Поведение участников совещания

Эффективность любого совещания во многом зависит от со-блюдения его участниками определенных поведенческих норм. Назовем основные из них.

• На совещание нельзя опаздывать. Опоздавший человек про-являет неуважение к собравшимся, отвлекает внимание присут-ствующих, дезорганизует работу совещания. Рекомендуется при-ходить чуть раньше указанного времени.

• Следует удерживаться от замечаний и высказываний, не имеющих отношения к вопросам повестки дня.

Глава 4. Этика и этикет в устных видах делового общения

• Необходимо своевременно представлять имеющуюся ин-формацию. Она должна быть точной, объективной и уместной.

• Важно критически оценивать информацию, поступающую в ходе обсуждения; тщательно взвешивать приводимые доводы: от-мечать плюсы и минусы выдвинутых положений.

• Желательно посмотреть на вопрос с позиции говорящего: уметь уловить то, что сказано «между строк»; понять отношение

к проблеме других участников совещания.

• Нельзя увлекаться обсуждением какого-либо вопроса со своим соседом. Это создает шум в аудитории, мешает присут-ствующим участвовать в дискуссии.

• Нужно увязывать свои размышления и комментарии с раз-витием мысли группы, т. е. научиться осмысливать проблему со-вместно с группой.

• Целесообразно стимулировать высказывания коллег, пози-тивно поддерживать их предложения.

При проведении совещания нередко приходится иметь дело с определенными характерными типами участников обсуждения.

В книге Л. Зайверта «Ваше время в ваших руках» называются эти типы и даются советы относительно того, как с ними обходиться или как их нейтрализовать. Например:

Спорщик. Сохранять невозмутимость и деловитость.Предо-ставить группе опровергать его утверждения.

Позитивист. Предложить ему подведение итогов,сознатель-но втянуть в дискуссию.

Всезнайка. Призвать группу занять определенную позицию поотношению к его утверждениям.

Словоохотливый. Тактично прерывать.Напоминать о регла-менте.

Застенчивый. Ставить несложные вопросы,укрепить его уве-ренность в своих силах.

Негативист. Признать,оценить его знания и опыт.

Не проявляющий интереса. Спросить его о работе.Привестипримеры из его сферы интересов.

Деловая этика

«Крупная шишка». Избегать прямой критики,применять так-тику «да, но».

Расспрашивающий. Адресовать его вопросы группе.

В заключение приведем рекомендуемые специалистами вопросы для оценки коммуникативного поведения участников совещания.

1. Какое влияние вы оказали на ход совещания?

2. Каким образом удалось завязать разговор, исходя из назрев-ших проблем?

3. В какой мере использовались для поддержания интенсивно-сти разговора вопросы, обобщения, переключения?

4. Обеспечивались ли равные возможности присутствующих для участия в дискуссии?

5. Как вы реагировали на недоразумения, неоправданные от-ступления от темы, необоснованные утверждения или возраже-ния, ненужные повторения?

6. Была ли достигнута деловая, творческая атмосфера и как удалось ее создать?

7. Какие из высказанных предложений показались вам наибо-лее конструктивными?

8. Насколько удачным и мобилизующим было заключитель-ное слово?

9. Какие недостатки в организации делового совещания ска-зались в ходе его проведения? Что нужно сделать, чтобы не допу-стить их вновь?

10. Что еще предпринять, чтобы следующее деловое совеща-ние дало максимальный эффект?

Эти вопросы помогут руководителям и участникам находить допущенные ими в ходе совещания ошибки и избегать их в даль-нейшем.

Литература

1. Веснин, В.Р. Практический менеджмент персонала : пособие по кадровой работе / В.Р. Веснин. – М. : Юристъ, 1998. – С. 330–333.

2. Павлова, Л.Г. Основы делового общения : учебное пособие

/ Л.Г. Павлова ; под ред. Л.А. Введенской. –2-е изд. – Ростов н/Д : Феникс, 2009. – С. 284–294.

Глава 4. Этика и этикет в устных видах делового общения