Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес. 4 страница
В нотариальной палате ведется журнал учета лиц, наделенных полномочиями нотариуса. В данном журнале указываются дата передачи полномочий нотариусом лицу, замещающему его, дата начала и завершения (если это возможно определить) срока исполнения обязанностей нотариуса замещающим его лицом, дата возвращения нотариуса к исполнению своих обязанностей, номер и дата распоряжения нотариуса о временном его замещении.
При совершении нотариальных действий временно замещающее нотариуса лицо использует личную печать, штампы и бланки нотариуса, которого замещает, регистрирует нотариальные действия в реестре регистрации нотариальных действий замещаемого нотариуса. Лицо, замещающее временно отсутствующего нотариуса, в оформляемых им нотариальных документах слова "нотариус", "нотариусом" заменяет словами "временно исполняющий (исполняющим) обязанности нотариуса" (с указанием фамилии, имени, отчества нотариуса и наименования соответствующего нотариального округа), а также указывает свои фамилию, имя, отчество.
Личная печать с воспроизведением Государственного герба РФ, штампы, бланки, реестры для регистрации нотариальных действий и другие дела передаются нотариусом лицу, его замещающему, по акту. При совершении нотариальных действий временно исполняющий обязанности нотариуса использует личную печать и бланки нотариуса, регистрирует нотариальные действия в реестре регистрации нотариальных действий нотариуса.
При возвращении нотариуса к исполнению своих обязанностей личная печать, штампы, бланки, реестр для регистрации нотариальных действий и иные дела временно замещающее нотариуса лицо передает нотариусу по акту.
При невозможности осуществить прием документов самим нотариусом от временно замещающего его лица прием печати нотариуса, штампов, бланков, реестра регистрации нотариальных действий, нотариального архива, документов по нотариальному производству и иных документов производится комиссией.
Акты приема-передачи дел помещаются в номенклатурное дело "Акты приема-передачи дел (документов) и личной печати нотариуса", предусмотренное Примерной номенклатурой с индексом 01-40, со сроком хранения "Постоянно". Периоды исполнения обязанностей лицом, замещающим временно отсутствующего нотариуса, передача дел и печати с воспроизведением Государственного герба РФ учитываются в журнале учета приема-передачи полномочий, дел нотариуса и печати (номенклатурное дело с индексом 01-12 Примерной номенклатуры "Журнал учета приема-передачи полномочий и дел нотариуса" со сроком хранения "Постоянно") <1>. Также нотариусом ведется дело с индексом 01-11 Примерной номенклатуры "Журнал учета соглашений и распоряжений о замещении временно отсутствующего нотариуса" со сроком хранения "Постоянно".
--------------------------------
<1> Приложение 1, образец N 19.
В Правилах не установлено, в какое дело формируются документы, подтверждающие уважительность причин невозможности исполнения нотариусом своих служебных обязанностей. Считаем целесообразным данные документы прикладывать к распоряжениям о замещении временно отсутствующего нотариуса и помещать вместе с распоряжениями нотариуса в дело с индексом 01-10 Примерной номенклатуры "Соглашения и распоряжения о замещении временно отсутствующего нотариуса" со сроком хранения "Постоянно".
Необходимо отметить, что в практической деятельности нотариусов возникла проблема применения п. 99 Правил. Буквальное прочтение п. 99 Правил в новой редакции позволяет сделать вывод том, что нотариус обязан в случае его длительного отсутствия (более трех месяцев) передать свои дела и документы другому нотариусу даже при наличии помощника нотариуса. Так как данное положение противоречит смыслу и содержанию ст. 20 Основ, рекомендуется руководствоваться в данном случае ст. 20 Основ. Правила являются подзаконным нормативным актом, а в случае несоответствия норм подзаконного нормативного акта нормам закона должны применяться нормы закона как правового акта большей юридической силы. Вместе с тем считаем, что в п. 99 Правил должны быть внесены соответствующие изменения, исключающие неясности и противоречия.
Передача дел другому нотариусу. При отсутствии кандидатуры для замещения временно отсутствующего нотариуса возможна передача дел отсутствующего нотариуса другому нотариусу при наличии в нотариальном округе иного нотариуса. Данная процедура значительно отличается от процедуры замещения нотариуса и заключается в следующем.
