Лист-відповідь на претензію
Це службовий лист, у якому пояснюємо причини певних порушень або переконливо доводимо безпідставність претензії чи скарги.
Отже, зміст таких листів залежатиме від того, чи ви погоджуєтеся з претензією та висунутими звинуваченнями, чи вважаєте їх безпідставними.
Якщо надіслана претензія є обґрунтованою, то вам слід пояснити ту неприємну ситуацію, що склалася у ході виконання угоди, контракту чи договору, вибачитися перед вашим партнером і попросити його з розумінням поставитися до ваших труднощів.
Зробити це можна так:
Шановні добродії!
Просимо вибачення за зайві клопоти, яких ми Вам завдали. Ви повідомили, що отримали від нас товари пошкодженими (замовлення №... від... (дата).
Ми звернулися до нашого представника пана ... (прізвище та ім'я) з проханням відвідати Вас і оглянути товари. Як тільки отримаємо від нього письмовий звіт, повідомимо Вам про своє рішення.
Ще раз даруйте, будь ласка, і просимо Вас зачекати кілька днів.
З щирою до Вас пошаною ...
Певна річ, у такому листі потрібно вибачитися і висловити готовність одразу ж замінити пошкоджені товари:
Шановні... !
Отримали Вашого листа, в якому Ви повідомляєте, що деякі запаковані в картонні коробки товари надійшли до Вас пошкодженими.
Зваживши на Ваші слушні зауваження щодо недостатньої міцності упакування, ми згодні взяти на себе цілковиту відповідальність за те, що сталося, і вже відправили заміну.
Вибачте, що завдали Вам стільки прикрощів. З повагою...
Інколи, отримавши претензію, варто попросити партнерів із розумінням поставитися до труднощів, що виникли у вас під час виконання замовлення. Наприклад:
Шановні панове!
Підтверджуємо одержання Вашого листа від. ..(дата), в якому Ви висловлюєте претензію з приводу затримки постачання товарів.
Вам, певно, вже відомо, що працівники нашої галузі страйкували упродовж 14 днів. Через це повністю зупинилося виробництво і ми не змогли здійснити постачання за графіком.
Запевняємо Вас, що робимо все можливе, щоб надолужити згаяний час і якнайшвидше виконати Ваше замовлення. Просимо із розумінням поставитися до цієї затримки, адже сталася вона через непередбачувані обставини.
Нам дуже прикро, що змусили Вас хвилюватися.
З повагою...
Якщо висловлена претензія безпідставна і ви можете переконливо й аргументовано довести це, то маєте право просити чи вимагати відкликати її. Наприклад:
Шановні панове!
Були неприємно здивовані висловленою нам претензією щодо затримки введення в експлуатацію станції та вимогою сплати неустойки. Ситуація склалася вкрай неприємна й потребує з'ясування.
Вважаємо за необхідне нагадати Вам обставини, що спричинили цю затримку:
по-перше, відповідно до пункту 3 нашої угоди Ви зобов 'язалися передати нам майданчик для будівництва упродовж одного місяця з дня укладення угоди, проте зробили це лише через 3 місяці, що й призвело до затримки початку будівельних робіт;
по-друге, Ви вчасно не забезпечили нас необхідними для будівництва матеріалами.
Гадаємо, Ви розумієте, що такими діями самі порушили умови їугоди.
Враховуючи все, сказане вище, вважаємо Ваші звинувачення безпідставними й просимо відкликати претензію.
З повагою...
Шановні добродії!
Були неприємно здивовані, коли дізналися, що Ви не затвердили нашого звіту про хід виконання робіт у третьому кварталі 1998 р. у зв'язку з тим, що ми, за Вашим звинуваченням, не виконали запланованого обсягу робіт.
Ми ще раз уважно переглянули звіт і вважаємо, що причина, з якої Ви відмовилися затвердити його, є необгрунтованою. На підтвердження своєї правоти вважаємо за потрібне нагадати Вам: ми робили все можливе для того, щоб чітко дотримуватися графіка виконання робіт на третій квартал, проте кілька разів змушені були призупиняти будівництво й монтажні роботи через незалежні від нас причини, інформуючи Вас щоразу про це.
Крім того, незважаючи на наші своєчасні повідомлення про готовність до проведення перевірок, представник інженера не з'являвся у призначений час, що зумовлювало неодноразове перенесення цих робіт і неможливість продовжувати будівництво.
