Основные принципы совершенствования

Управления

В связи с тем, что совершенствование управления является одним из специфических режимов функционирования системы управления, то принципы совершенствования управления фактически представляют собой частный случай проявления принципов научного управления. Однако их конкретное выражение и значимость для теории и практики настолько специфичны и актуальны, что данный вопрос заслуживает самостоятельного рассмотрения.

Основополагающим для практики совершенствования управления является принцип поэтапного развития. Его сущность заключается в объективной невозможности единовременного комплексного совершенствования всех элементов и подсистем функционирующей системы управления. Поэтому необходимо реализацию мероприятий по совершенствованию управления разносить во времени, выделяя последовательность определенных этапов.

Глубинные корни данного явления связаны со способностью социально-экономических систем к самоорганизации и выживанию в неблагоприятных условиях. А так как всякое начало внедрения мероприятий по совершенствованию управления связано с перестройкой и ломкой старой системы и вживлением новых элементов и процессов, то по сути и форме своего проявления такое вмешательство в работу функционирующей системы естественно воспринимается ею как попытка разрушения налаженного ритма работы. К этому добавляются неизбежно сопутствующие всякому началу рассматриваемых работ разрыв сложившихся связей и коммуникаций, дезорганизация в сложившейся системе распределения функций, параллелизм и дублирование в выполняемой работе. Поэтому первоначальная реакция на общее неблагоприятное воздействие – это сопротивление и попытка отторжения вводимых нововведений.

По мере настойчивого продолжения работ в направлении совершенствования управления и появления реальных перспектив улучшения положения происходит снижение уровня сопротивления нововведениям, но хаос в работе системы управления продолжает возрастать, постепенно достигая максимального уровня, после которого наблюдается заметное продвижение к лучшему. При этом беспорядки резко сокращаются, система управления начинает работать все более эффективно, и наконец, достигает того состояния, которое было до начала реформ, а затем постепенно происходит дальнейшее улучшение показателей ее деятельности. В конечном итоге система постепенно достигает нового более эффективного состояния.

Описанный процесс позволяет сформулировать аксиоматическую истину: всякое улучшение в самоорганизующихся системах начинается с ухудшения. Масштабы этого ухудшения прямо зависят от форсирования сроков проведения мероприятий. При этом четко проявляется зависимость: чем короче сроки внедрения нового, тем выше уровень первоначального ухудшения в работе системы.

Ухудшение работы системы как следствие попыток ее усовершенствования не всегда проходит безнаказанно. Существует определенный предел допустимых ухудшений. Если этот предел достигнут, то в системе срабатывает механизм полного отторжения нововведений. Происходит качественный скачок в состоянии системы: эволюционное развитие меняется на революционное. Взрыв внутреннего состояния системы обычно сопровождается отторжением инициаторов нововведений, резкой переориентацией в части приоритетов и направлений развития.

Для того чтобы избежать разрушительных последствий от такого благого дела, как совершенствование управления, необходимо весь комплекс мероприятий выстраивать как последовательную цепочку из отдельных локальных нововведений. При этом каждый новый этап совершенствования управления следует начинать после того, как предыдущий этап прошел пик своего ухудшения в работе системы и достиг хоть какого-то заметного улучшения.

Реализация принципа поэтапного развития на практике упирается во вполне конкретную задачу: с чего начать? Ответ на этот вопрос содержится в принципе ориентации на резервы. Его сущность заключается в том, что в число первоочередных мероприятий надо включать те, которые способны привести в действие наиболее крупные и мобильные резервы повышения эффективности работы системы в целом.

Резервы повышения эффективности работы системы управления – это, по сути, недостатки и упущения в ее дореформенном состоянии. Поэтому, чтобы выявить эти резервы, необходимо провести комплексное диагностическое исследование, обследовать все участки и звенья в работе системы управления. Только после тщательного изучения всех аспектов работы системы можно сформулировать предложения, содержащие ответ на вопрос: с чего начать и в какой последовательности проводить работы по совершенствованию управления?