Во-первых, территориальным органом юстиции совместно с нотариальной палатой принимается решение о наделении иного нотариуса полномочиями по совершению нотариальных действий, требующих использования нотариального архива временно отсутствующего нотариуса, а также нотариальных действий, совершение которых отнесено к исключительной компетенции временно отсутствующего нотариуса.
Во-вторых, нотариус, которому передаются дела на время отсутствия другого нотариуса, осуществляет нотариальные действия от своего имени, пользуется своей печатью, а не печатью временно отсутствующего нотариуса и регистрирует все нотариальные действия в своих реестрах, книгах и журналах.
В-третьих, дела и документы передаются другому нотариусу по акту в следующем объеме:
- в случае длительного отсутствия нотариуса (более трех месяцев) передаче подлежат все дела, сформированные нотариусом, занимающимся частной практикой, или в государственной нотариальной конторе, включая реестры, книги, журналы. При этом дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения должны быть полностью оформлены в соответствии с п. 69 Правил; дела со сроком хранения до 10 лет могут передаваться частично оформленными в соответствии с п. 68 Правил;
- в случае временного отсутствия нотариуса (от семи календарных дней до трех месяцев) подлежат передаче нотариусом другому нотариусу находящиеся в его производстве наследственные дела для дальнейшего ведения и выдачи свидетельств о праве на наследство, алфавитные книги учета наследственных дел, книги учета наследственных дел.
В государственной нотариальной конторе дела в указанном выше объеме в соответствующих случаях передаются:
- нотариусом, работающим в государственной нотариальной конторе, - нотариусу, ответственному за делопроизводство в государственной нотариальной конторе, в соответствии с приказом территориального органа юстиции;
- нотариусом, ответственным за делопроизводство в государственной нотариальной конторе, - другому нотариусу, работающему в государственной нотариальной конторе, определенному приказом территориального органа юстиции, либо нотариусу, занимающемуся частной практикой, определенному приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой;
- работником, ответственным за делопроизводство в государственной нотариальной конторе, - нотариусу, ответственному за делопроизводство, или другому работнику в соответствии с приказом территориального органа юстиции.
В настоящее время нет механизма реализации на практике процедуры передачи дел другому нотариусу. Поэтому передающие стороны сами произвольно определяют порядок передачи дел и работы с данными делами, соблюдая при этом требование о составлении акта приема-передачи дел.
В случае отсутствия в нотариальном округе иного нотариуса, кроме замещаемого, и отсутствия кандидатуры, отвечающей установленным Основами требованиям на замещение временно отсутствующего нотариуса, вопрос о совершении нотариальных действий в данном округе на период временного отсутствия нотариуса по уважительным причинам может быть решен также путем изменения территории деятельности нотариуса другого нотариального округа совместным решением территориального органа и нотариальной палаты. В этом случае дела отсутствующего нотариуса передаются другому нотариусу в порядке, установленном Основами для изменения территории деятельности нотариуса.
Б. Передача дел в связи со сложением полномочий нотариуса
В случае невозможности нотариусом исполнять свои полномочия и (или) содержать архив, а также сложения полномочий нотариусом, занимающимся частной практикой, изменения территории его деятельности, увольнения нотариуса, работающего в государственной нотариальной конторе, или работника, ответственного за делопроизводство, дела и документы передаются по акту:
- нотариусом, занимающимся частной практикой, - другому нотариусу, определенному приказом территориального органа юстиции по согласованию с нотариальной палатой;
- нотариусом, работающим в государственной нотариальной конторе, - нотариусу, ответственному за делопроизводство в государственной нотариальной конторе, в соответствии с приказом территориального органа юстиции;
- нотариусом, ответственным за делопроизводство в государственной нотариальной конторе, - другому нотариусу, работающему в государственной нотариальной конторе, определенному приказом территориального органа юстиции, либо нотариусу, занимающемуся частной практикой, определенному приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой;
- работником, ответственным за делопроизводство в государственной нотариальной конторе, - нотариусу, ответственному за делопроизводство, или другому работнику в соответствии с приказом территориального органа юстиции.
В случае отсутствия нотариуса, занимающегося частной практикой, которому могут быть переданы дела, дела передаются на временное хранение в нотариальную палату.