Враховуючи все, сказане вище, ще раз хочемо наголосити, що вважаємо Ваші заперечення безпідставними, й просимо затвердити поданий нами звіт про хід виконання робіт. Це дасть нам змогу отримати додаткове (достатнє) фінансування, необхідне для подальшої успішної роботи.
Чекаємо на відповідь.
З повагою...
ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ
Визнання наявності недоліків, дефектів, недоглядів
1 Це сталося через те, що ...
2 Просимо вибачення (перепрошуємо) за завдані хвилювання з приводу ...
3 Вибачте, що завдали Вам прикрощів із ...
4 Нам дуже прикро, що змусили Вас хвилюватися через ...
5 Розуміємо Вашу стурбованість ...
6 Вибачте, будь ласка, проте в нас не було змоги вчасно ...
7 Повірте, ми усвідомлюємо важливість виконуваного нами завдання та необхідність своєчасного завершення робіт.
8 Відповідаючи на Ваш лист від... (дата), повідомляємо, що ми розуміємо Вашу стурбованість із приводу ...
9 Запевняємо, що ми робимо все можливе для завершення ... (назва роботи) у передбачений контрактом термін.
10 Просимо Вас зважити на те, що в нас виникли серйозні труднощі, які ми зможемо подолати швидше разом із Вами (за Вашої підтримки).
11 Ми визнаємо свою провину (вину)...
12 Звертаємо Вашу увагу на те, що ця неприємна для обох сторін ситуація зумовлена тим, що ...
13 Запевняємо Вас, що намагаємося вжити всіх необхідних заходів для виправлення ситуації.
14 Приймаємо Вашу обґрунтовану претензію до ...
15 Перепрошуємо за цю прикру помилку, що завдала Вам стільки клопотів.
16 Сподіваємося, що Ви з розумінням поставитеся до нашого скрутного фінансового становища.
Невідповідність обсягу постачання замовленню
1 Просимо вибачення за неповне постачання замовлених Вами товарів.
2 Товари, яких бракує, будуть відправлені за наш рахунок.
3 Ми зробимо все можливе, щоб надалі не припускатися таких недоглядів.
4 Просимо вибачити нам за цю прикру помилку. Ми відправили на... виробів більше. У разі, якщо Ви погодитеся залишити цей товар собі, ми надамо Вам зниження в обсязі...
5 Неповне постачання товарів, виготовлених за Вашим замовленням, сталося з вини нашого відділу ... (назва).
6 Якщо Вам не потрібні зайві товари, які помилково відправив відділ постачання, просимо повернути їх за наш рахунок. Вибачте (перепрошуємо) за зайві клопоти.
7 Маємо надію, що Ви з розумінням поставитеся до постачання замовленого Вами товару в неповному обсязі.
8 На жаль, не змогли виконати Ваше замовлення згідно з вимогами. Як з'ясувалося, замовлена Вами кількість товару є значно більшою за наші складські запаси.
Низька якість товару
1 Заздалегідь просимо вибачити за те, що постачили Вам товар низької якості (низькоякісний товар). Ми неодмінно врахуємо це під час оформлення рахунка.
2 Перепрошуємо за прикру помилку: ми відправили Вам товари неекспортної якості. Просимо повернути їх за наш рахунок.
3 Зважаючи на низьку якість надісланих товарів, погоджуємося надати Вам зниження в обсязі...%.
4 Просимо вибачення за прикрий недогляд під час відвантаження товару і повідомляємо, що готові замінити неякісний товар за наш кошт.
5 Беззаперечно погоджуємося з Вашою вимогою про заміну товарів низької якості і просимо вибачення за прикрий недогляд.
6 Гадаємо, що помилку було допущено під час виконання Вашого замовлення № ... від ... (дата).
7 Ми негайно відправимо Вам товар потрібної якості.
Неякісне упакування
1 Просимо вибачення за непрофесійне упаковування.
2 На жаль, ми не змогли запакувати Ваші товари на належному рівні, оскільки у нас закінчився спеціальний матеріал для пакування.
3 Приймаємо Вашу претензію щодо пошкоджень через невідповідне упаковування Ваших товарів і просимо вибачити нам.
4 Неякісне упакування виробу №... зумовлене несправністю обладнання.
5 Ми розуміємо Вашу стурбованість з приводу пошкоджень відправленого товару, спричинених неякісним упакуванням. Просимо повідомити про розмір заподіяних цим збитків.
6 У зв'язку з тим, що Ваша претензія щодо неякісного упакування є обґрунтованою, ми погоджуємося надати спеціальне зниження в обсязі...% від виставленого нами рахунка.
