Лекция 1. Менеджмент как вид деятельности
Н.П. Лапшин
ТЕОРИЯ МЕНЕДЖМЕНТА
(конспект лекций)
Содержание
Предисловие
Лекция 1.Менеджмент как вид деятельности
Лекция 2. Системный подход к управлению
Лекция 3.Информационная база системы управления
Лекция 4.Техническая база системы управления
Лекция 5.Технология обработки данных
Лекция 6.Моделирование ситуации по разработке решений
Лекция 7.Факторы эффективности принятия решений
Лекция 8.Регулирование и контроль выполнения решений
Лекция 9.Природа и состав функций менеджмента
Лекция 10.Планирование в системе менеджмента
Лекция 11. Особенности стратегического управления
Лекция 12. Особенности антикризисного управления
Лекция 13. Маркетинг как функция управления
Лекция 14.Управление нововведениями
Лекция 15.Организационные отношения в системе менеджмента
Лекция 16. Человек в системе управления
Лекция 17. Мотивация деятельности в системе менеджмента
Лекция 18. Руководство: власть и партнёрство
Лекция 19. Научная организация труда руководителя
Лекция 20. Специфика управления в системе государственной службы
Лекция 21. Сочетание отраслевого и территориального управления
Лекция 22. Мировой опыт развития менеджмента
Лекция 23. Методологические основы управления
Лекция 24. Научный подход к совершенствованию управления
Глоссарий
Предисловие
Научное управление всеми сферами общественного производства является одним из центральных вопросов экономического и социального развития нашей страны.
Успешное решение проблем совершенствования управления возможно только при условии обладания экономико-управленческими знаниями всеми категориями специалистов, участвующих в руководстве самыми различными ячейками общественного производства. В этом состоит одна из главных задач системы высшего образования.
Особое значение требование высокого уровня управленческой подготовки имеет для студентов, готовящихся стать руководителями организаций социально-культурной сферы. Это вызвано тем, что в связи со спецификой данной сферы многие выпускники соответствующих вузов занимают руководящие должности сразу же после окончания института. Поэтому обучение этих специалистов должно сочетать базовую экономико-управленческую подготовку с теми элементами подготовки профессиональных руководителей, которые в других отраслях общественного производства обычно реализуются системой послевузовского профессионального образования.
Уровень комплексности управленческой подготовки руководителей социально-культурной сферы должен быть существенно выше, чем аналогичная подготовка специалистов других отраслей общественного производства. Это вызвано тем, что у значительной части данных руководителей нет функциональных заместителей, которые могли бы компенсировать отсутствие каких–либо специальных знаний у основного руководителя. Поэтому в силу малочисленности многих коллективов социально-культурной сферы роль личности их руководителя значительно выше, так как весьма распространенным является случай, когда весь аппарат управления таким коллективом представлен в лице единственного его руководителя.
Управление организациями социально-культурной сферы в большинстве вопросов базируется на общих принципах и положениях управления трудовыми коллективами. Специфика отрасли сказывается преимущественно не в выработке каких-либо оригинальных подходов к построению систем управления, а в критериях отбора из того, что применяется в масштабе общественного производства, приемлемого именно к условиям работы социально-культурной сферы. Поэтому изучение научных основ управления в социально-культурной сфере должно базироваться в первую очередь на сбалансированном усвоении основных положений, составляющих научные основы управления трудовыми коллективами и использующих в качестве методологической основы такие отрасли науки, как политэкономия, кибернетика, право, психология, социология и многие другие.
В рассматриваемом круге вопросов особое место занимает терминологический аспект. В современной науке и практике используются два практически равнозначных термина: «управление» и «менеджмент». Термин «управление» является традиционным и имеет устоявшуюся его трактовку. Он широко используется в экономических, технических и юридических науках, а также в ряде других отраслей знаний. Наряду с этим в течение последних лет в рамках экономических наук нашел широкое применение термин «менеджмент», который, по существу, является эквивалентом термина «управление» в английском языке. Такое увлечение зарубежной терминологией имеет определенные причины и объяснения. Прежде всего это связано со стремлением противопоставить практике планового ведения хозяйства новую практику рыночной экономики. При этом использование термина «менеджмент» как бы подчеркивает ориентацию на зарубежный опыт.
