Составление пособий в помощь использованию каталога

Основные функции алфавитного каталога

Задача алфавитного каталога – дать ответ на два основных вопроса:
1. Есть ли в библиотеке определённая, заранее известная читателю книга (журнал, др. издание);
2. Какие книги данного автора есть в библиотеке.

Если алфавитный каталог включает в себя достаточное число добавочных описаний на лиц, участвовавших в создании книг, то он может ответить и на второстепенные вопросы – в создании каких произведений или книг то или иное лицо принимало участие в качестве составителя, редактора, иллюстратора, переводчика и т.п.

Возможность ответа на первый вопрос определяет значение алфавитного каталога как одного из основных справочно-библиографических средств библиотеки.

Возможность ответа на второй вопрос определяет значение алфавитного каталога как единственного средства раскрытия авторского состава библиотечного фонда.

Алфавитный каталог выполняет в библиотеке информационную, поисковую и справочную функции. Специфика его построения позволяет собрать в одном месте все произведения определённого автора независимо от содержания, а также от того, выступает ли данное лицо в качестве индивидуального автора или соавтора, редактора или переводчика, составителя или комментатора и т.д. Таким образом, в каталоге создаются авторские комплексы.

Информационная и поисковая функция алфавитного каталога заключаются в том, что он раскрывает фонд библиотеки по авторскому признаку и обеспечивает поиск известных читателю по фамилии автора, наименования коллектива или названию (или другому признаку, использованному в качестве заголовка вспомогательного описания) изданий.

Справочная функция алфавитного каталога реализуется с помощью генерального алфавитного каталога. По нему наводят всевозможные справки, связанные с комплектованием библиотек, с обработкой новых поступлений, с составлением библиографических пособий.

Алфавитный каталог может служить также средством пропаганды книг и оказывать читателям помощь в выборе интересующих произведений и тем самым в какой-то мере пробуждать новые интересы. С помощью алфавитного каталога возможно пропагандировать как отдельные произведения, так и знакомить с творчеством того или иного автора в целом, обратить внимание читателя на неизвестные ему труды.

Ценное свойство алфавитного каталога – простота работы с ним. Читателю, разыскивающему описания интересующих его изданий, нет надобности ориентироваться в системе классификации, без чего не обойтись при использовании систематического каталога, или уметь сформулировать предмет книги, как этого требует обращение к предметному каталогу. Знания основных библиографических сведений о разыскиваемой книге вполне достаточно для быстрого её нахождения. Даже в том случае, когда читатель не располагает всеми необходимыми данными о книге, он найдёт её с помощью вспомогательных описаний и вспомогательных карточек.

В генеральном алфавитном каталоге быть сосредоточены все сведения о фонде библиотеки и раскрытии его каталогах. Это достигается с помощью библиотечных пометок – служебных записей, одни из которых помещаются на лицевой стороне карточек, другие – на оборотной. К библиотечным пометкам относятся:

1. Шифр – условное обозначение места произведения печати на полке.

2. Инвентарные номера – порядковые номера, под которыми издание при поступлении в библиотеку занесено в инвентарную книгу.

3. Справки о вспомогательных описаниях – дают возможность установить, какие из них включены в алфавитный каталог в дополнение к основному описанию произведения. Делаются, как правило, только на карточках генерального алфавитного каталога.

4. Полный индекс – указывает, в каких отделах систематического каталога отражена книга. Проставляется на основных карточках алфавитного и систематического каталогов.

5. Предметные рубрики – показывают, как отражена книга в предметном каталоге. Связывают алфавитный каталог с предметным и облегчают изъятие из последнего описаний исключённых книг.

Организация каталога

Организациякаталога – сложный процесс, включающий тесно связанные между собой операции:

1. Составление паспорта каталога

2. Расстановка карточек

3. Оформление каталога

4. Составление пособий в помощь использованию каталога

5. Редакция каталога

Паспорт – служебный документ, в котором зафиксированы основные сведения о каталоге. Применительно к алфавитному каталогу – это дата организации каталога, его назначение, охват фондов, методика описания, применение вспомогательных описаний, наличие вспомогательных пособий по каталогу, способ отражения произведений на разных языках.

Нельзя рассматривать составление алфавитного каталога только как техническую работу, как простую расстановку карточек в алфавитном порядке.