7 Просимо зважити на те, що в нас виникли серйозні труднощі з дотриманням визначеного графіка, через що ми не змогли упакувати замовлені Вами товари надійніше (ретельніше).
Помилкове постачання товарів
1 Наш транспортний відділ помилково відвантажив Вам інший товар. Просимо вибачення за цей прикрий недогляд.
2 Перепрошуємо за турботи й просимо повернути помилково відвантажений Вам товар. Ми вже працюємо над тим, щоб якомога швидше виконати Ваше останнє замовлення.
3 Якщо Ви зможете використати помилково надіслані Вам товари, ми надамо Вам зниження в обсязі ...% від його загальної вартості...
4 На жаль, змушені повідомити, що помилково відвантажили Вам вироби № ... замість замовлених Вами виробів № ... Просимо вибачення, що завдали Вам цим зайвих клопотів.
Помилковий рахунок
1 Щойно дізнавшись про помилку, негайно надсилаємо Вам правильний рахунок і просимо вибачення за плутанину в нашій бухгалтерії.
2 Просимо вибачення за помилку, якої ми припустилися в останньому рахунку.
3 Суму ... грн, яку помилково було вирахувано з Вас, уже переказано на Ваш рахунок.
4 Ваша скарга про ненадання обіцяного зниження є обґрунтованою. Просимо вибачити нам. Ми негайно перекажемо цю суму на Ваш рахунок.
5 Додаємо виправлений рахунок у трьох примірниках. Просимо вибачення за помилку.
6 Помилково нараховану Вам суму ... за сплату фрахту уже повернуто на Ваш рахунок ... від ... (дата).
7 У нашому рахунку від ... (дата) ми не врахували належне зниження на придбану кількість товару. Щиро перепрошуємо і повідомляємо, що цю помилку вже виправлено.
8 Вдячні Вам за те, що Ви звернули нашу увагу на помилку, якої ми припустилися. Сума, помилково внесена до Вашого рахунка-фактури, уже переказана на Ваш рахунок у банку.
9 У кожному наступному рахунку ми вираховуватимемо застережену суму.
10 Цим листом повідомляємо, що перекажемо на Ваш рахунок суму, яку помилково вирахували.
11 Ваша претензія щодо помилково вирахуваної суми є обґрунтованою. Визнаємо свою помилку й зобов'язуємося виправити її найближчим часом.
12 Додаємо розписку на суму ..., яку помилково вирахували.
13 Зворотною поштою Ви отримаєте новий рахунок, де буде передбачено кількісне зниження, про яке ми домовлялися. Ще раз перепрошуємо за прикру помилку.
14 Щиро жалкуємо, що недбало заповнений рахунок спричинив затримку виконання замовлення.
Безпідставна претензія
1 Вважаємо Ваші звинувачення безпідставними.
2 Змушені повідомити, що здивовані Вашими звинуваченнями Щодо...
3 Ситуація, що склалася, є вкрай неприємною і потребує докладного з'ясування.
4 Цим листом заперечуємо Ваші звинувачення щодо ... і хочемо нагадати обставини, за яких це сталося:...
5 Були прикро вражені висловленою нам претензією щодо ...
6 Цим листом мусимо повідомити, що відхиляємо Вашу претензію щодо...
7 Вважаємо, що затримка у переданні Вам документації сталася не з нашої вини.
8 Гадаємо, Ви розумієте, що саме порушення Вами угоди й спричинило затримку своєчасного виконання замовлення.
9 Насамперед (передусім) хочемо заперечити свою вину за затримку...
10 Узявши до уваги те, що пошкодження сталося через порушення інструкції з техніки експлуатації, вважаємо Ваші звинувачення безпідставними й відхиляємо будь-які претензії.
11 Вважаємо Ваші звинувачення безпідставними й просимо негайно відкликати свою претензію.
Рекомендаційний лист
Це службовий лист, який містить позитивний або негативний відгук (відзив) про особу чи організацію, фірму. У разі, якщо це позитивна рекомендація, то в ній ітиметься здебільшого про готовність узяти на себе відповідальність за рекомендовану особу.
Рекомендаційного листа подають під час клопотання про посаду, влаштування на нову роботу, вступу до вищого навчального закладу тощо. Рекомендаційні листи істотно відрізняються від характеристики. Автори «Універсального посібника з ділових паперів» чітко окреслюють ці відмінності:
• рекомендацію не обов'язково подають з місця роботи;
• за рекомендацією можна звернутися до того, хто добре знає особу, фірму, компанію;
• особа, яка дає рекомендацію, повинна мати певний авторитет та визнання у своїй галузі;
• у рекомендаційному листі обов'язковим є висновок—«рекомендую» чи «не рекомендую».
