Организационные принципы работы архива предприятия

Согласно «Основным правилам работы архивов организаций», одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г., архив предприятия может функционировать на правах самостоятельного структурного подразделения или структурного подразделения в службе ДОУ. [6]

В первом случае руководство деятельностью архива предприятия возлагается на руководителя предприятия (его заместителя по управлению), а управление повседневной деятельностью архива – на руководителя самостоятельного структурного подразделения. Во втором, соответственно, на руководителя службы ДОУ и руководителя структурного подразделения.

Согласно Правилам, к числу основных задач архива относятся комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве, учет и обеспечение сохранности документов, создание научно-справочного аппарата к документам архива, использование хранящихся в архиве документов, подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

В соответствии с возложенными на него задачами, архив осуществляет следующие функции:ведет списки структурных подразделений организации – источников комплектования архива; принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации – источника комплектования архива, учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов, создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива, организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования, проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение, осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях – источниках комплектования, организует работу по составлению номенклатуры дел организации, оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами, участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления, участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях – источниках комплектования архива.

«?» Вспомните основные задачи и функции государственных архивов

В целом, содержание работы ведомства, учреждения, предприятия в большинстве по приему, размещению, хранению, учету и организации использования документов во многом совпадает с работой государственных архивов. Однако между указанными видами архивов существует ряд различий:

- Ведомственный архив (за исключением центрального архива министерства или ведомства) и архивный отдел не являются научно-исследовательскими учреждениями;

- Источниками комплектования государственных архивов являются документы нескольких фондообразователей; для архивного отдела, предприятия, большинства ведомственных архивов, источником комплектования являются документы только одного фондообразователя;

- В процессе проведения экспертизы ценности государственный архив принимает участие только на завершающей стадии: в основном, функции сотрудников госархива сводятся к проверке правильности оформления сводных описей и оформления дел; работники архивного отдела принимают участие в проведении ЭЦ на всех ее этапах;

- Как правило, в архивных отделах и большинстве ведомственных архивов система научно-справочного аппарата (СНСА) не представлена полным «комплектом» обязательных и дополнительных архивных справочников (как правило, в большинстве из них в качестве основных используются архивная опись и архивный каталог).