Этап 1. Создание файла базы данных

При создании базы данных создается один файл, содержащий данные и описание структур таблиц, запросов, форм, отчетов и других объектов базы данных.

Для создания базы данных нужно:

1. нажать кнопку СОЗДАТЬна панели инструментов или выполнить команду СОЗДАТЬ в меню ФАЙЛ;

2. на панели «Создание» (она может быть размещена в правой части окна программы, либо по центру сверху), выбрать «Новая база данных». Будет открыто окно диалога «Файл новой базы данных»

3. ввести в окно диалога «Файл новой базы данных» имя и папку сохранения базы данных. Если выбрано имя существующей базы данных, выводится запрос на подтверждение замены базы данных.

Задание 1.Создайте файл базы данных с именем «Академия» в папке «Мои документы».

Этап 2. Создание таблиц базы данных

Таблица – это фундаментальная структура хранения данных. Создание таблицы базы данных включает два этапа:

· создание структуры таблицы;

· ввод данных в таблицу.

Создание структуры таблицы

1. В окне базы данных щелкнуть на вкладке ТАБЛИЦА,а затем щелкнуть на кнопке СОЗДАТЬ.

2.В окне диалога «Новая таблица»выберите режим конструктора.Откроется таблица в режиме Конструктора.

3. Щелкнуть курсор в правую верхнюю ячейку таблицы и в ввести имя первого поля таблицы.

4. Щелкнуть курсор в ячейку слева под именем «Тип Данных». Появится значок списка типов данных. Раскрыть его щелчком мыши и выбрать нужный тип.

5. Повторить пп. 3.,4. для всех полей таблицы.

6. Определить ключевое поле таблицы. Ключевое поле (ключ, первичный ключ) – поле, значения которого однозначно идентифицируют запись отношения. Для определения поля как ключевое поле нужно выделить строку с именем поля и щелкнуть на панель инструментов кнопку с изображением ключа. Например:

Примечание

1. Первое поле таблицы отводится, как правило, под номера записей. Для такого поля типом данных является «Счетчик».

2. При задании типа «Дата/Время» в бланке свойств поля, для которого определяется тип данных, щелкните в строке «Формат поля». Откройте список форматов и выберите нужный. Запомните его написание - именно так Вы будете вводить затем данные.

3. Если ключ не определен пользователем при создании таблицы, то приглашение создать ключ вводится при первом сохранении таблицы.

4. Заполнение ячеек столбца «Описание» является необязательным.

Задание 2. Создайте структуру таблицы с ключевым полем «Код формы обучения»

Имя поля	Тип данных
Код формы обучения	Текстовый
Наименование формы обучения	Текстовый

Ввод данных в таблицу

Для перехода к вводу данных в таблицу нужно:

Щелкнуть на кнопке ВИД/РЕЖИМ ТАБЛИЦЫ панели инструментов.

На предложение сохранить структуру таблицы следует ответить утвердительно и ввести имя таблицы.

Щелкнуть курсор в ячейку первой строки и ввести значение, например, ДО – код первой формы обучения.

Задание 3.Перейдите к вводу данных, сохранив структуру таблицы под именем «Формы обучения», и введите данные по формам обучения:

Код формы обучения	Наименование формы обучения
ДО	Дневная форма обучения
ЗО	Заочная форма обучения
ВО	Очно-заочная форма обучения

Расширение базы данных

Для создания других таблиц базы данных нужно:

1. Закрыть все таблицы, в Вашем случае – таблицу «Формы обучения».

2. Повторить действия по созданию структуры и вводу данных, описанные выше, для каждой таблицы.