Отже, в рекомендаційних листах необхідно вказати:
• з якого часу ви знаєте особу чи фірму;
• рівень її професійної майстерності;
• чи має вона авторитет;
• які досягнення має особа тощо.
Якщо до вас із проханням про рекомендацію звернулася особа, яку ви мало знаєте або за яку не можете поручитися, краще ввічливо відмовте; за будь-яких умов не забувайте, що об'єктивність рекомендації — справа вашої честі.
Наводимо приклади листів-рекомендацій
Шановний...
Дозвольте представити Вам пані... (прізвище, ім'я, по батькові), яка бере участь у конкурсі на заміщення вакантної посади директора відділу реклами.
Пані... (ім'я) працювала в нашій фірмі протягом ... років на посаді помічника менеджера з питань реклами та маркетингу. Вивчала та аналізувала ринок збуту автомобілів в Україні загалом та в Києві зокрема, попит на автомобілі вітчизняного та закордонного виробництва, займалася розробленням та подальшою реалізацією комплексних рекламних кампаній. За час роботи набула досвіду співробітництва з газетами та журналами (підготовка, створення макетів, написання рекламних текстів, визначення найефективніших для подання рекламних оголошень радіоканалів та каналів телебачення). Завдяки вдало спланованим і реалізованим пані ... (ім'я та по батькові) рекламним кампаніям нашій фірмі вдалося досягнути високих рівнів збуту автомобілів.
Пані ... зарекомендувала себе як людина принципова, досвідчена, сумлінна. Важливо також відзначити, що вона цінує свою роботу, завжди уважно ставиться до клієнтів, уміє самостійно приймати рішення.
Гадаю, що, прийнявши ... (ім'я, по батькові) на посаду директора відділу реклами, Ви зробите правильний вибір.
З щирою повагою до Вас...
Шановні панове!
У своєму листі від... (дата) Ви просите дати об'єктивну рекомендацію панові... (прізвище, ім'я, по батькові), який клопочеться про посаду головного редактора видавництва... (назва). Я добре знаю пана ..., оскільки навчалися разом на філологічному факультеті Київського університету ім. Тараса Шевченка, а нині працюємо в редакції журналу... (назва).
Пан... має досвід редагування авторських і перекладних текстів російською та українською мовами, зокрема текстів, пов'язаних із сферою економіки та банківською діяльністю. За час роботи добре оволодів досвідом підготовки й випуску друкованої продукції. Співпрацює з багатьма журналістами. Отже, пан ... . здібний, перспективний працівник, добра, чуйна, врівноважена людина.
З повагою...
Шановні панове!
Ми одержали Ваш запит про фірму... (назва).
Наша співпраця з цією фірмою є доволі плідною, а тому ми можемо рекомендувати її Вам для співробітництва. У цієї фірми висококваліфіковане керівництво, а також значний досвід роботи у своїй сфері діяльності. За час нашої спільної праці з нею не
виникало жодних проблем.
Сподіваємося, що наша інформація стане Вам у пригоді. З повагою та побажанням успіхів...
Шановні добродії!
Відповідаючи на Ваш запит про фірму .... (назва), на жаль, маємо повідомити, що наш досвід роботи з нею був негативним. Керівництво фірми виявилося ненадійним. Терміни постачання товарів порушувалися. Зрештою ми змогли отримати замовлену нами продукцію лише через суд.
Три місяці тому ми розірвали ділові стосунки з цією фірмою і не плануємо їх поновлювати. Просимо врахувати, що ця інформація є конфіденційною.
З повагою ...
ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ
Рекомендація на посаду
1 Дозвольте порекомендувати Вам пана..., який бере участь у конкурсі на заміщення вакантної посади...
2 Знаю пана/пані... ще з часів навчання в університеті...
3 Пан/пані... працює на посаді... з ... року.
4 Знайомий з паном ... уже понад 15 років.
5 Знаю пана/пані... як досвідченого, кваліфікованого працівника.
6 Пан ... має великий (значний) досвід підготовки тематичних прес-конференцій (написання прес-релізів, запрошень тощо).
7 Як дослідник пан ... характеризується нестандартністю мислення, прагненням шукати нових шляхів реалізації задуманого.
8 Пан/пані ... уже впродовж 10 років плідно працює в нашій установі і зарекомендувавша) себе з найкращого боку.