В связи с тем, что все объекты уникальны, а имеющиеся у них резервы тем более неоднородны, всякий реальный комплекс работ по совершенствованию управления всегда уникален. Однако, если пытаться его реализовывать ориентируясь исключительно на уникальные подходы и разработки, то себестоимость такого совершенствования управления непомерно возрастет, что может сделать бессмысленной саму попытку такого подхода. Поэтому необходимо искать пути рационального использования накопленного опыта других аналогичных разработок. Этого можно достичь соблюдая принцип сочетания типовых и индивидуальных разработок. При этом предполагается, что на основе изучения опыта в сфере совершенствования управления ряд специализированных организаций создают набор вариантов типовых проектных решений. Таким образом формируется инфраструктура по оказанию услуг в сфере совершенствования управления.

Каждая организация, желающая провести цикл мероприятий по совершенствованию управления, обычно использует набор готовых разработок, приспосабливая их к своим индивидуальным особенностям. При этом возникает соблазн доверить выполнение всех работ, включая обследование и разработку плана внедрения, специальной посреднической организации, которая обычно является автором и держателем пакета типовых разработок. Последствия такого подхода неизбежно бывают крайне отрицательными. Как показал опыт, в организации работ по совершенствованию управления должен соблюдаться принцип личной ответственности руководителя учреждения за принятие решений. Специалистов сферы услуг в области совершенствования управления можно приглашать в качестве консультантов или исполнителей работ. Но принятие решения по формулировке заказа и ответственность за внедрение выполненных работ всегда остается за руководителем той организации, система управления которой совершенствуется.

Реализация принципа личной ответственности руководителя не должна сопровождаться попытками использовать авторитарные методы управления. Совершенствование управления – это не чрезвычайная ситуация, когда уместен акцент на жесткое руководство. Весьма часто попытки единоличного принятия решений в области совершенствования управления встречают непонимание и недоумение среди подчиненных. Все это усиливает эффект первоначальной дезорганизации в работе системы. В итоге возникает феномен, получивший название «психологического барьера», который выражается в затаенном, а иногда и в явном сопротивлении планируемым нововведениям. На практике известны случаи, когда психологический барьер перерастал в открытый саботаж.

Профилактика возникновения психологического барьера при нововведениях базируется на соблюдении принципа обязательного участия членов трудового коллектива в принятии решений по совершенствованию управления и в планомерной подготовке к внедрению запланированных мероприятий. Поэтому на этапе обследования состояния системы управления необходимо соблюдать гласность и открытость в принятии решений. Особенно это важно в тех случаях, когда следствием совершенствования управления становятся кадровые перемещения – изменение структуры должностей, сокращение штатов, переквалификация работников аппарата управления и т.п. При этом после принятия таких решений параллельно с проектными разработками должна вестись планомерная подготовительная работа по подготовке работников аппарата управления к выполнению их должностных обязанностей в новых условиях.

В завершение рассмотрения принципов совершенствования управления необходимо отметить необходимость комплексного обеспечения выполнения всех применяемых решений, включая научно-методическое, материальное, финансовое, кадровое и организационное обеспечение.

Глоссарий

Авторитет руководителя - уважительное признание влиятельности руководителя.

Адаптация системы управления - приспособление системы управления к изменяющимся условиям её функционирование.

Активная часть технической базы системы управления - средства, непосредственно участвующие в процессе обработки данных.

Арбитражный управляющий – это гражданин Российской Федерации, утверждённый арбитражным судом для проведения процедур банкротства и являющийся членом одной из саморегулирующихся организаций

Аттестация кадров - процедура оценки результатов деятельности за определенный период времени.

Банкротство (несостоятельность) – признанная арбитражным судом неспособность должника в полном объёме удовлетворить требования кредиторов по денежным обязательствам и исполнить обязанность по уплате обязательных платежей.

Бланк документа - бумажный носитель информации с нанесёнными на него постоянными реквизитами документа.

Большая система - система, которая рассматривается состоящей из подсистем.

Бренд – фабричная марка, торговый знак; образ марки товара или услуги в сознании покупателя, выделяющий его в ряду конкурирующих марок.

Вакансия - незамещённая должность.

Венчурные фирмы – предприятия, продуктом которых являются связанные с риском инновации различного рода.

Виза - надпись должностного лица на документе, означающая согласие с содержанием документа.

Внештатный работник - лицо, выполняющее работу без занятия штатной должности.

Выживаемость системы управления - способность системы сохранять целостность за счёт внутренних перестроек при наличии внешних и внутренних возмущений.

