Виды коммуникаций в организации. Коммуникационные сети

l Виды коммуникаций в организации

Межличностные коммуникации – коммуникации, осуществляемые между людьми в ситуациях лицом к лицу и в группах с помощью слов и несловесных средств общения.

На межличностные коммуникации оказывают влияние различные факторы.

Вербальные коммуникации – коммуникации, осуществляемые с помощью устной речи как системы кодирования

Невербальные коммуникации –сообщения, посланные отправителем без использования устной речи как системы кодирования, например с помощью жестов, мимики, поз, взгляда, манер

Формальные коммуникации – коммуникации, определяемые существующими регламентами:

l организационными (организационной структурой)

l функциональными (Положением об отделах и службах)

Неформальные коммуникации – социальные взаимодействия между людьми, отражающие выражение человеческой потребности в общении

l Виды неформальных коммуникаций «виноградная лоза»

Вероятностная цепочка, когда новость передается случайным образом

l Виды слухов

l Виды коммуникаций в организации

Горизонтальные коммуникации – коммуникации, направленные на координацию и интеграцию деятельности сотрудников различных отделов и подразделений на одних и тех же уровнях иерархии для достижения целей организации

Диагональные коммуникации – коммуникации, осуществляемые работниками отделов и подразделений различных уровней иерархии. Используются, когда коммуникации другими способами затруднены

Нисходящие коммуникации – коммуникации, направленные сверху вниз – от руководителя к подчиненному

Восходящие коммуникации – коммуникации, направленные снизу вверх – от подчиненного к руководителю

l Цели нисходящих коммуникаций

1. Поставить подчиненным конкретные задачи для выполнения работы

2. Предоставить информацию для выполнения работы

3. Осуществить инструктирование по ходу работы

4. Обеспечить обратную связь с подчиненными по результатам деятельности

5. Оперативно сообщить новости о деятельности организации

6. Обеспечить социальную поддержку подчиненным

l Виды передаваемой информации при нисходящих коммуникациях

1. Об изменениях в политике организации

2. О бюджете организации, его изменении, исполнении

3. Директивы вышестоящих органов управления

4. О новых системах и процедурах

5. Инструкции, информация для выполнения задания

6. О кадровых перемещениях и реорганизации

l Цели восходящих коммуникаций

1. Получить достоверную информацию о ходе выполнения работы и конечных результатах

2. Обеспечить обратную связь с руководителем о полученных заданиях

3. Изучить мнение подчиненных по интересующим вопросам

4. Получить представление об улучшении деятельности организации

l Виды передаваемой информации при восходящих коммуникациях

1. Отчеты о выполнении работы, проблемах, возникших в ходе работы

2. Обращения с просьбой получить консультации по интересующим вопросам

3. Жалобы подчиненных

4. Предложения подчиненных

5. Мнения подчиненных

Коммуникационная сеть - система физических каналов связи и коммутационного оборудования, реализующая тот или иной низкоуровневый протокол передачи данных. Существуют проводные, беспроводные (использующие радиоволны) и волоконно-оптические каналы связи. По типу переносимого сигнала выделяют цифровые и аналоговые сети. Назначением коммуникационных сетей является передача данных с минимальным количеством ошибок и искажений. На основе коммуникационной сети может строиться информационная сеть, к примеру на основе сетей Ethernet как правило строятся сети TCP/IP, которые в свою очередь образуют глобальную сеть Интернет. Примерами коммуникационных сетей являются:

компьютерные сети,

телефонные сети,

сети сотовой связи,

сети кабельного телевидения.

12.Методы и инструменты повышения эффективности коммуникаций.

Главная цель коммуникационного процесса заключается в обеспечении понимания передаваемой информации.

Выделяют восемь основных категорий коммуникационного процесса:

ü отправитель — человек (или группа), желающий сообщить информацию;

ü сообщение — информация, смысл и идея, которые хочет передать отправитель;

ü канал — способ, которым передается информация: устно, письменно, невербально, по телефону, через Интернет и т.п.;

ü код — система знаков и символов, посредством которой передается смысл сообщения. В качестве кода могут выступать слова, произнесенные вслух, написанный текст, жесты, мимика, условные сигналы и т.п.;

ü контекст — внешняя среда, обстановка, ситуация, наполненные индивидуально различимыми смыслами и ассоциациями;

ü получатель — человек (или группа), до которого отправитель хочет донести свое сообщение;

ü шумы (помехи) — все, что искажает смысл сообщения;

ü обратная связь — реакция (отклик) получателя на воспринятое им послание.

Важно отметить, что вследствие несовершенства кода, различий в интерпретации контекста и воздействия шумов на каждом этапе коммуникативного процесса смысл воспринятого сообщения может (существенно) отличаться от начального, сформулированного отправителем.

Различают межличностные и организационные коммуникации. Если проблемы межличностных коммуникаций кроются в индивидуальных особенностях людей и контексте передачи сообщения, то основным фокусом организационных коммуникаций становится создание эффективной системы передачи сообщений.

Существует множество способов повышения эффективности межличностных коммуникаций. Перечислим лишь некоторые:

l проясняйте свои идеи до того, как начнете их высказывать (передавать другим людям);

l будьте восприимчивы к возможным семантическим проблемам;

l следите за выражением своего лица, жестами, позой, интонациями;

l выражайте открытость и готовность понимать;

l добивайтесь установления обратной связи, используя следующие приемы:

l задавайте вопросы;

l попросите собеседника пересказать ваши мысли;

l оценивайте язык поз, жестов и интонаций собеседника, которые могут указывать на замешательство и непонимание;

l контролируйте первые результаты работы;

l всегда будьте готовы ответить на вопросы.