Задание 4.Создайте структуру таблицы под названием «Факультеты»:

Имя Поля	Тип данных
Код факультета	Текстовый
Наименование факультета	Текстовый

и введите данные в таблицу «Факультеты» следующего содержания:

Код факультета	Наименование факультета
ФЭУ	Факультет экономики и управления
ФЭСК	Факультет экономики сервиса и коммуникаций
ФБУФ	Факультет бухгалтерского учета и финансов
ВЗФ	Вечерне-заочный факультет

Задание 5.Создайте структуру таблицы под названием «Специальности»:

Имя поля	Тип данных
Шифр специальности	Текстовый
Наименование специальности	Текстовый

и введите данные в таблицу «Специальности» следующего содержания:

Шифр специальности	Наименование специальности
	Менеджмент организации
	Государственное и муниципальное управление
	Социально-культурный сервис и туризм
	Связи с общественностью
	Мировая экономика
	Финансы и кредит
	Бухгалтерский учет и аудит

Задание 6.Создайте структуру таблицы под названием «Студенты»:

Имя поля	Тип данных
Номер зачетной книжки	Числовой
Фамилия	Текстовый
Имя	Текстовый
Отчество	Текстовый
Дата рождения	Дата/Время
Шифр специальности	Текстовый
Код факультета	Текстовый
Код формы обучения	Текстовый
Курс	Числовой
Группа	Текстовый
Гражданство РФ	Логический
Адрес	Текстовый

и введите 7–10 записей по студентам разных групп, специальностей, факультетов, форм обучения.

Этап 3. Связывание таблиц

Связывание таблиц базы данных происходит следующим образом:

· Каждой таблице приводится в соответствие другая таблица, имеющая в своем составе поле, значения которого совпадают со значениями поля первой таблицы, Например, в таблицах «Студенты» и «Формы обучения» имеются совпадающие поля «Код формы обучения».

· Определяется подчиненность таблиц. Таблица, значения совпадающего поля которой являются уникальными, т.е. не повторяются при переходе от одной записи к другой, признается Вами главной (или первичной). Таблица, значения совпадающего поля которой повторяются при переходе от одной записи к другой, считается подчиненной (связанной) таблицей. Например, в таблице «Формы обучения» записи в поле «Код формы обучения» не повторяются при переходе от одной записи к другой, а в таблице «Студенты» в этом поле значения повторяются. Таблица «Формы обучения» – главная, таблице «Студенты» – подчиненная.

· Программно устанавливается имеющая место логическая связь «Один – ко многим» между таблицами.

Для связывания таблиц Вам следует:

1. Закрыть обе таблицы, если они еще не закрыты.

2. В окне БАЗА ДАННЫХ открыть окно «Схема данных», щелкнув на кнопке СХЕМА ДАННЫХ панели инструментов.

3. Пользуясь диалоговым окном «Добавление таблицы» вывести в схему данных все созданные Вами таблицы.

4. Для каждой пары таблиц перетащить совпадающее поле из списка полей главной таблицы («Формы обучения») на одноименное поле связанной таблицы («Студенты»). Появляется диалог «Связи».

5. Поставить флажок опции «Обеспечение целостности данных».

Ограничение целостности – правило, описывающее свойства экземпляров данных или множеств экземпляров данных, которые должны обязательно удовлетворяться в базе данных.

В соответствии с этим поле подчиненной таблицы (внешний ключ), соответствующие ключевому полю главной таблицы может иметь другое имя, но должно содержать идентичные данные и характеризоваться тем же типом данных (за одним исключением), а поля данных числового типа должны также иметь одинаковый формат.

6. Щелкнуть на кнопке СОЗДАТЬ. Теперь таблица «Формы обучения» связана с таблицей «Студенты» - линия соединяет два совпадающих поля этих таблиц. Символы 1 и ¥ обозначают: связь «Один - ко многим».

7. Аналогичные действия (пп. 4–6) выполнить со всеми таблицами базы данных.

8. Закрыть окно «Схема данных», сохранив его. (От решения о сохранении связи зависит только ее графическое представление. Установленные связи останутся в базе данных, независимо от Вашего решения)

Задание 7. Создайте связь «Один – ко многим» между таблицами Вашей базы данных.