Данные -информация, приспособленная для обработки человеком или специальной машиной.

Действительная (реальная) структура трудового коллектива - фактически сложившиеся соотношение формальной и неформальной структур.

Дефицит плана - превышение потребности по сравнению с возможностью (расходов по сравнению с доходами).

Дилеры – отдельные лица или фирмы, занимающиеся куплей-продажей ценных бумаг, валют, различных товаров.

Дистрибьютор – фирма, осуществляющая функции торгового посредника в организации товародвижения для производителя товара.

Документ - материальный носитель записи с зафиксированной на нём информацией.

Документооборот - процесс прохождения документов с момента их получения или составления до завершения исполнения или отправки

Должность – элемент организационной структуры, характеризующийся определённым составом, содержанием и объёмом выполняемых работ.

Досудебная санация – меры по восстановлению платёжеспособности должника, принимаемые в целях предупреждения банкротства.

Дотация – безвозмездное пособие, выдаваемое для покрытия превышения расходов над доходами.

Задача управления – элемент функции управления, характеризующийся единством состава обрабатываемой информации, целью и алгоритмом обработки.

Звенья управления – повторяющиеся структурообразующие элементы системы управления.

Звенность организационной структуры – число повторений однотипных элементов.

Иерархия – расположение частей целого в порядке от высшего к низшему.

Информация – сведения, устраняющие неопределённость в той области, к которой они относятся.

Кадры – лица, выполняющие или способные выполнять работу по определённой должности или специальности.

Квота – количественное ограничение экспортируемых товаров.

Конкурсное производство – процедура, применяемая к должнику, признанному банкротом, в целях соразмерного удовлетворения требований кредиторов.

Контроль – система наблюдения и проверки соответствия протекающих процессов принятым решениям.

Контур управления – цепь взаимосвязанных элементов системы управления, участвующих в реализации какого-либо происходящего в ней процесса.

Лизинг – долгосрочная аренда машин, и оборудования, транспортных средств, сооружений производственного назначения и др.

Маркетинг – основанная на комплексном анализе рынка система управления производственно-сбытовой деятельностью и воздействия на нее с целью получения прибыли.

Маркетинговая программа – комплекс стратегических и тактических решений по освоению и продвижению на рынок того или иного товара.

Маршрут движения документа – графическое изображение документооборота.

Материальное стимулирование – экономические меры, заинтересовывающие отдельных работников и коллективы в конечных результатах деятельности организации.

Мировое соглашение – процедура, применяемая на любой стадии рассмотрения дела о банкротстве в целях прекращения производства по делу о банкротстве путём достижения соглашения между должником и кредиторами.

Неформальная структура трудового коллектива - структура, обусловленная ненормированными отношениями.

Норматив управляемости – предельно допустимая численность подчинённых у одного руководителя.

Ноу-хау – документально оформленные и охраняемые законодательством технические знания, опыт, навыки, секреты производства.

Обратная связь – реакция объекта на управляющее воздействие.

Объём документопотока – количественная характеристика потока, выраженная числом документов или количеством содержащихся в них данных.

Организационная структурауправления – совокупность автономных подразделений органа управления и исполнителей, расположенных в иерархической последовательности и наделённых правами и обязанностями по выполнению конкретных функций управления.

Организационно- административные методыуправления – способы воздействия на объект управления, осуществляемые посредством доведения до объекта обязательных для исполнения предписаний (директив).

Отрасль – совокупность объектов, объединённых единой целевой направленностью на удовлетворении общества и его членов в определённых видах потребностей.

Пассивная часть технической базы системы управления – материально-технические средства, которые создают условия для процесса обработки данных, но не принимает в нём непосредственного участия.

Патент – документ, удостоверяющий государственное признание технического решения изобретением, полезной моделью, промышленным образцом и закрепляющий за лицом, которому он выдан, исключительное право на использование указанных объектов.

План – совокупность взаимосвязанных показателей, определяющих деятельность управляемого объекта на определённый период времени.

Планирования – совокупность работ по составлению, обоснованию и утверждению планов (плановых документов).

Подсистема – выделенная по определённому признаку часть системы, которая в свою очередь рассматривается как система.

Показатель – количественная и качественная характеристика объекта управления.

Поток документов – совокупность документов, двигающихся в одном направлении.

