Тема 6. Контроль и контроллинг в управлении организацией

(лекция 6)

Контроль является неотъемлемым атрибутом функционирования любой социальной системы.

Контроль– процесс, обеспечивающий достижение целей организации, необходимый для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут неразрешимыми

Осуществление контроля – это процесс проверки и сопоставления фактических результатов с заданиями.

Процесс контроля состоит из установления стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Факторы, которые определяют необходимость контроля.

1. Неопределенность будущей ситуации. Запланированные цели и задачи – это сценарии желаемого будущего. Но есть много разных обстоятельств и причин, которые могут воспрепятствовать реализации подобных сценариев.

2. Контроль необходим для предупреждения возникновения кризисных ситуаций. Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация должна обладать возможностью и способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

3.Поддержание успеха организации является обязательным условием ее дальнейшего развития. Но только сопоставляя реально достигнутые результаты с запланированными, можно ответить на вопрос «Насколько мы продвинулись к поставленным целям?» Следовательно, один из важных элементов контроля заключается в определении наиболее результативных направлений организационной деятельности.

Управленческий контрольэто:

– процесс обеспечения достижения целей организации;

– деятельность по определению качества и корректировке выполняемых сотрудниками работ;

– процесс обратных связей в организации.

Главная цель управленческого контроля – обеспечить достижение целей организации или их своевременное изменение. Цели устанавливаются в результате выполнения функции планирования. Контроль обеспечивает их достижение, путем наблюдения за процессом их выполнения, сбором необходимой информации, ее анализом и проведением корректировок исполняемых действий. Но может случиться и так, что цели, в силу разных причин, окажутся недостижимыми или уже достигнутыми. В этом случае контрольная информация является основой для постановки новых целей и соответственно разработки нового плана, начала нового управленческого цикла.

Для достижения главной своей цели контроль должен:

- предупреждать возникновение кризисных ситуаций. Для этого необходим контроль над событиями. Контроль позволяет выявить проблемы и скорректировать организацию до того, как возникнет кризис, до того как возникающие проблемы станут неразрешимыми. Эффективный контроль - cпособность организации вовремя фиксировать и исправлять свои ошибки;

- способствовать успешной работе в условиях неопределенности и риска.

Формы контроля

Как правило, во временном измерении контроль выражается в трех формах: предварительный, текущий и заключительный.

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала какой-либо деятельности. По своему содержанию он означает оценку соответствия поставленных целей и возможностей их достижения.

Объектами организационного контроля в данном случае являются:

а) трудовые ресурсы, когда проводится глубокий анализ деловых и профессиональных знаний, а также навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей со стороны работников.

б) материальные ресурсы как объект контроля должны соответствовать не только целям, задачам, трудовым ресурсам и другим возможностям организации, но и установленным внутренним, а также внешним нормам и нормативам.

в) финансовые ресурсыконтролируются на этой стадии в такой специфической форме как бюджет, т. е. сопоставление доходов и расходов.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в процессе какой-либо деятельности. Его объектом могут быть работники организации, материальные и финансовые ресурсы, ход их использования, экономико-правовые и управленческие отношения, возникающие при этом.

Заключительный контрольпроводитсяпосле того,как завершена работа по получению намеченного результата. Его главное назначение – упреждающий характер для нежелательных явлений и процессов, которые выявлены. Большое значение заключительный контроль имеет для мотивации труда работников.

Этапы реализации.

Последовательность реализации функции контроля состоит из трех этапов и выглядит следующим образом.

1. Разработка количественно выраженных параметров контроля (стандартов, норм, нормативов и других показателей). По своей сути это конкретные цели, вытекающие из самого управленческого процесса. Все стандартизированные показатели для контроля выбираются из многочисленных целей и стратегии развития организации.

2. Сравнение полученных результатов с установленными стандартами. На этом этапе контролирующий орган должен определить, насколько реальные результаты соответствуют запланированным, и что не менее важно, насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные установленные отклонения.

3. Организация конкретных мер по результатам сопоставления. В данном случае возможны три сценария действий:

оставить все без изменения, если нет существенных отклонений;

изыскать необходимые ресурсы для устранения выявленного отклонения;

при необходимости пересмотреть установленные контрольные показатели как в сторону увеличения, так и в сторону уменьшения.

Содержание управленческого контроля

Контроль как вид управленческой деятельности включает выполнение работ по учету, анализу, регулированию и мониторингу.

По итогам учета, анализа и мониторинга руководитель должен своевременно получить объективную информацию о реальном состоянии объекта управления, необходимую для принятия решений. Учетная, аналитическая и мониторинговая информация качественно различаются, что обусловлено составом и содержанием выполняемых работ по этим функциям, а также применяемыми методами.

