Информационно-справочные документы. Справки и докладные записки.
Справки – документы, содержащие описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки обычно делят на две группы: информация о фактах и событиях служебного характера и справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Это справки о подтверждении места учебы и работы, занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т.п. Приведем примеры.
Московское городское объединение Генеральному дирек-
книжной торговли «Москнига» тору объединения
Кировское районное книготорговое "Москнига"
объединение Колесову В.В.
Магазин № ...
Справка
Дата Номер
О комплектовании товарных фондов
в 20... г.
В 19... г. комплектование товарных фондов магазина происходило за счет следующих источников (в тыс. руб.):
1. Книготорговая база "Москнига" - ...
2. Объединение "Книгоэкспорт" - ...
3. Издательство "Прогресс" - ...
4. Специальная книжная экспедиция - ...
Директор магазина (подпись)
Московский государственный
историко-архивный институт
Справка
Дата Номер
Кузькова Анна Ивановна учится на III курсе дневного отделения факультета государственного делопроизводства.
Справка выдана для представления в поликлинику.
Декан
факультета
государственного
делопроизводства (подпись)
Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующийего о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, содержащий выводы и предложения составителя. Текст докладной записки делится на две части: констатирующая, где излагаются факты или описывается ситуация, и вторая – где излагаются предложения, просьбы.
Контрольно-ревизионный отдел Генеральному директору
Дата объединения Чеботареву И.И.
Докладная записка
О назначении документальной ревизии в магазине № ...
При проведении 09.04.94 г. инвентаризации товарных фондов магазина № ... обнаружена недостача различных товаров на сумму ... руб.
Прошу Вас назначить документальную ревизию товарных операций магазина № ... за период с 01.01.94 по 09.04.94 г.
Зам начальника отдела (подпись)
Nota bene!
1. Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок.
2. Внутренние докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листке бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка; наименование структурного подразделения, вид документа, дата. Подписывает – составитель.
3. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается руководством.
4. Как и во всяком документе, в докладной записке заголовок начинается с предлога о и формулируется с помощью отглагольного существительного: О назначении..., О проверке и т.п.
Деловые письма. Деловые письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержания писем. Классификацию деловых писем позволяет построить классификация производственных ситуаций, вызывающих необходимость в переписке.
По функциональному признаку письма можно разделить на две группы:
1) письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение и др.);
2) письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение и др.).
Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.
Письма можно классифицировать по аспектам. Можно выделить следующие аспекты в содержании деловых писем:
1) факт напоминания – письмо-напоминание;
2) выражение гарантии – письмо гарантийное;
3) указание на достигнутую степень согласия, свершившийся факт – письмо-подтверждение;
4) информирование о намечаемых или уже проведенных мероприятиях – информационное письмо;
5) указание на факт отправки прилагаемых к письму документов – сопроводительное письмо;
6) предупреждение о возможных ответных шагах и т.д. – письмо-предупреждение.
Одно и то же письмо может содержать гарантию, просьбу и напоминание, т.е. быть многоаспектным.
По тематическому признаку проводится условное различение между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции. В сфере торговых отношений сложились определенные типы коммерческих писем: письмо-запрос; ответ на запрос; письмо-извещение; письмо-предложение (оферта); письмо-ответ на предложение; письмо-подтверждение заказа; письмо-отказ от поставки товара, от оплаты и т.п.; письмо-рекламация; письмо-ответ на рекламацию и др. Количество видов писем соответствует практическим ситуациям, вызывающим необходимость письменного общения партнеров.
Рассмотрим некоторые образцы деловых писем.
Сопроводительное письмо – письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму.
Например:
Направляем Вам на рецензирование рукопись «Программы курса «Организация делопроизводства». Программа предполагается как типовая для всех техникумов по делопроизводству. Отзыв просим прислать до 12 ноября 19... г.
Приложение: на 24 л. в 1 экз.
Письмо-приглашение – письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.
Например:
Учебно-методическое объединение (УМО) 22-23 июня проводит широкое обсуждение модели специалиста "Документовед-организатор документационного обеспечения управления". Так как специалисты такого профиля работают на предприятиях и в учреждениях отрасли, просим Вас принять участие в работе УМО, высказать свои предложения по корректировке учебного плана.
Заседание состоится в помещении Московского историко-архивного института по адресу: ул. 25 Октября, д. 15, актовый зал. Начало работы в 10 ч. утра. Иногородние участники обеспечиваются общежитием.
Председатель Совета УМО
проф., докт. ист. наук В.И. Дурновцев
Гарантийное письмо – документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.
Например:
Просим Вас оказать помощь в установке и наладке машин вычислительного центра института.
Оплата гарантируется со счета № ... в .... отделении Госбанка.
Завод готов принять на работу выпускницу института по специальности документовед-организатор документационного обеспечения управления. Ее муж также может рассчитывать на трудоустройство в городе по своей специальности.
Инициативное письмо –это письмо, требующее ответа. Большая категория таких писем, выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов.
Например:
При развертывании работпо реставрации исторических ценных зданий института выяснилась невозможность поэтапного проведения реставрации с продолжением учебного процесса в части помещений. Просим Вас оказать содействие в выделении арендных помещений площадью ... кв. м. для перенесения всех учебных занятий на время реставрации зданий.
Письмо-ответ – по своему содержанию носит зависимый характер от инициативных писем, так как тема его текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от ' предложения, выполнения просьбы.
Например:
|
115422, Москва,
ул.Зеленая, д.5, кв.38
Иванкину М.П.
Сообщаем Вам, что документы Петровской МТС Климовского района Ивановской области за 1934-1935 гг. в архив на хранение не поступали, в связи с чем подтвердить стаж Вашей работы в названной МТС за указанные годы не представляется возможным.
Директор Госархива Н.К. Крымкина
Письмо-запрос – коммерческий документ, представляющий собой обращение импортера к экспортеру с какой-либо просьбой.
Например:
Касательно: альбома образцов
Настоящим просим выслать нам Ваш последний альбом образцов хлопчатобумажных, шерстяных и вискозных тканей, а также прейскурант на 19... г.
С уважением
Экспортлен (подпись)