Однако какого-либо строгого научного разграничения в использовании терминов «управление» и «менеджмент» практически не существует. Фактически они используются как синонимы. Термин «менеджмент» является более модным и проник в названия многих учебных дисциплин, чем и предопределено его использование в тексте настоящего учебного курса.
Однако смежные с экономикой отрасли знаний не приняли термин «менеджмент» и используют только термин «управление». В первую очередь это относится к юриспруденции. В российском законотворчестве, начиная с Конституции Российской Федерации, повсеместно используется термин «управление». Поэтому всякий раз, когда возникает вопрос о правовых аспектах руководства деятельностью в какой-либо сфере, термин «менеджмент» оказывается неуместным.
Следует также выделить еще один аспект применения термина «менеджмент». В ряде случаев оказывается невозможным его использование вместо термина «управление» в связи с грамматическими особенностями русского языка.
В свете изложенного автор использует в настоящем учебном пособии оба термина как синонимы, отдавая предпочтение каждый раз наиболее употребимым словосочетаниям. При этом соблюдена преемственность в части использования многочисленной отечественной литературы, которая была издана за последние сорок лет и посвящена вопросам совершенствования управления.
Понятийный аппарат
Два ключевых понятия «менеджмент» и «управление» применительно к социально-экономическим системам означают процесс целенаправленного воздействия на некий трудовой коллектив или социально-экономический процесс. От этих понятий производными являются: «менеджер» и «управляющий». При этом термин «менеджер» в настоящее время наиболее употребителен и имеет два варианта его трактования.
В тех случаях, когда подразумевается, что менеджер занимается управлением подчиненными ему людьми, данное понятие используется обычно без каких-либо дополнений. При этом допускается, что подчиненные менеджера сами могут руководить коллективами. В тех же случаях, когда необходимо подчеркнуть, что речь идет о низовом уровне руководства, когда подчиненные являются рядовыми работниками, иногда используется понятие «менеджер персонала».
Второй вариант использования термина «менеджер» предполагает целенаправленное воздействие на какой-либо социально-экономический процесс. В этом случае основной термин используется обязательно в сочетании с названием управляемого процесса. Примерами могут служить: менеджер по риску, менеджер по рекламе, менеджер по маркетингу и др.
Термин «управляющий» используется сравнительно редко и обозначает название руководящей должности. В тех же случаях, когда речь идет об управлении каким-либо процессом, в отечественной практике традиционно используется понятие «главный специалист».
Следует учитывать, что на протяжении многих десятилетий в отечественной практике используется термин «руководитель», который является фактически синонимом термина «менеджер».
Для углубленного понимания сущности понятий «менеджмент» и «менеджер» важно отличать их от понятий «предпринимательство» и «предприниматель». Экономическая сущность данного отличия заключается в отношении к собственности на средства производства. Предприниматель – это собственник, который в процессе осуществления предпринимательской деятельности рискует своим имуществом. Вознаграждением за труд предпринимателя является остаточная прибыль. При этом к предпринимателю не применимо такое понятие как «заработная плата».
Менеджер – это лицо, выполняющее работу по найму, т.е. за зарплату. При этом имеется в виду, что предприниматель нанимает на работу менеджера и устанавливает ему условия оплаты труда. Нанять менеджера может как конкретное лицо, так и орган, выражающий интересы группы собственников, что характерно для различного вида акционерных обществ.
Однако следует иметь в виду, что на практике довольно часто встречаются случаи, когда одно и то же лицо выступает одновременно в нескольких качествах: предприниматель, менеджер и рядовой работник. Обычно такое явление наблюдается в области «малого предпринимательства», под которым подразумевается деятельность малочисленных трудовых коллективов. Характерным примером могут служить семейные предприятия или частные предприятия социально-культурной сферы, когда их хозяин выполняет все основные виды работ, привлекая на помощь несколько наемных работников.
Содержание труда менеджера
Важнейшее место в деятельности менеджера занимает формирование коллектива подчиненных. Подбор и расстановка кадров, текущая работа с кадрами во многом определяют успех в работе менеджера. Поэтому кадровая политика, подбор команды, способной решать поставленные перед менеджером задачи, – это фундамент его успеха.
