Вопрос 54. Пополнение и коррекция данных в БД.

Изменение таблицы может касаться изменения структуры таблицы и изменения данных в таблице. Для изменения структуры таблицы в окне «База данных» следует выбрать нужную таблицу и нажать кнопку Конструктор (угольник, линейка, карандаш). Появится окно со структурой таблице. Для изменения данных в таблице следует открыть ее в окне «База данных» двойным щелчком мыши на значке таблицы. Так же можно редактировать данные с помощью объекта Форма(см. вопрос 61).

Вопрос 55. Сортировка записей на экране: использование фильтра

Для упорядочения данных по значению одного поля необходимо выполнить след-юю последовательность действий:

· открыть табл. базы данных в режиме редактирования данных.

· в пункте меню ЗАПИСИ выбрать команду СОРТИРОВКА.

· указать порядок по возрастанию(по убыв-ю)

Расширенный фильтр:

· открыть табл. базы данных в режиме редактирования данных

· в пункте меню ЗАПИСИ выбрать команду РАСШИРЕННЫЙ ФИЛЬТР.

· в появившемся окне "Фильтр" в порядке исполнения сортировки задать список полей, перетаскивая их мышкой или задавая с помощью кнопки выбора полей.

· для каждого поля в строке бланка СОРТИРОВКА указать порядок сортировки.

· при необходимости не только упорядочить записи в табл, но и отобразить на экране только данные, отвечающие определенному значению, следует в строке УСЛОВИЕ ОТБОРА задать нужное условие.

· в пункте меню ФИЛЬТР выбрать команду ПРИМЕНИТЬ ФИЛЬТР.

Вопрос 56. Виды запросов. Порядок формирования запроса.

Объект Запрос предназначен для отбора, изменения и анализа данных. Запросы так же используются в качестве источника данных для форм и отчетов. Запросы позволяют вычислять итоговые значения и выводить их в компактном формате, подобном формату электронной таблицы, а так же выполнять вычисления над группами записей. Запросы можно создавать самостоятельно в режиме Конструктораи с помощью средства автоматизации – Мастера Запросов.Создание запросов в режиме Конструкторапозволяет разработать его более детально. В MS Access можно создавать следующие типы запросов:

· запрос на выборку;

· запросы на изменение (запрос на обновление, удаление и добавление записей таблицы);

· запрос с параметрами;

· перекрестный запрос;

· запросы SQL (запросы на объединение, запросы к серверу, управляющие запросы, подчиненные запросы).

Запрос на выборку.Запрос на выборку является наиболее распространенным, который осуществляет отбор данных из одной или нескольких таблиц в соответствии с заданными критериями. Для запросы на выборку следует проделать следующие действия:

· Открыть в окне «База данных» вкладку с запросами, нажав меню объектов кнопку Запросы.

· Выбрать средство Создание запроса в режиме Конструктора.

· В появившимся окне «Добавление таблиц» выбрать таблицы, данные из которых должны выдаваться в результате выполнения запроса, с помощью кнопки Добавить.

· В окне «Запрос» в строку Поле бланка запроса внести поля, на которые накладываются условия и/или значения которых необходимо отобразить в ответе на запрос, перетаскивая их мышкой или задавая с помощью кнопки выбора полей.

· Если требуется упорядочить результирующие данные по значению определенного поля, для него в строке бланка Сортировка указать порядок сортировки.

· В строке Условие отбора и последующих строках задать критерии отбора в виде конкретных значений или логических выражений. Для автоматизации создания логических выражений можно использовать Построитель выражений, вызываемый нажатием кнопки панели инструментов (волшебная палочка). В нижней левой области окна «Построитель выражений» следует выбрать группу Операторы,в нижней центральной – вид операторов, в нижней правой – название конкретного оператора. Если заданные для разных полей условия отбора записаны в одной строке, то онисвязываются логической операцией «И», а условия отбора, заданные в разных строках, условием «ИЛИ».

· В строке Вывод на экран поставить маркеры для тех полей, значения которых необходимо вывести на экран.

· Результат выполнения запроса можно предварительно рассмотреть, нажав кнопку «Режим таблицы».

· Для выполнения запроса в пункте меню Запросвыбрать командуЗапуск или нажать кнопку (воскл. знак).