Срок передачи дел не должен превышать 30 дней с момента сложения полномочий нотариусом, занимающимся частной практикой, если Правилами не установлено иное. При увольнении лица, ответственного за делопроизводство, не являющегося нотариусом, передача дел должна осуществиться до дня его увольнения.
Подлежат передаче все дела, сформированные у нотариуса в соответствии с Правилами, в том числе реестры, книги, журналы постоянного или временного (свыше 10 лет) срока хранения. В случае прекращения полномочий нотариуса, сформировавшего дела, они подлежат временному хранению у нотариуса, которому дела передаются в соответствии с Правилами.
В случае смерти нотариуса, его тяжелой болезни, объявления в розыск, лишения права нотариальной деятельности по решению суда, при наступлении иных обстоятельств, делающих невозможной передачу дел самим нотариусом, дела нотариуса, включая нотариальные архивные документы, в течение двух месяцев передаются другому нотариусу, определяемому в порядке, установленном п. 99 Правил, комиссией, создаваемой приказом территориального органа юстиции по согласованию с нотариальной палатой.
В состав комиссии включаются представители нотариальной палаты и территориального органа юстиции. В случае передачи дел нотариуса, занимающегося частной практикой, председателем комиссии является представитель нотариальной палаты, при передаче дел государственной нотариальной конторы - представитель территориального органа юстиции.
Срок передачи дел продлевается приказом территориального органа юстиции по согласованию с нотариальной палатой.
Нотариальная палата обязана обеспечить сохранность нотариальных документов. Со дня начала работы комиссии, созданной для передачи дел нотариуса, и до момента передачи этих дел другому нотариусу ответственность за сохранность документов возлагается персонально на председателя комиссии.
В случае невозможности передачи дел комиссией (отсутствие информации о месте нахождения подлежащих передаче дел, доступа к ним, наличие иных объективных причин, делающих невозможной передачу дел) председатель комиссии незамедлительно уведомляет об этом территориальный орган юстиции и нотариальную палату в целях обращения в суд для решения вопроса о принудительном изъятии подлежащих передаче дел.
Дела передаются по акту приема-передачи дел на временное хранение <1>, который от имени передающей стороны подписывается членами комиссии. Дела передаются комиссией в порядке, установленном Правилами для передачи дел самим нотариусом. При этом оформление дел, составление акта приема-передачи дел возлагаются на членов комиссии. При необходимости наследственные дела, алфавитные книги учета наследственных дел, книги учета наследственных дел могут быть переданы комиссией в первоочередном порядке по отдельному акту.
--------------------------------
<1> Приложение 1, образец N 20.
Передаче подлежат все дела, сформированные нотариусом, занимающимся частной практикой, или в государственной нотариальной конторе, включая реестры, книги, журналы. При этом дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения должны быть полностью оформлены в соответствии с п. 69 Правил; дела со сроком хранения до 10 лет могут передаваться частично оформленными в соответствии с п. 68 Правил.
Реестры, книги, журналы, не использованные нотариусом, занимающимся частной практикой, передаются в нотариальную палату, а нотариусом, работающим в государственной нотариальной конторе, - в территориальный орган юстиции.
Дела передаются по акту приема-передачи дел на временное хранение, составляемому в количестве, соответствующем числу органов, принявших решение о передаче дел (нотариальная палата, территориальный орган юстиции), а также лиц, принимающих и передающих дела. Дела вносятся в акт приема-передачи дел на временное хранение по разделам: "Нотариальные реестры, книги, журналы", "Наследственные дела", "Иные номенклатурные дела". В конце акта приема-передачи дел на временное хранение делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество включенных в него дел. После передачи дел все экземпляры акта приема-передачи дел на временное хранение подписываются как лицом (лицами), передающим дела, так и лицом (лицами), их принимающим(-и), с проставлением даты подписания акта. Если объем акта приема-передачи дел на временное хранение превышает один лист, его листы прошиваются и нумеруются.
Подписанный акт приема-передачи дел на временное хранение утверждается нотариальной палатой (в случае передачи дел нотариусу, занимающемуся частной практикой) или территориальным органом юстиции (при передаче дел нотариусу государственной нотариальной конторы). Один экземпляр утвержденного акта остается в делах органов, его утвердивших, другие - передаются нотариусам (работникам), принимающим и передающим дела. Копия утвержденного акта о передаче дел нотариусу, занимающемуся частной практикой, в трехдневный срок с момента утверждения направляется нотариальной палатой в территориальный орган юстиции.
