмлки формулярного спискз;

7)ТІрошгиие директора Сзнкт-ТІетер<5ургского опекунского со&етз о напрз&леиии формулярного списка Юрке&ича & ЗкспеЗицию сохранной кззньї;

5)ТІисьмо-'От&епі опекунского со&ета нз просьбу отослзть формулярний список.

Рис. 3. Перелік документів колезького реєстратора Юркевича щодо переміщення по службі.

Документа Зела коллежского регистрзтора Алексее&а

1)преЗложение ґ начальника [у<5ернии от 13 ян&аря N°1605; 2-) прошение коллежского регистрзтора сьінз Алексее&а; 3) атестат служ^ьі Алексее&а;

Н") копия журнзлзПра&ительст&уютего Сената от 25 ян&аря 33 N-152-соста&ленного.

Рис. 44. Перелік документів колезького реєстратора Юркевича щодо переміщення по службі.

Із самого початку документування проходження державної служби намітилось створення як особової документації, так і об­лікової кадрової документації. В кожному підрозділі державної служби заводились шнурові книги для запису переміщень по служ­бі, звільнень з посад, збільшення жалування та всього, що стосу­ється служби чиновників.

З метою фіксування переміщень чи звільнень чиновників в адміністративних установах Чернігівської губернії існували спе­ціальні облікові форми — книги обліку. Ведення таких книг роз­повсюджувалося навіть на питання обліку чиновників «не явив­шихся вовремя на службу».

Таким чином, протягом першої половини XIX ст. відбувається ряд змін у формуванні посадового складу державних управлін­ських структур Російської імперії. Значна увага почала приділя­тися унормуванню процесу прийняття, переведення та звільнен­ня особового складу чиновників з державної служби.

Стає обов'язковим перелік документів, без яких особа не мала права вступу на державну службу. Основними умовами отриман­ня державної посади було походження, майновий стан, віковий ценз та освіта.

Централізація влади вимагала контролю за її представниками на місцях — у губерніях та генерал-губернаторствах в цілому. Такі суспільно-політичні умови визначали чіткі принципи організації місцевих установ, потребували суворої регламентації роботи осо­бового складу чиновників та визначення у всіх установах однако­вих правил документування роботи з посадовцями.

Взагалі, у підходах до розв'язання проблем ринку праці в різ­них країнах прослідковується одна спільна закономірність: нама­гання вирішувати проблеми на найвищому законодавчому рівні.

Так, у 1804 р. у Франції набрав чинності широковідомий Ци­вільний кодекс, укладений за зразком давньоримського Кодексу Юстиніана і названий Кодексом Наполеона. У цьому документі було зафіксовано новий по суті соціальний устрій Франції та чіт­ко регламентовано права і правила поведінки за цих умов. У роз­ділах, присв'ячених зобов'язальному праву та договору найму, ґрунтовно розписано правила найму працівників на основі сво­боди договору найму, передбачені при цьому документи та відпо­відальність сторін.

В 1871 р. у французькій республіці були створені спеціальні ко­місії для виріїпення питань організації праці, скасовані приватні бюро найму працшників, організована біржа праці, а також було вжито заходш для забезпечення інвалідш праці, врегулювання праці жінок і підлітків. Для цього пращвникам видали посвідчен­ня, а в мерії кожного району Парижа були запроваджено по дві ре-єстращйні книжки для реєстрації попиту і пропозиції: в одшй книзі безробітні записували свої професії та умови, на яких вони готові отримати роботу, а в другій книзі — підприємці записували замовлення і умови праці, які вони пропонували робітникам.

Після перемоги і утвердження в Росії у 1917 році жовтневої со­ціалістичної революції, постала необхідність впорядкування ринку праці. Перші три спроби зробити це були невдалими з су­то об'єктивних причин: трудові книжки, запроваджені в Москві та Петербурзі ще в 1919 р., не могли прижитись через господар­ську розруху і громадянську втну; посвідчення особи, що прий­шли їм на змиту в 1923 р., не відображали належним чином тру­дової діяльності; громіздку та неефективну систему творили тру­дові списки, запроваджені замість посвідчень в 1926 р.

Перші трудові книжки з'явились через рж після революції. Царські паспорти були відагінено і замість посвідчення особи бу­ли введені трудові книжки. Декрет про трудові паспорти від 5 жовтня 1918 року називався красномовно — № 1 «Про трудові книжки для непрацюючих».

Колишні помшщки, торговці, офщери, особи, які жили на не­трудові доходи та іїшіі представники «паразитичних прошарків» суспільства, котрі не виконували суспільно-корисну функцію, для отримання трудової книжки мусили за вказівкою місцевих рад виходити на громадські роботи. Якщо ж роботи не було необ­хідно було відмічатись один раз на місяц в мілщії. Альтернативою трудової покірності був або революційний трибунал, який керу­вався «веденнями революционной совести» (особи, які не мали трудових книжок, штрафувались на 1000 рублш чи до пшроку від­бували тюремне ув'язнення).або голодна смерть без пайка. Бех трудової книжки не можна було ні пересуватись по країні, ні от­римувати продовольчі картки.

