Функции и полномочия проектных ролей команды управления проектом

Куратор проекта (Спонсор) - проектная роль должностного лица, отвечающего за стратегическое управление ходом реализации проекта. Куратор принимает решение по стратегическим вопросам проекта, осуществляет утверждение основных изменений в объеме работ, сроках, этапах, в бюджете проекта, находящихся вне компетенции Руководителя проекта. Как правило, Куратором проекта (Спонсором) является менеджер высшего звена организации.

Основные функции:

· общее руководство ходом реализации проекта;

· обеспечение выделения необходимых ресурсов для выполнения проекта, обеспечение финансирования работ;

· рассмотрение и утверждение регламентирующих документов, необходимых для организации и выполнения проекта;

· получение и анализ сводной отчетности о ходе реализации проекта;

· управление изменениями базовых параметров проекта и решение проблем, находящихся вне компетенции Руководителя проекта.

Основные полномочия:

· утверждение целей проекта;

· согласование назначения Руководителя проекта;

· утверждение общего плана и бюджета проекта;

· получение от Руководителя проекта сводной отчетности о ходе его выполнения;

· принятие принципиальных решений при возникновении критических изменений, влияющих на сроки, стоимость и качество результатов проекта.

Руководитель проекта - проектная роль должностного лица, ответственного за управление проектом. Руководитель проектанепосредственно отвечает за достижение целей проекта в рамках выделенного бюджета, в соответствии с плановыми сроками осуществления проекта и с заданным уровнем качества.

Основные функции:

· формирование команды проекта и команды управления проектом;

· планирование, организация и контроль выполнения работ по достижению целей проекта с требуемыми качеством, затратами и в заданный срок;

· распределение ресурсов проекта и организация взаимодействия команды проекта в процессе его выполнения;

· организация взаимодействия с Заказчиком и обеспечение всех необходимых коммуникационных связей с другими участниками проекта;

· учет фактических затрат ресурсов по исполнению проекта;

· формирование и предоставление Куратору отчетности по проекту.

Основные полномочия:

· назначение задач команде проекта (отдельным ее членам) и контроль их выполнения;

· требование от команды проекта выполнения своих ролевых функций;

· подтверждение или отклонение отчетов о фактических затратах исполнителей проекта;

· обоснование необходимости и запрос Куратору проекта на выделение дополнительных ресурсов на проект;

· обращение к Куратору за поддержкой в случае необходимости.

Архитектор системы - проектная роль должностного лица, отвечающего за предметную область проекта. Архитектор системы подчиняется непосредственно Руководителю проекта.

Архитектор системы непосредственно отвечает за разработку информационной системы в соответствии с плановыми сроками проекта и с заданным уровнем качества.

На роль Архитектора системы назначается специалист, наиболее компетентный по внедряемой информационной системе. Архитектор системы должен знать методологии и технологии построения ИС, стандарты и нормативные документы в области проектирования и создания ИС, разработки и оформления технической документации.

Основные функции:

· определение состава, продолжительности и технологии выполнения работ по разработке и внедрению информационной системы;

· определение ресурсов, которые необходимы для разработки и внедрения ИС в рамках, заданных условиями проекта;

· определение квалификационных требований и состава рабочих групп специалистов по направлениям деятельности, распределение их по задачам, организация работ и верификация результатов в процессе реализации проекта;

· обеспечение целостности функциональной архитектуры внедряемой информационной системы;

· организация подготовки, согласования и утверждения всей технической документации, необходимой для создания ИС в рамках проекта;

· планирование и согласование фактических трудозатрат специалистов при исполнении проекта;

· формирование и предоставление руководителю проекта необходимой отчетности;

· анализ хода выполнения и промежуточных результатов создания ИС;

· организация, проведение и документирование процедур передачи Заказчику разработанной ИС.

Основные полномочия:

· участие в календарном планировании работ по созданию ИС;

· назначение задач рабочим группам проекта и контроль их выполнения;

· требование от исполнителей качественного выполнения порученных задач и своевременной информации о возникающих проблемах;

· обоснование необходимости и запрос руководителю проекта на выделение дополнительных ресурсов на проект.

Администратор проекта - проектная роль должностного лица, отвечающего за информационное обеспечение руководителя проекта, организацию и ведение документооборота по проекту. Администратор проекта функционально закрепляется за конкретным проектом и подчиняется непосредственно Руководителю проекта.

Основные функции:

· обеспечение Руководителя проекта структурированной информацией, обеспечивающей возможность контроля за проектом, планами, ресурсами и приоритетами;

· ведение протоколов совещаний;

· обеспечение своевременной подготовки, движения и архивации документов по проекту.

Основные полномочия:

· передача и получение от участников проекта необходимой документации по проекту;

· контроль соблюдения участниками проекта установленной системы документооборота;

· затребование от конкретных исполнителей по проекту оперативной информации и отчетов о ходе работ по проекту.