Дела постоянного хранения, содержащие документы, не исполненные по не зависящим от нотариуса причинам в течение 75 лет (например, лицо, сдавшее нотариусу документы на хранение, не обратилось за их возвратом), подлежат полному оформлению и передаче в соответствующий архив.
4. Порядок уничтожения дел нотариуса
По истечении срока временного хранения дела уничтожаются нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе - лицом, ответственным за делопроизводство. Отбор дел для уничтожения производится по окончании календарного года нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе - лицом, ответственным за делопроизводство. Дела, срок хранения которых истек, выделяются для уничтожения. Производится полистный просмотр дел с целью их отбора для уничтожения. Отбор дел к уничтожению по заголовкам на обложках не допускается.
Отобранные для уничтожения дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов <1>, составляемый в трех экземплярах, - при уничтожении дел нотариусом, занимающимся частной практикой, и в двух экземплярах в случае уничтожения дел государственной нотариальной конторы.
--------------------------------
<1> Приложение 1, образец N 13.
Акт о выделении к уничтожению документов подписывается нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе - нотариусом, ответственным за делопроизводство. Подпись нотариуса заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба РФ. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Отбор документов для уничтожения производится после составления в порядке, предусмотренном п. 80 Правил, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
Акт о выделении к уничтожению документов в течение трех месяцев после окончания календарного года представляется для согласования экспертной комиссии, которой проверяется правильность отбора документов для уничтожения (проводится экспертиза ценности документов). На основании экспертизы ценности документов экспертная комиссия определяет необходимость исключения отобранных для уничтожения дел из акта о выделении к уничтожению документов. В случае принятия экспертной комиссией решения об исключении из представленного акта дел его текст изменяется подготовившим данный акт нотариусом (работником), ответственным за делопроизводство.
Акт о выделении к уничтожению документов, согласованный экспертной комиссией, представляется на утверждение в нотариальную палату и территориальный орган юстиции (в случае уничтожения дел нотариуса, занимающегося частной практикой) или в территориальный орган (при уничтожении дел государственной нотариальной конторы).
Дела, отобранные для уничтожения, должны быть уничтожены нотариусом, занимающимся частной практикой, или государственной нотариальной конторой в течение 30 дней со дня утверждения акта. Дела уничтожаются любым доступным способом, отвечающим требованиям о неразглашении содержащейся в них информации и невозможности восстановления текста уничтоженных документов. На акте о выделении к уничтожению документов делается отметка о дате и способе уничтожения дел. Отметка подписывается нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе - нотариусом, ответственным за делопроизводство, с проставлением даты и заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба РФ.
Один экземпляр акта о выделении к уничтожению документов с отметкой об уничтожении дел хранится в делах нотариуса, остальные передаются нотариусом, занимающимся частной практикой, в нотариальную палату и территориальный орган юстиции, а государственной нотариальной конторой - в территориальный орган.
Экспертиза ценности документов в процессе формирования, оформления дел, проверки правильности отнесения документов к делам, отбора дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, выделения к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли, ежегодно осуществляется нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе - нотариусом, ответственным за делопроизводство.
§ 5. Заполнение реестров нотариальных действий,
нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей.
Выдача дубликатов документов и выписок из реестра
нотариальных действий
Представляется необходимым детально рассмотреть в данном параграфе следующие вопросы:
- порядок ведения и заполнения реестров для регистрации нотариальных действий, допустимые сокращения слов;
- нотариальные свидетельства;
- удостоверительные надписи;
- выдача дубликатов нотариально удостоверенных документов и выписок из реестра нотариальных действий.
1. Порядок ведения и заполнения реестров для регистрации
нотариальных действий. Допустимые сокращения слов
Статья 50 Основ предусматривает обязанность нотариусов регистрировать в реестре все нотариальные действия.
Формы реестров для регистрации нотариальных действий установлены Приказом Минюста России N 99 <1>.
--------------------------------
<1> В редакции Приказов Минюста России от 28 июля 2003 г. N 180, от 1 августа 2005 г. N 122, от 28 сентября 2005 г. N 183, от 27 декабря 2007 г. N 255, от 16 февраля 2009 г. N 49, от 4 июля 2014 г. N 153.