Барьеры на пути организационных коммуникаций:

· искажение сообщений. Возможные причины: непреднамеренно, в результате затруднений в межличностных коммуникациях; сознательно, когда кто-либо из менеджеров среднего звена не согласен с сообщением и модифицирует его таким образом, чтобы сообщение отражало его интересы; в результате фильтрации; из-за статусных различий; из-за страха перед наказанием или при ощущении бессмысленности коммуникации;

· информационные перегрузки — превышение реальных возможностей системы и входящих в нее людей обрабатывать информацию;

· неэффективная структура организации — чем выше в организации вертикаль власти (количество иерархических уровней), тем больше вероятность искажения информации;

· некомпетентность персонала — коммуникативная, профессиональная и методологическая;

· неэффективный способ организации работ и распределения задач;

· конфликты как между подразделениями, так и между людьми.

Пути повышения эффективности организационных коммуникаций:

· создавайте системы обратной связи;

· регулируйте информационные потоки;

· предпринимайте управленческие действия, способствующие облегчению обмена информацией по вертикали и горизонтали.

· развертывайте системы сбора предложений;

· используйте внутриорганизационные информационные системы: корпоративные печатные издания, стенгазеты, стенды, Интранет и т. п.;

· применяйте достижения современных информационных технологий.

Для повышения эффективности восходящих коммуникаций используют следующие методы:

− процедура обжалования, которая позволяет работникам обратиться с

жалобой к вышестоящему руководителю в обход своего непосредственного начальника. Данная процедура защищает работника от произвола их непосредственного начальника и поощряет подачу жалоб. В настоящее время в некоторых компаниях создаются специальные комитеты для рассмотрения

жалоб;

− политика открытых дверей, т. е. дверь к руководителю открыта для

того, чтобы можно было поделиться с ним своими соображениями;

− консультации, опрос общественного мнения, собеседования с работ-

никами, увольняющимися из организации. Отдел кадров может значительно

повысить эффективность восходящих коммуникаций путем недирективных

конфиденциальных консультаций, опросов мнения работников, интервью с ра-

ботниками, увольняющимися из организации;

− партисипативные методы – принятие решений с участием работников.

Во многих исследованиях отмечается, что эти работники испытывают большее

удовлетворение от работы, более преданы своей организации и лучше

работают, чем те, кто не вовлечен в процесс коммуникации;

− использование приемов активного слушания – наиболее простого и

эффективного способа развития навыков слушания. Руководитель с развитыми

навыками слушания значительно повышает эффективность восходящих

коммуникаций.

13. Сущность и содержание мотивации. Мотивация и психологический контракт.

Проблема управления персоналом тесно связана с мотивацией. Обеспечение соответствующего уровня мотивации позволяет решать задачи повышения результативности труда каждого сотрудника и эффективности всего производства; обеспечения систематического роста квалификации кадров; стабилизации коллектива.

Мотивация – это внешнее воздействие на трудовое поведение человека для достижения личных, групповых и общественных целей.

Мотивация является основой поведения человека и основой результативности функционирования и развития организации в целом.

Мотивация – это процесс, обусловленный физиологической или психологической потребностью, которая создает побуждение к действию или активности. То, что может удовлетворить эту потребность, становится целью, к которой человек стремится.

Мотивационная сфера человека динамична и сложна. В процессе поведения мотивы человека могут преобразовываться, меняться: то, что было главным, становится второстепенным и наоборот. Таким образом, возникает система, иерархия мотивов. Человек делает что-то, руководствуясь несколькими побуждениями, которые могут иметь направленность на одну или несколько целей, иметь схожую или разную направленность.

Задачи, которые решаются на основе мотивации:

1) признание труда сотрудников, добившихся высоких результатов, в целях дальнейшего стимулирования их творческой активности;

2) демонстрация одобрительного отношения фирмы к высоким результатам труда сотрудников;

3) популяризация получивших признание результатов труда сотрудников;

4) применение различных форм признания заслуг;

5) улучшение морального состояния работников через соответствующую форму признания;

6) обеспечение процесса повышения трудовой активности сотрудников.

Различают следующие виды мотивации:

1) материальная мотивация – стремление к достатку, более высокому уровню жизни;

2) трудовая мотивация – потребность в содержательной, интересной, полезной работе;

3) статусная мотивация – стремление к повышению значимости, статуса в организации (формального и неформального);

4) нормативная мотивация – побуждение человека к определенному типу поведения посредством нормативного воздействия (информирование, убеждение, внушение);

5) принудительная мотивация – использование власти и угроза неудовлетворения потребностей;

6) стимулирующая мотивация – воздействие на основе стимулов, побуждающих работника к определенному поведению;

7) внутренняя мотивация – проявляется, когда человек сам формирует мотивы;

8) внешняя мотивация – воздействие на субъект происходит извне;

9) положительная мотивация – способствует эффективному достижению целей;

- отрицательная мотивация – препятствует достижению целей (демотивация).

Различные виды мотиваций не исключают, а взаимодополняют друг друга.

Психологический контракт можно описать как набор взаимных неписанных ожиданий, существующих между работниками и работодателем. Он подразумевает, что существует непрописанный, постоянно действующий набор ожиданий у каждого сотрудника организации, который затрагивает предположения, ожидания, обещания и взаимные обязательства. Психологический контракт подсказывает ответы на два ключевых вопроса трудовых отношений, которые волнуют людей: «Чего я могу ожидать от организации» и «Какой вклад и в каком объеме от меня ожидается взамен?».