Сущность понятий «Управление в таможенных органах» и «Таможенный менеджмент»

Управление-это искусство, заставляющее совершаться определенным событиям.

Управление в таможенной системе- это непрерывный информационный процесс воздействия на сотрудников таможенной службы, обеспечивающий их целенаправленное поведение при изменяющихся внешних и внутренних условиях, путем принятия и реализации управленческих решений.

Таможенный менеджмент- это особая разновидность менеджмента в государственной службе, связанная с реализацией задач в области таможенного дела, путём воздействия через принятие решений и роста организованности системы.

Уровни и структура управления в таможенных органах России

Управление системой таможенных органов начинается с установления четких взаимосвязей между отдельными звеньями той или иной организации, распределения между ними прав и ответственности. Организационное оформление этих вопросов предполагает разработку оптимальной организационной структуры управления таможенными органами.

Под организационной структурой управления понимают упорядоченную совокупность элементов иерархической системы управления и их взаимоотношений друг с другом, обеспечивающих развитие этих элементов как единого целого.

Уровни управления – есть один из основных элементов (наряду со звеньями и взаимосвязями или взаимоотношениями – как другими элементами) организационной структуры управления.

Под уровнями управления понимается совокупность звеньев управления, занимающих определенную ступень в системе управления организацией. Структура управления в единой системе таможенных органов состоит из четырех уровней: ФТС России, РТУ, таможни, таможенные посты.

В свою очередь, к звеньям управления в системе таможенных органов относятся: ФТС России, управления и самостоятельные отделы ФТС России, РТУ, отделы РТУ, таможни, отделы таможен, таможенные посты и отдельные специалисты, выполняющие соответствующие профессиональные или управленческие функции. Эти звенья управления находятся на соответствующих уровнях иерархии управления.

Чаще всего могут рассматриваться следующие каналы управленческих взаимоотношений: 1) ФТС России — РТУ; 2) РТУ — таможня; 3) начальник таможни — отделы таможни; 4) отдел таможни — отдел таможни; 5) таможня — таможенный пост; 6) таможенный пост — таможенный пост; 7) таможня — таможня; 8) ФТС России — таможня.

В центре таких взаимоотношений — таможня с ее начальником, отделами и таможенными постами. Это не случайно, ибо здесь решаются основные вопросы таможенной деятельности.

В рамках структуры управления протекает управленческий процесс, между участниками которого распределены задачи и функции управления, а следовательно — права и ответственность за их выполнение. С этих позиций организационную структуру управления можно рассматривать как форму разделения и кооперации управленческой деятельности, в которой происходит процесс управления, направленный на достижение поставленных целей.

Между звеньями и уровнями управления в таможенных органах складываются следующие виды взаимоотношений (связей):

1. Вертикальные управленческие отношения (ФТС — РТУ; РТУ — таможня; начальник таможни — отделы таможни; таможня — таможенный пост; ФТС — таможня);

2. Горизонтальные управленческие отношения (РТУ — РТУ; отдел таможни — отдел таможни; таможенный пост — таможенный пост; таможня — таможня);

3. Диагональные управленческие отношения (пост — взаимодействующая таможня отправления или назначения; таможня — взаимодействующее РТУ другого региона; отдел ФТС — взаимодействующее Управление ГТК РФ).

В зависимости от количества и видов взаимоотношений (связей) организационная структура управления может быть: линейной, функциональной, линейно-функциональной и матричной.

Требования к структурам управления в таможенных органах

Требования к структурам управления в таможенных органах:

1. Простота и экономичность. Чрезмерно сложная организационная структура усложняет работу органов управления, ведет к увеличению расходов на его содержание. Поэтому новые структурные подразделения в таможенных органах создаются в тех случаях, когда эффективность реализации ими какой-либо служебной функции заведомо будет более высокой по сравнению с эффективностью осуществления этой функции сотрудниками, работающими в других подразделениях. Так, создание в таможнях отделов по борьбе с контрабандой наркотиков призвано повысить эффективность деятельности таможен в этом плане по сравнению с тем периодом, когда она осуществлялась сотрудниками различных служб и подразделений.

Осуществляемые контроль и стимулирование работы сотрудников должны требовать минимальных усилий и экономических затрат.

Организационная структура управления должна способствовать самоконтролю и наличию у работников внутренней мотивации, т. е. минимальное количество сотрудников должно тратить время на организационно-управленческие вопросы.

Если в любой организации часть усилий управленцев и рядовых работников так или иначе приходится направлять «вовнутрь», то эти затраты должны быть как можно меньше. Организация, которая работает только на саму себя, так же невозможна, как невозможен вечный двигатель.

