Переименование и удаление таблиц

В случаях, когда одна из таблиц БД содержит устаревшую или ненужную информацию, ее можно удалить из базы данных. Для этого нужно выделить имя таблицы в окне базы данных и нажать клавишу Delete или выполнить контекстную команду Удалить.

Для изменения имени таблицы ее также нужно выделить в окне базы данных и выполнить контекстную команду Переименовать.

Редактирование связей

Если нужно изменить уже существующие связи, то следует одним из возможных способов открыть окно Схема данных. Перед редактированием связей нужно закрыть все таблицы, которые коснется редактирование.

Для редактирования существующей связи нужно щелкнуть на ней правой кнопкой мыши. В появившемся контекстном меню всего две команды: Изменить связь и Удалить. Выбор первой команды вызывает появление диалогового окна Изменение связей, где нужно изменить существующие установки.

Если в схему данных необходимо добавить новую таблицу, то нужно щелкнуть правой кнопкой мыши и в контекстном меню выполнить команду Добавить таблицу. После этого в появившемся окне Добавление таблицы нужно выбрать имя добавляемой таблицы.

Некоторые из связанных таблиц в схеме данных можно скрыть. Для этого используется команда Скрыть таблицуиз контекстного меню, появляющегося при щелчке правой кнопкой мыши по заголовку таблицы. Связи при этом не нарушаются, но в схеме данных таблица не отображается. Скрывать отдельные таблицы можно для разгрузки схемы данных больших БД от независимых подсхем, неиспользуемых в данный момент времени для анализа и установления связей.

Сортировка данных

При открытии таблицы Access выводит записи в последовательности, определенной значениями первичного ключа этой таблицы. Если ключ не определен, то записи выводятся в последовательности их ввода. Для изменения последовательности записей в таблице используется сортировка.

Для управления сортировкой необходимо открыть или перевести таблицу в Режим таблицы. В этом режиме на вкладке Главная доступны объекты управления раздела Сортировка и фильтр. Для сортировки таблицы по значениям только одного поля используются кнопки По возрастанию и По убыванию. Для отбора записей, удовлетворяющих тем или иным условиям на значения в выбранном поле, используется большая кнопка Фильтр. Для отмены или восстановления условий отбора используется малая кнопка Фильтр.

Сортировка и отбор записей таблицы по нескольким полям выполняется с помощью расширенного фильтра, для установки которого открывается окно при выборе одноименного пункта из списка Дополнительно.

Сортировать таблицу по нескольким полям имеет смысл только тогда, когда в поле, по которому сортируются записи в первую очередь, есть много повторяющихся значений. Сортировка по второму полю будет проводиться уже только среди этих записей.

Например, если отсортировать таблицу Группы по возрастанию в поле КодФакультета в первую очередь и по возрастанию в поле НомерГруппы - во вторую, то в пределах каждого факультета группы будут упорядочены по их номерам

.

Поиск и замена данных

С увеличением количества записей поиск определенной информации усложняется. Access помогает значительно упростить и ускорить этот процесс.

Для проведения поиска в таблице нужно открыть эту таблицу, перейти на любую запись в поле, по которому предполагается вести поиск, выбрать вкладку Главная и нажать кнопку Найти в одноименной группе объектов управления.

В появившемся после этого окне Поиск и замена необходимо ввести в поле Образец искомое значение. В списке Поиск в: следует выбрать область поиска: Текущее поле или Текущий документ; в списке Совпадение – уровень совпадения искомого значения с образцом: Поля целиком, С любой частью поля или С начала поля; в списке Просмотр – направление просмотра при поиске: Все, Вверх или Вниз.

Расширить круг поиска можно, применив символы подстановки: * -заменяет любое количество символов; ? -заменяет только один символ. Например, по образцу *ова будут найдены все фамилии, заканчивающиеся на “ова”: Петрова, Иванова, Смирнова и т.д.

Для замены образца на требуемое значение необходимо в окне Поиск и замена выбрать вкладку Замена и в поле Заменить на: ввести заменяющее значение.

Порядок проведения занятия

1. Запустить MS Access.

2. Создать новую базу данных в файле с именем УспеваемостьСтудентов.