Основное внимание при организации каталога должно быть обращено на его соответствие задачам библиотеки, на его роль в пропаганде литературы, в оказании помощи читателям при выборе книг.

В алфавитном каталоге расстановка карточекпредопределяется методикой описания произведений печати. Основные правила описания составляются с учётом структуры алфавитного каталога, возможности осуществления свойственных ему функций. От способа расстановки карточек зависит быстрое нахождение литературы и удобство пользования каталогом.

Исходя из задач алфавитного каталога, основным методом расстановки карточек является строгий алфавит. Описания расставляются в соответствии с буквенным составом использованных слов.

Общеизвестны два способа расстановки слов, имён или целых предложений по алфавиту. Первый способ получил название «слово за словом» (пословный), второй – «буква за буквой» (побуквенный). Оба способа основываются на буквенном составе начальных слов, но в то же время значительно отличаются. В первом случае описания расставляются в алфавите слов, во втором – в строгой последовательности букв алфавита без деления на слова. Например:

К 200-летию Московского Университета Кабалевский Д.Б.

К Ленину дорога театра. К 200-летию Московского Университета

Кабалевский Д.Б. Киров С.М.

Киров С.М. К Ленину дорога театра

Второй способ, как наиболее формальный, в библиотеках не применяется.

Для того, чтобы быстрее отсылать нужное читателю издание, помочь библиотеке пропагандировать произведения отдельных индивидуальных и коллективных авторов, целесообразно в некоторых случаях вместо группировки описаний по алфавиту создавать логические комплексы.

Такое отступление от алфавита в пользу логического порядка даёт возможность быстрее отыскивать интересующие читателя издания.

Некоторые правила расстановки карточек:

1. Все описания в каталоге расставляются по двум алфавитам – русскому и латинскому.

2. Если одно и то же слово в одном и том же языке в силу смены орфографии или её неустойчивости пишется по-разному – одна форма избирается как правильная и надписывается сверху карандашом; от отвергнутых форм, в случае надобности, делаются ссылки. При этом правильной следует считать форму написания, согласную последним правилам орфографии.

3. При расстановке описаний, имеющих порядковым словом одно и то же личное имя, расстановка производится по следующим группам:

• Имена без указания отчества, прозвища, географического признака и т.п.

• Имена с отчеством, прозвищем, географическим признаком и т.п.

В первой группе расстановка производится в алфавите званий, а внутри имени с одним и тем же званием по дальнейшим различительным признакам.

Во второй группе расстановка производится по отчеству, прозвищу.

4. Описания, порядковым словом которых служит одна и та же фамилия, расставляются следующим образом: сначала фамилии без инициалов и имён, затем с инициалами и именами в алфавитном порядке.

5. Предлоги и приставки перед фамилией не рассматриваются как самостоятельные слова, а присоединяются к последующему слову, составляя вместе с ним первое порядковое слово.

6. Числительные, входящие в заглавие, принимаются в их буквенном значении.

7. Разные издания одного произведения расставляются в обратном порядке изданий, а в случае отсутствия нумерации изданий в обратнохронологическом порядке выходных дат, причём заголовок во внимание не принимается.

Оформление каталога

Карточные алфавитные каталоги оформляются посредством разделителей и надписей на ящиках.

В алфавитном каталоге применяются разделители разных форм: с выступом посередине, с выступом в 2/3, 1/3 и ¼ ширины карточек – правосторонние и левосторонние.

В зависимости от назначения различают следующие виды разделителей:

1. Для ориентировки в алфавитном ряду

2. Справочного типа

3. Библиографические

Это разделение условно, так как функции разных видов разделителей часто совпадают (например, разделители справочного типа одновременно служат для ориентировки в алфавитном ряду).

К разделителям для ориентировки в алфавитном ряду относятся:

· Буквенные – разделители разграничивают описания, начинающиеся с заданной буквы

· Слоговые – выделяют описания, начинающиеся с данного слога или нескольких слогов

Буквенные и слоговые разделители применяют обычно в небольших каталогах.

· Словестные – с указанием целого слова (фамилия) или нескольких слов – применяются при накоплении большого количества карточек, начинающихся с одного и того же слова, а также для наиболее выдающихся и часто запрашиваемых авторов и отдельных произведений.

Буквенные и слоговые разделители, как правило, имеют небольшие выступы, словестные – самый широкий выступ.