Наиболее трудоемкой составляющей в труде менеджера является руководство основной деятельностью подчиненного коллектива. При этом менеджеру систематически приходится принимать решения и организовывать их выполнение. Данный вид деятельности непосредственно связан с отраслевой спецификой управляемого объекта и требует от менеджера соответствующих специальных знаний.
Любой производственный коллектив кроме основной задачи, определяемой его отраслевой принадлежностью и соответствующей ролью в общественном разделении труда, выполняет также универсальную социальную функцию – обеспечивает занятость населения и создает ему условия для добывания средств к существованию. При этом время, которое трудящиеся проводят на работе, является неотъемлемой частью их совокупного образа жизни.
Поэтому одной из существенных составляющих труда менеджера является руководство социальным развитием коллектива, которое включает в себя как обеспечение условий труда в рабочее время и на рабочем месте, так и решение социально-бытовых вопросов. В число последних входит также создание условий для культурно-досуговой деятельности. Однако данный вид деятельности характерен главным образом для руководителей достаточно крупных коллективов, имеющих возможность пользоваться развитой социально-бытовой инфраструктурой.
Для служебного положения менеджера характерно то, что он выступает в роли формального лидера руководимого им коллектива. Поэтому он представляет и защищает его интересы. Особо данная роль руководителя выделяется в тех случаях, когда он представляет интересы юридического лица и обязан в этом качестве подписывать различные документы.
Лидерское положение менеджера в коллективе имеет двойственный характер, так как по своему служебному положению он является наемным работником и обязан представлять и защищать интересы собственника. Поэтому в тех случаях, когда между собственником и коллективом работников возникает конфликт, то менеджер оказывается между «молотом и наковальней». Формально он обязан стоять на стороне собственника. В этой связи в ряде стран (например в США) лица, пользующиеся правом приема и увольнения работников, не могут состоять в одном профсоюзе с подчиненными, т.к. считаются представителями администрации.
Особое место в труде менеджера занимает деятельность по профилактике недопустимых явлений. Их состав определяется действующим законодательством. При этом непринятие мер, обеспечивающих, например, пожарную безопасность, сохранность имущества и т.п., рассматривается как нарушение должностных обязанностей и в зависимости от тяжести последствий карается в установленном законом порядке.
Характер труда менеджера
Важнейшей особенностью труда менеджера является его творческий характер. В значительной мере это связано с необходимостью находить компромиссные решения и вырабатывать линию поведения, постоянно находясь в зоне риска.
Другой отличительной особенностью труда менеджера является многоплановость его деятельности. Это требует умения одновременно заниматься различными вопросами, быстро переключать внимание и контролировать ситуацию по разным ее аспектам.
Выполнение обязанностей менеджера связано с необходимостью профессионального овладения навыками и правилами поведения в ряде специфических ситуаций, которые характерны только для деятельности руководящих работников. К ним относятся: проведение совещаний, прием посетителей, работа с секретарем и ряд других. Особое место в работе руководителя занимает разговорный жанр, который составляет от 18 до 22% от общего рабочего времени. Поэтому для менеджера крайне важно владение искусством деловой риторики.
Особо следует отметить ответственный характер труда менеджера, так как он отвечает не только за собственные ошибки и просчеты при принятии решений, но и за ошибки, допущенные его подчиненными. В конечном счете менеджер отвечает за совокупный конечный результат деятельности всего подчиненного ему коллектива. Поэтому любой сбой в подведомственной ему системе всегда рассматривается как его личная неудача.
Принципиально важной особенностью труда менеджера является его ненормированный характер. Практически менеджер не может полностью отключаться от своих служебных проблем и вынужден обдумывать их, казалось бы, в самых неподходящих для этого житейских ситуациях. Следствием этого могут стать серьезные нервные и психологические перегрузки, так как постоянная включенность в служебные проблемы не оставляет времени для полноценного отдыха и развлечений. В целях компенсации данного феномена менеджеру рекомендуется членство в бизнес-клубах, предусматривающих необходимые условия для сочетания профессиональной деловой деятельности с отдыхом и развлечениями. Естественно, что такое возможно только в среде людей, ведущих аналогичный образ жизни.