3. Создать в режиме Конструктора следующую структуру таблицы Факультеты:

Имя поля	Тип поля	Свойства поля
КодФакультета	Счетчик	Ключевое поле
НаименованиеФак	Текстовый	Размер – 5; обязательное; индексированное (совпадения не допускаются)
Декан	Текстовый	Размер – 25; обязательное; неиндексированное

4. Перейти в режим таблицы и ввести в таблицу несколько записей.

5. Убедиться в невозможности изменения ключевого поля Код.

6. Отсортировать таблицу по возрастанию поля НаименованиеФак.

7. Создать в режиме Конструктора следующую структуру таблицы Группы:

Имя поля	Тип поля	Свойства поля
КодГруппы	Счетчик	Ключевое поле
НомерГруппы	Текстовый	Размер – 7; обязательное; индексированное (совпадения не допускаются); маска ввода - >LLL9999 (3 прописные буквы и 4 цифры)
КодФакультета	Числовой	Размер – длинное целое; обязательное; индексированное (допускаются совпадения); формат – фиксированный с 0 дес. знаков
ГодСоздания	Числовой	Размер – целое; обязательное; индексированное (допускаются совпадения); формат – фиксированный с 0 дес. знаков; маска ввода – 9999 (4 цифры); значение по умолчанию – 2014; условие на значение - Between 2010 And 2015; сообщение об ошибке – Недопустимый год создания группы

8. Добавить таблицы Факультеты и Группы в схему данных базы.

9. С помощью Мастера подстановок создать подстановку с комбинированным списком в поле КодФакультетаиз таблицыФакультеты(см. п. 1.9).

10. Открыть окно индексов (см. п. 1.7) и убедиться в наличии всех индексов, заданных при формировании структуры таблицы.

11. Открыть окно схемы данных и убедиться в появлении связи между таблицами.

12. Двойным щелчком по связи открыть окно Изменение связей и установить флажок Обеспечение целостности данных, если это не было сделано в п. 9.

13. Перевести таблицу Группы в режим таблицы и ввести несколько записей, выбирая из комбинированного списка различные факультеты.

14. Отсортировать таблицу по факультетам и номерам групп, используя для этого расширенный фильтр.

15. Создать в режиме Конструктора следующую структуру таблицы Студенты:

Имя поля	Тип поля	Свойства поля
КодСтудента	Счетчик	Ключевое поле
НомерЗачетки	Текстовый	Размер – 10; обязательное; индексированное (совпадения не допускаются)
ФИО	Текстовый	Размер – 25; обязательное; индексированное (допускаются совпадения)
БаллыЕГЭ	Числовой	Размер – целое; обязательное; индексированное (допускаются совпадения); формат – фиксированный с 0 дес. знаков; маска ввода – 999 (3 цифры);
КодГруппы	Числовой	Размер – длинное целое; обязательное; индексированное (допускаются совпадения); формат – фиксированный с 0 дес. знаков
ДатаРождения	Дата/время	Краткий формат даты; маска ввода формируется конструктором; обязательное; индексированное (допускаются совпадения)
Город	Текстовый	Размер – 20; обязательное; индексированное (допускаются совпадения); по умолчанию - Москва
Стипендия	Денежный	0 дес. знаков; маска ввода – 9 999р.; обязательное; индексированное (допускаются совпадения); по умолчанию - 0

16. Добавить таблицу Студенты в схему данных базы.

17. С помощью Мастера подстановок создать подстановку с комбинированным списком в поле КодГруппыиз таблицы Группы (см. п. 1.9).

18. Открыть окно индексов и убедиться в наличии всех индексов, заданных при формировании структуры таблицы.

19. Открыть окно схемы данных и убедиться в появлении связи между таблицами Группы и Студенты.

20. Двойным щелчком по связи открыть окно Изменение связей и установить флажок Обеспечение целостности данных, если это не было сделано в п. 17.

21. Перевести таблицу Студенты в режим таблицы и ввести 10-15 записей, выбирая из комбинированного списка различные группы.

22. Отсортировать таблицу по номерам зачетных книжек.

