Личная карточка Т-2. Инструкция по заполнению.
Личная карточка Т-2 заполняется на работников всех категорий, принятых на работу..
Для заполнения личной карточки Т-2 работнику кадровой службы необходимы следующие документы сотрудника:
1. Паспорт (или иной документ удостоверения личности)
2. Трудовая книжка
3. Военный билет
4. Документ об образовании
5. Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования
6. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе
7. Приказ о приеме на работу
8. Трудовой договор
9. Документы, подтверждающие возраст детей
10. Документы, подтверждающие состояние в браке
11. и другие.
При этом обязательными для предоставления являются документы, прописанные в ст. 65 Трудового кодекса: паспорт и иной документ, удостоверяющий личность, военный билет (приписное удостоверение), страховое свидетельство государственного пенсионного страхования и трудовая книжка. Документ об образовании – при условии, если наличие специального образования является установленным законодательным требованием или требованием работодателя (закрепленного, как правило, в должностной инструкции).
Остальные документы не являются обязательными. Необходимо учитывать, что согласно Федеральному закону от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (принят ГД ФС РФ 08.07.2006), данные которые относятся к персональным могут быть получены только от самого работника. Под персональными данными в данном федеральном законе указаны:
«Статья 3. Основные понятия, используемые в настоящем Федеральном законе
В целях настоящего Федерального закона используются следующие основные понятия:
1) персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация»;
При кодировании сведений в личной карточке Т-2 необходимо руководствоваться рядом правил по заполнению, определенных Стандартом по автоматизированным системам управления кадрами:
1. Если в поле кодирования будут внесены неправильные записи или не относящиеся к данному заполнению сведения форма Т-2 считается испорченной и подлежит переписыванию. Поэтому рекомендуется либо вносить точные коды, либо не вносить их вообще до момента сдачи личной карточки Т-2 в архив.
2. При отсутствии записей или отрицательных ответах («не имею», «не состою») кодируемая часть данного реквизита остается пустой.
3. При указании дат название месяца пишется полностью, год записывается четырьмя цифрами.
4. Кодируются даты арабскими цифрами в следующем порядке: число/месяц/год (например 23.04.1998).
При заполнении других разделов карточки необходимо руководствоваться Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты из Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Утвержденной Постановлением Госкомстата РФ и классификаторами:
1. Наименование организации указывается полностью. Сокращенное наименование указывается в том случае, если оно закреплено в учредительных документах. Справа указывается ОКПО организации.
2. Табельный номер работника не должен быть длиннее 6 цифр. Он присваивается каждому вновь принятому или работающему и не меняется при любых перемещениях работника внутри организации вплоть до его увольнения.
3. Идентификационный номер налогоплательщика и номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования указывается в соответствии со свидетельством о присвоении ИНН и самим страховым свидетельством государственного пенсионного страхования (при его наличии и предоставлении работником).
4.В графе «алфавит» указывается первая буква фамилии работника. В больших организациях с большой численностью возможно указание первых трех букв для удобства хранения карточек Т-2. Карточки Т-2 хранятся по алфавиту.
5. Характер работы указывается «постоянно», «временно» и др.
6. Вид работы (основная, по совместительству) записывается полностью.
7. Пол обозначается буквами «М» и «Ж».
8. Фамилия, имя, отчество записываются полностью и разборчиво. Фамилию желательно смещать к левому краю, чтобы в будущем при ее изменении можно было внести соответствующие исправления (зачеркнуть старую одной тонкой чертой и записать новую) в соответствии с представленными в отдел кадров документами.
9. Дата рождения устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью в текстовой зоне, например «9 января 1975 г.». При этом код указывается следующим образом: 09.01.1975
10.При указании места рождения нужно учитывать следующее:
· Длина записи, включая пробелы и знаки препинания, не должна превышать 100 символов;
· Районы и области пишутся в родительном падеже, без запятых, со следующими сокращениями: город – гор., деревня – дер., край – кр., округ – окр., область – обл., поселок – пос., район – рн., станция – ст.