Для формирования экономичности необходимо, чтобы оргструктура развивалась и оформлялась не сама по себе, а в процессе развития деятельности. Оргструктуру можно уподобить приводному ремню, превращающему деятельность в результат.

2. Ясность. Каждое подразделение таможенного органа, каждый сотрудник должен четко знать, где он находится, куда ему обращаться за информацией, а также кто принимает управленческие решения. Ясность структуры нельзя путать с простотой. Наоборот, сложные структуры могут быть ясными.

Структура, не обладающая ясностью, создает конфликты, вынуждает сотрудников впустую расходовать время, раздражает их, задерживает принятие решений.

3. Определенность. Оргструктура должна помогать каждому сотруднику понимать свою собственную задачу. Для этого она должна обеспечивать минимальную потерю информации на пути от вышестоящих уровней управления до нижестоящих.

4. Управляемость. Оргструктура должна облегчать процесс принятия решения.

5. Устойчивость. Оргструктура одновременно должна быть стабильной. То есть она должна «работать», какие бы бури ни бушевали вокруг. Каждый работник нуждается в наличии определенного круга общения, где он занимает определенное место. Организация должна обладать устойчивостью во времени и способностью к самообновлению и саморазвитию. Этого можно достичь прежде всего за счет профессионального и личностного развития специалистов, новых лидеров.

6. Гибкость. Понятие гибкости появилось лишь в последнее время и характерно для открытых социальных систем.

Организационная структура управления, даже самая большая и сложная, не должна быть «застывшей», раз и навсегда определенной. Гибкость структуры дает возможность таможенному органу быстрее реагировать на изменения внешних условий и приспосабливаться к ним.

7. Производным от устойчивости и гибкости является такой показатель организационных структур управления, как гомеостатичность, т. е. способность системы вырабатывать автоматические реакции по поддержанию внутреннего равновесия. Чем меньше в структуре возникает отклонений из-за различного рода «разовых» возмущений, тем эта структура устойчивее. В то же время структура должна учитывать динамические условия своего развития и совершенствоваться, т. е. видоизменяться при существенных, неслучайных, больших, многократных и однотипных разовых возмущениях.

8. Чем сложнее структура, чем больше ветвей в ней, тем большую роль в управлении начинают играть следующие факторы:

-передача полномочий. Начальник таможни, например, отвечает за деятельность всего таможенного органа. Однако он вынужден передавать часть функций заместителям начальника таможни, начальникам отделов таможни и начальникам таможенных постов. Те, в свою очередь, перепоручают решение частных задач группам подчиненных или конкретным специалистам таможенного дела, которые отвечают перед ними за выполнение этих задач;

-координация. Чем большее число специалистов участвует в выполнении поставленной задачи, тем более согласованными должны быть их усилия. Здесь и передача информации с одного уровня на другой, и обмен информацией по горизонтали;

-компетентность. Круг ответственности каждого сотрудника таможенного органа должен быть строго определен. Компетентность руководителя проявляется в том, как он может организовывать работу своего подразделения или таможенного органа в целом. Руководитель должен быть уверен в компетентности своих сотрудников;

-централизация. Чем больше функций и непосредственно подчиненных специалистов находятся «в руках» начальника таможенного органа (подразделения), тем больше степень централизации его управленческой деятельности. Каждый руководитель совместно с нижестоящими звеньями структуры управления должен определить для себя, какой объем полномочий остается за ним, а какой передается нижестоящим звеньям.

Требования к личности руководителя таможенного органа

Профессионально значимыми качествами в структуре личности руководителя таможенного органа являются: осознание значимости своей профессии, чувство долга, честность, требовательность к себе, наблюдательность, высокий уровень интеллекта; целеустремлённость, настойчивость, сдержанность, воля, смелость, обязательность, высокий уровень самоорганизации; внимательность, культура общения, быстрота реакции, добросовестность, высокий уровень работоспособности.

Важное качество в структуре личности руководителя таможенного органа- наличие интегрального профессионального качества, способствующего эффективному выполнению служебного долга по защите государственных интересов - профессиональной ответственности.

Профессиональная ответственность в структуре личности руководителя таможенного органа представляет собой совокупность профессионально значимых качеств, которые проявляются в общении, в мотивационно – ценностном отношении к профессиональной деятельности, в эмоциональной устойчивости, в интеллектуально-волевой сфере и поведенческих качествах, в направленности на укрепление законности и правопорядка в стране.

