Тема 6. Регулирование и контроль в системе менеджмента

1. Сущность контроля и его необходимость. Виды контроля.

2. Этапы процесса контроля. Ошибки процесса контроля.

3. Эффективный контроль и его характеристики.

1. Сущность контроля и его необходимость. Виды контроля.

Контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Контроль – деятельность по проверке состояния подготовки, а также хода и результатов работы организации.

Контроль в организации необходим по следующим причинам:

­ наличие фактора неопределенности (окружающая среда, персонал организации);

­ предупреждение возникновения кризисных ситуаций;

­ поддержание успеха.

Контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему этого специально не поручал.

Основные виды контроля – это предварительный, текущий и заключительный контроль.

Предварительный контроль – оценка готовности организации к работе. Он обычно реализуется в форме определенной политик, процедур и правил и применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам.

Текущий контроль осуществляется во время выполнения работы (обычно в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником).

Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время. Он дает информацию для последующего планирования, а также способствует мотивации.

Текущий и заключительный контроль основываются на обратных связях.

2. Этапы процесса контроля. Ошибки процесса контроля.

Процесс контроля осуществляется в три этапа.

Первый этап – установление стандартов. Стандарты – это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению. Они характеризуются наличием временных рамок и конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы. Для управления необходимы стандарты в форме показателей результативности объекта управления для всех его ключевых областей, которые определяются при планировании.

Второй этап – измерение результатов и оценка ситуации. Это самый хлопотный и дорогостоящий этап. Сравнивая измеренные результаты с заданными стандартами, менеджер получает возможность определить, какие действия необходимо предпринимать. Деятельность, осуществляемая на этой стадии контроля, заключается в определении масштаба отклонений, измерении результатов, передаче информации и ее оценке.

Третий этап – корректировка процессов. Здесь могут происходить некоторые изменения внутренних переменных системы (при небольших отклонениях от стандарта), изменение стандартов (при их регулярном достижении или не достижении), а также невмешательство в работу системы (стандарты достигаются).

Контроль часто оказывает сильное влияние на поведение системы. Неудачно спроектированные системы контроля могут сделать поведение работников ориентированным на них, т.е. люди будут стремиться к удовлетворению требований контроля, а не к достижению поставленных целей.

Ошибки процесса контроля:

­ контроль по случаю – не дает полной информации;

­ контроль вдогонку – делает невозможным корректирующие действия;

­ тотальный контроль – приводит к несамостоятельности персонала;

­ контроль из-за недоверия, ради наказания, отсутствие информации о результатах контроля – приводит к ухудшению морально-психологического климата в коллективе.

3. Эффективный контроль и его характеристики.

Проблем, возникающих вследствие воздействия системы контроля, можно избежать, если:

­ задавать осмысленные стандарты контроля;

­ установить двустороннюю связь;

­ устранить излишний контроль;

­ вознаграждать за достижение заданных стандартов контроля.

Контроль является эффективным, если он имеет стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, своевременен, гибок, прост и экономичен.

Стратегическая направленность контроля заключается в том, что он должен отражать общие приоритеты организации и поддерживать их.

Ориентация на результаты означает, что конечная цель контроля состоит в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. Это означает, что информация о результатах контроля важна только тогда, когда она доходит до тех лиц, которые обладают правом произвести на ее основании соответствующие изменения. Когда контрольный механизм не срабатывает, то чаще всего причины кроется в том, что необходимо усовершенствовать структуру прав и обязанностей, а не процедуру измерений. Таким образом, чтобы быть эффективным, контроль должен быть интегрирован с другими функциями управлениями.

Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно.

Своевременность контроля заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению.

Контроль, как и планы, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям. Незначительные изменения планов редко бывают сопряжены с необходимостью серьезных изменений в системе контроля.

Контроль должен быть простым. Простейшие методы контроля требуют меньше усилий и более экономичны. Если система контроля слишком сложна и люди, взаимодействующие с ней, не понимают и не поддерживают ее, такая система контроля не может быть эффективной.

Любые затраты средств организацией должны приближать ее к достижению поставленных целей. Если суммарные затраты на систему контроля превосходят создаваемые ею преимущества, организации лучше не использовать эту систему контроля вообще или ввести менее тщательный контроль.