Конфликтность в менеджменте
Одним из критериев профессионализма в менеджменте является поведение руководителя в конфликтных ситуациях. Умение спокойно разбираться в возникающих конфликтах и находить взвешенные решения – важнейшее качество, которым должен обладать менеджер высокого класса.
Особенно важно, чтобы менеджер сам находил решения возникающих проблем, а не перекладывал их на других, пытаясь тем самым уйти от ответственности.
Конфликты, с которыми приходится сталкиваться менеджеру, принципиально делятся на два вида. К первому виду относятся конфликты, в основе возникновения которых лежит несовпадение интересов или психологическая несовместимость конфликтующих сторон. В подобных ситуациях менеджер может использовать рекомендации, которые дает прикладная психология. Методология поиска решений в сфере подобных конфликтов в последнее время послужила базой для формирования новой отрасли знаний – конфликтологии.
Качественно иная природа конфликтов заключена в структуре действующего номативно-правового регулирования разнообразных сторон деятельности как коллективов, так и отдельных работников. Мировой опыт показывает, что любая сфера человеческой деятельности регламентируется большим числом несовместимых по ряду позиций норм и правил. Следствием этого является невозможность осуществлять какую-либо целенаправленную деятельность без формального нарушения каких-либо правил.
Конфликтность в действующих нормах и правилах приводит к феномену прекращения любой деятельности в случаях попыток одновременного соблюдения всех правил. Практическое использование этого феномена в мировой практике известно под названием «итальянская забастовка».
Недопущение феномена «итальянской забастовки» ставит менеджера в условия, когда он вынужден постоянно принимать решения: какие из противоречащих друг другу норм и правил выполнять, а какие нарушать. В данном случае не существует научных рекомендаций. Выбор каждый раз остается за менеджером. Это ставит его в относительно пикантное положение, когда формально всегда можно найти какие-либо огрехи в его деятельности, а следовательно, и предъявлять соответствующие претензии. Умение находить оптимальную линию поведения в подобных ситуациях – это свидетельство природного таланта высококлассного менеджера.
О понятии «система»
Понятия «система», «системный поход» неразрывно связаны с общей теорией систем и относятся к числу фундаментальных ее категорий. Системный подход к исследованию анализируемых явлений отражает методологию познания и базируется на основных положениях диалектического материализма.
В общем виде систему можно определить как часть материального мира, выделенную исследователем для достижения поставленной цели.
Одним из основных положений диалектического материализма является закон о всеобщей связи и взаимодействии явлений в природе и обществе. Единство материального мира означает, что все происходящие явления и процессы взаимосвязаны. Однако материальный мир – это бесконечное разнообразие предметов, тел, явлений и процессов. Многообразие материального мира – объективная предпосылка для выделения в нем отдельных совокупностей взаимосвязанных элементов, процессов, явлений или их характеристик, объединенных единым признаком. Такие совокупности можно рассматривать как самостоятельные автономные системы. Выделение любой системы основано на проведении границы между теми элементами и процессами материального мира, которые вошли в нее, и внешней средой, которая включает в себя весь остальной материальный мир.
Выделение системы всегда базируется на объективно существующем многообразии материального мира. Однако проведение ее границы зависит от целей и задач, которые ставит перед собой исследователь. В этом выражается роль субъективного фактора, предопределяющего некоторую условность любых выделений системы.
Таким образом, важнейшей особенностью понятия «система» является единство ее объективной природы с точки зрения содержания и субъективной формы проведения границы, выбираемой по усмотрению исследователя на основе объективно существующего многообразия материального мира.
Согласно методологии системного подхода любой процесс исследования должен начинаться с определения его целей. Поэтому всякая система представляет целостное единство элементов, реализующих замкнутый процесс, адекватный поставленным целям исследования.
На практике обычно цель исследования не бывает единой. Поэтому исследователь вынужден для достижения совокупности поставленных целей многократно переопределять систему. Этот процесс часто носит подсознательный характер, когда исследователь считает, что имеет дело с той же системой, хотя фактически он уже ее переопределил.