Кроме того, хороший руководитель должен обладать:

1) Способностью управлять собой.

Для этого он должен поддерживать физическое здоровье; поддерживать психическое здоровье; уметь эффективно планировать и использовать свое время работы и отдыха;

2) Разумным восприятием личных ценностей, разумным представлением о том, что является важным и ценным в жизни.

Основные из ценностей - это здоровье, интересная работа, свободное время, возможности для самосовершенствования и роста, независимость, друзья, любовь, безопасность, деньги и богатство, призвание, удовольствие;

3) Целеустремленностью.

Смысл установления целей в работе – это концентрация внимания и усилий на желательных результатах;

4) Стремлением к самосовершенствованию.

Это качество во многом связано с потребностью личности к реализации своих потенциальных возможностей;

5) Умением решать проблемы.

В практической деятельности менеджера это означает умение: использовать информацию; эффективно планировать собственную деятельность; устанавливать четкие критерии для определения успеха; применять научные методики решения проблем; управлять групповой работой на совещаниях;

6) Изобретательностью и способностью к инновациям.

Это качество является врожденным, а не приобретенным. Тем не менее, практика показывает, что некоторые руководители успешно решают инновационные проблемы благодаря умению ценить творческий подход, проявляемый другими людьми, и способности руководить творческими группами;

7) Умением влиять на окружающих.

Представление о человеке складывается у окружающих под влиянием многих факторов. Основными из них являются: одежда, внешность, осанка, поведение, умение вести разговор и слушать. Для руководителей важно также умение давать четкие указания;

8) Знанием основ управления и владением практическими навыками их использования;

9) Способностью руководить, умением выполнять основные управленческие функции: планировать, организовывать, координировать, контролировать, стимулировать;

10) Умением обучать.

Подготовка и проведение совещания руководителем таможенного органа

Существуют определенные общие правила подготовки и проведения совещаний руководителями различных организаций, служб, органов, систем, приемлемые, в том числе для руководителей таможенных органов.

В деловом совещании участвует от 7 до 12 человек, большее количество участников может снизить эффективность работы. Тема обсуждения определяется заранее для профессиональной подготовки участников, разработки предложений, подготовки докладов. При подготовке совещания учитывается также обстановка: имеет значение пространственное расположение участников в форме «круглого стола» для активизации взаимодействия. Имеет значение и морально-психологическая обстановка, которую в начале совещания создает руководитель. Для этого сразу необходимо высказать надежду на деловой и конструктивный характер, а в течении совещания следить за регламентом, «удерживая» выступающих в рамках обсуждаемой темы, вовлекая «малоактивных» и останавливая «словоохотливы», определяя порядок предоставления слов, задавая необходимые вопросы, осуществляя подведение промежуточных итогов, давая заключительный комментарий проведенного совещания. Деловое совещание предполагает возможность критики предметных позиций, но не личностных особенностей того, кто высказывается. Рекомендуется соблюдать правило: отметить вначале совпадение позиций, затем обсудить различие позиций и подходов к решению проблемы. Выделяя достоинства и недостатки каждой альтернативы. При несовпадении мнений возможны две формы: конкурентно-соревновательная и кооперативно-сотрудничающая. Деловые совещания могут иметь различный характер проведения:

-директивный, когда руководитель указывает свое мнение как единственное возможное решение проблемы, а остальные участники принимают это решение к исполнению;

-коллегиальный, когда происходит равноправное взаимодействие позиций;

-коллегиально-директивный или коллегиальный манипуляторный. Когда внешне взаимодействие происходит по коллегиальной схеме, но в конце совещания решение принимается по директивной схеме.

Поведение участников делового совещания может носить:

-конструктивный характер (инициативность; изложение проблемы; внесение предложений; запросы об информации, мнениях, мыслях; сообщение информации, мнений, идей; выявление связей между имеющимися данными, оценка проблемы);

-характер способствования (поддержка, стимулирование выступающих; формулировка и контроль за соблюдением установленных правил совещания; организация группового процесса и формирование общественного сознания; посредничество; поиск компромиссов; снятие напряженности);

-отрицательный характер (агрессивность; блокирование принятия решения; «самолюбование», соперничество, поиск сочувствия).

При проведении делового совещания выполняются 3 этапа:

1 Этап – постановка вопроса:

-введение в курс дела;

-формулировка вопроса;

-формулировка исходной позиции;

-постановка вопроса.

2 этап – формирование мнения о путях решения вопроса:

-сбор данных;

-изучение всех сторон вопроса;

-новая формулировка основной проблемы;

-поиск альтернативных решений;