3 25 липня 1919 року Декретом ВЦВК «О введений трудовьгх книжек в городе Москве и Петрограде» було введено поголовний обліїс: трудову книжку отримував кожен, хто досягнув 16 рокш.

Трудова книжка видавалась при пред'явленні паспорта старого зразка («царського»), який при видачі трудовой книжки «відби­рався». На першш сторіїтці книжки було нагадування «Не трудя-щийся да не ест». Такий документ отримав навіть вождь пролета­ріату В.І.Ленш.

Перелік відомостей, що заносились до трудових книжок пода­но на рис. 4.5.

Прізвище_______________________________

Ім'я___________________________________

По батькові_____________________________

Дата народження________________________

Місце народження_______________________

Місце постійного проживання______________

II Основна професія______________________

III____________________________________ Грамотність.

Освіта_______________________________

IV Відмітка про шлюб____________________

Місце видачі і номер документів на підставі
яких видано свідоцтво про шлюб_________

V Особи внесені в трудову книжку --______

(діти віком доіб- років, утриманці)

VI Відношення до військової служби.
Коли й ким прийнято на облік
Номер облікової картки

VII Ким видана трудова книжка____________

На підставі яких документів____________

Ким прийнято на облік_________________

IX Записи Фінвідділу про сплату податків____

X Записи про судимість або злочини, передбачені
Ст.45 Основного закону_________________

XI Відмітки відділу праці

про трудову діяльність_________________

XII Записи про місця роботи_______________

XIII Відмітки про наявність трудової картки___

XIV Відомості про заробіток_______________

ЖУ Відомості про соціальні призначення_____

Пенсії______________________________

XV Відмітки про ознайомлення з правилами
техніки безпеки_______________________

XVI Реєстрація (прописка)_________________

XVII Місце для фотографії_________________

XVIII Підпис власника трудової книжки)_____

Рис.4.5. Перелік відомостей, що заносились до трудових книжок

В 1923 г. Трудові книжки замінили на посвідчення особистос­ті, а у вересні 1926 року Радою народних Комісарів було введено «Трудові списки». Цей документ вводився у всіх державних уста­новах та акціонерних товариствах й призначався для обліку служ­бовців. При звільненні працівник міг отримати копію трудового списку. Сам список залишався за місцем роботи працівника, звідки й запитувався іншою організацією.

Трудовий список був прообразом особової справи працівника й по суті був аналогом формулярного (послужного) списку (що існував в дореволюційний період), поданого на рис.4.1.

В трудовий список заносились: прізвище, ім'я та по-батькові, рік і місце народження, соціальний стан, освіта, професія праців­ника, партійність, членство у профспілках, відношення до військо­вої служби з початку трудової діяльності, дані про проходження служби з початку трудової діяльності, записи про судимість, відміт­ки про стягнення і покарання пов'язані з проходженням служби. Зовнішній вигляд трудового списку подано на рис.4.6 та 4.7.

		ЗАГАЛЬНІ ВІДОМОСТІ
№ пор.	Питання	Підстава внесення	Прим.	НАСТУПНІ ДАНІ
	Дата народження
	Місце народження			ДАТА	Запис	Підстава внесення	Прим.
	Соціальний стан
	Освіта
	Професія
	Партійність
	Членство у профспілках
	Відношення до військової служби

ПОСТАНОВА Ради народних комісарів Союзу РСР «Про трудові списки»	Герб Союзу РСР ТРУДОВИЙ СПИСОК Прізвище Ім'я
	По батькові
Москва Кремль 21 вересня 1926 р.	Промвидав

ВІДОМОСТІ ПРО ПРОХОДЖЕННЯ СЛУЖБИ
№	Дата	ФАКТ	ПІДСТАВА	Прим.
рік	місяць	число

Рис.4.6 Зовнішній вигляд трудового списку

Рис. 4.7. Внутрішні сторінки трудового списку

З 15 січня 1939 року знову було введено нові трудові книжки, котрі мав отримати кожен, хто пропрацював більше п'яти днів. Працівник мав право мати лише одне місце роботи, все інше вва­жалось «нетрудові доходи». Окрім даних про кар'єрне зростання працівника, до трудової книжки почали заносити також його на­городи, премії й заохочення.

Якщо спочатку метою трудової книжки було примушення до фізичної праці класових ворогів, то згодом головним завданням став контроль за службовцями, закріплення за установами, під­приємствами і організаціями країни працездатних громадян, тобто гарантія лояльності державного та промислового апарату і його чіткої роботи.

В 40-х роках минулого століття в СРСР остаточно було сфор­мовано радянське «кріпостне право»: без трудової книжки люди­на вже не могла ні влаштуватись на роботу, ні звільнитись. При цьому забезпечувався ретельний контроль: всі дані заносились лише на підставі додаткових документів (довідок), й ніякі свідки в цьому допомогти не могли.