Рассмотрим практическое воплощение изложенных положений на конкретном примере: что такое система культурно-просветительных организаций района с позиции районной администрации? Ответ на этот вопрос будет зависеть от той цели, которую в данный момент ставит исследователь. В одном случае, например при распределении бюджетных средств, он отнесет к данной системе только те учреждения, которые ему подчинены непосредственно. В другом случае, например при определении обеспеченности населения услугами культурно-просветительных учреждений, он станет рассматривать в качестве данной системы совокупность всех учреждений, расположенных на территории района, независимо от их ведомственной принадлежности.
Элемент системы – это такая ее часть, которая в данном конкретном исследовании рассматривается как неделимая. Структура и размеры элементов системы являются так же, как и ее границы, зависящими от целей исследования. При этом одно и то же структурное образование в зависимости от поставленной цели может рассматриваться как элемент системы или как самостоятельная система. Например, конкретное учреждение может рассматриваться как элемент системы культурного обслуживания населения района. При автономном рассмотрении это же учреждение может рассматриваться уже как система.
Система управления
Управление – это процесс воздействия на объект для достижения необходимых результатов. Его реализация происходит в рамках системы управления, которая состоит из управляющей части (субъекта управления) и управляемой (объекта управления). Между этими основными составляющими системы управления существуют связи двух типов: прямая, т.е. управляющее воздействие субъекта на объект, и обратная, т.е. реакция объекта на управляющее воздействие.
Система управления всегда взаимодействует с ее внешней средой. Это взаимодействие осуществляется через связи входа в систему и выхода из нее.
Цепь взаимосвязанных элементов системы управления, участвующих в реализации какого-либо происходящего в ней процесса, образует контур управления. Если данный контур замыкается на внешнюю среду, то он считается разорванным. Если же он целиком охвачен системой, то считается замкнутым. Замкнутость контура управления является основным признаком суверенитета субъекта управления в данном процессе.
На системы управления распространяются все изложенные выше общие положения системного подхода. Изучением данных систем во всем множестве их проявлений занимается специальная отрасль науки - кибернетика. Одним из прикладных ее направлений является изучение процессов и явлений в социальных и экономических системах. Именно к ним и относятся учреждения социально-культурной сферы.
Информация
Информационной базой системы управления является совокупность данных, используемых при реализации процессов управления. Понятие «данные» обозначает совокупность наиболее распространенных видов информации. В то время как под информацией вообще понимаются сведения, устраняющие неопределенность в той области, к которой они относятся, данные – это такие виды информации, которые приспособлены для обработки человеком или специальной машиной.
В свете изложенного при рассмотрении технологической инфраструктуры менеджмента обычно используется понятие «система обработки данных».
Обработка данных в системах управления осуществляется дискретно, т.е. порционно. При этом обработке подвергаются «сообщения», представляющие собой некую совокупность данных, имеющую определенную целостность и ценность с точки зрения реализации процесса управления.
Понятие «ценность информационного сообщения» в зависимости от подхода к его использованию вариативно. В практике анализа и проектирования систем обработки данных применяются три основных подхода к определению ценности информационного сообщения: прагматический, семантический, синтактический.
Прагматическая ценность сообщения – это взгляд на него с позиции получателя информации. В этом случае ценной будет считаться только та информация, которая отвечает критериям новизны, своевременности и доступности. Поэтому не может иметь прагматической ценности информация, которую получатель уже знает из других источников, или информация типа программы телепередач на вчерашний день, а также информация на языке, не доступном для понимания получателем. Опыт свидетельствует, что в реальных системах управления не менее 25% информации, которую получают руководители, по тем или иным причинам прагматической ценностью не обладает, а следовательно, является балластом. Прагматическая ценность – это категория, зависящая от времени. В этой связи время, по истечении которого теряется прагматическая полезность данных, называется циклом жизни данных.
Семантическая ценность сообщения – это взгляд на него с позиции составителя и отправителя. В данном случае критерием ценности является наличие смыслового содержания и возможности правильного истолкования сообщения. Главная проблема в данном случае – это профилактика искажения смысла сообщения при его передаче, защита от шумов и помех, в том числе от опечаток в случае, если сообщение имеет вид печатного текста.
Синтактическая ценность сообщения – это категория, используемая для характеристики объемных и иных технологических аспектов обработки данных, никаким образом не связанных с их содержанием. Обычно синтактический подход к оценке сообщения осуществляется в натуральных единицах измерения: количество символов, условно печатных листов, время передачи информации и т.п. Весьма часто данный подход используется для установления тарифов и расценок. Примерами могут служить: стоимость одной минуты телефонного разговора, гонорар за авторский лист, стоимость переплета одной книги и т.п.
