Регулирование проведения экспертизы ценности документов
В «Основных правилах работы архивов организаций» за 2002 г. указано, что экспертиза ценности документов может проводиться на основе следующих законодательных и нормативно-правовых актов: действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления; типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел; нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.
Для проведения экспертизы должна быть учреждена экспертная комиссия.Она может быть создана как на все предприятие, так и на отдельное структурное подразделение. В министерствах, ведомствах, организациях, имеющих подведомственную сеть подразделений создается центральная экспертная комиссия. К задачам экспертной комиссии относятся организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел; организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации; организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.
Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения; рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению; подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями; участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации. [6]
Итак, экспертная комиссия (центральная экспертная комиссия) выполняет ряд важных функций по проведению экспертизы ценности документов, фактически, на всех этапах, начиная от текущего делопроизводства заканчивая организацией передачи дел и документов на государственное хранение. Последний этап проводится совместно с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК).
Экспертиза ценности документов, вынесение решения об уничтожении, или, напротив, о продлении сроков их «жизни» – важная и ответственная процедура. Поэтому ее проводить один человек не может, о чем и говорится в «Основных Правилах». В документе отмечено также, что ЦЭК (ЭК) должна создаваться приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК организации в обязательном порядке должен быть включен руководитель архива или лицо, ответственное за архив. Если организация является источником комплектования для архивного учреждения, в состав ЦЭК правилами рекомендовано включать представителя архивного учреждения. [6, пункт 2.2.3]
Как правило, в состав комиссии включают следующих специалистов: представителя руководства организации; главного бухгалтера; архивиста или лицо, ответственное за архив; представителя кадровой службы, службы ДОУ, секретаря организации; представителя юридического отдела. Для экспертизы ценности и отбора научно-технической и другой специальной документации может быть создана отдельная ЭК, состоящая из специалистов по этой документации. В организации может быть создана как постоянно действующая экспертная комиссия, но она может создаваться и на год. Состав экспертной комиссии утверждается приказом руководителя предприятия.
При проведении экспертизы ценности важно учесть ряд моментов:
- Экспертиза должна проходить не реже одного раза в год (в случае, если объем документов большой, по необходимости, экспертизу могут проводить два раза в год);
- Как правило, экспертизу ценности документов проводят в конце календарного года;
- При проведении экспертизы ценности экспертная комиссия должна взаимодействовать, как правило, с центральной экспертной комиссией (ЦЭК), в состав которой входят представители государственной архивной службы или государственного (муниципального) архива;
- Участие ЭПК в проведении экспертизы приобретает особую важность в том случае, если документы предприятия являются источниками комплектования государственного или муниципального архива.
Основные организационные вопросы, связанные с порядком проведения, составе членов комиссии, описываются в приказе о создании экспертной комиссии
Пример 2. Приказ о создании экспертной комиссии
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ
«БРиЗ»
(ОАО «БРиЗ»)
ПРИКАЗ
| 20» октября 2013 г. | № 51 |
г.Иркутск
[О создании экспертной комиссии]
В целях организации работы по установлению сроков хранения документов, проведения их отбора на архивное хранение и уничтожение
ПРИКАЗЫВАЮ:
Создать экспертную комиссию в составе:
Председатель: исполнительный директор И.Ф. Каштанова
Члены комиссии: главный бухгалтер А.А. Смирнов
начальник службы ДОУ Г.В. Сизых;
Секретарь: архивариус Ю.С. Ступак
2. Начальнику службы ДОУ Г.В. Сизых разработать положение об экспертной комиссии до 01.12.2013.
3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой
Генеральный директор Колотушкин И.Ф. Колотушкин
С приказом ознакомлены:
| главный бухгалтер А.А. Смирнов | Смирнов | А.А. Смирнов |
| начальник службы ДОУ | Сизых | Г.В. Сизых |
| архивариус | Ступак | Ю.С.Ступак |
«!» Обратите внимание на структуру приказа: в вводной части необходимо указать обоснование организации работы экспертной комиссии. Состав комиссии указывают по иерархии, в начале председателя, затем – ее членов и секретаря.
Важным организационным документом, регламентирующим порядок работы экспертной комиссии, является Положение об экспертной комиссии.При составлении этого документу за его основу берут, как правило,Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Роскомархива от 18.08.1992 №176. Выше приводилась характеристика этого документа. Положение имеет следующую типовую структуру:
- Раздел «Общие положения» – в нем указывают основные организационные принципы работы экспертной комиссии, порядок ее создания, степень подчиненности. В обязательном порядке указывают перечень основных законодательных и нормативно-правовых документов, локальных организационных документов, которыми должна руководствоваться комиссия в работе
- «Основные задачи»– перечисляют основные задачи Комиссии;
- «Основные функции» – указывают функции комиссии. При этом важно указывать функции, связанные с вопросами взаимодействия с вышестоящими органами управления Организацией, государственной архивной службой, государственным или муниципальным архивом
- «Права» – перечисляют права ЭК в пределах установленной компетенции
- Организация работы экспертной комиссии – в этом разделе указывают сроки заседания комиссии, порядок рассмотрения вопросов, находящихся в ее компетенции экспертной комиссии, регламент принятие решений (голосования), порядок ведения делопроизводства. Текст примерного положения об экспертной комиссии находится в Приложении.