Протокол

Протокол – це документ, у якому фіксуються перебіг та результати роботи зборів, конференцій, засідань, нарад.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа. Протоколи відображають виступи з питань, що розглядаються, та ухвалені рішення. Протоколи загальних зборів, засідань, нарад підписують голова та секретар, а протоколи засідань комісій – усі члени комісій.

Під час засідань колегіальних органів протокол складається в чорновому варіанті. Після зборів упродовж кількох днів протокол має бути повністю оформлений і підписаний головою та секретарем. Протоколи нумеруються з початку календарного року. Оформлюються на стандартних аркушах паперу або на спецбланках.

За обсягом фіксованих даних протоколи поділяються на три групи:

1. Стислі, в тексті яких записуються тільки ухвалені рішення.

2. Повні, в тексті яких, крім ухвал, стисло записуються виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань.

3. Стенографічні, де усі виступи, репліки, запитання й відповіді записуються дослівно.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Дата.

3. Номер.

4. Місце видання (складання).

5. Заголовок (назва колегіального органу).

6. Текст.

6.1. Вступна частина, яка складається з таких елементів:

6.1.1. Прізвище та ініціали голови та секретаря.

Перелік присутніх осіб (в алфавітному порядку зазначають прізвища й ініціали усіх присутніх, якщо їх не більше 15; якщо більше, вказується загальна кількість, а реєстраційний список додається до протоколу.

Перелік запрошених осіб (вказуються посади, прізвища та ініціали запрошених на збори, нараду, засідання тощо).

Порядок денний. Питання порядку денного формулюються в називному відмінку (наприклад: Розгляд і затвердження плану...); посада і прізвище доповідача зазначаються після формулювання питання. Якщо питань декілька, то вони розміщуються за ступенем важливості та нумеруються арабськими цифрами.

6.2. Основна частина тексту поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Розділи складаються з частин, позначених словами:

СЛУХАЛИ:

ВИСТУПИЛИ:

УХВАЛИЛИ:

Ці слова друкуються великими літерами з нового рядка, після них ставиться двокрапка. У наступному рядку з абзацу вказуються прізвище, ініціали доповідача, тема доповіді, повідомлення.

Частина СЛУХАЛИ нумерується римськими цифрами відповідно до пунктів порядку денного (якщо їх два або більше). Так само оформлюється розділ ВИСТУПИЛИ.

У розділі УХВАЛИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) повністю викладається ухвалене рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або мати вигляд резолюції, тобто складатися з двох частин: з такої, що констатує, у якій підкреслюється значення обговореного питання, досягнення й недоліки, і з резолюційної, де пропонуються заходи, необхідні для виконання поставлених завдань.

Текст протоколу має бути стислим, зрозумілим, точним, але водночас повинен містити інформацію, що всебічно висвітлює обговорення питання.

7. Відмітка про наявність додатків.

8. Підписи голови та секретаря.

Якщо якесь питання порядку денного не було розглянуте, то це обов’язково фіксується в протоколі.

ПРОТОКОЛ № 9

засідання кафедри штучного інтелекту

30 листопада 2007 р.

Присутні: 22 особи, список додається.

Порядок денний:

Звіт доц. Ільчука Д. М. про роботу за період з 30.11.2002 до 30.11.2007 р.

СЛУХАЛИ:

Звіт доц. Ільчука Д. М. про роботу за період з 30.11.2002 р. до 30.11.2007 р.