Сортировка записей в таблице или форме

Сортировка записей сводится к изменению порядка следования записей в соответствии с заданным критерием. В Access применяется сортировка по возрастанию или убыванию записей. При этом в текстовом поле записи располагаются в алфавитном или обратном алфавитном порядке, в поле даты — от самой давней даты к самой последней или, наоборот, в числовом поле — от самого маленького к самому большому или наоборот.

Для сортировки записей необходимо выполнить следующие действия.

1. В Режиме формы или в Режиме таблицы выбрать поле (столбец), по которому будет выполняться сортировка.

2. Выполнить одно из следующих действий:

· для сортировки по возрастанию нажать кнопку сортировкаПо возрастанию в группе Сортировка и фильтр из вкладки Главная;

· для сортировки по убыванию нажать кнопку сортировкаПо убыванию .

Кроме этого, в Accessещё один удобный инструмент для сортировки записей. В режиме ввода данных рядом с именем каждого поля присутствует стрелочка. Щелкнув на ней кнопкой мыши, вы сможете установить порядок сортировки данных по этому полю. Допускается упорядочение по возрастанию (пункт Сор­тировка от А до Я ) и по убыванию (пункт Сортировка от Я до A ) (рис. 1).

Рис. 1. Сортировка записей

Чтобы вернуть предыдущий порядок размещения записей, воспользуйтесь кноп­кой Очистить все сортировки в группе Сортировка и фильтр.

Применение фильтров для отбора записей

Еще одним средством Access, позволяющим сортировать (и не только) записи, является применение фильтров.

Фильтр — набор условий, применяемых для отбора подмножества записей или для сортировки записей.

3.4.1.Фильтр с выбранным значением поля. С помощью фильтров можно настроить отображение записей в таблицах. Самый простой фильтр позволяет отобразить в таблице записи с выбранным значением поля. Щелкните кнопкой мыши на стрелочке рядом с именем поля и отметьте зна­чения нужных полей, например, Отгрузка мониторов, установив соответствующие флажки (см. рис. 2). После применения фильтра в нижней части таблицы в строке прокрутки появится кноп­ка

С фильтром , выделенная другим цветом. Чтобы отменить фильтр и ото­бразить все записи, нажмите эту кнопку еще раз.

Рис. 2. Фильтр с выбранным значением поля Отгрузка мониторов

3.4.2.Текстовые фильтры и Числовые фильтры. В Access предусмотрен фильтр, позволяющий отобрать значения полей, удовлет­воряющие определенным условиям. Чтобы применить его к текстовым полям, щелкните кнопкой мыши на стрелочке рядом с именем поля и вос­пользуйтесь пунктом Текстовые фильтры.

При этом вы можете выбрать ло­гические операции для построения условий фильтрации. Можно отобрать записи, которые будут равны или не равны определенному значению, начинаться или не начинаться с указанного значения, содержать или не содержать его и т. д. После выбора логической операции вы увидите окно для ввода значения, с которым нуж­но сравнивать данные. Введите туда необходимое значение и щелкните кнопку ОК(рис. 3).

При построении фильтра отбора для числовых полей воспользуйтесь пунктом Числовые фильтры, аналогично как сТекстовыми фильтрами.

Рис. 3. Текстовый фильтр с логическим значением равно НИИССУ

3.4.3.Фильтр по выделенному значению поля. Еще один фильтр, доступный при работе с таблицами Access, позволяет отобразить только те записи, в которых есть выделенное значение поля. Для применения тако­го фильтра сначала выделите значение, а потом нажмите кнопку Выделение в группе Сортировка и фильтр (рис. 4). В появившемся окне укажите нужное условие. По умолчанию используется условие Равно и в таблице ото­бражаются записи, значения которых равны выделенному значению поля.

Рис. 4. Применение фильтра по выделенному значению поля МИФИ

3.4.4.Фильтр с зада­нием сложных условий отбора данных. В программе Access также существует фильтр, который удобно применять для зада­ния сложных условий отбора данных, расположенных в разных полях табли­цы. В группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Дополнительно и в появившемся меню выберите пункт Изменить фильтр. В открыв­шемся окне задайте условия отбора.

Рис. 5. Условия отбора Отгрузка компьютеров и МИФИ

При создании такого фильтра в нижней части окна появится вкладка Или , с по­мощью которой можно настроить дополнительные условия отбора, объединенные между собой логическим условием Или(рис.6).

Рис. 6. Условия отбора Отгрузка компьютеров и НИИССУ, вводимое после условия Или

Для отображения результата фильтрации нажмите кнопку Применить фильтр(рис. 7). Повторное нажатие этой кнопки отменит использование фильтра.

Рис. 7. Фильтр с заданием сложных условий отбора данных: Отгрузка компьютеров и НИИССУ Или Отгрузка компьютеров и МИФИ

При создании условии отбора для числовых полей можно применять опе­рации сравнения.

Удалить все созданные фильтры можно, нажав кнопку Дополнительно и вы­брав пункт Очистить все фильтры.

Задание

4.1. В соответствии с пунктом 3.1 методических указаний проведите поиск записи по ее номеру 5 в таблице Таблица 1-ваша фамилия-№ группы.

4.3. В соответствии с пунктом 3.2. методических указаний проведите поиск записей по имени организации (компании) НИИССУв Таблица 2-ваша фамилия-№ группы.

4.4. В соответствии с пунктом 3.3. методических указаний проведите сортировку записей по возрастанию в столбце (поле) Фамилияформы Список контактов(рис.1).

4.5. В соответствии с пунктом 3.4.1. методических указаний (Фильтр с выбранным значением поля)проведите поиск записей со значением Отгрузка мониторов в поле Название в таблице События-ваша фамилия-№ группы(рис. 2).

4.5. В соответствии с пунктом 3.4.2. методических указаний(Текстовые фильтры) проведите поиск записей, содержащих название организации НИИССУ в таблице События-ваша фамилия-№ группы(рис.3).

4.6. В соответствии с пунктом 3.4.3. методических указаний (Фильтр по выделенному значению поля) проведите поиск записей, содержащих название организации МИФИ в таблице События-ваша фамилия-№ группы(рис.4).

4.7. В соответствии с пунктом 3.4.4. методических указаний (Фильтр с зада­нием сложных условий отбора данных) проведите поиск записей с условиями отбора Отгрузка компьютеров иНИИССУИлиОтгрузка компьютеров и МИФИ в таблице События-ваша фамилия-№ группы(рис.7).

Лабораторная работа №5