Организация как открытая и закрытая система
Различают два основных типа систем: закрытые и открытые. Закрытая имеет жетко зафиксированные границы, и ее деятельность относительно независима от окружающей ее среды. Пример такой системы — часы. Если они заведены, их взаимозависимые компоненты работают четко, слаженно и практически независимо от окружающей среды.
Открытая система характеризуется тесным взаимодействием с внешней средой.
Через прозрачные границы она обменивается с ней энергией, информацией, материалами, от которых система, не будучи самообеспечивающейся, зависит. Кроме того,
открытая система способна приспосабливаться к изменениям внешней среды, и, по
сути, чтобы продолжать функционировать, обязана это делать.
Менеджеры занимаются открытыми системами, потому что таковыми являются все организации. Само выживание организации зависит от внешнего мира. Даже монастырю, чтобы продолжать существовать, необходимо, чтобы приходили люди, поступали продукты, поддерживался контакт с основавшей его церковью. Ранние школы управления не учитывали всех ситуаций, поскольку предполагали, по крайне мере косвенно, что организация является закрытой системой. Они не считали среду важной переменной менеджмента.
Организации как открытой системы. Сначала организация получает от окружающей среды информацию, капитал, человеческие ресурсы и материалы. Все это называют вводимыми ресурсами. На ста преобразования она их обрабатывает и преобразует в товары или услуги — выход, который организация экспортирует в окружающую среду. Если менеджмент эффективен, создается добавочная стоимость входов, и в результате возникают различные дополнительные выходы: прибыль, увеличение доли рынка и объема продаж (в бизнесе), достижения в сфере социальной ответственности, повышение уровня удовлетворения работников, рост организации и т.п.
Внешняя среда организации: ее компоненты и факторы влияния
Определение внешней среды
Первая задача, которую необходимо решить менеджеру, исповедующему принцип организации как открытой системы, заключается в определении ее внешней среды. Наш мир огромен и не следует даже пытаться учесть все его факторы. Следовательно, менеджерам надо ограничиться теми аспектами, от которых успех их организаций зависит больше всего. Дж. Белл по этому поводу сказал: "Внешняя среда организации состоит из таких внешних элементов, как потребители, конкуренты, правительственные органы, поставщики, финансовые институты и резерв трудовых ресурсов, имеющих отношение к ее операционной деятельности".
Прямые и косвенные факторы внешней среды
Один из способов определить внешнюю среду и облегчить понимание ее влияния на организацию заключается в разделении внешних факторов на две основные категории: прямые и косвенные.
По Эльбингу к прямым факторам внешней среды относятся те, которые непосредственно влияют на операционную деятельность организации и испытывают на себе ее влияние. Это поставщики, трудовые ресурсы, законодательные органы, органы го
дарственного регулирования, потребители и конкуренты. Косвенные факторы внешней
среды — факторы, не всегда оказывающие прямое и немедленное воздействие на операционную деятельность организации, но все же влияющие на них. К ним относятся
экономические условия, научно-технический прогресс, социокультурные и политические изменения, группы по интересам и события в зарубежных странах.
На General Motors, например, непосредственно влияют поставщики материалов
для отрасли автомобилестроения, законы в сфере ценообразования и найма, предпочтения потребителей и действия основных конкурентов: Ford, Toyota и Chrysler. Их ей учитывать просто необходимо. А вот такие факторы, как новые технологии, инфляция, экономический спад и статьи Дж. Андерсона, разоблачающие неэтичные бизнес-методы фирмы, на ежедневной операционной деятельности фирмы немедленно
не сказываются, но, чтобы обеспечить ее долгое и успешное существование, их тоже
надо учитывать.
ХАРАКТЕРИСТИКИ ВНЕШНЕЙ СРЕДЫ
На организацию может влиять множество факторов внешней среды. Подчеркивая их разнообразие, исследователи Дж. Штейнер и Дж. Майнер пишут: "В прошлом менеджеры концентрировали внимание на экономических и технических условиях. Н в последние годы изменение отношения, социальных ценностей, политических ей и меры юридической ответственности вынудили их расширить диапазон факторов, которые им надо учитывать".