9 Він — один з найкомпетентніших наших фахівців.
10 За час роботи в університеті пан ... зарекомендував себе як здібний, перспективний науковець.
11 Принциповий, уважний до клієнтів, професійно (добре) підготовлений, досвідчений працівник, любить свою справу ...
12 Пана... знаю з... року, тобто відтоді, як він почав працювати в нашому об'єднанні.
13 Чуйна, товариська людина, має авторитет серед колег.
14 На жаль, не можу взяти на себе відповідальності високо оцінити його професійні якості...
15 Має значний досвід співпраці з рекламними агенціями та виробничими фірмами.
16 Рекомендуємо на посаду директора (менеджера відділу реклами) концерну ... пані..., яка упродовж... років працювала над ...
— дослідженням та аналізом ринку збуту автомобілів, автомобільних фарб, царини відпочинку та розваг, а також сфери послуг (охоронних та нотаріальних);
— проведенням комплексних рекламних кампаній (реклама в газетах, журналах, у тому числі іміджева реклама, на радіо, у метрополітені тощо);
—втіленням іміджу нашої фірми (логотипи, представницька продукція).
17 Має досвід написання щоденних повідомлень для преси (ведення ділової кореспонденції).
18 Знайомий з паном ... не досить довго, проте за цей час він уже зарекомендував себе як сумлінний працівник, чуйна і вихована людина.
19 Має ґрунтовні теоретичні знання, підкріплені багаторічним практичним досвідом.
20 Пані... — впевнена у собі й водночас привітна й комунікабельна людина.
21 Має великий досвід роботи в комерційних структурах на відповідній посаді.
Рекомендації щодо можливостей налагодження співробітництва
Схвальний відгук
1 Раді (можемо) повідомити Вам таку інформацію про фірму ... (назва):...
2 Ділові стосунки з фірмою ... завжди були взаємовигідними і надійними.
3 Вважаємо, що фірма ... (назва) — надійний і кредитоспроможний партнер.
4 Фірма... добре відома як платоспроможний (стабільний, чесний, надійний) партнер.
5 Фірма ... має великий авторитет у ділових колах.
6 Зокрема, можемо надати Вам таку інформацію про компанію ... (назва):...
7 Можемо з упевненістю порекомендувати Вам фірму...
8 Налагодивши співробітництво з фірмою..., Ви матимете надійного ділового партнера.
9 Можемо повідомити, що дуже задоволені співпрацею з компанією ... (назва).
10 За час співробітництва з фірмою... у нас ніколи не виникало підстав для невдоволення.
11 Ми впродовж тривалого часу співпрацюємо з MUSIK RADIO й можемо з упевненістю порекомендувати Вам його як високопро-фесійну радіостанцію, що має чітке уявлення про коло своїх слухачів і завжди враховує їхні інтереси.
Негативний відгук
1 На жаль, мусимо повідомити Вам таку інформацію про фірму ... (назва):...
2 Наші попередні домовленості з фірмою... у ході подальшої співпраці неодноразово порушувалися...
3 Наш досвід роботи з фірмою ... не дає підстав порекомендувати її Вам.
4 Маємо (вважаємо за потрібне) застерегти, що ця фірма обіцяє більше, ніж може виконати.
5 Останнім часом кількість клієнтів, які невдоволені роботою цієї фірми, значно зросла.
6 Нетривалий (тривалий) досвід співпраці засвідчив, що вести справи з цією фірмою ризиковано.
7 З'ясувалося, що ця фірма є неплатоспроможною (ненадійною).
8 Недотримання фірмою пунктів угоди (контракту) призвело до припинення нашого співробітництва.
9 Складається враження, що фірма ... не зацікавлена в задоволенні запитів своїх покупців (клієнтів).
10 Ми змушені були неодноразово висловлювати претензії, які, якщо й бралися до уваги, враховувалися тільки після численних нагадувань.
11 Вважаємо, що фірма не готова виконувати великі замовлення.
12 Вважаємо, що запланована угода є вельми ризикованою.
13 Несправності обладнання, яке відправила нам фірма …, були ліквідовані нею вельми (дуже) неохоче.
Відгук щодо маловідомої фірми
1 На жаль, ми знаємо фірму... (назва) недостатньо (упродовж короткого часу), щоб надати Вам про неї необхідну (потрібну, вичерпну й об'єктивну) інформацію.
2 Маємо зауважити, що тільки нещодавно встановили співробітництво з фірмою... (назва), тому не готові ще надати Вам потрібну інформацію про неї.
