Норми дотримання і порядок розміщення основних реквізитів (реквізити „дата”, „адресат”, „адресант”, „назва документа”, „підпис”)

Для виготовлення будь-якого з організаційно-розпорядчих документів необхідно засвоїти правила формуляра-зразка.

ФОРМУЛЯР-ЗРАЗОК — це модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити.

Реквізити — це сукупність обов'язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили.

При оформлянні організаційно-розпорядчих документів використовується такий склад реквізитів:

1 Державний герб – використовують на бланках державних установ і підприємств.

2 Емблема організації – графічне зображення, яке реєструють відповідним чином. Розташовують зліва від назви установи.

3 Зображення нагород – позначають зліва від назви установи.

4 Код підприємства – надають при реєстрації установи згідно “Класифікатору підприємств і організацій”, проставляють у правому верхньому куті.

5 Код документа – визначають згідно “Державного класифікатора управлінської документації”, проставляють у правому верхньому куті під кодом підприємства.

6 Назва міністерства або відомства.

7 Назва підприємства, установи, фірми.

Реквізити 6, 7 розташовують у центрі робочого рядка великими літерами.

8 Назва структурного підрозділу – оформлюють малими літерами під назвою службового документа.

9 Довідкові дані – вказують на бланках для службових листів: поштову адресу, телефон, факс, розрахунковий рахунок в банку, адресу електронної пошти.

10 Назва виду документа – цей реквізит присутній на всіх документах крім службового листа. Друкують великими літерами.

11 Дата документа – оформлюють у лівому верхньому куті.

12 Реєстраційний індекс (номер) документа – проставляють на вхідних, вихідних та внутрішніх документах поруч з реквізитом “Дата”.

13 Посилання на індекс і дату вхідного документа – оформлюють на службових листах–відповідях. Проставляють під реквізитами “Дата” та “Номер” документа.

14 Місце укладання документа – позначка населеного пункта, де було створено документ.

15 Гриф обмеження доступу до документа – проставляють на документах, які містять секретну або конфіденційну інформацію.

16 Адресат фірми–отримувача – проставляють на службових листах, довідках, доповідних записках, факсах тощо. Складається з таких елементів:

– назва посади

– назва фірми

– назва підрозділу (якщо необхідно)

– ініціали та прізвище посадової особи

– поштова адреса

17 Гриф затвердження – проставляють на планах, інструкціях, актах

18 Резолюція – це стисла письмова вказівка керівника щодо виконання службового документа. Розташовують на вільній верхній площині аркуша. Реквізит складається з таких елементів: прізвище виконавця, зміст доручення, термін виконання, підпис керівника та дата підписання.

19 Заголовок до тексту – це стислий виклад змісту документа, який відповідає на запитання “Про що?” або “Чого?”. Розташовують зліва перед текстом документа.

20 Відмітка про контроль – позначають від руки червоним фломастером або спеціальним штампом “КОНТРОЛЬ” на лівому полі на рівні заголовку до тексту на документах, які підлягають контролю за дорученням керівника.

21 Текст – основна частина документа. Головна вимога до складання тексту – стислість, об’єктивність, юридична бездоганність. Тон службового документа повинен бути привітний та нейтральний. Формулювання тексту повинно бути чітким, що не припускає двозначності сприйняття змісту. Текст може складатися з кількох частин:

а) вступна – містить причину або мотиви складання документа;

б) основна – викладають факти, явища або події;

в) заключна – висловлюють висновки, пропозиції, прохання та рекомендації.

22 Відмітка про наявність додатків – розташовують після тексту документа від лівого поля.

23 Підпис – обов'язковий реквізит будь–якого документа, як службового так і особистого. Документ набуває юридичної сили при наявності підпису посадової особи.

24 Гриф “Узгодження” – позначають на документах, які необхідно узгодити з відповідальною посадовою особою або установою вищого рівня. Розташовують від лівого поля після реквізиту “Підпис”

25 Візи – це внутрішнє узгодження проекту документа посадовою особою для перевірки доцільності або своєчасного складання документа спеціалістом установи. Розташовують нижче реквізиту “Підпис”.

26 Відбиток печатки – підпис відповідальної особи повинен бути завірений печаткою на документах, які засвідчують права фірми, фіксують факт витрат грошових коштів або матеріальних цінностей. Відбиток печатки проставляють так, щоб він захоплював частину назви посади й підпису посадової особи.