· Аул, кишлак, село, станция пишутся полностью;
· Код места жительства определяется по Общероссийскому классификатору объектов административно-территориального деления (ОКАТО), например, при рождении в г. Москва в графе «Код» указывается: 45
11. Гражданство записывается без сокращений. Запись гражданства и ее кодирование по Общероссийскому классификатору информации о населении (ОКИН) могут быть следующими:
· гражданин Российской Федерации – 1
· гражданин Российской Федерации и иностранного государства – 2 (в случае двойного гражданства указывается, гражданство какого именно государства)
· иностранный гражданин (указывается какого государства) -3
· лицо без гражданства – 4.
12. Языки, которыми владеет работник, указываются полностью без сокращений. Степень знания языка в текстовой форме указывается следующим образом (код по ОКИН):
· владею свободно -3
· читаю и могу объясняться-2
· читаю и перевожу со словарем -1.
При кодировке графы «Знание иностранного языка» указывается два кода, при этом первый обозначает код языка, второй степень его знания, например: английский - читаю и перевожу со словарем записывается в графе «Код» как: 014 1.
13. Образованиезаписывается и кодируется согласно Общероссийскому классификатору информации о населении (ОКИН) и Общероссийскому классификатору специальностей по образованию (ОКСО).
Согласно ОКИН образование кодируется следующим образом:
· начальное (общее) образование – 02
· основное общее образование – 03
· среднее (полное) общее образование – 07
· начальное профессиональное образование – 10
· среднее профессиональное образование – 11
· неполное высшее образование – 15
· высшее профессиональное образование – 18
· послевузовское образование – 19.
Разъяснительные примеры:
| Пример | Относится к: |
| Работники, обучающиеся в высших учебных заведениях, но не окончившие их | Лицо, имеющее основное (общее) или среднее профессиональное образование в зависимости от того, какое образование они имели на момент поступления в высшее учебное заведение |
| Работник, окончил несколько курсов высшего учебного заведения, но вынужден был прервать его или обучается на третьем курсе | Записывается сколько курсов окончено или на каком курсе обучается |
| Окончившие три курса высшего учебного заведения | Лица с неполным (незаконченным) высшим профессиональным образованием |
| Работники, обучающиеся в средних специальных учебных заведениях (техникумах, колледжах), но не окончившие их | Лица, имеющие среднее (полное) общее или неполное среднее профессиональное образование в зависимости от того, какое они имели образование на момент поступления в среднее специальное учебное заведение |
| Работник, окончивший среднюю школу, школу с углубленным изучением какого-либо предмета, лицея, гимназии | Лица, имеющие среднее (полное) общее образование |
| Работники, окончившие профессионально-технические училища или приравненные к ним учебные заведения | Начальное профессиональное образование |
13.1.Разрешаются сокращения слов при написании наименования учебного заведения, не искажающие смысл наименования. В случае, когда в наименование учебного заведения входит слово «имени», можно писать «им.», если за этим идут слова «профессора», «академика» и т.д., то можно писать «им.профессора», «им.академика» и т.д. Ордена в названиях учебных заведений не указываются.
13.2. Все сведения об образовании (квалификация, направление или специальность) устанавливаются на основании диплома об образовании (других документов подтверждающих получение образования данного уровня).
13.3. Свободные строки в разделе об образовании предназначены для названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования. Если работник окончил два средних или два высших учебных заведения по различным специальностям, записываются оба учебных заведения.
13.4. Квалификация по диплому указывается в следующем порядке:
- для высших учебных заведений: «бакалавр», «магистр», «специалист». Для квалификации «бакалавр» и «магистр» указывается направление, а для квалификации «специалиста» - специальность.
- для средних учебных заведений: «техник», «товаровед» и др.
13.5.Профессия (основная и дополнительная) кодируется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядок (ОКПДТР). Дополнительной профессией считается такая, которая не совпадает с основной профессией, но может представлять интерес для организации.