Прагматическая ценность информации – ценность информации с позиции её получателя.

Программа – совокупность скоординированных планов, объединенных единой целевой направленностью.

Промышленная собственность – права на изобретения, товарные знаки и другие результаты инновационной деятельности.

Профицит плана – превышение возможности по сравнению с потребностью (доходов по сравнению с расходами).

Прямая связь – управляющее воздействие субъекта на объект.

Расстановка кадров – заполнение штатных единиц конкретными работниками.

Регламентирование – установление определённых правил порядка.

Режим функционирования – последовательность действий, определяющих стабильность и эффективность протекания управленческих процессов.

Рейдерство – цепочка сложных операций, в результате которой благодаря многозначному трактованию закона происходит смена законного собственника без согласия акционеров, а также выведение активов из его владения.

Реквизит документа – обязательный элемент документа.

Рекреация – восстановление работоспособности

Релаксация – расслабление

Решение – волевой творческий акт, направленный на достижение поставленной цели.

Ритм функционирования – установленный порядок решения управленческих задач во времени и пространстве.

Сегмент рынка – группы потребителей конкретного продукта.

Семантическая ценность информации – наличие смыслового содержания и возможности правильного истолкования сообщения.

Синтактическая ценность информации – характеристика объёмных и иных технологических аспектов обработки данных.

Система – часть материального мира, выделенная исследователем для достижения поставленной цели и являющейся целостным единством взаимосвязанных элементов.

Сложная система – большая система, в которой подсистемы выделяются по разным признакам.

Совершенствование управления - прогрессивное изменение, улучшение системы и процессов управления за счёт использования достижений науки и практики управления.

Сообщение – совокупность данных, имеющих целостность и ценность для реализации процесса управления.

Социально-психологические методы управления – целенаправленное воздействие на поведение людей.

Стимулирование – побуждение к действию.

Таможенный тариф – налог, которым облагаются товары, ввозимые в страну.

Техническая база системы управления – совокупность материально-технических средств длительного пользования, используемых аппаратом управления в процессе осуществления своей деятельности.

Технология обработки данных – комплекс последовательно выполняемых процедур с носителями информации для достижения целей управления.

Текучесть кадров – увольнение работников по причинам, связанным с неудовлетворённостью работой или свершением виновных действий.

Трудовой договор – соглашение между трудящимся и организацией, по которому трудящейся обязуется выполнять работу по определённой специальности или должности, а администрация обязуется выплачивать ему заработную плату и обеспечивать условия труда.

Унификация документов – установление единообразия форм документов для аналогичных управленческих операций.

Управление (менеджмент) – процесс целенаправленного воздействия субъекта на объект.

Факторинг – метод ведения финансовых расчётов, при котором предприятие-экспортёр предъявляет для оплаты сопровождающие груз документы не покупателю, а банку, расположенному в своей стране и выполняющему функции посредника.

Финансовое оздоровление – процедура, применяемая к должнику в целях восстановления его платёжеспособности.

Форма документа – установленная совокупность реквизитов, расположенных в определённой последовательности.

Формальная структура трудового коллектива – структура, обусловленная нормированными отношениями.

Франчайзинг – смешанная форма крупного и мелкого предпринимательства, при которой более крупная фирма, имеющая твердые позиции на рынке, заключает договор с более мелкой и предоставляет ей оборудование, материалы, технологии и бренд с тем условием, чтобы дочерняя фирма осуществляла свой бизнес только в той форме и на тех условиях, которые ей предпишет «родительская».

Функции управления – специализированные виды деятельности аппарата управления.

Хозяйственный расчёт – метод хозяйствования, выражающейся в соизмерении затрат и результатов деятельности, возмещении расходов за счёт доходов.

Цикл жизни данных – период времени, по истечении которого теряется прагматическая ценность информации.

Штатная единица – элемент штатного расписания.

Штатное расписание – нормативный перечень подразделений и постоянных должностей с указанием общей численности работников и окладов по каждой должности.

Штатный работник – лицо, занимающее штатную единицу.

Экономические методы управления – способы воздействия путём создания экономических условий, побуждающих объект управлений действовать в нужном направлении и добиваться инициативного решения поставленных перед ним задач.

Элемент системы – часть системы, которая рассматривается как неделимая.