Лабораторная работа№4 Поиск документов и папок. Настройка вида проводника системы

В системе имеются развитые возможности для осуществления поиска документов. Поиск осуществляется по полям карточек документов или текстам документов. В результате поиска открывается окно, где содержатся ссылки на найденные по заданным критериям документы.

Примечание. Результаты поиска зависят от прав доступа пользователя, то есть найдутся только те документы, на которые у пользователя есть права хотя бы на просмотр.

Специальный поиск «Мои последние измененные документы»

Он позволяет быстро находить документы, для которых в течение последних 15 дней пользователь осуществлял следующие действия:

• создание документа;

• изменение текста документа;

• создание версии документа;

• изменение карточки документа;

• подписание;

• импорт документа.

Для выполнения этого поиска нужно выбрать в главном меню пункт Поиск/Мои последние измененные документы.

Произвольный поиск по параметрам

Он позволяет искать документы по критериям, задаваемым пользователем. Вызов поиска:

• главное меню Поиск/Поиск документов',

• кнопка на панели инструментов;

• клавиши <Ctrl>+<D>.

Для задания параметров поиска открывается окно «Поиск документов». Поиск можно производить по следующим критериям:

• поиск по полям карточки;

• поиск по тексту документа (полнотекстовый поиск).

Поиск по текстовым полям карточки.

К текстовым полям карточки относятся, например, такие поля, как Наименование.

Если просто ввести в столбце Значение последовательность символов, то будет искаться любое вхождение этой последовательности символов в поле.

Чтобы задать более сложные критерии поиска, необходимо нажать на кнопку При этом откроется окно:

Равно. Значение данного критерия будет использоваться при поиске документов по выбранному текстовому полю. При этом будет проверяться полное совпадение значения данного критерия и значения выбранного текстового поля.

Содержит. Поле служит для задания условий поиска на вхождение подстроки.

Кнопка Добавить предназначена для добавления нового условия в список, для этого предварительно нужно ввести искомую подстроку в поле Равно или Содержит.

Значения. В этом поле содержится список условий, по которым происходит поиск в текстовом поле.

Способ объединения значений. В поле указывается необходимый вариант получаемого результата: удовлетворяющий всем условиям «И», удовлетворяющий хотя бы одному «ИЛИ», не удовлетворяющий ни одному «ВСЕ, КРОМЕ».

Кнопка ОК предназначена для утверждения результирующего условия поиска и перенесения условия в поле Значения.

Поиск по полям карточки, содержащим даты

Поля, содержащие даты, это, например:

Дата создания. Поле, в котором указывается дата создания искомого документа.

Дата редактирования. Поле, в котором указывается дата последнего редактирования искомого

документа.

Окно, в котором задаются критерии, содержит поля:

Равно. Значение данного критерия будет использоваться при поиске документов по выбранному полю. При этом будет проверяться полное совпадение значения данного критерия и значения выбранного поля.

С:. Поле служит для задания в качестве условия поиска интервала, начиная с указанной даты.

По\. Поле служит для задания в качестве условия поиска интервала, заканчивая указанной датой.

Поиск возможен не только по конкретным значениям дат, но и по относительным срокам таким, как «Вчера», «Сегодня» и т. д.

Поиск по полям карточки, связанным со справочником

Со справочниками связаны такие поля, как:

Автор. Поле, в котором указывается автор искомого электронного документа.

Вид электронного документа. Поле, в котором указывается вид искомого электронного документа.

Приложение. Поле, в котором указывается приложение искомого электронного документа.

Способ объединения значений. В поле указывается необходимый вариант получаемого результата. Возможные варианты: «ИЛИ» и «ВСЕ, КРОМЕ».

Поиск по статусу документа

Поиск по статусу документа задается в поле Статус окна «Поиск документов». Окно задания критериев содержит поле Равно.

Равно. Поле, служащее для выбора значения статуса в выпадающем списке.

Значения. Поле, заполняемое списком условий, по которым происходит поиск.

Способ объединения значений. Поле, в котором указывается необходимый вариант получения результата. Возможные варианты: удовлетворяющие хотя бы одному «ИЛИ», не удовлетворяющие ни одному «ВСЕ, КРОМЕ».

Кнопка Добавить предназначена для добавления выбранного значения статуса в список искомых значений.

Кнопка ОК предназначена для переноса результирующего условия поиска в колонку Значения окна поиска документов.

Поиск по тексту документа (полнотекстовый поиск)

Текст. Поле, предназначенное для поиска по тексту документа. Окно критериев полнотекстового поиска содержит следующие поля:

• С точной фразой. При его заполнении ищется фраза с учетом порядка введенных слов. Слова
могут разделяться любым количеством пробелов.

• Со всеми словами. При его заполнении ищутся документы, содержащие все слова из списка.

• С любым из слов. При его заполнении ищутся документы, содержащие любые слова из списка.

• Поиск по словоформам. При его заполнении поиск будет не только по словам, но и по всем частям
речи, падежам, спряжениям данного слова. При этом введенные союзы, предлоги и др. незначащие
слова отбрасываются.

Общие правила осуществления поиска по тексту документа:

• поиск идет без учета регистра символов;

• при поиске ищутся документы, в которых есть указанные слова. Если нужно найти слово с
различными окончаниями, то вместо окончания необходимо ставить звездочку «*» или искать по
словоформам;

• полнотекстовый поиск выполняется только для электронных документов следующих форматов: doc,
xls, ppt, txt, htm;

• для осуществления полнотекстового поиска используется специальный полнотекстовый индекс
программы Microsoft SQL Server, который не обновляется автоматически сразу после изменения
электронных документов. Он обновляется администратором с некоторой периодичностью.
Следовательно, для только что изменённых документов полнотекстовый индекс не будет обновлён,
и полнотекстовый поиск не найдет эти документы.

Папки поиска

В некоторых случаях возникает необходимость регулярно искать документы (задачи, задания или компоненты), соответствующие определенным условиям, состав которых может со временем изменяться. Например, нужно искать все действующие в определенном промежутке времени договоры. Каждый раз настраивать одни и те же параметры поиска электронных документов не слишком удобно. Для этих целей лучше использовать специальный тип папок: папки поиска.

Для создания папки поиска нужно при создании обычной папки в ее карточке поставить отметку в поле Папка поиска, после чего необходимо задать набор критериев, в соответствии с которыми объекты будут помещаться в создаваемую папку. Каждый раз при открытии папки состав объектов в ней будет обновляться (т. е. будет осуществляться поиск объектов по заданным при создании папки критериям, и ссылки на все найденные объекты будут помещаться в папку поиска).

Поиск папок

Специальный поиск «Находится в папках»

Он позволяет быстро находить все папки, в которых размещены ссылки на выделенный объект системы.

Запуск поиска:

• главное меню Фаш/Находится в папках',

• контекстное меню Находится в папках.

В окне результатов поиска будут показаны ссылки на все папки, в которых находится выделенный объект (с учетом прав доступа пользователя, вызывающего поиск).

Произвольный поиск по параметрам

Он позволяет искать папки по критериям, определенным пользователем. Окно поиска папок похоже на окно поиска документов, и все принципы задания условий поиска те же (за исключением того, что отсутствует полнотекстовый поиск).

Запуск поиска: • главное меню Поиск/Поиск папок',

• кнопка на панели инструментов Поиск/Поиск папок:

• клавиши <Ctrl>+<P>.