Разделители справочного типа употребляются для указания порядка расположения карточек, имеющих одно и то же расстановочное слово, за которым собирается большое количество материалов: например, перед описаниями произведений одного автора, перед разными изданиями одного произведения и т.д.

Библиографические разделители представляют собой разновидность авторских. На них в максимально сжатой форме приводятся основные сведения об авторах и их произведениях: фамилия, имя, отчество, годы жизни, псевдонимы, сведения о специальности, учёной степени, почётном звании и т.д. Кроме того, даётся перечень важнейших произведений автора и наиболее ценной критической литературы, посвящённой его творчеству.

Определить, какое количество разделителей должно содержаться в каталоге, можно только основываясь на наблюдения за использованием каталога читателями. В практике библиотек принято ставить их через каждые 3-5 см, то есть через 60-75 карточек.

Немаловажное значение имеет и оформление разделителей. Надписи и текст на них желательно напечатать или написать библиотечным почерком. После того, как расставлены карточки и разделители, делаются необходимые надписи на каталожных ящиках и шкафах, в соответствии с их содержанием. Надпись помещается на лицевой стороне ящика. В зависимости от установившейся в библиотеке практики и размеров каталога надписи могут содержать указания заголовков первой и последней карточек каждого ящика или только букв и слогов, которыми начинаются заголовки описаний.

Для поддержания в каталожных шкафах установленного порядка все его ящики необходимо пронумеровать. Ящики нумеруются либо по горизонтали (слева направо), либо по вертикали (сверху вниз). В крупных библиотеках чаще всего применяют второй способ.

Составление пособий в помощь использованию каталога

В том случае, если читатель не располагает всеми необходимыми данными о книге, он найдёт её с помощью вспомогательных описаний и вспомогательных карточек.

Вспомогательные описания – любые описания произведений печати, включаемые в каталог в дополнение к основным. Отражают издание в каталоге под другими признаками, нежели основное описание. Составляются лишь на некоторые книги. В алфавитном каталоге применяются три вида вспомогательных описаний:

1. Добавочные

2. Серийные

3. Аналитические

Вспомогательные карточки делятся на ссылочные и справочные. Их задача – облегчить читателю ориентировку в каталоге. Вспомогательные карточки в отличие от вспомогательных описаний не содержат библиографическое описание, не связаны с каким-либо определённым изданием.

Ссылочные карточки (ссылки) делятся на общие и частные. Общие (отсылки) с помощью сокращённого слова «см.» (смотри) отсылают читателя от отвергнутой формы фамилии автора или наименования учреждения к форме, принятой в заголовке описания. Частные (перекрёстные) с помощью слов «см. также» взаимно отсылают от одного заголовка описания к другому, также принятому в данном каталоге.

Справочные карточки так же, как и ссылки, не содержат описания. Они предназначаются для отыскивания в каталоге произведений определённого индивидуального или коллективного автора. Также используются для раскрытия коллективных псевдонимов, выявления подлинного автора.

Редакция каталога

После того как расставлены карточки, разделители, оформлены ящики, можно считать, что каталог организован. Но это вовсе не означает, что работа с ним закончена. Каждый каталог любой библиотеки кроме пополнения карточками с описаниями новых поступлений требует периодической редакции. Редакция каталога может быть:

1. Повседневной текущей

2. Периодически проводимой плановой

Текущая редакция осуществляется в процессе расстановки карточек и использования каталога. Она состоит из:

· Библиографической редакции заголовка описаний

· Проверки правильности расстановки карточек

· Исправления описаний

Библиотеки, наряду с текущей, проводят плановую редакцию каталогов. Она необходима потому, что как бы тщательно не велась текущая редакция, исправить все имеющиеся в нём ошибки и дефекты невозможно.

Плановая редакция складывается из следующих процессов:

· Проверка расстановки карточек в каталоге

· Установка правильности описаний в соответствие с «Едиными правилами»

· Библиографическая редакция заголовков описаний для приведения к наиболее полной и точной форме

· Проверка обеспеченности каталога разделителями и вообще всего оформления каталога.

Список используемой литературы:

«Алфавитный каталог. Инструкция по расстановке». Москва. 1935 г.

«Книговедение». Энциклопедический словарь. Издательство «Советская энциклопедия». Москва. 1981 г.

Гиляревский Р. С. «Описание произведений печати. Алфавитный каталог». Москва. 1966 г.

Фирсов Г.Г. «Библиотечные каталоги» . 1977 г.