Коммуникации в деятельности менеджера

Коммуникации предполагают обмен мыслями, фактами, идеями, эмоциями, взглядами и представляют собой процесс передачи информации.

В зависимости от объектов коммуникационной деятельности и решаемых ими задач различают следующие виды коммуникаций:

– по горизонтали как обмен информацией на одном уровне иерархии управления, обеспечивающий координацию деятельности и налаживание партнерских отношений между структурными подразделениями организации;

– по вертикали как обмен информацией между органами и объектами управления, находящимися на различных уровнях иерархической лестницы. В рамках коммуникаций по вертикали выделяют командные коммуникации (служат для передачи распорядительной информации от менеджера к подчиненным) и коммуникации «состояния» (обмен информацией по линии обратной связи, идущий от подчиненных к руководителям,– отчет, пояснительная записка);

– с внешней средой, связывающие организацию с источниками внешних ресурсов, потребителями, партнерами, другими субъектами рынка, составляющими инфраструктуру менеджмента (банками, биржами, аукционами), органами государственного управления, общественностью, СМИ и т. д.);

– неформальные коммуникации как процесс распространения неофициальной информации, а также всевозможных слухов.

В процессе обмена информацией выделяют 4 элемента:

1) источник информации (объекты внешней и внутренней среды предприятия);

2) передаваемая информация;

3) средства передачи информации (бумажные, голосовые, электронные);

4) потребители информации (органы и объекты управления).

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов:

1. Зарождение идеи – формулирование ее или отбор информации отправителя.

2. Кодирование и выбор канала – выбор символов для сообщения и канала передачи – речь, письменные материалы, электронные средства.

3. Передача – физическая передача сообщения.

4. Декодирование – перевод символов отправителя в мысли получателя.

Основными формами делового общения являются:

– деловой разговор (беседа) – обмен информацией по поводу конкретной управленческой ситуации.;

– деловое совещание – вид управленческой деятельности, когда определенное количество участников собирается в заранее оговоренном месте в обусловленное время для обсуждения и принятия решений по заранее поставленным вопросам.;

– деловые переговоры как специфическая форма совещания, отличающаяся следующими особенностями: переговоры ведутся двумя или более сторонами, каждая из которых имеет свои интересы; целью переговоров является приемлемое для сторон согласование интересов; результат переговоров документально фиксируется в договоре сторон;

– паблик рилейшнз – это деятельность фирмы по установлению связей с общественностью, с необходимой социальной средой с целью сформировать общественное мнение, направить мысли, чувства и поведение определенных групп людей на решение задач фирмы.

Структура организации представляет логическое взаимоотношение уровней управления и функциональных областей, построенных в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать цели организации.

27) Управленческое решение — это креативный акт субъекта управления, определяющий программу деятельности коллектива органанизации по эффективному разрешению назревшей проблемы на основе его сотояния и учета объективных законов и закономерностей функционирования управляемой системы и анализа информации о ее состоянии.

Принятие решения должно учитывать его тип. Стратегические - касаются долгосрочных целей предприятия. Административные - решения постоянно возникающих в организации вопросов. Оперативные - ежедневные решения по текущим рабочим вопросам.

Любое управленческое решение можно и необходимо характеризовать с пяти сторон: Экономическая сторона, организационная, технологическая, правовая, социальная.

(Интуитивный - выбор, сделанный только на основании того, что человек считает его правильным. Это свойство человеческого ума, основанное на способности человека к мышлению, на его памяти, умении сосредоточиться и свести воедино разрозненные факты.

Рациональный - основан на аналитическом обосновании принимаемого решения.

Выбор того или иного подхода обусловлен многими факторами основными из которых являются: Неопределенность сопровождает решение большинства задач в социально-экономических системах. Неопределенность присутствует при принятии любого управленческого решения, и процедура его разработки есть процесс уменьшения неопределенности. Под фактором неопределенности следует понимать набор нечетких и размытых ситуаций при недостаточности информации. При принятии управленческого решения следует различать объективные неопределенности, не зависящие от человека, их источник находится вне организации, и субъективные находящиеся в самой организации и зависящие от самих людей.)

28) Функциональная организационная структура – основана на создании подразделений для выполнения определённых функций на всех уровнях управления. К таким функциям относят исследования, производство, сбыт, маркетинг и т.д. Здесь с помощью директивного руководства могут быть соединены иерархически нижние звенья управления с различными более высокими звеньями управления. Передача поручений, указаний и сообщений осуществляется в зависимости от вида поставленной задачи.

Функциональная структура управления производством нацелена на выполнение постоянно повторяющихся рутинных задач, не требующих оперативного принятия решений. Функциональные службы обычно имеют в своём составе специалистов высокой квалификации, выполняющих в зависимости от возложенных на них задач конкретные виды деятельности.

К преимуществам такой структуры можно отнести:

· Сокращение звеньев согласования

· Уменьшение дублирования работ

· Укрепление вертикальных связей и усиление контроля за деятельностью нижестоящих уровней

· Высокая компетентность специалистов, отвечающих за выполнение конкретных функций

К недостаткам:

· Неоднозначное распределение ответственности

· Затруднённая коммуникация

· Длительная процедура принятия решений

· Возникновение конфликтов из-за несогласия с директивами, так как каждый функциональный руководитель ставит свои вопросы на первое место