3 Зараз (на сьогодні) ми ще не можемо надати об'єктивну інформацію про цю фірму.
4 Хоч ми й не можемо повідомити нічого негативного про компанію ... (назва), але все-таки утримаємося від того, щоб рекомендувати її Вам.
5 Справді, ми кілька разів робили замовлення у фірмі ... (назва), проте, на жаль, не маємо у своєму розпорядженні достатньо відомостей про неї, щоб надати Вам правдиву (об'єктивну) інформацію.
6 На жаль, ми надто мало співпрацюємо з фірмою ... (назва), щоб надати потрібну Вам інформацію.
7 Шкода, але ми не маємо змоги надати необхідну Вам інформацію, бо фірма ... (назва) не є нашим постачальником.
8 Вибачте, але ми, на жаль, не можемо надати потрібну Вам інформацію, оскільки в нашому бізнесі це не заведено (не узвичаєно).
9 Ця інформація є конфіденційною.
10 Ця інформація належить до відомостей, на які поширюється принцип банківської таємниці.
Лист-подяка
Це службовий лист, у якому висловлюється подяка за надану допомогу, послугу, підтримку, надіслане запрошення тощо.
«Кодекс ввічливості» ділової людини передбачає: не варто чекати слушної нагоди, щоб висловити адресатові подяку. Робити це слід завжди вчасно. Листи-подяки є гарантією налагодження й подальшого підтримання добрих партнерських стосунків. Такі листи допоможуть вам набути репутації вихованої і порядної людини.
Зрозуміло, не можна перелічити всі форми висловлення подяки, проте наведемо приклади найтиповіших із них. Скориставшись ними, ви зможете зажити слави ґречної людини й реалізувати свої плани у спілкуванні з партнерами:
Шановні панове!
Дозвольте висловити щиру вдячність за дружній прийом, який Ви організували представникові нашої фірми панові... (прізвище). Сподіваємося, що домовленості, яких було досягнуто на зустрічі, матимуть позитивні результати.
Цим листом підтверджуємо також попередню усну домовленість про те, що наш представник пан ... завітає до Вас наприкінці місяця, щоб продовжити переговори.
З повагою ...
Шановні панове!
Учора,... (дата),лш завершили переговори з паном... (прізвище) і сподіваємося, що досягнуті результати є взаємовигідними.
Користуючись нагодою, хочемо також щиро подякувати Вам за візит пана ... (прізвище). Особливо вдячні за доброзичливий і відкритий тон переговорів між: паном ... і керівництвом нашої фірми.
Ще раз дякуємо.
Колектив фірми...
Шановні добродії!
Прийміть найщиріїиу вдячність за фінансову допомогу, яку Ви надали нашому видавництву. За Вашого сприяння ми зможемо видати вкрай необхідний загалу «Словник синонімів». Сподіваємося, що він допоможе ефективному засвоєнню української мови.
Із вдячністю та повагою.
Колектив видавництва...
ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ
1 Дозвольте висловити щиру вдячність за Ваш щедрий благодійний внесок ...
2 Хочемо подякувати Вам за допомогу й запевнити, що будемо раді надати взаємну послугу за першої ж нагоди.
3 Висловлюємо Вам щиру вдячність за гостинність.
4 Хочемо висловити свою найщирішу вдячність за згоду продовжити термін постачання. За цей час ми змогли отримати товари від виробника.
5 Пишемо Вам з почуттям глибокої вдячності за виявлене терпіння щодо затримки постачання замовленого Вами товару.
6 Вельми вдячні Вам за перенесення терміну оплати рахунка.
7 Насамперед дякуємо за Ваше замовлення і надсилаємо Вам спеціальну пропозицію.
8 Щиро дякуємо за привітання з нагоди ювілею фірми.
9 Високо цінуємо Ваш внесок: він істотно підтримає наш фонд.
10 Від імені керівництва і всього колективу висловлюємо Вам щиру подяку за багаторічну плідну працю.
11 Щиро вдячні Вам за те, що Ви не шкодували сил і часу й завжди спрямовували свій талант на досягнення успіху в нашій спільній справі.
12 Ще раз дякуємо й висловлюємо надію, що це лише успішний початок нашої співпраці і в майбутньому ми також можемо розраховувати на Вашу допомогу.
13 Ще раз висловлюємо щиру вдячність за все, що Ви зробили для нашого університету, й бажаємо успіхів у Вашій праці.
