I. Конструирование таблиц

Лабораторное занятие № 5

СОЗДАНИЕ БАЗ ДАННЫХ

Теоретическая часть

Запуск Microsoft Access 2007 производится из меню Пуск. После запуска отобразится окно «Приступая к работе с Microsoft Office Access». Для создания новой базы данных необходимо щелкнуть на иконке «Новая база данных».В открывшемся окне ввести имя файла «Лаб5_Аэропорт». При необходимости можно выбрать папку для размещения файла базы данных (напримерD:\Иванов). Нажать кнопку Создать. Откроется окно базы данных.

Основные элементы главного окна показаны на Рис. 1.

· Строка заголовка содержит имя базы данных, название формата файла (например, Access 2007) и название программы – Microsoft Access.

· Кнопка Office вызывает меню быстрого доступа, которое позволяет создать, открыть, сохранить и закрыть базу данных, организовать общий доступ к базе данных, переслать документы базы данных по электронной почте и вывести их на печать.

· Панель быстрого доступа – на ней целесообразно расположить значки наиболее часто используемых команд, чтобы вызывать их одним щелчком кнопки мыши и тем самым значительно ускорять работу.

· Лента – ключевой элемент интерфейса, объединяющий все команды работы с базой данных. Лента состоит из вкладок, на каждой из которых расположены значки нескольких групп команд. Для перехода на вкладку нужно щелкнуть кнопкой мыши на ее названии.

Вкладки Главная, Создание, Внешние данные и Работа с базами данных находятся на ленте постоянно. Остальные появляются или исчезают в зависимости от того, какой документ активен в рабочей области. Например, вкладка Работа с таблицами, содержащая набор инструментов для работы с таблицами, отображается только в случае, если в рабочей области Access открыта таблица.

· Панель объектов (Область переходов) отображает список документов базы данных (таблиц, запросов, форм, отчетов, макросов) и позволяет переключаться между ними. Чтобы открыть документ базы данных, достаточно дважды щелкнуть кнопкой мыши на его названии в области переходов. Для скрытия и открытия области переходов служит кнопка

· Окна/вкладки документов. Документы базы данных располагаются в рабочей области Access в виде вкладок или в виде перекрывающихся окон.

· Строка состояния отображает подсказки и сообщения о состоянии программы, а также содержит ряд кнопок, позволяющих быстро переключаться между различными режимами работы с текущим документом.

СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦ

В MS Access 2007 таблицы можно создавать тремя способами: в режиме конструктора, в режиме таблицы и на основе шаблона. Для создания таблиц на вкладке Созданиеимеется группаТаблицы(Рис. 2).

Рис. 2. Способы создания таблиц

Основным режимом создания таблиц является режим Конструктора, так как он предоставляет пользователю большой выбор параметров для настройки любого элемента. В этом режиме создаётся только структура таблицы. Для ввода данных необходимо перейти в Режим таблицы.

При создании в Режиме таблицы перед пользователем отображается заготовка для таблицы в виде строк и столбцов. В этом режиме можно как добавлять/удалять поля таблицы, так и вводить данные.

Создание на основе шаблона позволяет получить готовую, буквально в одно нажатие кнопки, базу данных. При этом если не устраивает шаблон – можно перейти в режим конструктора и изменить любой элемент таблицы.

Переключение режима работы осуществляется с помощью кнопки Режим, которая находится на ленте, на вкладках Главная, Режим таблицы или Конструктор (на всех вкладках эта кнопка крайняя слева) (Рис. 3).

Рис. 3. Переключение режимов отображения таблицы

При переключении в режим Конструктора на ленте появляется вкладка Работа с таблицами, содержащая набор инструментов для работы с таблицами (Рис. 4).

Рис. 4. Контекстная вкладка Работа с таблицами

СОЗДАНИЕ ЗАПРОСОВ

В MS Access 2007 таблицы можно создавать двумя способами: в режиме мастера запросов и в режиме конструктора. Для создания запросов на вкладке Созданиеимеется группаДругие(Рис. 5).

Рис. 5. Способы создания запросов

В Режиме мастера запрос создаётся в диалоговом режиме. Пользователь отвечает на вопрос и нажимает кнопку Далее. В этом режиме можно создать 5 типов запросов: Простой подробный, Простой итоговый, Перекрестный, Повторяющиеся записи и Запрос без подчиненных.

Основным режимом создания запросов является режим Конструктора. Окно Конструктора запросов (Рис. 6) разделено на две панели: верхняя панель, включает таблицы и запросы, выбранные в качестве источника создаваемого запроса, нижняя панель - является бланком запроса по образцу, который нужно заполнить. В этом режиме в запросе можно создавать вычисляемые поля содержащие математические формулы для расчета данных.

Запрос, созданный в режиме мастера всегда можно исправить или изменить в Конструкторе. Переключение режима работы осуществляется с помощью кнопки Режим на ленте.