Для практических целей анализа и проектирования обработки данных используются различные подходы к их классификации. Основные – классификации по признакам, характеризующим назначение и содержание информации, а также по технологическим признакам обработки данных.
С позиции назначения информация подразделяется на следующие виды:
а) по роли в процессе принятия и реализации решений: плановая, нормативная, распорядительная, учетная;
б) по отношению к внешней среде: внутренняя; внешняя – входящая и исходящая;
в) по цикличности использования: переменная, условно – постоянная;
г) по стадиям образования: первичная; вторичная – промежуточная, результативная.
По технологическим признакам обработки данных выделяются следующие виды информации:
а) по форме выражения: нефиксированная; фиксированная – алфавитная, цифровая, графическая (непрерывные графики, сетевые графики, блок-схемы, чертежи), образная (рисунок, фото);
б) по цикличности обработки: однократного использования (оперативная, не подлежащая хранению), многократного использования (хранящаяся в «памяти системы»: информационно-справочном фонде, архиве и т.п.);
в) по роли в технологических операциях обработки данных: основная, вспомогательная (коды – набор знаков; шифры – условные обозначения кодами конкретных наименований ; контрольные суммы).
Документы
Информация, зафиксированная на материальном носителе, может передаваться как в пространстве, так и во времени. Носителями информации выступают объекты, посредством которых передается информация. В качестве носителей могут выступать:
а) объекты с нестирающейся записью: предназначенные для ручной обработки (бумага, пленки, карты); предназначенные для машинной обработки (перфокарты, перфоленты, перфоярлыки); допускающие одновременно оба вида обработки (карты с графической отметкой, перфокарты с ленточной перфорацией, человекомашиночитаемые);
б) объекты со стирающейся записью — это магнитные ленты, барабаны, диски, карты.
Материальный носитель записи с зафиксированной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве, называется документом.
Существует несколько вариантов различных подходов к группировке документов на типы и виды. Важнейшим из них является деление документов на первичные, т.е. содержащие исходную информацию, и производные, т.е. создаваемые в результате переработки информации, содержащейся в первичных документах.
Первичные документы могут быть единичными и накопительными. В свою очередь производные документы могут быть промежуточными или итоговыми. Оба этих вида могут быть результатом аналитической обработки или выступать в качестве сводных.
По характеру содержания и назначению в системе управления выделяются такие виды документов: персональные (заявление, объяснительная записка, докладная записка и др.); коллегиальные (акт, протокол и т.д.); административные (приказ, постановление, распоряжение и др.); финансовые (счет, платежная ведомость и др.); планово-отчетные (план, отчет и т.п.), а также иные виды документов.
С точки зрения оформления документы могут быть произвольной или унифицированной формы. Последняя является наиболее распространенной.
Унификация документов – это установление их единообразия для аналогичных управленческих операций. Унификация достигается за счет разработки единых форм документов, правил их составления и создания трафаретных текстов.
Обязательный элемент документа называется его реквизитом. Примерами реквизитов могут служить: эмблема организации, наименование организации, дата, подпись и т.п.
Установленная совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности, называется формой документа.
Носитель информации с нанесенными на него постоянными реквизитами называется бланком документа. Если же при изготовлении бланка документа на нем кроме реквизитов печатается часть текста, то такой текст называется трафаретным.
Унификация и стандартизация документов охватывает не только внешнюю форму их составления, но и используемые термины и выражения. Весьма важно, чтобы используемые в документах понятия трактовались однозначно. Использование различного рода художественно-литературных приемов при составлении документов является крайне нежелательным. Особенно важно однозначное трактование понятий в тех случаях, когда обработка текстов осуществляется с использованием электронных вычислительных машин. В этих случаях для обеспечения однозначности трактовки терминов составляются специальные словари, которые получили название «тезаурусы».
Унификация документов существенно облегчает их изготовление, но при этом возникает опасность их подделки. Поэтому для доказательства достоверности и законности документа используется процедура его удостоверения. Основные варианты удостоверения подлинности документа — это личная подпись и проставление оттиска печати. Наряду с этими формами применяются также отпечатки пальцев и другая биометрическая информация.
