Картка обліку невиявлених документів
Назва архіву ______________________
Архівосховище № _________________
Фонд № ____, назва фонду _____________________________________________________
| № опису | № справи (документа) | Заголовок справи (документа) | Крайні дати документів | Кількість аркушів у справі (документі) | Назва документа (документів), що підтверджує відсутність справи (документа) | Позначки про хід розшуку | Результати розшуку |
Формат А4 (210 x 297).
| Додаток 32 до Правил роботи архівних установ України | ||||
| Найменування архіву | ЗАТВЕРДЖУЮ Найменування посади керівника архіву | |||
| ______ (підпис) | _______________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище) | |||
| Дата | Відбиток печатки архіву із зазначенням ідентифікаційного коду | |||
АКТ
_______________№_____________
______________________________
(місце складення)
ПРО НЕВИЯВЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ, ПРИЧИНИ ВІДСУТНОСТІ ЯКИХ ДОКУМЕНТАЛЬНО ПІДТВЕРДЖЕНО
Фонд № __________________________
Назва фонду __________________________________________________________________
У результаті ________________________________________ встановлено відсутність у фонді зазначених нижче документів. Причини їх відсутності документально підтверджуються, у зв'язку з чим вважаємо за необхідне зняти з обліку:
| №№ з/п | Опис № | Справа № | Заголовок документів (справи) | Крайні дати | Кількість аркушів | Причини відсутності (назва, номер і дата документа) |
Разом _______________________ справ, __________________________ документів.
(цифрами і словами) (цифрами і словами)
Зміст втрачених документів може бути частково відтворено такими документами:
____________
____________
____________
| Завідувач відділу | ____________ (підпис) | _____________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище) |
| Завідувач архівосховища | ____________ (підпис) | _____________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище) |
| Старший зберігач фондів | ____________ (підпис) | _____________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище) |
____ __________ 20___ року
| СХВАЛЕНО | ПОГОДЖЕНО | ||||
| Протокол засідання Комісії з контролю за наявністю, станом та розшуком документів державного архіву | Протокол засідання Центральної комісії Укрдержархіву з контролю за наявністю, станом і розшуком документів | ||||
| ___________ № ______ | ___________ № ______ | ||||
| Зміни до облікових документів внесено: ________________________________ (найменування посади) | _________ (підпис) | _________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище) | |||
____ __________ 20___ року
Формат А4 (210х297).
| Додаток 33 до Правил роботи архівних установ України | ||||
| Найменування архіву | ЗАТВЕРДЖУЮ Найменування посади керівника архіву | |||
| ______ (підпис) | _______________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище) | |||
| Дата | Відбиток печатки архіву із зазначенням ідентифікаційного коду | |||
АКТ
_______________№_____________
______________________________
(місце складення)
ПРО НЕВИЯВЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ, ШЛЯХИ РОЗШУКУ ЯКИХ ВИЧЕРПАНО
Фонд № ____________
Назва фонду __________________________________________________________________
_____________
У результаті __________________________________________________________________
встановлено відсутність у фонді зазначених нижче документів. Заходи щодо їх розшуку позитивних результатів не дали, у зв'язку з чим вважаємо за доцільне зняти з обліку:
| №№ з/п | Опис № | Справа № | Заголовок документа (справи) | Крайні дати | Кількість аркушів | Можливі причини відсутності |
Разом __________________ справ, ____________________________________ документів.
(цифрами і словами) (цифрами і словами)
Зміст невиявлених документів може бути частково відтворено такими документами:
____________
____________
| Завідувач відділу | ____________ (підпис) | _____________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище) |
| Завідувач архівосховища | ____________ (підпис) | _____________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище) |
| Старший зберігач фондів | ____________ (підпис) | _____________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище) |
____ __________ 20___ року
| СХВАЛЕНО | ПОГОДЖЕНО | ||||
| Протокол засідання Комісії з контролю за наявністю, станом та розшуком документів державного архіву | Протокол засідання Центральної комісії Укрдержархіву з контролю за наявністю, станом і розшуком документів | ||||
| ___________ № ______ | ___________ № ______ | ||||
| Зміни до облікових документів внесено: ________________________________ (найменування посади) | _________ (підпис) | _________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище) | |||
____ __________ 20___ року
Формат А4 (210х297).
| Додаток 34 до Правил роботи архівних установ України |
АКТ про завершення розшуку документів
| Додаток 35 до Правил роботи архівних установ України | ||||
| Найменування архіву | ЗАТВЕРДЖУЮ Найменування посади керівника архіву | |||
| ______ (підпис) | _______________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище) | |||
| Дата | Відбиток печатки архіву із зазначенням ідентифікаційного коду | |||
АКТ
_______________№_____________
______________________________
(місце складення)