Учет – это срез результатов процессов и состояний объекта управления на момент наблюдения.Учетную информацию можно уподобить фотографическому снимку, который фиксирует состояние объекта в конкретный момент времени. В настоящее время сложилась и получила широкое распространение теория и практика ведения хозяйственного учета, который количественно отражает и качественно характеризует хозяйственную деятельность предприятия. Для всестороннего отражения сложной и многогранной деятельности предприятия используются различные виды хозяйственного учета. К основным из них относятся оперативный, бухгалтерский, статистический учет.

Анализ –это комплексное изучение процессов, результатов деятельности, состояния объекта управления, а также обоснование его ожидаемых изменений, тенденций и возможностей развития. Анализ основан на учетной информации и включает ряд операций по ее преобразованию. В составе аналитической информации можно выделить оценочную и прогнозную.

Оценочная информация появляется в результате выполнения следующих операций: выявление отклонений от заданного хода процесса или состояния, причин возникших отклонений, влияния различных факторов, узких мест в развитии объекта; а также количественная и/или качественная оценка эффективности деятельности, динамики, закономерностей развития объекта и определение возможных путей улучшения сложившегося положения.

Прогнозная – результат прогнозирования ожидаемых изменений состояния объекта управления, выявления тенденций и возможностей его развития, основанный на установленных закономерностях.

На основе контрольной информации оценивается эффективность работы, определяются виды и размеры вознаграждения сотрудников, проектируется система разделения и кооперации труда, совершенствуется делегирование полномочий и организационные регламенты. Кроме того, с помощью контроля накапливается опыт решения проблем и качество опыта во многом определяется качеством контрольной информации.

Для организации, в целом, основными объектами оценки и прогноза являются цели, стратегии, ресурсы, ограничения и условия внешней среды, рынки, интересы собственников, руководства, трудового коллектива, клиентов, государства и конкурентов.

В управлении анализ рассматривается не только как один из элементов контроля. Функция анализа выполняется и после завершения исполнения функции контроля. Здесь анализу подвергаются результаты деятельности, что завершает управленческий цикл и служит для оценки создавшегося положения, возможностей развития, достижений или узких мест, а в худшем случае и провалов в работе. Избежать или значительно снизить роль отрицательных последствий, повысить эффективность помогает увеличение объема и качества работ по прогнозированию, что обеспечивается, в известной мере, проведением мониторинга, который по определению (мониторинг – от лат. monitor - предостерегающий) должен предостерегать, предупреждать негативное развитие объекта управления.

Таким образом, анализ можно рассматривать как самостоятельную функцию управления, которая с одной стороны является неотъемлемой частью контроля, с другой завершает управленческий цикл, предшествует планированию и выступает как элемент планирования, поскольку включает работы по прогнозированию.

Особая разновидность информации получается в результате мониторинга.

Мониторинг – система наблюдений за процессами, деятельностью и состоянием объекта управления, включающая учет, анализ, оценку и прогноз. Мониторинг связан с оценкой и прогнозом ожиданий развития объекта до свершения факта или завершения процесса. Процесс мониторинга включает также оценку возможностей и рисков развития объекта управления. Мониторинговая информация – это оценочно-прогнозная информация об ожидаемых изменениях, тенденциях и рисках развития объекта. Она должна предварять факты и процессы последующего развития. Основная идея мониторинга – предостеречь негативное развитие процессов путем своевременного (до того как события примут необратимый характер) получения субъектом управления соответствующей информации для принятия упреждающих управленческих решений.

Регулирование– заключительный этап контроля в отдельно взятом управленческом цикле. Его суть заключается в разработке мероприятий по достижению плановых целей и воплощению разработанных мероприятий в практику.

Внутреннийивнешний контроль

Процесс контроля по своей направленности можно классифицировать как внутренний и внешний.

Внешний контроль проводится, как правило, работниками, не входящими в состав данного подразделения или организации. Он может осуществляться как обычными специалистами, так и теми, для которых контроль - основной вид деятельности.

В рамках внутреннего контроля исполнители сами определяют механизм сопоставления полученных результатов с запланированными и вносят по мере необходимости корректировки в собственную деятельность. В принципе, это есть самоконтроль.

Как внешний, так и внутренний контроль имеют свои преимущества и недостатки. Поэтому для успешной реализации целей очень важно соблюдать пропорцию между внутренним и внешним контролем, которая зависит от ряда обстоятельств:

· от стиля руководства организацией;

· от личностных и профессиональных особенностей работников организации (возраста, пола, уровня образования и др.);

· от микроклимата в организации;

· от принятой системы мотивации за результаты деятельности.

Правила контроля.

