ТЕМА 9. Проектный офис. УПРАВЛЕНИЕ ПОРТФЕЛЕМ ПРОЕКТОВ
Цели и задачи:
- сформировать представление о проектном офисе, его целях и задачах;
- сформировать представление о назначении и особенностях управления портфелем проектов:
- познакомить с возможностями, которые приносит информатизация проектного офиса.
Содержание
9.1. Назначение проектного офиса
9.2. Информатизация проектного офиса на базе сетевой информационной технологии
Назначение проектного офиса
Проектный офис – инфраструктура, обеспечивающая реализацию проекта или портфеля проектов в рамках стандартов методологии управления проектов. Это комплекс рабочих мест.
Портфель проектов – совокупность проектов, отобранных в компании в соответствии со стратегическим планом ее функционирования и развития.
Управление портфелем-постоянный процесс определения, установки приоритетов и инвестирования в проекты в соответствии с корпоративной стратегией.
Проектные портфели управляются так же, как и финансовые
Необходимо оценивать и анализировать эффективность портфеля
Основные принципы организации проектного офиса:
1. Помещение: дизайн, внутренняя отделка, обустройство мебелью и пр.
2. Оргтехника: устройства для организации документооборота, ксероксы, проекторы, средства безопасности, хозяйственный инвентарь и пр.
3. Компьютерные комплексы и средства связи: сетевое оборудование, компьютеры, серверы, принтеры, телефонные станции, телефонные аппараты, мобильные телефоны, факсы и пр.
Архитектура проектного офиса– многоуровневая система:
1-й уровень – планирование и мониторинг конкретных проектов
2-й уровень – формирование портфеля проектов
3-й уровень – решение задач корпоративной политики развития компании
Типичные проблемы крупных компанийпри управлении портфелем проектов:
1. Несовместимое управление проектами негативно влияет на качество результатов и соблюдение общих сроков/бюджета
2. Многочисленные нарушения сроков/бюджетов проектов негативно влияют на прибыльность организации
3. Неаккуратное ведение отчетности о проектах не позволяет отслеживать состояние проектов и портфеля проектов
4. Невозможность отслеживать проектные риски и проблемы и оперативно реагировать на них
Информатизация проектного офиса на базе сетевой информационной технологии
Процессы управления портфелем проектов-действия, необходимые для реализации различных функций управления проектами.
Процессы управления портфелем проектов, также как и проектом, могут быть разбиты на шесть основных групп, реализующих различные функции управления:
Процессы инициации — принятие решения о начале выполнения проекта;
Процессы планирования — определение целей и критериев успеха проекта и разработка рабочих схем их достижения;
Процессы реализации— координация людей и других ресурсов для выполнения плана;
Процессы анализа — определение соответствия плана и исполнения проекта поставленным целям и критериям успеха и принятие решений о необходимости применения корректирующих воздействий;
Процессы контроля — определение необходимых корректирующих воздействий, их согласование, утверждение и применение;
Процессы завершения — формализация выполнения проекта и подведение его к упорядоченному финалу.
Сетевая компьютеризация проектного офиса:
Видение портфеля проектов
- Управление работами в масштабах всей организации
- Уверенность, что процессы соответствуют стратегии
Оптимальное управление ресурсами
- Своевременное направление компетентных сотрудников для выполнения соответствующих действий вовремя
- Отслеживание навыков и управление персоналом
Полноценная работа проектной группы
- Интеграция с Office позволяет использовать знакомые инструменты
- Удобные средства совместной работы над задачами и проектами
Надежность
- Распределение нагрузки, кластеры, безопасность
- Гибкая интегрированная платформа
Основные этапы внедрения методологии и информационной технологии управления портфелем проектов:
I. Пилотный проект
5. Требования к пилотному проекту
- Не слишком продолжительный ЖЦП
- Репрезентативный
6. Отсутствие неразрешимых проблем
- Результаты
- Учет отраслевой, управленческой и технологической специфики предприятия
- ТЗ на внедрение СУП на предприятии, включая программы обучения разных групп пользователей
II. Масштабное внедрение
1. Подготовка к внедрению
Сбор информации: по ресурсам, по проектам, по критериям оценки эффективности проектов и др.
2. Организационные и методические решения
Организационное решение о внедрении проектного управления на предприятии
Выделение типовых проектов
Структурная схема организации (ресурсы)
Матрица ответственности
3. Документы внедрения:
- Шаблоны типовых проектов
- Описание пула ресурсов
- Корпоративные настройки полей, представлений, отчетов
- Методические материалы к обучению
- Инструкции и руководства пользователей
4. Корпоративное обучение
III. Эксплуатация
ТЕМА 10. МЕТОД СЕТЕВОГО ПЛАНИРОВАНИЯ И УПРАВЛЕНИЯ
Цели и задачи:
- ознакомиться с основными понятиями метода сетевого планирования и управления;
- сформировать представление об основных типах работ, используемых в программной среде MS Project;
- рассмотреть правила построения сетевых моделей.
Содержание
10.1. Основные понятия метода сетевого планирования и управления
10.2. Классификация типов работ
10.3. Построение сетевых моделей
10.1. Основные понятия метода сетевого планирования и управления
Ориентированный граф – множество точек и ориентированных дуг, соединенных между собой
Сеть – область ориентированного графа, ограниченная точками
Сетевая модель – сеть, моделирующая определенный процесс, в которой направления дуг соответствуют логике процесса
Событие – получение результата
Работа – любая деятельность
Существует две разновидности сетевой модели:
· сеть типа «вершины-события»
· сеть типа «вершины-работы»
Cеть типа «вершины-события»
Исходное событие – событие, с которого начинается любой комплекс работ
Начальное событие - событие, с которого начинается элементарная работа
Конечное событие – событие, которым заканчивается элементарная работа
Завершающее событие – событие, которым завершается любой комплекс работ
Параметры события
Cеть типа «вершины-работы»
![]() |
Путь – упорядоченная совокупность дуг, в которой любая вершина , кроме первой и последней является общей для двух других дуг
Длительность пути– сумма длительности работ, лежащих на этом пути
Критический путь– максимальный по продолжительности путь, не имеющий резервов времени
Подкритический путь –путь с минимальными резервами времени
Критическая зона – совокупность критических и подкритических путей
Директивные даты:
· начала проекта
· окончания проекта
Подсеть –фрагмент сетевой модели, имеющий свое имя и закрепление за определенным исполнителем
Классификация типов работ