14 Від імені всіх, хто зацікавлений у цій благородній справі, прийміть нашу найщирішу вдячність.
15 Хочемо висловити найщирішу вдячність за ...
16 Дозвольте ще раз подякувати Вам за ...
17 Завдяки Вашій допомозі ми змогли розв'язати проблему виплати стипендій ...
18 Користуючись нагодою, хотіли б подякувати Вам за чудову зустріч ...
19 Прийміть нашу найщирішу подяку за підтримку (допомогу), надану нам під час ремонту приміщення школи.
20 Щиро сподіваємося, що Ви й надалі надаватимете нам посильну (певну) фінансову допомогу.
21 Хочу висловити свою вдячність за надану мені матеріальну підтримку.
22 Щиро дякуємо за надіслані виправлені рахунки, завдяки чому ми змогли виявити прикру помилку, якої припустилася наша бухгалтерія.
23 У цьому листі я хочу висловити Вам щиру вдячність за запрошення взяти участь у конференції (виставці, засіданні круглого столу).
24 Завдяки Вам ми зможемо успішно реалізувати заплановану на цей місяць акцію допомоги дітям, що постраждали від чорнобильської аварії. Прийміть нашу найщирішу дяку.
25 Дякуємо Вам за пропозицію взяти участь у реалізації проекту з організації спільного виробництва. Сподіваємося, що майбутня співпраця буде успішною і взаємовигідною.
26 Хочу висловити найщирішу вдячність за організовану Вами зустріч, яка, сподіваюся, була такою ж корисною і приємною для Вас, як і для мене.
27 Насамперед дозвольте подякувати Вам за те, що знайшли час і змогу відвідати наше підприємство.
28 Цей лист — вияв нашої великої поваги і вдячності за ту неоціненну допомогу, яку Ви нам надали.
29 Ви, безсумнівно, заслуговуєте на найщирішу і найглибшу вдячність.
30 Не знаю, як Вам дякувати. Ви зробили мені велику (неоціненну) послугу.
31 Я у великому боргу перед Вами ...
32 Це дуже люб'язно з Вашого боку ...
33 Дуже Вам зобов'язаний (вдячний)...
34 Дякую Вам від усього серця ...
35 Мені дуже приємно, дякую ...
36 Дуже вдячний за Вашу турботу ...
Лист-вибачення
Це службовий лист, у якому висловлюється прохання вибачити за невчасне виконання замовлення, спізнення на зустріч, бухгалтерські помилки, порушення умов договору тощо.
Отже, усвідомивши свою провину, ви неодмінно маєте вибачитися та вжити всіх необхідних заходів, щоб такі прикрі випадки більше не повторилися. Наприклад:
Шановні панове!
Щиро просимо вибачення (перепрошуємо) за прикре непорозуміння, що сталося... (дата) у програмі «Доброгоранку, Україно». Через недогляд операторів не вийшов у ефір рекламний ролик
Вашого концерну.
Зовсім не виправдовуємо своєї неуважності й зобов'язуємося відшкодувати Вам збитки. Сподіваємося, що Ви й надалі користуватиметеся нашими послугами, а ми докладемо всіх зусиль, щоб уникнути таких неприємних непорозумінь.
Ще раз просимо вибачення.
З повагою...
ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ
Вибачення за затримку постачання товарів
1 Просимо вибачення за затримку постачання товарів. Це сталося з нашої вини. Перепрошуємо за завдані турботи.
2 Ваше замовлення від ... (дата) з вини офіс-менеджера вчасно не надійшло в наш транспортний відділ. Просимо вибачити за затримку товарів і запевняємо, що надалі на Ваші замовлення звертатимемо особливу увагу.
3 Співробітник, який відповідав за виконання Вашого замовлення, припустився помилки. Перепрошуємо за затримку постачання товарів.
4 Наш виробничий відділ неправильно спланував графік відвантаження замовлених товарів, що й спричинило затримку. Просимо вибачити нам за несвоєчасність виконання Вашого замовлення.
5 Через виробничі труднощі ми не змогли вчасно відвантажити замовлені Вами товари й щиро перепрошуємо Вас за затримку.
6 Маємо попросити у Вас вибачення за невчасне виконання Вашого замовлення від ... (дата).
7 Уважно переглянули всі Ваші замовлення й переконалися, що припустилися помилки, за яку, сподіваємося, Ви вибачите нам.
8 Ще раз просимо вибачити за зайві клопоти. Сподіваємося, що це непорозуміння негативно не позначиться на наших подальших стосунках і Ви й надалі будете користуватися послугами нашої фірми.