Распределение основных функций между членами команды управления проекта представляют в виде таблицы 9.3, которая дает точное представление о том, кто и за что отвечает на протяжении всего проекта.

Таблица 9.3. Распределение основных функциональных обязанностей команды управления проектом

Функциональные обязанности	Куратор проекта(Спонсор)	Руководитель проекта	Архитектор системы	Администратор проекта
Планирование
Разработка и периодическая актуализация плана		+	+
Утверждение плана	+
Управление командой проекта
Назначение сотрудника на роль Руководителя проекта	+
Формирование команды проекта		+
Определение квалификационных требований и состава рабочих групп специалистов по функциональности ИС			+
Обеспечение выделения необходимых ресурсов для выполнения проекта	+
Непосредственное руководство Командой проекта		+
Формирование предложений по стимулированию Команды проекта		+
Обеспечение стимулирования Команды проекта		+
Организация выполнения работ
Организация взаимодействия с Заказчиком и обеспечение всех необходимых коммуникационных связей с другими участниками проекта		+
Организация подготовки, согласования и утверждения всей технической документации, необходимой для создания ИС в рамках проекта			+
Организация, проведение и документирование процедур передачи Заказчику разработанной ИС		+	+
Рассмотрение и утверждение регламентирующих документов, необходимых для организации и выполнения проекта	+
Ведение организационно-распорядительной и отчетной документации. Поддержание в актуальном состоянии списка команды проекта				+
Обеспечение команды проекта необходимыми информационными материалами				+
Материально-техническое и хозяйственное обеспечение команды проекта				+
Контроль хода выполнения проекта
Организация и проведение совещаний по обсуждению хода работ проекта		+
Подготовка и предоставление Куратору отчетов о ходе работ проекта		+
Получение и анализ сводной отчетности о ходе реализации проекта	+
Контроль соответствия результатов проекта Техническому заданию на разработку ИС			+
Согласование фактических трудозатрат специалистов при исполнении проекта		+	+

В состав команды проекта, как было отмечено выше, входит не только команда управления проектом, но и Исполнители. Примеры проектных ролей Исполнителей, характерных для IT-проектов: функциональный архитектор, функциональный консультант, разработчик, администратортИС, тестировщик, менеджер по качеству, системный аналитик. На проекте один член команды может выступать одновременно в нескольких ролях. Совмещение ролей часто встречается на небольших проектах, что позволяет снизить накладные расходы проекта. Но не все роли можно совмещать, поскольку подобное совмещение может затруднить контроль и оценку результатов проекта. Допускается совмещение таких проектных ролей, как Руководитель проекта и администратор проекта, функциональный архитектор и функциональный консультант, функциональный консультант и аналитик, менеджер разработки и разработчик, менеджер по качеству и тестировщик. Но не следует совмещать роли менеджера по качеству и разработчика, руководителя проекта и разработчика, тестировщика и разработчика.

В PMBOK [9] процесс управления человеческими ресурсами разбит на два процесса - управление командой проекта и управление участниками проекта. В данной лекции будет рассмотрен только один процесс - управление командой.

Согласно PMBOK, управление командой проекта включает в себя следующие процессы по организации команды проекта и управления ею.

Планирование человеческих ресурсов - процесс определения и документального оформления ролей, ответственности и подотчетности, а также создание плана управления обеспечением проекта персоналом.

Набор команды проекта - процесс привлечения человеческих ресурсов, необходимых для выполнения проекта.

Развитие команды проекта - рост квалификации членов команды проекта и укрепление взаимодействия между ними с целью повышения эффективности исполнения проекта.

Управление командой проекта - контроль эффективности работы членов команды проекта, обеспечение обратной связи, решение проблем и координация изменений, направленных на повышение эффективности исполнения проекта.

Связь этих процессов, их входы и выходы представлены на рис. 9.2.

Рис. 9.2.Взаимосвязь процессов управления человеческими ресурсами проекта

Процесс управления командой проекта тесно связан со всеми процессами планирования проекта. Первоначальный состав команды определяется на основании укрупненной иерархической структуры работ. После того как команда выполнила детализацию состава работ, может появиться необходимость изменения в составе команды, которое приводит к увеличению или уменьшению рисков проекта, связанных с изменением уровня квалификации членов команды, что, в свою очередь, приводит к дополнительному планированию рисков. Квалификация состава команды проекта влияет на оценку длительности операций, поэтому может возникнуть необходимость в изменении расписания операций.

Планирование команды проекта

При планировании команды проекта определяются роли, ответственность и подотчетность в проекте, а также создается План управления обеспечением персоналом, который включает в себя определение сроков и способов набора членов команды проекта, критерии их освобождения от участия в проекте, рекомендации по проведению дополнительного обучения. В процессе планирования определяются концепция мотивации, способы разрешения конфликтов, разрабатывается график проведения собраний команды проекта и его участников.

Планирование команды проекта: входы