23. Найти в таблице Студенты все записи, удовлетворяющие следующим условиям:

- студенты, чьи фамилии начинаются с определенной буквы;

- студенты, обучающиеся в одной определенной группе.

24. Найти записи для студентов, проживающих в Москве, и очистить поле Город в этих записях с помощью операции Поиск и замена (см. п. 1.14).

25. Создать в режиме Конструктора следующую структуру таблицы Дисциплины:

Имя поля	Тип поля	Свойства поля
КодДисциплины	Счетчик	Ключевое поле
НазваниеДисц	Текстовый	Размер – 30; обязательное; индексированное (совпадения не допускаются)
Часы	Числовой	Размер – целое; необязательное; неиндексированное; формат – фиксированный с 0 дес. знаков; маска ввода – 999 (3 цифры);

26. Перейти в режим таблицы и ввести в таблицу несколько записей.

27. Отсортировать таблицу по возрастанию поля НазваниеДисц.

28. Создать в режиме Конструктора следующую структуру таблицы Оценки:

Имя поля	Тип поля	Свойства поля
КодСтудента	Числовой	Размер – длинное целое; обязательное; индексированное (допускаются совпадения); формат – фиксированный с 0 дес. знаков
КодДисциплины	Числовой	Размер – длинное целое; обязательное; индексированное (допускаются совпадения); формат – фиксированный с 0 дес. знаков
Оценка	Числовой	Размер – байт; обязательное; индексированное (допускаются совпадения); формат – фиксированный с 0 дес. знаков; маска ввода – 9 (1 цифра); условие на значение - Between 2 And 5; сообщение об ошибке – Недопустимая оценка

29. Выделить поля КодСтудента и КодДисциплины и создать первичный ключ по этим полям. Это позволит избежать повторного ввода результатов экзаменов для каждого сочетания Студент-Дисциплина.

30. Открыть окно индексов и убедиться в наличии всех индексов, заданных при формировании структуры таблицы.

31. Добавить таблицы Дисциплины и Оценкив схему данных базы.

32. С помощью Мастера подстановок создать подстановку с комбинированным списком в поле КодСтудентаиз таблицы Студенты (см. п. 1.9). Для удобства идентификации студентов при вводе данных использовать в подстановке поля НомерЗачетки и ФИО таблицы Студенты.

33. С помощью Мастера подстановок создать подстановку с комбинированным списком в поле КодДисциплиныиз таблицы Дисциплины (см. п. 1.9).

34. Открыть окно схемы данных и убедиться в появлении связей между таблицами Оценки и Студенты, Оценки и Дисциплины.

35. Двойным щелчком по каждой из этих связей дважды открыть окно Изменение связей и установить флажки Обеспечение целостности данных, если это не было сделано в п. 32-33. Для связи Студенты-Оценки установить флажок Каскадное удаление связанных записей, чтобы при удалении записи о студенте из таблицы Студенты автоматически удалялись оценки этого студента из таблицы Оценки.

36. Перевести таблицу Оценки в режим таблицы и ввести 10-15 записей, выбирая из комбинированных списков различных студентов и различные дисциплины.

37. Открыть окно схемы данных и убедиться, что в результате выполнения работы оно имеет вид, показанный на рис. 1.4.

Рис. 1.4. Окно схемы данных

Содержание отчета

1. Тема и цель занятия.

2. Скриншоты всех таблиц в режиме конструктора и в режиме таблицы.

3. Скриншот схемы базы данных.

1.17. Контрольные вопросы

1. Что понимают под классом объектов, свойствами объектов?

2. Типы связей "один-к-одному", "один-ко-многим" и “многие-ко-многим”: как они реализуются в реляционных базах данных? Как устанавливаются связи в СУБД Access?

3. Что такое ключевое поле? Какие требования предъявляются к нему?

4. Как в СУБД Access определяется ключевое поле?

5. Для чего используются индексы таблиц? Как определяются индексы в Access?

6. Перечислите типы данных, поддерживаемые Access.

7. Для чего и как используется Мастер подстановок?

8. Каковы возможности Access по изменению структуры таблиц?

9. Как отсортировать или отобрать записи по одному полю? По нескольким полям?

10. Как произвести поиск и замену данных в Access?