9 Запевняємо, що в майбутньому докладемо всіх зусиль, щоб уникнути таких неприємних недоглядів.
Вибачення за затримку оплати рахунків
1 Через недбалість бухгалтерії Ващі рахунки виявилися вчасно не оплаченими. Оплату буде здійснено негайно. Просимо вибачення за затримку.
2 Ваш рахунок від... (дата) було неправильно зареєстровано в нашій бухгалтерії, і тому він залишився неоплаченим. Перепрошуємо за цю прикру помилку, яку негайно виправимо.
3 На жаль, банк не виконав вчасно наше доручення переказати Вам гроші. Щиро просимо вибачення (перепрошуємо) за запізнення з оплатою.
4 Нам дуже прикро, що Ваш останній рахунок залишався неоплаченим упродовж тривалого часу. Щиро перепрошуємо за цю неуважність.
5 Через кадрові зміни в нашій бухгалтерії оплату здійснено із значним запізненням. Просимо вибачити нам.
6 Переїзд нашої бухгалтерії в новий офіс спричинив затримку оплати рахунків. Щиро просимо вибачити нам ...
7 Перепрошуємо за плутанину в нашій бухгалтерії і обіцяємо надалі бути уважнішими.
8 Щиро перепрошуємо Вас за прикру помилку, що сталася через недбалість нашого працівника.
9 Щиро вдячні за нагадування про неоплачений рахунок від... (дата), що був неправильно зареєстрований. Вибачте, будь ласка, що нечіткість у роботі наших працівників змусила Вас зайвий раз хвилюватися (завдала Вам зайвих клопотів).
10 Після Вашого телефонного дзвінка ми уважно переглянули списки неоплачених рахунків і переконалися, що припустилися помилки, за яку, сподіваємося, Ви нам вибачите. Зовсім не виправдовуємо своєї неуважності, проте маємо надію, що Ви й надалі виконуватимете наші замовлення.
11 Ще раз просимо вибачення (перепрошуємо) за затримку платежу й запевняємо, що надалі робитимемо все можливе, щоб уникнути таких прикрих недоглядів.
Вибачення за спізнення на зустріч, затримку з відповіддю
1 Щиро перепрошуємо Вас за вчорашнє спізнення на зустріч.
2 Мені дуже шкода (щиро шкодую), що така довгоочікувана і важлива для мене зустріч не відбулася.
3 Щиро прошу вибачення (перепрошую) за те, що змусив Вас марно витратити свій дорогоцінний час.
4 Я був переконаний, що наша зустріч мала відбутися... (дата). Ще раз прошу вибачення за завдані незручності й прошу, якщо це можливо, призначити повторну зустріч у зручний для Вас час.
5 Буду щиро вдячний, якщо Ви погодитеся на повторну зустріч. Прошу вибачити, що завдав(ла) Вам прикрощів.
6 Мені дуже незручно за спізнення на зустріч.
7 Прошу вибачення (перепрошую) за затримку з відповіддю на Ваше запрошення взяти участь у Міжнародній конференції, що присвячена проблемі ...
8 Мені дуже прикро, що не змогла вчасно відповісти на Ваше запрошення і подякувати Вам, але річ у тім, що ...
9 Щиро просимо вибачення за зволікання з відповіддю, що сталося через...
Лист-вітання
Це різновид службового листа, в якому поздоровляємо колег, ділових партнерів чи інших осіб з нагоди певної події: свята, дня народження, ювілею, одруження, обрання на почесну посаду, успішного завершення справи тощо.
Листи-вітання — це особливий вид кореспонденції, що припускає урочистий, піднесений стиль, вживання поетичних зворотів, гумористичних натяків.
До таких радісних подій, як весілля, народження дитини тощо, можете випробувати свій поетичний хист і написати кілька віршованих рядків.
Певна річ, якщо ви хочете засвідчити свій інтерес до успіхів партнера й зробити йому приємне, не варто чекати ювілею, Різдва, дня народження, одруження—надішліть листа з кількома теплими вітальними словами з будь-якої іншої нагоди (наприклад, публікації статті, відкриття філії) і поділіть з ним радість успіху. Наприклад:
З відкриттям філії
Шановні добродії!
Від щирого серця вітаємо Вас з відкриттям філії в ... (назва країни, міста), бажаємо успіхів і подальшого процвітання.
Користуючись нагодою, висловлюємо надію, що наша співпраця й надалі буде взаємовигідною.
З повагою і найкращими побажаннями...