Порядок ведения и заполнения реестров для регистрации нотариальных действий регламентируется Правилами.
Виды реестров. Приказ Минюста России N 99 предусматривает следующие нотариальные реестры:
- реестр для регистрации нотариальных действий нотариуса;
- реестр для регистрации запрещений отчуждений движимого и недвижимого имущества, а также арестов, наложенных судебными и следственными органами.
Статья 76 Основ предусматривает, что наложение и снятие запрещения отчуждения имущества осуществляются на условиях и в порядке, установленных законодательными актами Российской Федерации. Нормами УПК, АПК и ГПК на стадии судебного разбирательства предусмотрена возможность по заявлению лиц, участвующих в деле, применить меры по обеспечению иска. Мерами по обеспечению иска могут быть: наложение ареста на имущество; запрещение совершать определенные действия; запрещение другим лицам совершать определенные действия, касающиеся предмета спора; приостановление реализации имущества; иные меры. О принятых мерах по обеспечению иска судья или суд незамедлительно сообщает в соответствующие государственные органы или органы местного самоуправления, регистрирующие имущество или права на него, их ограничения (обременения), переход и прекращение. Следовательно, нотариус не участвует в процедуре наложения и снятия запрещений отчуждения движимого и недвижимого имущества; таким образом, вести полноценный и достоверный реестр для регистрации запрещений не представляется возможным. В соответствии с Положением "О Единой информационной системе нотариата Российской Федерации" <1> (далее - Положение о ЕИС) учет информации об арестах и запрещениях ведется в одноименном разделе ЕИС в электронной форме.
--------------------------------
<1> Утверждено в новой редакции решением Правления ФНП от 21 июля 2014 г. (протокол N 12/14).
Реестры для регистрации нотариальных действий нотариуса, в соответствии с Правилами, подразделяются на:
- общие - для регистрации любых нотариальных действий;
- специальные - для регистрации конкретных нотариальных действий, предусмотренных законодательством Российской Федерации (регистрация сделок, свидетельствование подлинности подписи, выдача свидетельств о праве на наследство и т.д.).
Реестры для регистрации нотариальных действий используются в течение календарного года. Одновременно нотариус может вести один общий реестр, по одному специальному реестру. Для регистрации свидетельствования верности копий документов допускается ведение нескольких реестров.
Ведение специальных реестров не исключает возможности регистрации в общем реестре любых нотариальных действий, в том числе и тех, для регистрации которых предусмотрены специальные реестры. По решению нотариальной палаты допускается одновременное ведение двух и более общих реестров. В таком случае специальные реестры не ведутся. Решение нотариальной палаты конкретного субъекта РФ предоставляет право, а не обязанность выбора для нотариусов данного региона.
Оформление и нумерация реестров. Каждому реестру присваивается индекс в соответствии с номенклатурой дел, реестры нумеруются. Индекс и номер реестра указываются на обложке реестра.
Общие реестры нумеруются арабскими цифрами последовательно по мере их заведения после окончания предыдущего реестра (1, 2, 3 и т.д.).
При ведении нескольких общих реестров каждому реестру присваивается отдельный (индивидуальный) цифровой номер, неизменный в течение календарного года, например 1, 2, 3. Указанные номера реестров сохраняются до конца календарного года независимо от количества томов данных реестров (например, если реестр под номером 1 заканчивается, следует завести новый под номером 1 и присвоить реестрам номера томов: т. 1, т. 2).
Присвоение номеров специальным реестрам производится по мере окончания предыдущего реестра и заведения последующего реестра, осуществляется их порядковая нумерация. К порядковому номеру специального реестра, обозначаемому арабскими цифрами, прибавляется буква, соответствующая наименованию нотариального действия (например, 1С - номер первого реестра, заведенного для регистрации сделок; 2С - номер второго реестра для регистрации сделок, заведенного после окончания первого реестра, и т.д.).
Нумерация реестров для регистрации копий осуществляется в специальном порядке. Реестры для регистрации копий нумеруются посредством цифрового и буквенного обозначения. Цифра номера реестра для регистрации копий (в связи с возможностью одновременного ведения нескольких реестров) остается неизменной в течение года. Например, при одновременном заведении нотариусом двух реестров для регистрации копий первому реестру присваивается номер 1К, второму - 2К. Указанные номера реестров сохраняются до конца календарного года независимо от количества томов данных реестров (после завершения реестра под номером 1К следует завести новый под номером 1К и присвоить номер тома: т. 1, т. 2).