27 Відмітка про завірення копій – у випадку підписання керівником тільки 1–го примірника, решту завіряє службова особа

28 Прізвище виконавця і номер його телефону – дуже важливий реквізит для оперативного зв’язку з тим, хто безпосередньо готував документ, для уточнення і розв’язання порушених у документі питань. Визначають від лівого поля нижче реквізитів “Підпис” та “Візи”:

29 Відмітка про виконання документа й направлення його у справу – проставляють у лівому нижньому куті аркуша після того, як всі питання щодо виконання даного документа вирішені:

30 Позначка про перенесення даних на машинний носій – при перенесенні документа на ПК у центрі нижнього поля ставлять спеціальну позначку, в якій вказують ім’я файла, місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані.

31 Відмітка про надходження документа – проставляють у правому нижньому куті першого аркуша документа. Складається з таких елементів:

· назва підприємства-одержувача документа;

· реєстраційний індекс;

· дата надходження документа

32 Запис про державну реєстрацію – проставляють у правому верхньому куті.

5.Організаційні документи.Положення,статут,інструкція,правила.(визначення,види та основні вимоги до оформлення,склад реквізитів)

ОРГАНІЗАЦІЙНІ ДОКУМЕНТИ.Цей вид документів регулюють функції, обов'язки та права органів на довгий строк.

ПОЛОЖЕННЯ

Положення – це правовий акт, що визначає основні правила організації та діяльності державних органів, їх структурних підрозділів, а також підпорядкованих установ, організацій, підприємств.Положення є:

- Типові положення розробляються вищими органами для системи, як правило, підпорядкованих їм установ, організацій.

- Індивідуальні положення розробляються кожною організацією, установою на основі типових. Такі положення підписуються керівниками організацій і затверджуються розпорядчим документом вищої організації.

Реквізити положення: герб; назва відомства; назва організації; гриф затвердження; назва виду документа; дата (дата затвердження); індекс; місце видання; заголовок; текст; підпис; позначки про погодження.

Положення набуває чинності з дня його затвердження, якщо інша дата не обумовлена в розпорядчому документі, яким затверджене положення.

Крім зазначених, можуть розроблятися положення, що регулюють організаційні, трудові та інші відносини із конкретного питання, про організацію і проведення культурно-масових і спортивних заходів, конкурсів-оглядів тощо. Структура і зміст таких положень визначаються авторами-організаторами заходів.

Важливе значення для ефективної діяльності установи, організації має розробка положень про структурні підрозділи.

Такі положення повинні визначати і конкретизувати завдання і функції підрозділу, права та відповідальність його керівника.

Підписується проект положення керівником структурного підрозділу, погоджується з іншими структурними підрозділами за вказівкою керівництва установи, з юридичною службою і затверджується керівником установи, організації.

Текст положення, про структурний підрозділ, як правило, складається із таких розділів:

1. Загальні положення.

2. Завдання і функції.

3. Керівництво.

4. Права керівника структурного підрозділу.

5. Відповідальність керівника структурного підрозділу.

6. Взаємовідносини.

Із затвердженим положенням рекомендується ознайомити працівників структурного підрозділу під розписку.

СТАТУТИ

Статути - це юридичні акти, якими оформляється створення конкретного підприємства, установи, товариства, фірми, визначається їх структура, функції, правове становище.

Статути є типові та індивідуальні. Типові розробляються вищими органами для однотипних підприємств (типовий статут для вищих навчальних закладів). Індивідуальні статути складаються окремою юридичною особою на основі типового.

Проекти статутів, оформлені належним чином, підписані авторами (керівниками) та погоджені в установленому порядку, підлягають затвердженню.

Статути державних підприємств і установ затверджуються їх вищими органами; статути підприємств, які знаходяться у колективній власності - загальними зборами трудових колективів (акціонерних товариств - установчими зборами акціонерів); статути малих підприємств затверджуються організаціями-засновниками.

Після затвердження статути реєструються у виконкомах місцевих рад народних депутатів або райдержадміністраціях за місцем юридичної адреси, вказаної у статуті.

Статути оформляються на папері формату А4 друкарським способом.

Реквізити статуту:

- назва підприємства, установи, товариства;

- гриф затвердження;

- позначка про реєстрацію;

- назва виду документа;

- місце складання (видання), рік; (зазначені реквізити оформляються, як правило, на окремому аркуші - титульній сторінці, причому нерідко назва підприємства, установи, товариства зазначається після назви виду документа);

- текст;

- підпис;

- позначки про погодження.

