Внутрифирменные нормативные документы и акты организации по управлению персоналом.

Внутрифирменные, локальные нормативные акты могут быть нескольких категорий, что предопределяет степень необходимости их разработки:

1) акты, которые должны быть в фирме в силу императивных требований закона, без которых соответствующий юридический факт или субъект в принципе не могут существовать (например, Устав АО, Положение о филиале, Приказ об учетной политике организации);

2) акты, которые должны быть разработаны в фирме в силу императивных требований закона, при отсутствии или уклонении от составления (заключения) которых фирма может быть привлечена к юридической ответственности (например, Правила внутреннего контроля лизинговой компании в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма, Коллективный договор);

3) акты, которые должны быть разработаны в фирме в силу прямого указания закона, отсутствие которых может поставить фирму, ее участников, работников или контрагентов в юридически ущербное положение (например, Положение о порядке проведения общих собраний в ООО в форме заочного голосования, Положение о реализации акционерами ЗАО преимущественного права приобретения акций, продаваемых другими акционерами, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о полной коллективной или индивидуальной материальной ответственности работников фирмы, Правила отдельных видов страхования);

4) акты, которые должны быть в фирме в силу прямого указания закона, но их отсутствие не влечет неблагоприятных юридических последствий для фирмы, ее участников, работников (например, Положение о единоличном или коллегиальном органе управления фирмы);

5) акты, которые фирма может иметь в силу норм закона, имеющих рекомендательный характер (например, Положение об оплате и стимулировании труда работников в фирме, Должностные инструкции);

6) акты, которые законом не предусмотрены, но фирма вправе их разработать и использовать в силу управленческой, коммерческой, маркетинговой необходимости и эффективности, экономической целесообразности и обусловленности структурой фирмы или группы фирм (например, положение о внутреннем коммерческом расчете, о претензионно-исковой работе, об аттестации сотрудников, положение о холдинге, о персонале, о статусе структурного подразделения фирмы, кодекс корпоративной культуры, профессиональной этики, правила оказания услуг клиентам, инструкции о приемке товаров по количеству и качеству и т.д.).

Перечислить все возможные внутрифирменные документы, локальные акты, правила, инструкции, положения не представляется возможным, их великое множество и как мы видим их принятие обусловлено как требованиями закона, устава фирмы, так и управленческой необходимостью. Как показывает наш опыт, большинство фирм не имеют развернутой системы внутренних документов общества в силу элементарно низкой правовой и управленческой культуры. Как правило, более серьезно к таким документам относятся крупные фирмы и публичные структуры, ориентированные на работу с большим количеством клиентов (холдинги, ФПГ, банки, страховые фирмы и т.д.).

Необходимо обратить внимание, что разработка внутрифирменных документов очень эффективна в целях оптимизации договорной работы фирмы с ее контрагентами и она повышает степень ответственности работников самой фирмы, исключает или снижает риск нештатных ситуаций. Например, в качестве таких документов очень эффективны и практичны правила оказания услуг клиентам, правила продажи отдельных видов товаров, регламенты взаимодействия по отдельных аспектам и условиям договора, которые могут являться частью договора с контрагентом или носить характер договора присоединения. Для производственных фирм, крупных предприятий очень полезно разработать правила и инструкции по приемке товаров по количеству и качеству, отгрузке товаров контрагентам, правила по претензионно-исковой работе и ряд других.

Положение о персонале.

Положение о персонале – программный документ, устанавливающий принципы трудовых взаимоотношений, способы организации труда в компании, основные права и обязанности компании и ее персонала. При этом в Положении о персонале не только перечисляются принципы корпоративной культуры, но и указываются механизмы приведения их в действие – взаимные права и обязанности персонала и руководства, ответственность организации перед персоналом, и наоборот. Таким образом, Положение о персонале – это документ, в котором формулируется социально-трудовая идеология организации в отношении своего персонала и закладываются основы корпоративной культуры. Сами механизмы реализации норм Положения о персонале указываются либо в дополнительных локальных актах, либо в конкретных планах, в которых расписываются комплекс мероприятий и сроки их проведения

Этапы разработки Положения о персонале:

1. Создание комиссии по разработке Положения. Поскольку данное положение является одним из основных локальных нормативных документом, при разработке и согласовании отдельных его пунктов необходимо участие руководителей структурных подразделений. Кроме того, к работе подключаются различные профильные специалисты отдела оплаты труда, отдела кадров, юридического отдела. Возглавляет комиссию, как правило, директор по персоналу.

2. Определение субъектов, на которых распространяет свое действие Положение о персонале. По общему правилу, персоналом признаются лица, состоящие с компанией в трудовых отношениях. Положение о персонале не распространяется на лиц, оказывающих услуги по гражданско-правовым договорам. Другим субъектом является работодатель. Чаще всего по традиции его обозначают понятием «администрация». Вместо «администрации» можно использовать термин «руководство».

3. Формулирование основных принципов и правил взаимоотношений персонала и компании. В регулировании социально-трудовых отношений основными принципами являются:

• соблюдение норм законодательства;
• равноправие сторон;
• добровольность принятия обязательств;
• недопущение принудительного или обязательного труда и дискриминации в сфере труда;
• стабильность трудовых отношений.

4. Определение структуры Положения и формулирование содержания разделов. Можно предложить следующий вариант структуры Положения:

5. Согласование и подписание документа. Положение обязательно содержит визы согласования членов комиссии, ответственной за разработку положения. Положение подписывает руководитель комиссии и утверждает руководитель компании. Если в компании действует профсоюзная организация или существует иной представительный орган сотрудников, то Положение о персонале необходимо согласовать с ними в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ.

6. Персонал компании должен быть ознакомлен с Положением о персонале под расписку. Вновь принимаемых сотрудников знакомят с Положением под расписку при подписании трудового договора.

Положение о персонале представляет собой концепцию взаимоотношений персонала и компании. Подробные же механизмы реализации положения прописываются в отдельных положениях к базовому документу, таких как Кодекс деловой этики, Положение об обучении персонала, Положение о материальном и моральном стимулировании и др.