Методы оптимизации коммуникации в организациях. Совершенствование межличностного общения и информационного обмена в организации. Регулирование информационных потоков.

Менеджерам, стремящимся стать эффективными коммуникаторами, следует выполнять две задачи: • улучшать свои сообщения - информацию, которую они хотят передать, т. е. лучше кодировать; • улучшать собственное понимание того, что другие люди стараются сообщить им, т. е. декодировать сообщения. Таким образом, менеджеры должны стремиться не только к тому, чтобы быть понятыми, но и к тому, чтобы понять. Существуют следующие методики облегчения выполнения этих задач: • разъяснение истинного смысла информации; • регулируемый информационный поток; • использование обратной связи; • сопереживание; • повторение; • поощрение взаимного доверия; • эффективное распределение времени; • упрощенный язык; • эффективное слушание. 2. Разъяснение истинного смысла информации. Иногда получатели информации неправильно ее интерпретируют. Данная методика включает допущение, что если вы неправильно поняты, то по возможности вам следует донести истинный смысл информации до получателя. Регулируемый информационный поток. Регулируемое общение может обеспечить оптимальный поток информации к менеджерам, устраняя барьер «перегрузки общения». Общение может регулироваться как качественно, так и количественно. Это означает, что только существенная информация должна привлекать внимание вышестоящих руководителей. Официальное общение должно происходить только для решения вышестоящими руководителями важных вопросов, а не ради общения (бывает, что некоторые сотрудники, клиенты не ценят время руководителя и желают не только решить вопросы, но и просто «пообщаться»). Использование обратной связи. Обратная связь является важным элементом эффективного двустороннего общения. Она дает возможность коммуникатору (чаще всего руководителю) определить, получено ли его сообщение и вызвало ли оно ожидаемый ответ. Сопереживание - это способность ощутить себя на месте другого человека (чаще всего получателя, чем коммуникатора) и понять его точку зрения и эмоции. Сопереживание требует, чтобы коммуникаторы вообразили себя на месте получателя, ожидая, как сообщение должно быть декодировано. Повторение является общепринятым принципом обучения. Повторение или избыток в общении (особенно технической природы) гарантирует, что если одна часть сообщения не понята, то другие его части несут то же сообщение. Поощрение взаимного доверия. Давление времени часто означает, что менеджеры не могут доводить до конца общение и поощрять обратную связь или восходящее общение во время всего общения. При этих обстоятельствах атмосфера взаимного понимания и доверия между менеджерами и их подчиненными может облегчить общение. Менеджеры, создавшие климат доверия, считают, что поскольку они добились значительного доверия к сообщению со стороны подчиненных, последующая проверка каждого сообщения не сопряжена с утратой взаимопонимания. Эффективное распределение времени. Люди ежедневно получают тысячи сообщений. Ввиду невозможности вникнуть во все сообщения многие из них никогда не декодируются и не доходят до получателя. Менеджеры должны представлять, что в то время, пока они общаются с получателем, одновременно поступают другие сообщения. Следовательно, сообщение менеджера может быть «не услышано». Сообщения, которые не конкурируют с другими сообщениями, вероятнее всего будут поняты. На основе ежедневного опыта эффективное общение может быть облегчено путем рационального использования времени. Барьеры общения могут возникнуть из-за плохого расчета времени, что в результате ведет к разрыву и оценочным суждениям. Упрощенный язык. Сложный язык - значительный барьер для эффективного общения. Менеджеры должны помнить, что эффективное общение подразумевает передачу не только информации, но и ее понимания. При отсутствии понимания общение не происходит. Менеджеры должны кодировать сообщения и слова, которые были бы понятны получателям. Эффективное слушание. Для улучшения общения менеджеры должны стремиться не только к тому, чтобы быть понятыми, но и чтобы понять, т. е. к слушанию. Однако недостаточно только лишь слушать - необходимо слушать, понимая сообщение. Менеджеру следует развивать искусство слушания. По эффективному слушанию в организационных делах дается масса советов. Например, Кейт приводит «Десять рекомендаций для хорошего слушания»: • не перебивать говорящего; • создать говорящему обстановку, облегчающую процесс высказывания; • показать говорящему, что вы хотите слушать; • устранить все отвлекающее; • сопереживать с говорящим; • быть внимательным; • сдерживать свой нрав; • легко воспринимать аргументы и критику; • задавать вопросы; • не перебивать говорящего (это первая и последняя заповедь слушающего, «альфа» и «омега» эффективного слушания).