Рис. 6. Конструктор запросов

При переключении в режим Конструктора на ленте появляется вкладка Работа с запросами/Конструктор, на которой расположены инструменты для работы с запросами. На этой же вкладке расположены кнопки для создания запросов действия: запрос на создание таблицы, на удаление, на добавление, на обновление.

СОЗДАНИЕ ФОРМ

В базе данных Access формы можно создавать тремя способами: с помощью заготовок (шаблонов); с помощью Мастера форм, с помощью Конструктора форм

Открывать формы можно тоже в трёх режимах: Режим формы (для просмотра и ввода данных), Режим макета (для небольшого редактирования) и режим Конструктора (основной режим для создания формы). Режимы можно переключать с помощью кнопки Режим на ленте.

Инструменты для создания форм расположены в группе Формы на вкладке Создание (Рис. 7) и контекстных вкладках Конструктор и Упорядочить.

Рис.7. Группа Формы

Создание с помощью заготовок позволяет получить форму одним нажатием кнопки. Сначала на Панели объектов выбирается таблица, на основе которой будет построена форма, а затем нажимается соответствующая кнопка (Форма, Разделённая форма, Несколько элементов). При необходимости можно перейти в режим конструктора и изменить любой элемент.

В Режиме мастера сначала из таблиц или запросов выбираются поля, которые будут отображаться в форме (можно выбирать поля из нескольких таблиц). Затем выбирается вид формы и стиль оформления.

В режиме конструктора перед пользователем открывается окно Конструктора форма состоящее из нескольких областей: Заголовок формы, Область данных, Примечание формы, Верхний/Нижний колонтитулы(Рис. 8). Все области, кроме Области данных можно скрыть или отобразить. Поля из таблиц в заготовку формы можно добавлять перетаскиванием.

Рис. 8. Рабочее окно Конструктора форм

СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ

Отчёты в базе данных Access можно создавать тремя способами: с помощью заготовок (Отчёт, Наклейки, Пустой отчет); с помощью Мастера форм, с помощью Конструктора форм

Открывать отчёты можно в четырех режимах: Представление отчёта (для просмотра отчета), Предварительный просмотр (как отчет будет выглядеть при печати), Режим макета(можно просмотреть внешний вид макета и внести небольшие изменения) и режим Конструктора.

Инструменты для создания форм расположены в группе Отчёты на вкладке Создание (Рис. 9) и контекстных вкладках Конструктор, УпорядочитьиПараметры страницы.

Рис.9. Группа Отчёты

Режимы создания отчётов, в целом аналогичны режимам создания форм. Отличием являются две дополнительные области в окне конструктора отчетов, которых нет в формах: Заголовоки Примечание группы (Рис. 10). С помощью этих областей можно производить группировку по какому либо полю. Группировку можно задать как при создании отчета, так и добавить позже.

Рис. 10. Структура отчёта

При создании отчета в режиме мастера, для задания группировки необходимо на третьем шаге выбрать поле для группировки. В дальнейшем, если в созданном отчете перейти в режим Конструктора, там будет отображаться область Заголовок группы, в котором будет находиться поле группировки. Область Примечания группы отображается с помощью кнопки Больше на панели Группировка, сортировка и итоги (Рис. 11).

Рис. 11. Панель Группировка, сортировка и итоги

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА

Задание 1. Кассой аэропорта предоставляется отчетность, в которой отражается количество проданных билетов за каждый месяц. Необходимо создать базу данных, в которой будет вестись учет всех проданных билетов и будет автоматически формироваться отчет. В базе должны быть созданы средства для облегчения ввода данных и предусмотрена возможность просмотра количества билетов проданных на рейсы в какой либо из пунктов назначения по выбору.

Таблица 1.3 – Список рейсов

Рейс	Дата	Время	Маршрут	Авиакомпания	1 класс	Бизнес	Эконом
А(5)	Дата/время (Краткий формат даты)	Дата/время (Краткий формат времени)	А(20)	А(25)
АЭ001	12.10.2011	17:50	Москва	Аэрофлот
ЛГ030	12.10.2011	17:55	Берлин	Lufthansa
…	…	…	…	…	…	…	…
БА001	14.11.2011	09:10	Москва	Белавиа

I. Конструирование таблиц

Задание 1.1.

Создать в Microsoft Access базу данных Лаб5_Аэропорт, сохранив ее в вашей личной папке. Сконструировать и сохранить структуру таблиц Авиакомпании, Расстояния и Рейсы на основе таблиц 1.1, 1.2, 1.3.

В таблицах вторая строка - это строка со служебной информацией. Эти данные называются шаблонами. Они указывают тип и размер данных:

99-означает, что в столбце должны быть числовые данные без дробной части;

А(15)-в столбце текстовые данные размером не более 15 символов;

Дата – тип данных дата/время, формат поля – Краткий формат даты;

Время – тип данных дата/время, формат поля – Краткий формат времени.

Объект OLE - содержит ссылку на OLE-объект (лист Microsoft Excel, документ Microsoft Word, звук, рисунок и т. п.). В нашем случае будет рисунок.