Процесс прохождения документов с момента их получения или составления до завершения исполнения или отправки называется документооборотом. При этом график, отражающий движение документов в системе документооборота организации, называется маршрутом движения документов.
Совокупность документов, двигающихся по заданным направлениям внутри организации или между организациями, называют потоком документов. Количественная характеристика потока, выраженная числом документов или количеством содержащихся в них данных, называется объемом документопотока.
Процессы принятия решений
В моделировании процессов принятия решений важную роль играет наличие взаимосвязи и цикличности в принятии конкретных решений. По существу, завершение процесса принятия какого-либо решения одновременно является началом последующего процесса. При этом связь между локальными процессами может носить как «горизонтальный», так и «вертикальный» характер.
Горизонтальная связь между локальными актами принятия конкретных решений имеет место в том случае, если субъект, их осуществляющий, не меняется. В случае же вертикальной связи результат локального акта передается на другой уровень либо для учета при выработке нового обобщенного решения на более высоком уровне, либо для выработки конкретизирующих решений во исполнение решения, поступающего с верхнего уровня на нижний.
В цепи последовательности принятия локальных решений всегда можно обнаружить определенную цикличность: календарную или метакалендарную. Календарная цикличность наблюдается в тех случаях, когда в зависимости от дат календаря систематически принимаются однотипные решения. Примером может служить принятие планов работы на стандартные отрезки времени (год, квартал, месяц).
Метакалендартная цикличность наблюдается в тех случаях, когда принятие однотипных решений вызвано обстоятельствами, не связанными с календарем. Например, периодически могут возникать ситуации, связанные с заболеваниями кого-либо из сотрудников, что требует временного перераспределения обязанностей в трудовом коллективе.
Особо следует выделить внутреннюю цикличность процессов принятия решений, которая выражается в том, что данный процесс проходит через определенные этапы, структура и последовательность выполнения которых и представляет собой, по существу, модель принятия конкретного локального решения. Сложность такой модели находится в прямой зависимости от категории решения по уровню использования накопленного опыта.
Наиболее детальной и сложной является модель принятия творческих решений. Ее отличительной особенностью является то обстоятельство, что отдельные этапы могут выполняться с привлечением специалистов, экспертов и др. работников. Разработка такого решения начинается с анализа ситуации и возбуждения вопроса о необходимости выработки и принятия решения по конкретной проблеме. Следующий этап – это формулировка проблемы, которая задает направление дальнейших проработок. Далее следуют сбор и анализ исходных данных, которые характеризуют ситуацию по рассматриваемой проблеме. На основе данного анализа производится разработка и оценка вариантов достижения поставленной цели. Следующий этап – это выбор конкретного варианта, что, собственно, и является волевым творческим актом. Однако далее этот вариант должен подвергаться экспертизе с точки зрения возможности возникновения различного рода отрицательных последствий. Обычно это осуществляется независимыми экспертами. В случае, если экспертиза дает убедительные аргументы против предложенного варианта решения, то следует выбрать другой вариант или возвратиться к этапу разработки новых вариантов.
В тех случаях, когда решение принято окончательно, далее следует планирование и организация внедрения. После завершения процесса внедрения следует произвести анализ полученных результатов. И вот тут возникает замыкание циклической цепочки, так как завершающий этап сливается с первым – анализом общей ситуации.
В тех случаях, когда необходимо реализовать процесс принятия полутворческого решения, его модель существенно упрощается. Так как ситуация возникла не впервые, то все начинается непосредственно с постановки задачи, далее следует подготовка вариантов, акт принятия решения и последующая его реализация.
В случае принятия программируемых решений модель упрощается до трех этапов: постановка задачи, решение задачи, реализация решения.
Критерии эффективности
Поскольку менеджмент – это целенаправленное воздействие субъекта на объект, то под эффективностью менеджмента следует понимать характеристику степени (уровня) достижения поставленных целей. Однако при этом возникает проблема определения критериев качества достижения целей и методов соответствующей оценки.
Ранее уже отмечалось, что целеполагание в менеджменте всегда носит оттенок субъективности. Это пол<