Каждому нотариальному действию, внесенному в реестр, присваивается индивидуальный регистрационный номер.
Индивидуальный регистрационный номер нотариального действия, зарегистрированного в реестре, состоит из номера реестра и порядкового номера нотариального действия (например, 1-1087; 4К-1220, где 1, 4К - номер реестра; 1087, 1220 - порядковый номер конкретного нотариального действия в соответствии с его регистрацией в реестре).
При регистрации нотариальных действий в реестрах (как в общих, так и в специальных) применяется сквозная нумерация: регистрационные номера нотариальных действий возрастают от единицы в первом томе реестра до последнего порядкового номера в последнем томе соответствующего реестра.
Внесение исправлений в реестр. Незаполненные строки в реестре должны быть прочеркнуты, подчистки не допускаются. Допускается внесение в реестр поправок (дописок, приписок, исправлений), в обязательном порядке оговариваемых. Поправки должны быть сделаны так, чтобы все ошибочно написанное, а затем зачеркнутое можно было прочесть в первоначальном виде, при этом не допускается использование корректирующей краски. Поправки заверяются подписью нотариуса с проставлением даты и оттиска печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба РФ.
В случае обнаружения ошибок в нумерации нотариальных действий в реестре нотариус не позднее дня, следующего за днем обнаружения ошибки, составляет акт, заверяемый подписью нотариуса, с проставлением даты. Акт подклеивается в конец реестра, на акте и месте склейки ставится оттиск печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба РФ, который проставляется таким образом, чтобы часть изображения печати была расположена на акте, часть - на реестре.
Примеры:
Акт
Настоящий акт составлен в том, что в указанном реестре на стр. 78 ошибочно не использован реестровый номер О-2800 от 16.09.2015, нотариальное действие не состоялось.
17 сентября 2015 года
Печать Нотариус Подпись Иванова И.И.
Акт
Настоящий акт составлен в том, что в указанном реестре на стр. 46 ошибочно допущен повтор реестрового номера Д-2800 от 19.09.2015.
19 сентября 2015 года
Печать Нотариус Подпись Иванова И.И.
При составлении статистического отчета и подсчета количества нотариальных действий расхождения и допущенные ошибки в нумерации нотариальных действий должны быть учтены.
Заполнение реестра по графам. Записи в реестре могут производиться нотариусом, стажером нотариуса, помощником нотариуса или другим уполномоченным на это лицом, работающим по трудовому договору в государственной нотариальной конторе или у нотариуса, занимающегося частной практикой.
В графе 1 реестра указывается порядковый номер нотариального действия с начала календарного года. Индивидуальный номер реестра, являющийся составной частью номера нотариального действия, в графе 1 может не проставляться. При свидетельствовании верности нескольких копий одного документа допускается нумерация совершаемых нотариальных действий одной записью, например 7 - 11 при свидетельствовании верности пяти копий одного документа.
В графе 2 реестра указывается дата совершения нотариального действия, которая должна совпадать с датой, указанной в удостоверительной надписи, в свидетельстве или ином документе, выданном нотариусом, если иное не вытекает из содержания нотариального действия (например, удостоверение достоверности протокола органа управления организации, морской протест, обеспечение доказательств, принятие мер по охране наследственного имущества). Допускается проставление даты с использованием мастичного штампа.
В графе 3 реестра при совершении нотариального действия от имени физического лица указываются его личные данные: фамилия, имя, отчество гражданина, дата его рождения (число, месяц, год - арабскими цифрами) и адрес его места жительства.
При совершении нотариального действия от имени юридического лица указываются его наименование в соответствии с учредительными документами, место нахождения, документы, подтверждающие правоспособность юридического лица: устав; протокол N 1 общего собрания участников о создании общества; свидетельство о государственной регистрации юридического лица, ОГРН; свидетельство о постановке на налоговый учет юридического лица, ИНН, выписка из ЕГРЮЛ - в подтверждение юридического статуса общества на дату совершения нотариального действия.