Для того чтобы повысить эффективность контроля необходимо руководствоваться следующими правилами:

1) установленные стандарты, нормы и нормативы должны быть реальными, т. е. достижимыми;

2) эффективный контроль предполагает развитые коммуникации, чтобы в случае сложностей можно было их решить в короткие сроки;

3) контроль не должен быть чрезмерным и мелочным. Его объектом являются основные стадии процесса и результат;

4) в организации должны быть жесткие, но достижимые стандарты. Если стандарт воспринимается как нереальный или несправедливо высокий, мотивация работников становится минимальной;

5) мотивация должна быть основным инструментом достижения установленных стандартов.

Свойства контроля.

Эффективный контроль должен обладать рядом свойств (рис. 1).

Рис. 1. Свойства контроля

1. Контроль должен иметь стратегический характер.

2. Любой контроль подразумевает получение результата.

3. Контроль должен быть конструктивным, т. е. соответствовать делу.

4. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен быть своевременным.

5. Контроль должен быть достаточно гибким, т. е. эластичным и приспосабливаться к происходящим изменениям внешней и внутренней среды.

6. Важнейшим свойством контроля является его простота, т. е. понятность и использование простых и доступных методов.

7. Экономичность и эффективность контроля предполагают рациональное соотношение затрат результата для достижения целей организации.

Эффективный контроль

Люди являются неотъемлемыми участниками любой стадии управления. Поэтому поведение людей должно приниматься во внимание на любой стадии контроля. При этом и сам контроль оказывает непосредственное воздействие на поведение людей. Процесс контроля наиболее нагляден не тогда, когда фиксируются ошибки, а когда они предотвращаются. Если выискивать недостатки, то умножаться будут недостатки, если выращивать достоинства – то достоинства. Сотрудники, убежденные в том, что существует надежный контроль, будут избегать ошибок, сомнительных сделок и т.д. Выделяют следующие рекомендации по проведению эффективного контроля:

§ устанавливайте осмысленные стандарты, воспринимаемые сотрудниками. Нереальные стандарты игнорируются. И наоборот, когда работники сами непосредственно участвуют в разработке целей организации, то установленные в процессе разработки стандарты воспринимаются одобрительно;

§ устанавливайте жесткие, но достижимые стандарты. Можно мотивировать на достижение только тех целей, которые исполнители склонны считать реальными. Если стандарт низок и достижим без труда, то он демотивирует людей с высоким уровнем потребностей в серьезных результатах;

§ устанавливайте симметричные отношения. Сотрудник должен иметь возможность открыто обсудить свои проблемы со своим руководителем и наоборот. Такое общение выявляет скрытые дефекты системы контроля;

§ берегите сотрудников от чрезмерного контроля. Руководитель не должен сводить свою работу к контролю, иначе это приведет к беспорядку и краху, потому что многочисленные формы контроля вяжут инициативу и наказывают предприимчивость;

§ вознаграждайте за достижение стандарта.

Эффективность контроля определяется не только особенностями поведения людей, но и требованиями системы управления. Поэтому выделяются еще несколько характеристик успешного контроля:

– стратегическая направленность контроля;

– ориентация на конечные результаты работы организации;

– соответствие делу: контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности, неподходящие методы контроля скорее маскируют, чем дают критически важную информацию;

– своевременность контроля: периодичность проведения измерений должна соответствовать сущности измеряемого процесса. Необходима нужная информация нужным людям в нужное время;

– гибкость контроля: в систему контроля необходимо встраивать новые факторы, чтобы приспособить ее к происходящим изменениям;

– простота контроля: разрабатываемые методики и инструкции должны быть понятны любому специалисту, выполняющему контролируемую функцию;

– экономичность контроля (зачем тратить 10 тыс. руб. чтобы найти причину потери 1 тыс. руб.).

Управление по отклонениямосновывается на использовании процедуры контроля и в настоящее время получил широкое применение во многих организациях.

Суть управления по отклонениям состоит в том, что все цели, стоящие перед организацией и ее подразделениями, содержащиеся в планах или существующие самостоятельно, формализуются в систему нормативов, отклонения от которых служат основой принятия управленческих решений

Причинами отклонения от нормативов могут быть различного рода непредвиденные ситуации, возникающие в процессе выполнения плана.

Управление по отклонениям способствует установлению высокой трудовой и исполнительской дисциплины, развитию профессионализма, высокой организационной культуры.

В то же время управление по отклонениям связано с определенными сложностями и возможными негативными последствиями. Прежде всего, оно культивирует у руководителей и исполнителей слишком формализованный подход к делу. Такой метод управления мало ориентирован на развитие творчества, мыслительных способностей, интеллектуализации всего организационного процесса. Внедрение управления по отклонениям требует создания специальной системы учета отклонений, т. е. можно говорить о значительной доли консерватизма и бюрократизма в управлении. Контроль как общую функцию управленияосуществляет каждый руководитель. Система контроля должна фиксировать внимание на отклонениях в критических точках. Умение выбрать критические точки — это искусство управления.