Структура тексту статуту залежить від напряму діяльності підприємства, установи, товариства, форм власності тощо.

ІНСТРУКЦІЯ

Інструкція - це нормативний документ, у якому викладаються правила, що регулюють спеціальні аспекти діяльності і стосунків підприємств, установ, організацій, службових осіб. Наприклад, "Інструкція з діловодства", "Інструкція про порядок ведення трудових книжок" тощо.

Текст інструкції може розбиватися на розділи й пункти і повинен мати вказівний характер. З цією метою вживаються формулювання: "необхідно", "слід", "повинен" та ін.

Усі інструкції можна умовно поділити на дві групи:

- інструкції, що регулюють порядок здійснення певного процесу кількома виконавцями;

- посадові інструкції.

Реквізити інструкції: назва виду документа (Інструкція); дата, індекс, місце складання чи видання; гриф затвердження; заголовок до тексту (нерідкойого розташовують разом із назвою виду документа); текст; підпис; позначки про погодження.

Особливу групу інструкцій становлять посадові інструкції. Вони є нормативними документами, які визначають функції, права та обов'язки працівника.

Посадова інструкція працівника структурного підрозділу ОДПС розробляється і вводиться з метою:

- чіткого визначення вимог, що висуваються до певної посадової особи;

- раціонального розподілу обов'язків між працівниками структурного підрозділу;

- наділення працівника необхідними правами;

- підвищення відповідальності працівника за доручену ділянку роботи.

Посадова інструкція повинна відповідати чинному законодавству, а також положенню про відповідний структурний підрозділ.

Вимоги посадової інструкції слід враховувати при найманні працівника на роботу, при його атестації, притягненні працівника до відповідальності у разі невиконання або неналежного виконання ним обов'язків.

Текст посадової інструкції, як правило, складається із таких розділів:

- загальні положення;

- кваліфікаційні вимоги і необхідний рівень знань;

- обов'язки;

- права;

- відповідальність.

6.Розпорядчі документи.Розпорядження(визначення,види та основні вимоги до оформлення,склад реквізитів)

Розпорядження — це документ, який видається посадовими особами, державними органами, установами, підприємствами в межах їх компетенції й має обов’язкову юридичну силу щодо громадян (працівників) та підлеглих установ, яким адресовано розпорядження.

Розпорядження складають, як правило, підзаконні акти двох типів:

— загального характеру — тривалої дії (видаються Президентом, Кабінетом Міністрів та іншими

органами виконавчої влади для виконання указів Президента, законів і рішень Верховної Ради);

— окремого характеру — стосуються конкретного вузького питання (видаються, як правило, в установах та на підприємствах їх керівниками та заступниками для вирішення оперативних завдань).

Розпорядження мають однаковий із наказами правовий статус, але замість слова «Наказую» вживаються слова «Вимагаю», «Доручаю», «Пропоную», «Забезпечити» тощо.

Розпорядження складаються з таких реквізитів:

1. Повна назва установи.

2. Назва документа.

3. Номер.

4. Дата видання.

5. Місце видання.

6. Назва (про що розпорядження).

7. Текст (констатуюча та розпорядча частини).

8. Додатки (при необхідності).

9. Посада, підпис, ініціали, прізвище особи, яка підписала розпорядження.

7. Розпорядчі документи.Наказ.

До розпорядчих документів відносяться накази, рішення, постанови, розпорядження.

Наказ — це розпорядчий документ, який видається керівником установи (структурного підрозділу) на правах єдиноначальності та в межах своєї компетен­ції, обов’язковий для виконання підлеглими.

Проект наказу створюється, як правило, у відповід­ному структурному підрозділі (виконавцем або керівником), підписується керівником структурного підрозділу, узгоджується з іншими посадовими особами установи, в компетенції яких знаходиться повне або часткове вирі­шення питання, про яке йдеться в наказі (заступником керівника установи, куратором питань, про які йдеться в наказі, юристом). До проекту наказу додають докумен­ти, що мотивують його доцільність.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання, якщо інший термін не вказано в його тексті. Право під­писання наказів визначається законодавством: зазвичай це право мають керівники установ, їхні перші заступни­ки, а також деякі посадові особи відповідно до їх повно­важень і компетенції.

Наказ діє доти, доки не буде скасований (особою, яка його підписала, або вищою інстанцією) або поки не буде виконаний чи поки не закінчиться термін його дії, вка­заний у самому наказі.